Khi Nào Thì Doanh Nghiệp Xuất Được Hóa Đơn Nhân Công

Trong hoạt động kinh doanh, nhiều doanh nghiệp có nhu cầu thuê nhân công để thực hiện các công việc như xây dựng, gia công, vệ sinh, bảo vệ… Tuy nhiên, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có thể xuất hóa đơn nhân công. Vậy khi nào thì doanh nghiệp xuất được hóa đơn nhân công hợp lệ? Bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh sẽ giúp bạn hiểu rõ các điều kiện, quy trình cũng như những lưu ý quan trọng để tránh vi phạm quy định về thuế và kế toán.

I. Điều Kiện Để Doanh Nghiệp Xuất Hóa Đơn Nhân Công

1. Doanh nghiệp phải có đăng ký kinh doanh ngành nghề phù hợp

Doanh nghiệp muốn xuất hóa đơn nhân công phải đăng ký ngành nghề liên quan đến cung cấp dịch vụ nhân công, lao động. Một số ngành nghề phổ biến gồm:

- Xây dựng (thi công công trình, sửa chữa, bảo trì…)

- Vệ sinh công nghiệp (dọn dẹp, lau kính tòa nhà, dịch vụ giúp việc…)

- Dịch vụ bảo vệ (bảo vệ công ty, sự kiện, chung cư…)

- Gia công sản xuất (nhận gia công hàng may mặc, sản phẩm cơ khí, lắp ráp linh kiện…)

Doanh nghiệp không đăng ký ngành nghề phù hợp sẽ không đủ điều kiện xuất hóa đơn nhân công, dù thực tế có phát sinh hoạt động thuê lao động.

2. Có hợp đồng lao động hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ

Việc thuê nhân công cần có đầy đủ hợp đồng lao động hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ để đảm bảo tính hợp lệ khi xuất hóa đơn.

- Trường hợp thuê lao động dài hạn: Cần ký hợp đồng lao động theo quy định của Bộ luật Lao động.

- Trường hợp thuê lao động thời vụ:

• Nếu thuê dưới 3 tháng, có thể lập hợp đồng thời vụ nhưng vẫn phải tuân thủ quy định về thuế và bảo hiểm.
• Nếu không có hợp đồng, cần có bảng kê chi tiết kèm chứng từ thanh toán để hợp thức hóa chi phí.

- Hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa doanh nghiệp và bên thuê nhân công: Nếu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ nhân công cho bên khác, cần có hợp đồng rõ ràng, nêu rõ phạm vi công việc, thời gian thực hiện và phương thức thanh toán.

3. Chứng từ và hồ sơ đầy đủ để hợp thức hóa chi phí

Để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn nhân công, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ như sau:

- Bảng chấm công ghi nhận ngày công, số giờ làm việc.

- Bảng lương, phiếu chi lương có chữ ký của người lao động.

- Chứng từ thanh toán: Chuyển khoản ngân hàng hoặc phiếu chi tiền mặt.

- Biên bản nghiệm thu công việc (nếu có), đặc biệt với các hợp đồng dịch vụ nhân công theo dự án.

Việc lưu trữ đầy đủ hồ sơ giúp doanh nghiệp hợp thức hóa chi phí, tránh bị loại trừ khi quyết toán thuế.

4. Tính thuế và các khoản trích theo quy định

a. Thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ nhân công có thể phải kê khai và nộp thuế GTGT, tùy thuộc vào loại hình kinh doanh:

- Thuế suất 0%: Áp dụng với dịch vụ xuất khẩu lao động.

- Thuế suất 5%: Một số dịch vụ đặc thù như cung cấp nhân công trong ngành nông nghiệp.

- Thuế suất 10%: Áp dụng cho hầu hết dịch vụ nhân công khác.

b. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

- Nếu doanh nghiệp trả lương cho nhân công từ 2 triệu đồng trở lên/lần, phải khấu trừ thuế TNCN 10% nếu không có cam kết giảm trừ.

- Nếu lao động có hợp đồng từ 3 tháng trở lên, thuế TNCN tính theo biểu lũy tiến.

c. Bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)

- Nếu ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, doanh nghiệp phải tham gia BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động.

- Nếu lao động thời vụ dưới 3 tháng, không cần đóng BHXH nhưng vẫn phải kê khai thuế thu nhập cá nhân nếu có thu nhập chịu thuế.

>>> Xem thêm: KHÓA HỌC KẾ TOÁN XÂY DỰNG, XÂY LẮP- 100% HỌC THỰC HÀNH THỰC CHIẾN

II. Các Trường Hợp Doanh Nghiệp Không Xuất Được Hóa Đơn Nhân Công

1. Doanh nghiệp không đăng ký ngành nghề cung cấp nhân công

Doanh nghiệp muốn xuất hóa đơn nhân công nhưng chưa đăng ký ngành nghề kinh doanh phù hợp (ví dụ: xây dựng, cung ứng lao động, vệ sinh công nghiệp…).

Nếu ngành nghề không được đăng ký, hóa đơn nhân công bị coi là không hợp lệ, dễ dẫn đến bị loại trừ khi quyết toán thuế.

2. Thuê nhân công cá nhân nhưng không có hợp đồng rõ ràng

- Khi doanh nghiệp thuê nhân công tự do (không thuộc biên chế) mà không có hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ, sẽ không có căn cứ để xuất hóa đơn.

