Cách Lập Hóa Đơn Điều Chỉnh Tăng, Giảm Theo Thông Tư 91/2026

Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi phần chênh lệch: điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm đúng theo thực tế. Hóa đơn điều chỉnh bắt buộc có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm" và phải kèm văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai khi người mua là tổ chức, hộ kinh doanh.

Lỗi phổ biến nhất khi lập hóa đơn điều chỉnh là ghi lại toàn bộ nội dung hóa đơn gốc, dẫn đến trùng doanh thu. Hóa đơn điều chỉnh chỉ phản ánh phần tăng hoặc giảm, khác hẳn hóa đơn thay thế vốn lập mới toàn bộ. Bài sau Kế toán Lê Ánh hướng dẫn nguyên tắc ghi tăng, giảm, phân biệt hai hình thức, các bước lập kèm mẫu câu và mẫu số liệu, cùng cách kê khai thuế. Quy định áp dụng từ ngày 01/7/2026.

1. Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh và nguyên tắc ghi tăng, giảm?

Khoản 1 điểm b Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định khi hóa đơn đã lập sai về mã số thuế, tên hàng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác, người bán được chọn hình thức điều chỉnh hoặc thay thế. Chọn điều chỉnh thì phải tuân nguyên tắc ghi giá trị tại điểm c khoản 6 Điều 10: nội dung giá trị trên hóa đơn điều chỉnh bắt buộc điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm đúng theo thực tế điều chỉnh.

Điểm cốt lõi cần nhớ là hóa đơn điều chỉnh chỉ phản ánh phần chênh lệch giữa số đúng và số đã ghi sai, không ghi lại toàn bộ nội dung hóa đơn gốc. Hóa đơn gốc vẫn tồn tại, hóa đơn điều chỉnh đứng bên cạnh để bù phần tăng hoặc trừ phần giảm.

Ví dụ. Hóa đơn gốc ghi tiền hàng ít hơn thực tế bán 500.000 đồng. Hóa đơn điều chỉnh ghi tăng phần tiền hàng 500.000 đồng ở dạng số dương, kèm phần thuế giá trị gia tăng tương ứng cũng ghi số dương, không ghi lại cả dòng hàng và tổng tiền của hóa đơn gốc.

2. Phân biệt hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế

Hai hình thức xử lý hóa đơn sai thường bị dùng lẫn, nhưng cách lập khác nhau:

• Hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi phần chênh lệch tăng hoặc giảm, hóa đơn gốc vẫn còn hiệu lực và hóa đơn điều chỉnh bổ sung vào.
• Hóa đơn thay thế lập mới toàn bộ nội dung đúng để thay cho hóa đơn gốc, kèm dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm".

Hai quy tắc kèm theo cần lưu ý. Theo điểm a khoản 6 Điều 10, một khi người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo phải theo đúng hình thức đã áp dụng lần đầu.

Theo điểm b khoản 6, hóa đơn lập không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn mà đã lập sai thì người bán chỉ lập hóa đơn điều chỉnh.

Ví dụ. Một hóa đơn đã được điều chỉnh một lần vì sai đơn giá. Sau đó kế toán phát hiện hóa đơn còn sai thuế suất, lúc này tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh lần hai, không chuyển sang lập hóa đơn thay thế.

3. Các bước lập hóa đơn điều chỉnh tăng, giảm kèm mẫu câu bắt buộc

Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh đi theo bốn bước:

• Bước 1 – Lập văn bản thỏa thuận. Người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Người mua là cá nhân thì người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của mình. Văn bản thỏa thuận được lưu tại đơn vị để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Bước 2 – Lập hóa đơn điều chỉnh. Ghi phần chênh lệch tăng ở dạng số dương hoặc giảm ở dạng số âm, kèm dòng chữ bắt buộc "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm".
• Bước 3 – Ký số và gửi. Người bán ký số trên hóa đơn điều chỉnh, sau đó gửi người mua nếu dùng hóa đơn không có mã, hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã rồi gửi người mua nếu dùng hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
• Bước 4 – Kê khai thuế theo kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

Mẫu câu bắt buộc ghi trên hóa đơn điều chỉnh có dạng cụ thể, ví dụ: "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số 1, ký hiệu C26TAA, số 125, ngày 10/8/2026". Dòng chữ này là bắt buộc để nối hóa đơn điều chỉnh vào hóa đơn gốc.

4. Mẫu minh họa hóa đơn điều chỉnh tăng, giảm và bảng kê nhiều hóa đơn

Hai tình huống điển hình để hình dung cách ghi số dương, số âm.

Trường hợp điều chỉnh tăng: hóa đơn gốc ghi đơn giá 1.000.000 đồng một sản phẩm, đúng ra là 1.200.000 đồng. Hóa đơn điều chỉnh ghi như sau:

Trường hợp điều chỉnh giảm: khách trả lại một phần hàng trị giá 300.000 đồng chưa thuế. Hóa đơn điều chỉnh ghi như sau:

Khi người bán lập một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng, cùng loại sai, thì đính kèm Bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu 01/BK-ĐCTT. Bảng kê gồm ba khối cột: thông tin trước điều chỉnh, thông tin sau điều chỉnh và phần chênh lệch, để cơ quan thuế đối chiếu từng hóa đơn.

5. Kê khai thuế và lưu ý thực hành

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh, kế toán kê khai và lưu hồ sơ theo các điểm sau:

• Kê khai theo điểm d khoản 6 Điều 10: người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
• Lập hóa đơn điều chỉnh cho phần chênh lệch dù hóa đơn gốc không sai, theo khoản 5 Điều 10, gồm các trường hợp điều chỉnh giá trị quyết toán dự án, chiết khấu thương mại theo doanh số, trả lại hàng hóa, hoàn hoặc giảm phí bảo hiểm.
• Không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận khi chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, hoặc mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử.
• Lưu trữ đầy đủ văn bản thỏa thuận, hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh để xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
• Không ghi lại toàn bộ nội dung hóa đơn gốc trên hóa đơn điều chỉnh, tránh cộng trùng doanh thu khi kê khai.

Ví dụ. Cuối quý, một doanh nghiệp áp dụng chiết khấu thương mại cho khách đạt doanh số. Doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho phần chiết khấu, ghi số âm, kèm bảng kê các số hóa đơn được chiết khấu, và kê khai điều chỉnh vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

Kết luận

Lập hóa đơn điều chỉnh đúng cách gói trong vài nguyên tắc: chỉ ghi phần chênh lệch, tăng ghi số dương, giảm ghi số âm, kèm dòng chữ bắt buộc và văn bản thỏa thuận khi người mua là tổ chức. Giữ đủ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh, văn bản thỏa thuận và kê khai đúng kỳ là cách để doanh nghiệp vừa xử lý sai sót gọn gàng vừa sẵn sàng giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.