Quà Tết Cho Khách Hàng: Hạch Toán Và Thuế Cần Biết

Quà Tết cho khách hàng là chủ đề được rất nhiều doanh nghiệp và kế toán quan tâm mỗi dịp cuối năm. Trên thực tế, quà Tết không chỉ là hoạt động tri ân khách hàng mà còn là một khoản chi phí dễ phát sinh rủi ro về hóa đơn, thuế GTGT và thuế TNDN nếu xử lý không đúng quy định. Không ít doanh nghiệp bị truy thu thuế hoặc loại chi phí chỉ vì hiểu sai bản chất “hàng biếu, tặng” hoặc thiếu hồ sơ chứng minh khi quyết toán.

Trong bài viết này, Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn cách hạch toán quà Tết cho khách hàng và xử lý thuế đúng quy định hiện hành, giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật, vừa tối ưu chi phí một cách an toàn.

I. Có Phải Xuất Hóa Đơn Khi Tặng Quà Không?

Câu trả lời là: CÓ. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp mua quà rồi tặng cho khách hàng thì:

• Vẫn được xem là hoạt động xuất hàng hóa
• Bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng đối với DN áp dụng phương pháp trực tiếp)

Điều này đồng nghĩa là doanh nghiệp không phát sinh doanh thu nhưng vẫn phát sinh nghĩa vụ thuế GTGT đầu ra đối với hàng biếu, tặng.

Kế toán cần phân biệt rõ 3 khái niệm sau:

- Quà tặng (hàng biếu, tặng): Là hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp mua hoặc tự sản xuất và tặng cho khách hàng không thu tiền. Không gắn trực tiếp với việc bán hàng tại thời điểm tặng.

Ví dụ: Giỏ quà Tết, lịch, rượu, bộ quà tri ân khách hàng cuối năm.

→ Về bản chất, đây là hàng hóa xuất dùng cho mục đích biếu, tặng, không phát sinh doanh thu nhưng vẫn chịu sự quản lý của pháp luật về hóa đơn và thuế.

- Khuyến mãi: Là hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến khích mua bán theo chương trình khuyến mại. Phải đăng ký hoặc thông báo chương trình khuyến mại theo quy định của pháp luật thương mại.

Ví dụ: “Mua 10 tặng 1”, “Mua hàng trị giá X được tặng quà Y”.

→ Trường hợp này được xem là phục vụ hoạt động bán hàng, cách xuất hóa đơn và xử lý thuế khác với quà tặng thông thường.

- Quà tri ân khách hàng: Thực chất vẫn là quà biếu, tặng, nhưng nhấn mạnh yếu tố chăm sóc – duy trì quan hệ khách hàng. Không làm thay đổi bản chất kế toán – thuế so với quà tặng thông thường.

II. Hạch Toán Kế Toán Quà Tết Cho Khách Hàng

Việc hạch toán quà Tết cho khách hàng cần được thực hiện xuyên suốt từ khâu mua quà – nhập kho – xuất tặng – kê khai thuế, đảm bảo chứng từ và định khoản logic, nhất quán. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo từng bước.

1. Khi mua quà Tết về nhập kho rồi tặng sau

Trường hợp doanh nghiệp mua quà Tết từ nhà cung cấp, có hóa đơn GTGT hợp pháp và nhập kho trước khi tặng khách hàng.

Quà Tết mua về được xem là hàng hóa của doanh nghiệp. Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện khấu trừ theo quy định.

Bút toán hạch toán:

Nợ TK 156 – Hàng hóa: Giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: Thuế GTGT đầu vào

    Có TK 111/112/331: Tổng giá thanh toán cho nhà cung cấp

Trường hợp doanh nghiệp mua quà và giao thẳng cho khách hàng, không nhập kho, kế toán vẫn có thể hạch toán tương tự (Nợ 156 → sau đó xuất thẳng), hoặc hạch toán trực tiếp vào chi phí nếu kiểm soát được chứng từ, nhưng cách an toàn nhất vẫn là qua TK 156 để đảm bảo tính chặt chẽ khi quyết toán thuế.

