Thời Điểm Xuất Hóa Đơn Theo Quy Định Mới Nhất

Thời điểm xuất hóa đơn là một trong những vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để tuân thủ quy định pháp luật về thuế và hóa đơn. Tuy nhiên, thời điểm xuất hóa đơn không phải luôn giống nhau mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại hình hoạt động, loại hình hóa đơn, thỏa thuận giữa các bên… Vậy thời điểm xuất hóa đơn theo quy định mới nhất là gì?

Trong bài viết này, Kế toán Lê Ánh sẽ giới thiệu cho bạn các quy định về thời điểm xuất hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2020/TT-BTC, cũng như mức phạt và một số trường hợp cụ thể mà bạn cần lưu ý.

Nội dung bài viết:

1. Quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất
2. Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm mới nhất
3. Cách xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm

1. Quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất

Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, doanh nghiệp cần phải xuất hóa đơn và sử dụng hóa đơn để ghi nhận doanh thu của đơn vị mình nhưng hóa đơn xuất ra phải đúng nội dung, chính xác về thời gian để trình bày với cơ quan Thuế. Trước khi tìm hiểu về thời điểm xuất hóa đơn thì chúng ta hãy tìm hiểu tổng quan về hóa đơn để từ đó hiểu rõ hơn thời điểm xuất hóa đơn của từng loại.

Hóa đơn là một tài liệu thương mại do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hóa đơn có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, nhưng một cách phổ biến là phân theo loại hóa đơn và hình thức hóa đơn.

Theo loại hóa đơn, có thể kể đến các loại sau:

Hóa đơn giá trị gia tăng: Là loại hóa đơn dành cho các tổ chức kê khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động như mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nước, hoạt động vận tải quốc tế, xuất hàng hóa vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
Hóa đơn bán hàng: Là loại hóa đơn dùng cho các tổ chức, cá nhân kê khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nước, xuất hàng hóa vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu. Cũng là loại hóa đơn dùng cho các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào trong nước và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau.
Hóa đơn khác: Gồm các loại tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…

Theo hình thức hóa đơn, có thể kể đến các hình thức sau:

Hóa đơn tự in: Là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra theo mẫu chung được Bộ Tài chính ban hành, trên các thiết bị như máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán dịch vụ, hàng hóa.
Hóa đơn điện tử: Là một hình thức hóa đơn hiện đại, tiện lợi và an toàn, được sử dụng bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in: Là hóa đơn do cơ quan thuế giao cho các tổ chức kinh doanh để sử dụng khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm mà người bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ phải lập và giao cho người mua theo quy định của pháp luật. Thời điểm xuất hóa đơn có thể khác nhau tùy theo loại hàng hóa, cung ứng dịch vụ và hình thức thanh toán của mỗi giao dịch, hợp đồng thương mại.

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2022 và Thông tư 78/2020/TT-BTC, thời điểm xuất hóa đơn được nêu cụ thể như sau:

Đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán hàng dự trữ quốc gia tài sản nhà nước, tài sản sung quỹ nhà nước, tịch thu và tài sản nhà nước): Thời điểm xuất hóa đơn bán hàng là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu hàng hóa cho người mua, không phân biệt người bán đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với cung ứng dịch vụ: Thời điểm xuất hóa đơn cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ cho bên mua không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm thu tiền (trừ trường hợp người bán tạm ứng hoặc thu tiền đặt cọc để đảm bảo hợp đồng được thực hiện).
Trường hợp giao hàng hóa nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn của dịch vụ: thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, số lượng, chất lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ cung ứng được giao tương ứng.

Thời điểm xuất hóa đơn trong một số trường hợp cụ thể là Cung cấp dịch vụ với số lượng hàng hóa, dịch vụ lớn, phát sinh thường xuyên như sau:

Trường hợp này cần có thời gian đối soát số liệu giữa bên bán cung cấp dịch vụ và bên mua được bán theo kỳ nhất định thì thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu, chứng từ giữa các bên nhưng chậm nhất không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước hoặc không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc giao dịch mua bán.

Một số hoạt động trong trường hợp trên có thể kể đến:

Cung ứng dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên vật liệu hàng không cho các hãng hàng không;
Hoạt động cung cấp điện năng (trừ đối tượng quy định tại mục 8), nước sạch, dịch vụ truyền hình;
Dịch vụ bưu chính chuyển phát (bao gồm cả dịch vụ thu hộ, chi hộ, dịch vụ đại lý);
Dịch vụ internet viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông GTGT);
Dịch vụ logistics;
Dịch vụ công nghệ thông tin (trừ trường hợp quy định tại mục 2) được bán trong kỳ nhất định.

Lưu ý: Kỳ quy ước dùng để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, cung ứng dịch vụ được xác định dựa trên căn cứ thỏa thuận giữa người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ với người mua.

Giải đáp câu hỏi, thắc mắc được đông đảo các bạn quan tâm xoay quanh chủ đề thời điểm xuất hóa đơn mà Kế toán Lê Ánh tổng hợp chi tiết dưới đây.

Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng, nhà xưởng là khi nào?

⇒ Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng, nhà xưởng sẽ do bên cho thuê thực hiện, là sau khi bên đi thuê thanh toán tiền cọc hoặc tiền thuê theo hợp đồng thì bên cho thuê sẽ xác nhận vào hóa đơn và tiến hành xuất hóa đơn. Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý các quy định về hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) khi cho thuê văn phòng.

Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê tài sản được quy định như thế nào?

⇒ Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê tài sản là thời điểm thu tiền (có thể thu từng kỳ hoặc thu trước theo thỏa thuận hợp đồng cho thuê tài sản), tổng số tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn dịch vụ cho thuê tài sản phải khớp với số tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn GTGT hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu của tài sản cho thuê.

Thời điểm xuất hóa đơn hàng xuất khẩu là trước hay sau khi khai báo hải quan?

⇒ Thời điểm xuất hóa đơn hàng xuất khẩu có thể khác nhau tùy theo cách xác định thời điểm xác định doanh thu xuất khẩu và thời điểm bán hàng hóa để tính thuế, có hai cách xác định thời điểm bán hàng hóa như sau:

Thời điểm bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu hàng hóa cho người mua, không phân biệt người bán đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Khi này, thời điểm xuất hóa đơn hàng xuất khẩu cũng là thời điểm chuyển giao hàng hóa cho khách hàng.
Thời điểm bán hàng hóa là thời điểm kê khai trong tờ khai báo hải quan. Khi này, thời điểm xuất hóa đơn hàng xuất khẩu chính là thời điểm lập tờ khai hải quan.

Thời điểm xác định doanh thu xuất khẩu hàng hóa để tính thuế GTGT là thời điểm hoàn tất thủ tục hải quan hay ngày xác nhận thông quan. Vì vậy, bạn có thể xuất hóa đơn hàng xuất khẩu trước hoặc sau khi lập tờ khai hải quan tùy theo cách xác định thời điểm bán hàng hóa mà bạn áp dụng. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng doanh nghiệp bạn phải xuất hóa đơn trước ngày xác nhận thông quan để được hoàn thuế GTGT.

Thời điểm xuất hóa đơn trong xây dựng là khi nào?

⇒ Thời điểm xuất hóa đơn trong xây dựng là thời điểm bàn giao, nghiệm thu công trình, hạng mục công trình, khối lượng lắp đặt, xây dựng hoàn thành và không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Đây cũng là thời điểm xác định doanh thu để tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Nếu bàn giao từng hạng mục, công đoạn công trình, hạng mục công trình thì mỗi lần bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị được giao tương ứng. Trong trường hợp kinh doanh bất động sản hoặc xây dựng cơ sở hạ tầng để bán, chuyển nhượng có thể thực hiện việc thu tiền theo tiến độ xây dựng dự án hoặc được ghi trong hợp động thì thời điểm xuất hóa đơn là ngày thu tiền.

Thời điểm xuất hóa đơn vé máy bay của các hãng có giống nhau không?

⇒ Thời điểm xuất hóa đơn vé máy bay có thể khác nhau tùy theo hãng hàng không và quy định của pháp luật. Một số điểm chung mà bạn cần lưu ý là:

Bạn phải yêu cầu xuất hóa đơn trong một khoảng thời gian nhất định sau khi hoàn tất hành trình, thường là từ 15 đến 30 ngày, tùy theo hãng hàng không. Nếu quá hạn, bạn sẽ không được xuất hóa đơn.
Bạn có thể yêu cầu xuất hóa đơn trực tiếp tại quầy bán vé của hãng hàng không hoặc qua website, email, điện thoại hoặc ứng dụng di động của hãng hàng không. Bạn cũng có thể yêu cầu gửi hóa đơn qua email hoặc địa chỉ nhận hóa đơn của bạn.
Bạn sẽ nhận được hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) điện tử hoặc giấy do cơ quan thuế cấp cho hãng hàng không. Hóa đơn này có giá trị pháp lý và được sử dụng để kê khai thuế và các mục đích khác.

Xem thêm: Video hướng dẫn Quy định về thời điểm xuất hóa đơn - Cập nhật mới nhất về hóa đơn điện tử

Xuất hóa đơn đúng thời điểm là việc lập hóa đơn theo quy định của pháp luật về thời gian, ngày, giờ cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, có ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý thuế, quy trình kế toán, bán hàng và bảo vệ quyền lợi của cả người bán lẫn người mua. Đồng thời, xuất hóa đơn đúng thời điểm là một trong những nghĩa vụ của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đối với người mua và cơ quan thuế. Việc xuất hóa đơn đúng thời điểm có những lợi ích sau:

Đảm bảo tính chính xác, minh bạch và trung thực của các giao dịch kinh tế, góp phần phòng chống thất thoát, trốn tránh thuế và làm sạch môi trường kinh doanh
Giúp người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có cơ sở để tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo quy định
Giúp người mua hàng hóa, cung ứng dịch vụ có cơ sở để khấu trừ chi phí phát sinh và thuế GTGT theo quy định
Giúp người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về kê khai thuế.

2. Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm mới nhất

Xuất hóa đơn sai thời điểm là một trong những lỗi thường gặp của các doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là một hành vi vi phạm pháp luật và sẽ bị xử phạt theo quy định của Nghị định 125/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Vậy nếu doanh nghiệp bạn xuất hóa đơn sai thời điểm sẽ bị phạt bao nhiêu? Khi xuất hóa đơn sai thời điểm liệu được khấu trừ thuế GTGT không?

Mức xử phạt xuất hóa đơn sai thời điểm được quy định theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020, các mức xử phạt xuất hóa đơn sai thời điểm được quy định như sau:

Phạt cảnh cáo

Phạt cảnh cáo đối với trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định dẫn đến chậm trễ thực hiện nghĩa vụ thuế nhưng có tình tiết giảm nhẹ.

Phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng

Phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng đối với trường hợp lập hóa đơn không theo quy trình, không theo quy cách hoặc không theo mẫu đã được thông báo cho cơ quan thuế.

Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng

Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng đối với trường hợp lập hóa đơn không theo quy trình, không theo quy cách hoặc không theo mẫu đã được thông báo cho cơ quan thuế và có dấu hiệu gian lận thuế.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC ban hành ngày 30/9/2019 trong các trường hợp thông thường được quy định như sau:

Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với các hoạt động bán hàng hóa, thành phẩm là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, thành phẩm cho người mua, bất kể người bán đã thu được tiền hay chưa.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với các hoạt động cung ứng dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ, bất kể người bán đã thu tiền hay chưa.
Trường hợp phải giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao từng lần đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng với mỗi lần xuất.

Ngoài ra, có một số trường hợp đặc biệt khác được Bộ Tài Chính quy định thời điểm xuất hóa đơn cụ thể tại Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Trả lời cho câu hỏi được nhiều bạn quan tâm là “Nếu xuất hóa đơn sai thời điểm có được khấu trừ thuế GTGT không?”

Theo quy định tại Công văn số 74116/CT-TTHT thì trường hợp doanh nghiệp xuất hóa đơn sai thời điểm ngoài việc bị phạt theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì nếu bên mua hàng hóa, cung ứng dịch vụ đúng thực tế có đầy đủ hóa đơn và chứng từ đáp ứng theo điều kiện tại Khoản 8 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC thì doanh nghiệp sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Mặt khác, theo quy định tại Công văn 2104/TCT-KK ngày 6/6/2014 của Tổng cục Thuế và Công văn 76600/CT-TTHT của Cục Thuế Hà Nội có nêu ra như sau: “Trong quá trình xác minh, nếu cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp không đáp ứng đủ điều kiện theo Thông tư 219/2013/TT-BTC thì doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của các hóa đơn này.”

Trường hợp sau khi hết hạn nộp hồ sơ kê khai thuế theo quy định, doanh nghiệp phát hiện hồ sơ kê khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai sót thì được phép bổ sung hồ sơ kê khai thuế.

3. Cách xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm

Xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm là một vấn đề mà nhiều doanh nghiệp quan tâm, bởi nó ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và khấu trừ thuế của doanh nghiệp. Theo quy định của pháp luật, thời điểm xuất hóa đơn phụ thuộc vào loại hình hoạt động, loại hình hóa đơn và thỏa thuận giữa các bên.

Theo quy định tại Khoản 8 Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC quy định như sau:

“Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó, không phân biệt đã xuất dùng hay còn để trong kho.

Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện số thuế GTGT đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai sót thì được kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra tại trụ sở người nộp thuế.”

Có thể hiểu đơn giản việc xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm không làm ảnh hưởng đến số thuế phải nộp cho Nhà nước nên trong trường hợp này cả người bán và người mua không phải làm bổ sung tờ kê khai thuế VAT bổ sung.

Các bước xử lý nếu thời điểm xuất hóa đơn sai sót như sau:

Bước 1: Người mua và người bán lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót về thời điểm xuất (nếu sai sót thuộc trách nhiệm của người bán).
Bước 2: Người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập xuất sai thời điểm.

Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung “Điều chỉnh chỉ tiêu ngày tháng năm của hóa đơn số … ngày … tháng … năm…từ ngày … tháng … năm … thành ngày … tháng … năm…”.

Bước 3: Người bán gửi hóa đơn đã điều chỉnh cho người mua
Bước 4: Người mua và người bán lưu lại biên bản điều chỉnh để phục vụ giải trình với cơ quan Thuế về sau.

Xem thêm:

Qua bài viết này, Kế toán Lê Ánh hy vọng bạn đã có được những kiến thức cơ bản về thời điểm xuất hóa đơn theo quy định mới nhất. Đây là một vấn đề rất quan trọng và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như việc tuân thủ các nghĩa vụ thuế. Do đó, bạn cần chú ý đến các trường hợp cụ thể đã được nêu ra trong bài viết và áp dụng đúng quy định khi xuất hóa đơn cho khách hàng. Chúc bạn thành công!

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp online/ offline, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích báo cáo tài chính, Khóa học kế toán cao cấp... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học xuất nhập khẩu online - offline, khóa học hành chính nhân sự online - offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM