Sinh Trắc Học Khi Thay Đổi Thông Tin Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 91/2026/TT-BTC

Khi thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, người nộp thuế phải thực hiện quy trình kiểm tra, đối chiếu thông tin tương tự đăng ký mới, bao gồm thông tin sinh trắc học của người đại diện theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Hồ sơ thay đổi được cơ quan thuế xem xét chấp nhận sau khi thông tin được đối chiếu khớp đúng và người nộp thuế hoàn tất bước xác nhận theo thời hạn quy định.

Quy định áp dụng từ ngày 01/7/2026 đặt ra yêu cầu chặt chẽ hơn đối với khâu xác minh danh tính khi đăng ký và thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, nhằm hạn chế tình trạng giả mạo người đại diện, lợi dụng thông tin doanh nghiệp để sử dụng hóa đơn trái pháp luật.

Tuy nhiên, không phải kế toán hay người đại diện nào cũng nắm rõ trường hợp cần xác thực sinh trắc học, trình tự thực hiện và cách xử lý khi dữ liệu đối chiếu không khớp. Những nội dung dưới đây Kế toán Lê Ánh sẽ làm rõ từng vấn đề, giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ và hạn chế gián đoạn khi thay đổi thông tin đăng ký hóa đơn điện tử.

 

1. Sinh trắc học khi thay đổi thông tin đăng ký hóa đơn điện tử là gì?

Khoản 4 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định khi có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, trừ trường hợp ngừng và tạm ngừng theo Điều 8, người nộp thuế khai lại theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và "trình tự thủ tục thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều này". Nói cách khác, thủ tục thay đổi thông tin chạy đúng đường đi của thủ tục đăng ký mới.

Điểm a khoản 2 Điều 6 mô tả bước then chốt. Hệ thống thông tin quản lý thuế, trong 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, tự động đối chiếu thông tin, "bao gồm thông tin sinh trắc học theo quy định về định danh và xác thực điện tử của Chính phủ", của người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, chủ doanh nghiệp tư nhân. Hệ thống đối chiếu giữa dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế cùng dữ liệu tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc Hệ thống định danh và xác thực điện tử.

Cần hiểu đúng bản chất. Sinh trắc học ở đây là bước hệ thống đối chiếu định danh của người đại diện qua dữ liệu đã chuẩn hóa, không phải thao tác quét vân tay hay chụp khuôn mặt thủ công tại trụ sở cơ quan thuế. Người nộp thuế không ra cơ quan thuế để lấy mẫu, mà định danh của người đại diện được đối chiếu tự động trên nền dữ liệu dân cư và dữ liệu định danh điện tử.

2. Vì sao cơ quan thuế áp dụng sinh trắc học ở khâu này?

Mục tiêu quản lý nằm ở chỗ gắn hồ sơ hóa đơn vào đúng người đại diện có thật. Tình trạng mượn giấy tờ của người khác để đứng tên lập doanh nghiệp, rồi dùng pháp nhân đó xuất khống và mua bán hóa đơn, là rủi ro lớn cho ngân sách. Lớp đối chiếu định danh đặt ngay ở đầu vào buộc người đứng tên đăng ký phải là người thật, dữ liệu thật.

Điểm a khoản 2 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC chốt rõ định hướng này: "Cơ quan thuế áp dụng công nghệ sinh trắc học trong việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử phù hợp quy định pháp luật." Câu này cho thấy sinh trắc học là một phần cố định của quy trình đăng ký và thay đổi thông tin, không phải biện pháp áp dụng tùy trường hợp.

Bước đối chiếu định danh cũng là lớp sàng lọc đầu tiên, trước khi hệ thống xét đến các dấu hiệu rủi ro cao theo Điều 7 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Một hồ sơ qua được bước đối chiếu định danh nhưng rơi vào nhóm dấu hiệu rủi ro, ví dụ người đại diện liên quan đến hành vi gian lận hóa đơn đã bị kết luận, vẫn bị chuyển sang quy trình giải trình, bổ sung thông tin.

3. Ai phải xác thực sinh trắc học và khi thay đổi thông tin gì?

Đối tượng phải qua bước đối chiếu định danh là người đứng tên đăng ký sử dụng hóa đơn, gồm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và chủ doanh nghiệp tư nhân. Kế toán hay người làm thủ tục chỉ là người thao tác nộp hồ sơ, còn dữ liệu định danh được đối chiếu là của người đại diện.

Các trường hợp thay đổi thông tin phải khai lại Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và đi qua trình tự này gồm:

• Thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, hoặc đổi người đại diện hộ kinh doanh.
• Thay đổi tên, địa chỉ, thông tin liên hệ đã đăng ký.
• Thêm mới, gia hạn hoặc ngừng chứng thư số dùng để ký hóa đơn.
• Chuyển đổi hình thức hóa đơn giữa loại có mã và không có mã của cơ quan thuế theo Điều 11 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
• Ủy nhiệm lập hóa đơn cho bên thứ ba, được xác định là thay đổi thông tin đăng ký theo điểm a khoản 3 Điều 9 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Ví dụ. Một công ty đổi người đại diện theo pháp luật vào giữa năm. Sau khi cập nhật giấy đăng ký doanh nghiệp, kế toán nộp Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để cập nhật thông tin hóa đơn. Hệ thống đối chiếu định danh của người đại diện mới trên nền dữ liệu dân cư trước khi chấp nhận thay đổi. Nếu dữ liệu người đại diện mới đã đồng bộ giữa đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế và căn cước thì hồ sơ qua bước đối chiếu, chuyển sang bước xác nhận.

 

4. Trình tự thay đổi thông tin có bước sinh trắc học diễn ra thế nào?

Trình tự chạy theo các mốc thời gian cụ thể, gói trong bảng dưới đây:

Sau bước xác nhận, hồ sơ có thể rẽ theo ba hướng. Hồ sơ khớp đúng, xác nhận đúng hạn và người nộp thuế không thuộc nhóm dấu hiệu rủi ro thì chậm nhất ngày làm việc tiếp theo, cơ quan thuế ban hành Thông báo chấp nhận.

Hồ sơ quá hạn mà chưa xác nhận hoặc xác nhận không thành công thì hệ thống tự động gửi Thông báo không chấp nhận theo Mẫu 01/TB-ĐKĐT.

Hồ sơ khớp đúng nhưng người nộp thuế có dấu hiệu rủi ro cao theo Điều 7 thì cơ quan thuế ra Thông báo giải trình, bổ sung thông tin theo Mẫu 01/TB-BSTT-NNT, và người nộp thuế phải giải trình trong 03 ngày làm việc.

Ví dụ. Doanh nghiệp nộp hồ sơ đổi địa chỉ trụ sở lúc 10 giờ sáng thứ Hai. Ngay trong ngày làm việc đó, hệ thống đối chiếu định danh người đại diện và báo khớp đúng, đồng thời gửi yêu cầu xác nhận qua email đã đăng ký. Kế toán chuyển ngay cho người đại diện trả lời xác nhận trong chiều thứ Hai. Chậm nhất sáng thứ Ba, cơ quan thuế gửi Thông báo chấp nhận thay đổi thông tin. Nếu người đại diện quên xác nhận đến hết thứ Ba, hồ sơ bị từ chối và doanh nghiệp phải nộp lại từ đầu.

5. Lưu ý thực hành để qua bước sinh trắc học suôn sẻ

Phần lớn vướng mắc ở bước này đến từ dữ liệu người đại diện không đồng bộ giữa các nguồn. Một số lưu ý để hồ sơ qua trót lọt:

• Rà soát đồng bộ thông tin người đại diện trên ba nguồn: giấy đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế và thẻ căn cước. Lệch một trường, chẳng hạn số căn cước cũ và mới, cũng dẫn đến kết quả không khớp.
• Chuẩn bị tài khoản định danh điện tử của người đại diện theo quy định về định danh và xác thực điện tử trước khi nộp hồ sơ.
• Khi đổi người đại diện theo pháp luật, cập nhật đăng ký doanh nghiệp và đăng ký thuế trước, sau đó mới nộp thay đổi thông tin hóa đơn, tránh tình trạng dữ liệu đầu vào chưa đồng bộ đã đối chiếu.
• Theo dõi sát email và số điện thoại đã đăng ký để trả lời xác nhận đúng hạn, vì quá thời hạn là một trong những lý do phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối.
• Số định danh cá nhân của người đại diện khai trên Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT phải đúng 12 chữ số theo thẻ căn cước; người đại diện là người nước ngoài thì khai số hộ chiếu theo mẫu.

Ví dụ. Một hộ kinh doanh được cấp lại căn cước mang số định danh mới nhưng chưa cập nhật lại đăng ký thuế. Khi nộp thay đổi thông tin hóa đơn, hệ thống đối chiếu thấy số định danh trên hồ sơ thuế lệch dữ liệu dân cư nên báo không khớp. Cách xử lý là cập nhật số định danh ở đăng ký thuế trước, chờ dữ liệu đồng bộ, rồi nộp lại Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Kết luận

Bước sinh trắc học khi thay đổi thông tin đăng ký hóa đơn điện tử là lớp đối chiếu định danh người đại diện trên nền dữ liệu dân cư và định danh điện tử. Điều kiện để hồ sơ thay đổi được chấp nhận là dữ liệu người đại diện khớp đúng giữa ba nguồn và người nộp thuế xác nhận đúng hạn. Rà soát đồng bộ thông tin trước khi nộp là cách đơn giản nhất để tránh bị từ chối và phải làm lại thủ tục.