2. Khi tặng quà Tết cho khách hàng luôn mà không nhập kho

Khi doanh nghiệp xuất quà Tết để biếu, tặng khách hàng, kế toán cần xử lý đồng thời 2 nghiệp vụ là xuất kho hàng hóa và ghi nhận chi phí và nghĩa vụ thuế GTGT đầu ra

a. Ghi nhận chi phí mua quà tặng

Quà Tết tặng khách hàng được xem là chi phí phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh, thường thuộc:

• Chi phí bán hàng (TK 641): nếu gắn với hoạt động chăm sóc, duy trì khách hàng, hỗ trợ bán hàng
• Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642): nếu mang tính đối ngoại, quan hệ chung, tri ân khách hàng lớn

Bút toán hạch toán:

Nợ TK 641 / 642: Giá trị quà tặng (giá chưa thuế)

Nợ 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

    Có TK 111/112/331: Số tiền phải thanh toán cho người bán

b. Ghi nhận thuế GTGT đầu ra đối với hàng biếu, tặng

Theo quy định về thuế GTGT, hàng hóa dùng để biếu, tặng vẫn thuộc diện chịu thuế GTGT, do đó doanh nghiệp phải lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT đầu ra.

Bút toán hạch toán thuế GTGT đầu ra:

Nợ TK 641 / 642: Thuế GTGT đầu ra của quà tặng

    Có TK 3331 – Số tiền thuế GTGT trên hóa đơn khi xuất hàng tặng

Giá tính thuế GTGT là giá bán của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng, không phải giá 0 đồng.

Lưu ý: Nếu bạn làm trên phần mềm kế toán thì có thể gộp hạch toán 2 bút toán vào 1 bút toán như sau:

Nợ TK 641/642/622/623/627: Chi phí tặng quà cho nhân viên của bộ phận tương ứng (bao gồm cả số tiền thuế GTGT đầu ra trên hóa đơn xuất khi tặng hàng)

Nợ TK 133: Số thuế GTGT được khấu trừ trên hóa đơn mua vào (nếu có)

    Có TK 3331: Số tiền thuế GTGT trên hóa đơn xuất khi tặng hàng

    Có TK 111/112/331: Số tiền phải thanh toán cho người bán

III. Xử Lý Thuế Khi Tặng Quà Tết Cho Khách Hàng

Khi tặng quà Tết cho khách hàng, doanh nghiệp thường không phát sinh doanh thu, nhưng vẫn phát sinh nghĩa vụ thuế nếu không xử lý đúng bản chất. Hai sắc thuế cần đặc biệt lưu ý là thuế GTGT và thuế TNDN.

1. Thuế GTGT (VAT)

a. Có phải tính thuế GTGT khi tặng quà Tết không?

Theo quy định về thuế GTGT, hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, cho vẫn thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, trừ trường hợp hàng hóa đó nằm trong chương trình khuyến mại hợp pháp đã đăng ký/thông báo theo quy định của pháp luật thương mại. Do đó:

• Nếu quà Tết KHÔNG thuộc chương trình khuyến mại → Doanh nghiệp phải kê khai và tính thuế GTGT đầu ra.
• Nếu quà Tết là hàng khuyến mại hợp lệ → Cách xử lý thuế GTGT sẽ áp dụng theo quy định riêng cho khuyến mại.

b. Thuế suất và giá tính thuế GTGT

Thuế suất GTGT: áp dụng theo đúng thuế suất của mặt hàng tặng (0%, 5%, 8% hoặc 10% tùy loại hàng hóa).

Giá tính thuế GTGT: Là giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương trên thị trường tại thời điểm tặng.

Không được ghi giá tính thuế là 0 đồng, dù là hàng tặng không thu tiền.

2. Thuế thu nhập doanh nghiệp (CIT)

a. Chi phí quà Tết có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Có, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện. Chi phí quà Tết cho khách hàng được xem là chi phí phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh, mang tính:

• Chăm sóc khách hàng
• Duy trì quan hệ thương mại
• Hỗ trợ hoạt động bán hàng

Do đó, được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, nếu đáp ứng các điều kiện sau:

b. Điều kiện để chi phí quà Tết được trừ

Doanh nghiệp cần đảm bảo đồng thời các điều kiện:

- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Hóa đơn mua quà đầu vào và hóa đơn GTGT xuất biếu, tặng

- Thanh toán không dùng tiền mặt: Áp dụng với các hóa đơn mua quà có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên.

- Có hồ sơ chứng minh mục đích chi, giúp doanh nghiệp chứng minh chi phí là hợp lý, hợp lệ khi quyết toán thuế cuối năm.

IV. Hồ Sơ Và Chứng Từ Cần Thiết

Để chi phí quà Tết cho khách hàng được chấp nhận khi quyết toán thuế, doanh nghiệp không chỉ hạch toán đúng mà còn phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh. Trên thực tế, rất nhiều khoản chi bị loại không phải do chi sai, mà do thiếu hoặc lưu trữ hồ sơ chưa đầy đủ.

1. Hóa đơn đầu vào mua quà Tết

Là hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp do nhà cung cấp xuất. Thông tin trên hóa đơn cần:

Đúng tên doanh nghiệp, mã số thuế

Mô tả hàng hóa phù hợp (giỏ quà, rượu, bánh kẹo, quà lưu niệm…)

Hóa đơn này là căn cứ để hạch toán giá trị quà tặng và khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu đủ điều kiện)

Lưu ý: Không nên sử dụng hóa đơn bán lẻ, hóa đơn viết tay không hợp lệ hoặc hóa đơn đứng tên cá nhân, vì rất dễ bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

2. Chứng từ thanh toán

Áp dụng đối với hóa đơn mua quà Tết có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên. Doanh nghiệp phải thanh toán không dùng tiền mặt, ví dụ:

• Chuyển khoản ngân hàng
• Ủy nhiệm chi
• Thanh toán qua các hình thức thanh toán điện tử hợp pháp

Chứng từ thanh toán phải thể hiện rõ: Bên trả tiền, bên nhận tiền và nội dung thanh toán liên quan đến hóa đơn mua quà

3. Quyết định chi tặng quà Tết và danh sách khách hàng nhận quà

Quyết định chi tặng quà Tết nên thể hiện rõ:

• Mục đích chi (tri ân khách hàng, chăm sóc đối tác…)
• Đối tượng áp dụng
• Thời gian thực hiện
• Giá trị quà tặng

Danh sách khách hàng nhận quà nên có:

• Tên khách hàng / đơn vị nhận quà
• Số lượng hoặc giá trị quà
• Thời điểm tặng
• Chữ ký xác nhận (nếu có)

Trường hợp không có danh sách cụ thể, kế toán cần có tài liệu thay thế hợp lý (email, kế hoạch chăm sóc khách hàng, báo cáo bán hàng…) để chứng minh tính liên quan đến hoạt động kinh doanh.

4. Hóa đơn xuất dùng cho biếu, tặng

Yêu cầu đối với hóa đơn xuất biếu, tặng: Ghi rõ: “Hàng biếu, tặng – không thu tiền” và thể hiện đầy đủ:

• Tên hàng hóa
• Số lượng
• Đơn giá
• Giá tính thuế
• Thuế suất và tiền thuế GTGT

Quà Tết cho khách hàng là khoản chi phổ biến nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu kế toán không nắm chắc bản chất hạch toán và quy định thuế liên quan. Vì vậy, việc xử lý quà Tết không chỉ cần đúng nghiệp vụ mà còn cần hiểu sâu quy định và có tư duy kiểm soát hồ sơ ngay từ đầu.

Đối với kế toán viên và người làm tài chính, để tránh các rủi ro tương tự không chỉ ở quà Tết mà còn ở nhiều nghiệp vụ phát sinh khác trong năm, việc nắm vững kế toán tổng hợp thực hành gắn với xử lý thuế thực tế là yếu tố then chốt. Khóa học kế toán tổng hợp thực hành tại Kế toán Lê Ánh được giảng dạy trực tiếp bởi kế toán trưởng và chuyên gia có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán – thuế sẽ giúp học viên hiểu đúng bản chất nghiệp vụ, làm được hồ sơ quyết toán và tự tin xử lý các tình huống thực tế tại doanh nghiệp. Đây cũng là nền tảng quan trọng để kế toán hạn chế rủi ro và nâng cao giá trị nghề nghiệp trong dài hạn.

>>> Tham khảo: KHÓA HỌC KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỰC HÀNH