Doanh Nghiệp Bị Thanh Tra Thuế, Kế Toán Cần Chuẩn Bị Gì?
Khi doanh nghiệp bị thanh tra thuế, không chỉ ban lãnh đạo mà đội ngũ kế toán cũng phải đối mặt với áp lực lớn. Vậy trong tình huống này, kế toán cần chuẩn bị gì để đảm bảo quá trình thanh tra thuế diễn ra suôn sẻ và tránh các rủi ro pháp lý?
Bài viết này Kế toán Lê Ánh sẽ cung cấp những thông tin chi tiết và hữu ích nhất để giúp doanh nghiệp vượt qua đợt thanh tra thuế một cách hiệu quả và an toàn.
Mục lục
1. Thanh tra thuế là gì?
Thanh tra thuế là hoạt động chỉ được thực hiện tại trụ sở doanh nghiệp, công ty của người nộp thuế. Việc thanh tra không được thực hiện thường xuyên mà chỉ được lên kế hoạch định kỳ đối với một số đối tượng nhất định trong các trường hợp (theo quy định tại Điều 113 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14)
- Doanh nghiệp có dấu hiệu vi phạm pháp luật về thuế như trốn thuế, gian lận thuế;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo hoặc thực hiện các biện pháp phòng - chống tham nhũng;
- Cơ quan thuế phát hiện sai lệch dựa trên cơ sở kết quả phân loại rủi ro trong quản lý thuế;
- Theo kiến nghị của Kiểm toán Nhà nước hoặc kết luận của thanh tra Nhà nước và cơ quan khác có thẩm quyền.
2. Khi nào doanh nghiệp bị thanh tra thuế?
Theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp bị thanh tra thuế khi có dấu hiệu vi phạm pháp luật về thuế. Các dấu hiệu vi phạm có thể bao gồm:
- Không kê khai thuế hoặc kê khai thuế không đầy đủ, không chính xác;
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp;
- Lập báo cáo tài chính không đúng với thực tế;
- Trốn thuế, gian lận thuế;
- Các hành vi vi phạm pháp luật thuế khác.
Cần để giải quyết các khiếu nại, tố cáo hoặc thực hiện các biện pháp phòng, chống tham nhũng. Trong trường hợp có khiếu nại, tố cáo về hành vi vi phạm pháp luật về thuế của doanh nghiệp, cơ quan thuế có thể tiến hành thanh tra thuế để xác minh và xử lý theo quy định.
Hoặc thực hiện theo yêu cầu của công tác quản lý thuế trên cơ sở kết quả phân loại rủi ro hoặc theo kiến nghị của Kiểm toán nhà nước. Cơ quan thuế có thể tiến hành thanh tra thuế đối với các doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro cao về thuế, hoặc theo kiến nghị của Kiểm toán nhà nước.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể bị thanh tra thuế theo quy định của các luật, pháp lệnh khác có liên quan.
>>> Xem thêm: 4 sai phạm thường gặp nhất khi thanh kiểm tra thuế mà kế toán phải biết
3. Các loại hình thanh tra thuế
Thanh tra định kỳ: Thực hiện theo kế hoạch hàng năm của cơ quan thuế.
Thanh tra đột xuất: Khi có nghi ngờ về sai phạm hoặc yêu cầu từ cơ quan chức năng.
Thanh tra chuyên đề: Tập trung vào một lĩnh vực cụ thể như thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng, v.v.
Thông thường, vào cuối năm, các chi cục thuế sẽ lên danh sách các doanh nghiệp thuộc diện thanh tra thuế. Hoặc nếu trong quá trình rà soát, đối chiếu, cơ quan thuế phát hiện công ty có dấu hiệu vi phạm pháp luật về thuế thì sẽ nhận được thông báo về hoạt động thanh tra thuế.
4. Kế toán cần chuẩn bị gì khi doanh nghiệp bị thanh tra thuế
Dưới đây là những nội dung mà kế toán cần chuẩn bị cho thanh tra thuế:
- Hồ sơ pháp lý: là những giấy tờ quan trọng để chứng minh tính hợp pháp của doanh nghiệp, bao gồm:
- Giấy phép kinh doanh
- Đăng ký thuế
- Các loại giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, tài sản
- Hợp đồng lao động
- Sổ sách kế toán…
Kế toán cần sắp xếp hồ sơ pháp lý một cách khoa học, dễ tìm kiếm để thuận tiện cho việc kiểm tra của cơ quan thuế.
- Chứng từ gốc: là những giấy tờ chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp, bao gồm:
- Hóa đơn đầu vào, đầu ra
- Hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ
- Phiếu xuất nhập kho
- Biên bản nghiệm thu
- Giấy tờ liên quan đến chi phí…
Kế toán cần sắp xếp chứng từ gốc theo thứ tự thời gian, loại nghiệp vụ để dễ dàng tra cứu.
- Kiểm tra lại hạch toán nghiệp vụ kế toán trên phần mềm
Trên cơ sở kiểm tra các loại hóa đơn, chứng từ gốc, kế toán đồng thời kiểm tra lại việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm và tiến hành đối chiếu với các hóa đơn trên Cổng thông tin điện tử Hóa đơn điện tử để đảm bảo tính chính xác, hợp lý.
- Sắp xếp các báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
Kế toán tiến hành sắp xếp các loại báo cáo đã nộp theo năm. Hồ sơ phục vụ thanh tra thuế chủ yếu gồm các loại báo cáo sau:
- Tờ kê khai thuế GTGT hàng tháng;
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn;
- Báo cáo thuế TNDN tạm tính hàng quý;
- Báo cáo tài chính;
- Quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế,... theo từng năm.
Với các loại sổ sách, kế toán những sắp xếp theo năm và in đầy đủ các loại sổ sách theo quy định.
- Sắp xếp các loại hợp đồng
Kế toán tiến hành sắp xếp hợp đồng kinh tế đầu vào, đầu ra riêng theo thứ tự thời gian phát sinh.
Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có như biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng, các loại biên bản bàn giao,...
Ngoài ra, các loại hợp đồng khác phải chuẩn bị như hợp đồng lao động (bao gồm phụ lục đi kèm), hợp đồng giao khoán công việc, các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác hoặc tăng lương. Chú ý sắp xếp và chuẩn bị cả hồ sơ nhân sự đi kèm theo các hợp đồng lao động đã ký.
Các loại hợp đồng thuê ngoài như thuê máy móc thiết bị, vận chuyển,...
- Sổ phụ ngân hàng: là bản sao của sổ sách kế toán ngân hàng.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị sổ phụ ngân hàng hằng năm và kiểm tra để đảm bảo khớp với số liệu trên sổ sách kế toán.
- Các loại kiểm tra khác: Ngoài các loại hồ sơ, chứng từ và hợp đồng trên, người kế toán phải tiến hành kiểm tra các loại hồ sơ sở:
- Kiểm tra và đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ cái tài khoản;
- Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản như hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào và sổ kế toán;
- Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng đã có đầy đủ các đối chiếu hết công nợ với khách hàng;
- Kiểm tra các khoản chi phí phải trả;
- Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra với bảng kê khai thuế;
- Kiểm tra đầu vào và đầu ra đã trùng khớp/không chênh lệch;
- Kiểm tra chữ ký trên các hóa đơn, chứng từ đầy đủ.
Ngoài những nội dung trên, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị nhân sự kế toán có trình độ, kinh nghiệm để phối hợp với đoàn thanh tra, kiểm tra thuế. Doanh nghiệp cũng cần phối hợp tốt với đoàn thanh tra, kiểm tra thuế để đảm bảo quá trình thanh tra, kiểm tra diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
5. Những lưu ý trong quá trình thanh tra thuế
Trong quá trình thanh tra thuế, để bảo đảm quyền lợi và tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần chú ý một số điểm quan trọng sau:
- Hợp tác với đoàn thanh tra, kiểm tra thuế
Để quá trình thanh tra diễn ra suôn sẻ và minh bạch, doanh nghiệp nên hợp tác với đoàn thanh tra thuế. Việc cung cấp đầy đủ và chính xác các tài liệu, chứng từ theo yêu cầu là yếu tố then chốt giúp quá trình kiểm tra được nhanh chóng và hiệu quả hơn. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần giải thích cụ thể và hợp lý khi có bất kỳ thắc mắc nào từ phía đoàn kiểm tra.
- Cung cấp đầy đủ, chính xác hồ sơ, chứng từ
Việc chuẩn bị hồ sơ, chứng từ cần được thực hiện một cách cẩn thận và có hệ thống. Doanh nghiệp cần đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của các tài liệu liên quan, đồng thời sắp xếp chúng theo trình tự thời gian và loại nghiệp vụ để dễ dàng tra cứu khi cần.
- Giải trình rõ ràng, hợp lý
Trong quá trình làm việc với đoàn thanh tra, doanh nghiệp cần cung cấp lời giải trình rõ ràng và hợp lý cho mọi vấn đề mà đoàn thanh tra yêu cầu làm rõ. Điều này sẽ giúp tránh được các tranh chấp không đáng có và đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho doanh nghiệp.
- Bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần lưu ý bảo vệ quyền lợi của mình trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế. Doanh nghiệp cần lưu giữ biên bản thanh tra, kiểm tra thuế để làm căn cứ giải quyết các vấn đề phát sinh sau thanh tra, kiểm tra.
- Khiếu nại, tố cáo
Trong trường hợp doanh nghiệp không đồng ý với kết luận của đoàn thanh tra thuế, họ hoàn toàn có quyền khiếu nại hoặc tố cáo lên các cơ quan có thẩm quyền. Điều này giúp bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp và đảm bảo tính công bằng trong quá trình thanh tra.
Dưới đây là một số lưu ý cụ thể trong từng giai đoạn của quá trình thanh tra và kiểm tra thuế:
- Trước khi thanh tra: Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về thuế, chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ, chứng từ và cử người đại diện có kinh nghiệm làm việc với đoàn thanh tra.
- Trong quá trình thanh tra: Doanh nghiệp cần hợp tác tích cực, cung cấp đầy đủ chứng từ và giải trình rõ ràng khi được yêu cầu.
- Sau khi thanh tra: Doanh nghiệp cần lưu giữ biên bản thanh tra cẩn thận và thực hiện quyền khiếu nại hoặc tố cáo nếu thấy cần thiết.
Việc lưu ý những vấn đề trên sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi của mình trong quá trình thanh tra và kiểm tra thuế.
Khi doanh nghiệp bị thanh tra thuế, việc chuẩn bị kỹ lưỡng và đúng quy trình là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp vượt qua quá trình thanh tra một cách suôn sẻ. Bằng cách chủ động và cẩn thận trong khâu chuẩn bị, doanh nghiệp có thể tự tin đối mặt với mọi cuộc thanh tra, từ đó duy trì uy tín và đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định.
>>> Xem thêm: KHÓA HỌC KẾ TOÁN THUẾ CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU
------------------------------
Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp, khóa học kế toán thuế cho người mới bắt đầu, khóa học kế toán quản trị, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích tài chính doanh nghiệp, khóa học chứng chỉ kế toán trưởng, khóa học kế toán cho chủ doanh nghiệp... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.
Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán online/offline của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh
Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học hành chính nhân sự online/offline, khóa học xuất nhập khẩu TPHCM, Hà Nội, online chất lượng tốt nhất hiện nay.
Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM
