Cách Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Sai Tên, Địa Chỉ Hoặc Mã Số Thuế Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn sai tên hoặc địa chỉ người mua mà không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế thì người bán chỉ thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, không phải lập lại. Hóa đơn sai mã số thuế thì bắt buộc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kèm văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.

Ba lỗi trong tiêu đề tuy đều là sai thông tin người mua nhưng rơi vào hai nhóm xử lý khác nhau, chỉ phân biệt ở một điểm: hóa đơn có sai mã số thuế hay không. Nhầm hai nhóm là lỗi thường gặp, dẫn đến lập thừa hóa đơn hoặc thiếu thủ tục. Bài sau Kế toán Lê Ánh tách từng nhóm, nêu thủ tục và mẫu biểu đi kèm, cùng các bước để kế toán chọn đúng hướng. Quy định áp dụng từ ngày 01/7/2026.

1. Hóa đơn sai tên, địa chỉ hoặc mã số thuế xử lý thế nào?

Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC chia hóa đơn sai thông tin người mua thành hai nhóm xử lý, gói trong bảng dưới đây:

Ranh giới giữa hai nhóm nằm ở mã số thuế. Hóa đơn sai tên hoặc địa chỉ nhưng mã số thuế vẫn đúng thì thuộc nhóm nhẹ, chỉ cần thông báo. Hóa đơn sai mã số thuế thì luôn thuộc nhóm phải điều chỉnh hoặc thay thế, không được xử lý bằng thông báo. Kế toán xác định đúng nhóm trước khi thao tác.

2. Sai tên hoặc địa chỉ người mua: chỉ thông báo, không lập lại

Điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định: sai về tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì người bán thông báo cho người mua về hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo đến cơ quan thuế về hóa đơn đã lập sai theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Nhóm này nhẹ hơn hẳn nhóm sai mã số thuế. Người bán không phải lập văn bản thỏa thuận và không phải lập hóa đơn mới, hóa đơn gốc vẫn giữ nguyên hiệu lực. Khi người bán gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT, Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động phản hồi tiếp nhận theo Mẫu 01/TB-SSĐT, theo khoản 4 Điều 10.

Ví dụ. Hóa đơn ghi sai địa chỉ công ty mua từ "123 Lê Lợi" thành "132 Lê Lợi", còn mã số thuế, số tiền và thuế suất đều đúng. Người bán chỉ thông báo cho công ty mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, không phải lập lại hay điều chỉnh hóa đơn.

3. Sai mã số thuế: phải điều chỉnh hoặc thay thế

Điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC xếp sai mã số thuế vào nhóm người bán phải chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Mã số thuế là thông tin định danh người mua, nên sai mã số thuế không được xử lý bằng thông báo như nhóm sai tên, địa chỉ.

Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế, nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; nếu người mua là cá nhân thì người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của mình. Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm"; hóa đơn thay thế phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm".

Ví dụ. Hóa đơn ghi nhầm mã số thuế người mua sang mã số thuế của một công ty khác. Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai, sau đó người bán lập hóa đơn thay thế ghi đúng mã số thuế, kèm dòng chữ thay thế cho hóa đơn gốc.

4. Các bước thực hiện cho từng nhóm

Hai luồng thao tác tách riêng theo nhóm lỗi.

Nhóm sai tên, địa chỉ đi theo ba bước. Bước một, người bán thông báo cho người mua về hóa đơn đã lập sai. Bước hai, người bán gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế. Bước ba, theo dõi phản hồi tiếp nhận của hệ thống theo Mẫu 01/TB-SSĐT. Nhóm này không lập hóa đơn mới.

Nhóm sai mã số thuế đi theo bốn bước. Bước một, lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Bước hai, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế kèm dòng chữ bắt buộc. Bước ba, người bán ký số rồi gửi người mua nếu dùng hóa đơn không mã, hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã rồi gửi người mua nếu dùng hóa đơn có mã. Bước bốn, kê khai thuế.

Một trường hợp riêng cần nhớ: nếu người bán đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, thì gửi thông tin điều chỉnh, thay thế trực tiếp trên Bảng tổng hợp của kỳ tiếp theo, không gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, theo điểm đ khoản 1 Điều 10.

5. Lưu ý thực hành

Vài điểm thực hành để xử lý gọn và đúng:

• Xác định có sai mã số thuế hay không trước khi chọn cách xử lý, không dùng Mẫu 04/SS-HĐĐT cho hóa đơn sai mã số thuế.
• Người mua là cá nhân thì người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website, không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận.
• Nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng, cùng loại sai thì lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế kèm Bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu 01/BK-ĐCTT.
• Lưu trữ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, văn bản thỏa thuận và các thông báo để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Phân biệt cách xử lý hóa đơn sai thông tin và cách xử lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, vì chứng từ chỉ có hình thức thay thế, không có điều chỉnh.

Ví dụ. Kế toán phát hiện một loạt hóa đơn trong tháng cùng ghi sai tên viết tắt của một khách hàng, mã số thuế đều đúng. Kế toán gộp xử lý bằng một thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT cho các hóa đơn đó thay vì làm từng tờ rời rạc.

Kết luận

Xử lý hóa đơn sai thông tin người mua gọn trong một câu hỏi: hóa đơn có sai mã số thuế hay không. Không sai mã số thuế thì chỉ thông báo bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT và giữ nguyên hóa đơn; sai mã số thuế thì lập văn bản thỏa thuận rồi điều chỉnh hoặc thay thế. Lưu đủ hồ sơ và kê khai đúng là cách để doanh nghiệp xử lý nhanh mà vẫn an toàn khi cơ quan thuế kiểm tra.