- Hợp đồng giúp xác định rõ bản chất công việc, tránh rủi ro bị cơ quan thuế bác bỏ chi phí nhân công.

3. Trả lương cho lao động nhưng không có chứng từ hợp lệ

- Doanh nghiệp không có bảng lương, bảng chấm công, phiếu chi lương hoặc chứng từ thanh toán đi kèm.

- Không có biên bản nghiệm thu công việc (đối với hợp đồng dịch vụ nhân công theo dự án).

- Thanh toán bằng tiền mặt nhưng không có chứng từ, không thể hiện trên sổ sách kế toán.

=> Những trường hợp trên khiến doanh nghiệp không đủ cơ sở hợp thức hóa chi phí nhân công, dẫn đến không thể xuất hóa đơn hợp lệ.

4. Thuê nhân công theo dạng thời vụ nhưng không đáp ứng điều kiện về thuế, bảo hiểm

- Thuê nhân công thời vụ dưới 3 tháng nhưng không thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

- Không khấu trừ thuế TNCN 10% khi trả lương cho cá nhân có thu nhập trên 2 triệu đồng/lần nhưng không có cam kết miễn giảm thuế theo mẫu 02/CK-TNCN.

- Không tham gia BHXH, BHYT, BHTN khi thuê nhân công dài hạn (trên 3 tháng), vi phạm quy định về bảo hiểm bắt buộc.

III. Quy Trình Xuất Hóa Đơn Nhân Công Hợp Lệ

Để xuất hóa đơn nhân công hợp lệ, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình chặt chẽ từ việc xác định đối tượng thuê, chuẩn bị hồ sơ đến kê khai thuế. Dưới đây là các bước thực hiện:

1. Xác định đối tượng thuê nhân công và hợp đồng lao động/dịch vụ

Xác định loại lao động:

- Nhân công thuộc biên chế doanh nghiệp (có hợp đồng lao động dài hạn).

- Nhân công thời vụ dưới 3 tháng.

- Dịch vụ nhân công cung cấp cho bên thứ ba (có hợp đồng dịch vụ).

Chuẩn bị hợp đồng:

- Hợp đồng lao động (nếu thuê nhân công làm việc trực tiếp cho doanh nghiệp).

- Hợp đồng cung cấp dịch vụ (nếu cung ứng nhân công cho đơn vị khác).

- Hợp đồng cần ghi rõ số lượng nhân công, thời gian làm việc, đơn giá, phương thức thanh toán…

2. Tập hợp chứng từ kế toán liên quan

Để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn nhân công, doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ hồ sơ chứng từ, bao gồm:

- Bảng chấm công, ghi nhận ngày công, số giờ làm việc của nhân công.

- Bảng lương, phiếu chi lương có chữ ký của người lao động hoặc xác nhận thanh toán.

Chứng từ thanh toán, có thể là:

- Ủy nhiệm chi (nếu thanh toán qua ngân hàng).

- Phiếu chi tiền mặt (nếu thanh toán bằng tiền mặt).

- Biên bản nghiệm thu công việc (đối với hợp đồng dịch vụ nhân công theo dự án).

3. Lập hóa đơn nhân công theo quy định của Bộ Tài chính

Chọn loại hóa đơn:

- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

- Hóa đơn bán hàng nếu doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp.

Cách lập hóa đơn:

- Mô tả nội dung: “Dịch vụ cung ứng nhân công…” hoặc “Chi phí nhân công theo hợp đồng số…”

- Ghi rõ số lượng nhân công, đơn giá, tổng tiền.

- Thuế suất GTGT (nếu có) theo quy định.

- Xuất hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy theo hệ thống của doanh nghiệp.

4. Nộp thuế và báo cáo liên quan

- Kê khai thuế GTGT (nếu có): Hóa đơn nhân công phải được kê khai trong tờ khai thuế GTGT theo chu kỳ kê khai của doanh nghiệp.

- Kê khai thuế TNCN: Nếu doanh nghiệp chi trả lương cho nhân công trên 2 triệu đồng/lần, cần khấu trừ thuế TNCN 10% (nếu không có cam kết miễn giảm thuế) và kê khai vào tờ khai thuế TNCN hàng tháng/quý.

- Kê khai báo cáo tài chính: Chi phí nhân công phải được ghi nhận hợp lệ vào báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán thuế cuối năm.

Doanh nghiệp chỉ được xuất hóa đơn nhân công khi có đăng ký ngành nghề phù hợp, hợp đồng rõ ràng, đầy đủ chứng từ thanh toán và tuân thủ quy định về thuế. Thực hiện đúng quy trình giúp hợp thức hóa chi phí, tránh rủi ro bị loại trừ hoặc xử phạt từ cơ quan thuế.

>>> Xem thêm: Khóa học kế toán thuế cho người mới bắt đầu 

------------------------------

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp, khóa học kế toán thuế cho người mới bắt đầu, khóa học kế toán quản trị, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích tài chính doanh nghiệp, khóa học chứng chỉ kế toán trưởng, khóa học kế toán cho chủ doanh nghiệp... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán online/offline của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh 

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học hành chính nhân sự online/offline, khóa học xuất nhập khẩu TPHCM, Hà Nội, online chất lượng tốt nhất hiện nay.

 Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM