Cách Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Sai Thuế Suất Hoặc Tiền Thuế Giá Trị Gia Tăng Theo Thông Tư 91/2026/TT-BTC

Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn sai thuế suất hoặc tiền thuế giá trị gia tăng là sai về giá trị nên phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, không được xử lý bằng thông báo. Trước khi làm, hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; hóa đơn điều chỉnh ghi phần chênh lệch tiền thuế tăng số dương, giảm số âm.

Sai thuế suất, tiền thuế khác hẳn nhóm sai tên, địa chỉ vốn chỉ cần thông báo, bởi đây là sai làm lệch số thuế phải nộp. Bối cảnh giảm 2% thuế giá trị gia tăng đến hết ngày 31/12/2026 càng khiến lỗi áp nhầm giữa 8% và 10% trở nên phổ biến. Bài sau Kế toán Lê Ánh hướng dẫn chọn điều chỉnh hay thay thế, cách ghi tăng giảm tiền thuế, nguyên tắc áp thuế suất khi sửa, và cách kê khai. Quy định áp dụng từ ngày 01/7/2026.

1. Hóa đơn sai thuế suất hoặc tiền thuế giá trị gia tăng xử lý thế nào?

Điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC xếp sai thuế suất, tiền thuế vào nhóm người bán phải chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Nhóm này tách riêng khỏi nhóm sai tên, địa chỉ tại điểm a, vốn chỉ cần thông báo bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Lý do nằm ở bản chất lỗi. Sai thuế suất hoặc tiền thuế làm lệch số thuế giá trị gia tăng phải nộp, ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế của cả người bán và người mua, nên luật buộc phải sửa bằng một hóa đơn mới chứ không cho dừng ở thông báo. Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế, nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; nếu người mua là cá nhân thì người bán thông báo cho người mua hoặc trên website của mình.

Ví dụ. Hóa đơn ghi thuế suất 8% nhưng mặt hàng đúng ra chịu 10%, dẫn đến thiếu tiền thuế. Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, không thể chỉ gửi thông báo cho cơ quan thuế.

2. Chọn điều chỉnh hay thay thế?

Với lỗi thuế suất, tiền thuế, người bán cân nhắc giữa hai hình thức:

• Hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi phần chênh lệch tiền thuế tăng hoặc giảm, hóa đơn gốc vẫn còn hiệu lực, kèm dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm".
• Hóa đơn thay thế lập mới toàn bộ nội dung đúng thuế suất và tiền thuế để thay cho hóa đơn gốc, kèm dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm".

Theo điểm a khoản 6 Điều 10, một khi đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện sai thì lần xử lý tiếp theo phải theo đúng hình thức đã áp dụng lần đầu. Gợi ý thực hành: sai một phần tiền thuế của một dòng hàng thì điều chỉnh gọn hơn; áp nhầm thuế suất cho toàn bộ dòng hàng trên hóa đơn thì thay thế rõ ràng hơn.

Ví dụ. Hóa đơn có một dòng hàng ghi sai thuế suất trong khi các dòng khác đúng thì người bán điều chỉnh cho dòng sai. Hóa đơn áp nhầm thuế suất cho toàn bộ dòng hàng thì người bán lập hóa đơn thay thế ghi lại đúng thuế suất.

3. Cách ghi khi điều chỉnh tăng, giảm tiền thuế

Căn cứ điểm c khoản 6 Điều 10, giá trị trên hóa đơn điều chỉnh ghi tăng số dương, ghi giảm số âm. Áp vào tiền thuế giá trị gia tăng cho hai chiều:

• Hóa đơn gốc ghi thuế suất thấp hơn thực tế, dẫn đến thiếu tiền thuế, thì hóa đơn điều chỉnh ghi tăng phần tiền thuế còn thiếu ở dạng số dương.
• Hóa đơn gốc ghi thuế suất cao hơn thực tế, dẫn đến thừa tiền thuế, thì hóa đơn điều chỉnh ghi giảm phần tiền thuế ở dạng số âm.

Ví dụ:

Hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi phần chênh lệch tiền thuế như trên, không ghi lại toàn bộ dòng hàng và tổng tiền của hóa đơn gốc, tránh cộng trùng doanh thu và tiền thuế khi kê khai.

4. Lưu ý thuế suất trong giai đoạn giảm 2% thuế giá trị gia tăng

Chính sách giảm 2% thuế giá trị gia tăng áp dụng đến hết ngày 31/12/2026, đưa phần lớn hàng hóa, dịch vụ đang chịu 10% xuống 8%, nhưng giữ 10% cho các nhóm loại trừ. Chênh lệch này khiến lỗi áp nhầm giữa 8% và 10% rất phổ biến, nhất là các mặt hàng thuộc nhóm loại trừ.

Nguyên tắc quan trọng khi sửa: hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế áp thuế suất theo thời điểm của hóa đơn gốc, không áp thuế suất của thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh.

Ví dụ. Hóa đơn gốc lập tháng 10/2026 áp thuế suất 8% đúng theo chính sách giảm 2%. Đến tháng 3/2027, kế toán phát hiện hóa đơn ghi sai số lượng và lập hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh vẫn ghi thuế suất 8% theo hóa đơn gốc, không áp mức 10% của thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh.

5. Kê khai và lưu ý thực hành

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kế toán cần làm đúng vài điểm:

• Kê khai điều chỉnh: hai bên kê khai hóa đơn điều chỉnh vào kỳ phát sinh và kỳ nhận theo quy định; chênh lệch tăng tiền thuế làm tăng số thuế phải nộp của kỳ tương ứng.
• Nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng, cùng sai thuế suất thì lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế kèm Bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu 01/BK-ĐCTT.
• Phân biệt rõ nhóm sai thuế suất, tiền thuế và nhóm sai tên, địa chỉ: nhóm sai thuế suất phải điều chỉnh hoặc thay thế, không được chỉ thông báo.
• Lưu trữ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế và văn bản thỏa thuận để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Ví dụ. Cuối quý, doanh nghiệp rà soát và phát hiện nhiều hóa đơn của một khách cùng áp nhầm 8% trong khi mặt hàng thuộc nhóm giữ 10%. Doanh nghiệp gộp xử lý bằng một hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các số hóa đơn sai thay vì làm từng tờ rời rạc.

Kết luận

Hóa đơn sai thuế suất hoặc tiền thuế giá trị gia tăng luôn phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, ghi phần chênh lệch tiền thuế tăng số dương, giảm số âm, và áp thuế suất theo hóa đơn gốc. Suốt giai đoạn giảm 2% đến hết năm 2026, kế toán nên rà soát kỹ thuế suất 8% và 10% ngay khi lập hóa đơn, giữ đủ hồ sơ và kê khai đúng kỳ để tránh phải xử lý lại nhiều lần.