Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế

Trường hợp nào phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế? Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế như thế nào? Bài viết này, Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn bạn cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế theo quy định mới nhất.

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?

Là hóa đơn được tạo và cung cấp bởi hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế. Nó được mã hóa và tạo lập dựa trên thông tin hóa đơn của từng doanh nghiệp theo một mã riêng biệt được Tổng cục Thuế cấp.

Trên một số mẫu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế còn có thêm mã vạch hai chiều QR. Khách hàng nhận hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có thể sử dụng thiết bị di động thông minh hoặc các thiết bị có khả năng đọc mã vạch để kiểm tra thông tin hóa đơn.

Xem thêm: Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì? Cách kiểm tra hóa đơn điện tử có mã xác thực

II. Đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế

Cơ quan Thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế cho các tổ chức, cá nhân bao gồm 2 loại:

• Hóa đơn điện tử bán hàng
• Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng

Xem thêm: Các trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế

Ngoài ra, để sử dụng Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế thì các cá nhân, tổ chức cần đáp ứng đồng thời 3 yêu cầu sau:

• Doanh nghiệp đã được cấp Mã số thuế và đang hoạt động.
• Có chứng thư số theo quy định của pháp luật, và đang còn hiệu lực.
• Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet.

III. Cách đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đăng ký qua Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục thuế

Truy cập địa chỉ http://www.gdt.gov.vn/wps/portal và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Xem thêm: Tải tờ khai Mẫu số 01 – Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế

Tờ khai phải được gửi kèm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối với những hóa đơn đã sử dụng trước thời điểm đăng ký theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Bước 2: Chờ thông tin xác nhận từ cơ quan thuế

Theo điều 15, nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

“Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định tại điểm b1 khoản 3 Điều 22 của Nghị định này được cơ quan thuế ra thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB nhưng chưa phối hợp với Tổng cục Thuế về cấu hình hạ tầng kỹ thuật, kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thì chậm nhất trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB, tổ chức cần chuẩn bị đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối. Thời gian thực hiện trong 10 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế nhận được đề nghị của doanh nghiệp, tổ chức. Trường hợp kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thành công thì doanh nghiệp, tổ chức thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định tại Điều 22 Nghị định này. Trường hợp sau 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo theo Mẫu 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB, doanh nghiệp, tổ chức không thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối hoặc kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu không thành công, doanh nghiệp, tổ chức thay đổi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này và thực hiện chuyển dữ liệu qua Tổ chức kết nối, nhận, truyền lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.”

IV. Lưu ý sau khi đăng ký thành công sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). 
• Với trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cần truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để thực hiện thay đổi thông tin sử dụng. Mẫu đăng ký thay đổi thông tin cũng là mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT bên trên các bạn nhé.
• Với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ hay cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền sẽ có cơ quan tiến hành rà soát và gửi thông báo kèm theo nếu các đối tượng thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử.

Xem thêm: Hướng dẫn Lập, cấp mã và gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế