Checklist Công Việc Kế Toán Đầu Năm Cần Làm Ngay

Đầu năm là thời điểm kế toán cần rà soát và chuẩn hóa lại toàn bộ hệ thống sổ sách, chứng từ và quy trình kế toán để đảm bảo số liệu được ghi nhận chính xác ngay từ đầu kỳ. Nếu các công việc quan trọng không được kiểm tra và thực hiện kịp thời, sai sót phát sinh trong những tháng đầu năm có thể kéo dài suốt cả năm và gây áp lực lớn khi quyết toán.

Vì vậy, việc xây dựng Checklist CÔNG VIỆC KẾ TOÁN ĐẦU NĂM giúp kế toán chủ động kiểm soát số dư đầu kỳ, hệ thống tài khoản, công nợ, hồ sơ thuế, tiền lương và công tác lưu trữ chứng từ. Thực hiện đầy đủ các nội dung trong checklist này sẽ giúp kế toán làm đúng ngay từ đầu năm, hạn chế rủi ro và quản lý công việc hiệu quả hơn trong suốt năm tài chính.

I. Vì sao kế toán cần rà soát công việc ngay từ đầu năm?

Đầu năm không chỉ là thời điểm mở sổ cho một kỳ kế toán mới mà còn là giai đoạn quyết định mức độ ổn định của toàn bộ hệ thống kế toán trong năm. Nếu các thông tin đầu vào như số dư đầu kỳ, danh mục tài khoản, công nợ và hồ sơ thuế không được kiểm tra và chuẩn hóa ngay từ đầu, sai sót sẽ tiếp tục lặp lại và tích lũy theo từng tháng.

Trên thực tế, nhiều vấn đề kế toán phát sinh vào cuối năm không đến từ nghiệp vụ phức tạp, mà xuất phát từ việc bỏ sót các bước kiểm tra cơ bản trong những tháng đầu năm. Khi đó, kế toán buộc phải điều chỉnh số liệu trên diện rộng, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, nghĩa vụ thuế và tiến độ quyết toán.

Việc rà soát công việc kế toán ngay từ đầu năm giúp:

• Đảm bảo số liệu đầu kỳ chính xác, nhất quán với báo cáo năm trước.
• Thiết lập hệ thống hạch toán thống nhất, tránh sai lệch giữa các kỳ.
• Chủ động kiểm soát công nợ, thuế và hồ sơ lao động.
• Giảm áp lực xử lý sai sót và giải trình vào cuối năm.

Do đó, xây dựng và thực hiện checklist công việc kế toán đầu năm là bước cần thiết để kế toán làm đúng ngay từ đầu kỳ, hạn chế rủi ro và quản lý công việc hiệu quả trong suốt năm tài chính.

Checklist công việc kế toán đầu năm 2026

II. Checklist công việc kế toán đầu năm cần thực hiện

1. Rà soát số dư đầu kỳ

Rà soát số dư đầu kỳ là bước quan trọng đầu tiên trong checklist công việc kế toán đầu năm, bởi toàn bộ nghiệp vụ phát sinh trong năm đều được ghi nhận dựa trên số liệu này. Nếu số dư đầu kỳ không chính xác, sai lệch sẽ kéo dài xuyên suốt năm tài chính và rất khó điều chỉnh khi đã phát sinh nhiều nghiệp vụ.

Kế toán cần thực hiện:

• Đối chiếu số dư đầu kỳ trên phần mềm kế toán với:o Báo cáo tài chính năm trước
  • Sổ cái các tài khoản (Cập nhật các mẫu sổ cái theo các hình thức theo TT 99 mới nhất bên dưới)
  • Bảng cân đối số phát sinh cuối năm trước
• Kiểm tra các tài khoản có số dư bất thường, số dư âm không đúng bản chất hoặc treo lâu năm chưa xử lý.
• Rà soát các khoản chênh lệch nếu có và xác định nguyên nhân trước khi tiếp tục hạch toán năm mới.

Nguyên tắc cần lưu ý là số dư đầu kỳ phải khớp đúng và có căn cứ rõ ràng, tránh tình trạng “vừa làm vừa sửa” trong suốt năm.

Xem thêm:

• Mẫu Sổ Cái (dùng cho hình thức Nhật ký - Chứng từ) Theo TT 99/2025/TT-BTC
• Mẫu Sổ Cái (dùng cho hình thức Nhật ký chung) Theo TT 99/2025/TT-BTC
• Mẫu Nhật ký – Sổ Cái Theo TT 99/2025/TT-BTC
• Mẫu Sổ Cái (dùng cho hình thức Chứng từ ghi sổ) Theo TT 99/2025/TT-BTC

2. Kiểm tra việc khóa sổ và hoàn tất số liệu năm trước

Trước khi triển khai công việc kế toán của năm mới, kế toán cần đảm bảo số liệu năm trước đã được khóa sổ đầy đủ và chính xác. Việc chưa hoàn tất hoặc khóa sổ chưa đúng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số dư đầu kỳ và các báo cáo trong năm tiếp theo.

Các nội dung cần kiểm tra bao gồm:

• Chứng từ phát sinh cuối năm còn sót chưa hạch toán hoặc ghi nhận chưa đúng kỳ.
• Các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh.
• Bút toán khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ dụng cụ.
• Việc đối chiếu số liệu giữa các sổ chi tiết và sổ tổng hợp.

Chỉ khi số liệu năm trước đã được rà soát và hoàn tất, kế toán mới nên mở sổ và ghi nhận nghiệp vụ cho năm mới.

3. Rà soát danh mục tài khoản kế toán

Đầu năm là thời điểm phù hợp để kế toán kiểm tra lại hệ thống tài khoản đang sử dụng trong doanh nghiệp. Việc này giúp đảm bảo việc hạch toán trong năm được thống nhất, phù hợp với quy định và phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ.

Xem thêm: Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC

Kế toán cần:

• Kiểm tra danh mục tài khoản kế toán đang sử dụng, bảo đảm đã cập nhật theo quy định hiện hành (1/1/2026 khi mà Thông tư 99 đã có hiệu lực).
• Rà soát các tài khoản không còn phù hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp để điều chỉnh hoặc loại bỏ.
• Kiểm tra việc mở chi tiết tài khoản, bảo đảm đáp ứng yêu cầu quản lý và lập báo cáo.
• Thống nhất cách sử dụng tài khoản ngay từ đầu năm để tránh tình trạng mỗi tháng hạch toán theo một cách khác nhau.

Việc rà soát hệ thống tài khoản ngay từ đầu năm giúp kế toán kiểm soát số liệu tốt hơn và hạn chế điều chỉnh về sau.

4. Chuẩn hóa danh mục kế toán liên quan

Danh mục kế toán là cơ sở để theo dõi công nợ, hàng hóa, tài sản và nhân sự trong suốt năm. Nếu danh mục không được chuẩn hóa, kế toán sẽ gặp nhiều khó khăn khi đối chiếu số liệu và lập báo cáo.

Các danh mục cần kiểm tra và chuẩn hóa bao gồm:

• Danh mục khách hàng, nhà cung cấp.
• Danh mục hàng hóa, vật tư, sản phẩm.
• Danh mục tài sản cố định, công cụ dụng cụ.
• Danh mục nhân sự, tiền lương.

Kế toán nên thống nhất mã đối tượng, cách đặt tên và cách phân loại ngay từ đầu năm để đảm bảo dữ liệu được ghi nhận nhất quán và dễ kiểm soát.

5. Rà soát công nợ phải thu – phải trả đầu năm

Công nợ là nội dung cần được kiểm soát chặt ngay từ đầu năm để tránh phát sinh tranh chấp, sai lệch số liệu và rủi ro khi quyết toán thuế. Nhiều khoản công nợ tồn tại kéo dài thường bắt nguồn từ việc không đối chiếu và xử lý dứt điểm từ đầu kỳ.

Kế toán cần thực hiện:

• Đối chiếu công nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng khách hàng, nhà cung cấp.
• Rà soát các khoản công nợ tồn lâu năm, không phát sinh giao dịch nhưng vẫn treo số dư.
• Kiểm tra hồ sơ chứng từ liên quan đến các khoản công nợ lớn hoặc bất thường.
• Lập biên bản đối chiếu công nợ khi cần thiết để làm căn cứ quản lý.

Việc làm rõ công nợ ngay từ đầu năm giúp kế toán kiểm soát dòng tiền tốt hơn và hạn chế rủi ro về thuế, đặc biệt đối với các khoản chi phí và doanh thu có liên quan.

6. Kiểm tra hồ sơ và nghĩa vụ thuế

Đầu năm là thời điểm phù hợp để kế toán rà soát lại toàn bộ hồ sơ và nghĩa vụ thuế nhằm bảo đảm số liệu kê khai khớp đúng với sổ sách kế toán. Nếu phát hiện sai lệch sớm, việc điều chỉnh sẽ đơn giản và ít rủi ro hơn so với xử lý vào cuối năm.

Các nội dung cần kiểm tra gồm:

• Tờ khai thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN của kỳ trước.
• Số liệu thuế đã kê khai so với số liệu trên sổ kế toán.
• Tình trạng nộp thuế, tiền chậm nộp (nếu có).
• Các khoản thuế còn phải theo dõi, quyết toán trong năm.

Việc rà soát này giúp kế toán chủ động xử lý sai sót, tránh bị động khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc yêu cầu giải trình.

7. Kiểm tra hồ sơ lao động và tiền lương

Hồ sơ lao động và tiền lương là nội dung liên quan trực tiếp đến chi phí, thuế TNCN và bảo hiểm xã hội. Đầu năm thường phát sinh các thay đổi về nhân sự, mức lương hoặc chính sách, do đó kế toán cần kiểm tra và cập nhật kịp thời.Kế toán cần rà soát:

• Hợp đồng lao động của người lao động hiện có.
• Bảng chấm công, bảng lương, các khoản phụ cấp.
• Hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
• Các thay đổi nhân sự đầu năm như tăng, giảm lao động hoặc điều chỉnh lương.

»» Cập nhật mới nhất: Mẫu bảng chấm công 2026 (file Excel tải miễn phí)

»» Thủ tục báo tăng giảm BHXH khi có thay đổi nhân sự

Việc kiểm tra đầy đủ hồ sơ lao động giúp kế toán kiểm soát chi phí tiền lương và đảm bảo tuân thủ đúng quy định về thuế và bảo hiểm.

8. Kiểm tra quy trình lưu trữ chứng từ kế toán

Lưu trữ chứng từ đầy đủ và khoa học giúp kế toán dễ dàng tra cứu, giải trình và phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra sau này. Đầu năm là thời điểm phù hợp để rà soát lại cách thức lưu trữ của năm trước và điều chỉnh nếu cần thiết.

Kế toán cần kiểm tra:

• Chứng từ giấy đã đầy đủ chữ ký, dấu và sắp xếp đúng trình tự hay chưa.
• Chứng từ điện tử được lưu trữ đúng định dạng, bảo đảm khả năng tra cứu khi cần.
• Việc phân loại chứng từ theo tháng, theo năm và theo nghiệp vụ.

Một quy trình lưu trữ rõ ràng sẽ giúp kế toán giảm đáng kể áp lực khi cơ quan chức năng yêu cầu cung cấp hồ sơ.

9. Lập kế hoạch công việc kế toán cho năm mới

Sau khi hoàn tất các bước rà soát đầu năm, kế toán cần xây dựng kế hoạch công việc cho cả năm để chủ động triển khai và kiểm soát tiến độ.

Kế hoạch công việc nên bao gồm:

• Lịch kê khai và nộp các loại thuế.
• Lịch lập báo cáo tài chính, báo cáo nội bộ.
• Lịch kiểm kê tài sản, hàng tồn kho, đối chiếu công nợ.
• Phân bổ công việc kế toán theo từng tháng, từng quý.

Việc lập kế hoạch rõ ràng giúp kế toán chủ động thời gian, hạn chế tình trạng dồn việc và xử lý sai sót gấp gáp vào cuối năm.

Tham khảo thêm: Lịch Nộp Tờ Khai Thuế Và Báo Cáo Theo Tháng, Quý, Năm

III. Những lỗi kế toán thường gặp khi không rà soát đầu năm

Việc bỏ qua hoặc làm qua loa checklist công việc kế toán đầu năm thường dẫn đến các sai sót mang tính “dây chuyền”. Những lỗi này không chỉ làm tăng khối lượng công việc về sau mà còn gây rủi ro về thuế và báo cáo tài chính.

1. Sai số dư đầu kỳ và lệch số liệu giữa các báo cáo

Khi số dư đầu kỳ không được đối chiếu với báo cáo năm trước, kế toán dễ gặp tình trạng:

• Số dư trên phần mềm không khớp sổ cái hoặc bảng cân đối số phát sinh.
• Lệch số dư các tài khoản công nợ, tiền, hàng tồn kho, tài sản.
• Phát sinh điều chỉnh nhiều kỳ, khó truy nguyên nhân.

2. Hạch toán không thống nhất do hệ thống tài khoản và danh mục chưa chuẩn hóa

Nếu không rà soát danh mục tài khoản và danh mục đối tượng ngay từ đầu năm, thường xảy ra:

• Mỗi kế toán viên hạch toán theo một cách khác nhau.
• Trùng mã khách hàng/nhà cung cấp, trùng mã hàng hóa.
• Báo cáo chi tiết không đáng tin cậy, khó tổng hợp và phân tích.

3. Công nợ treo kéo dài, khó đối chiếu và mất kiểm soát

Không đối chiếu công nợ đầu năm dễ dẫn đến:

• Công nợ tồn lâu, không rõ bản chất, thiếu hồ sơ chứng minh.
• Đối chiếu không khớp giữa kế toán và đối tác.
• Khó xử lý khi cần thu hồi nợ hoặc xác định chi phí hợp lệ.

4. Sai lệch giữa số liệu thuế và số liệu kế toán

Nếu không kiểm tra hồ sơ thuế đầu năm, có thể gặp:

• Chênh lệch số liệu kê khai với sổ sách.
• Thiếu theo dõi các khoản thuế phải nộp, đã nộp, còn phải nộp.
• Tăng rủi ro giải trình khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu.

5. Hồ sơ lao động – tiền lương không đầy đủ hoặc cập nhật chậm

Không rà soát hồ sơ lao động đầu năm thường dẫn đến:

• Hợp đồng, chấm công, bảng lương thiếu căn cứ.
• Sai sót khi tính thuế TNCN hoặc trích nộp BHXH.
• Rủi ro về chi phí tiền lương khi quyết toán.

6. Lưu trữ chứng từ thiếu hệ thống, khó tra cứu khi cần giải trình

Khi chứng từ không được sắp xếp và lưu trữ đúng ngay từ đầu, kế toán sẽ mất nhiều thời gian:

• Tìm chứng từ khi kiểm tra nội bộ hoặc thanh tra.
• Hoàn thiện hồ sơ giải trình, bổ sung chứng từ.
• Rà soát dữ liệu khi lập báo cáo cuối kỳ.

Kết luận

Checklist công việc kế toán đầu năm là công cụ cần thiết để kế toán chủ động rà soát và chuẩn hóa số liệu ngay từ đầu kỳ. Khi thực hiện đầy đủ các bước như đối chiếu số dư đầu kỳ, rà soát hệ thống tài khoản, chuẩn hóa danh mục, kiểm soát công nợ, kiểm tra hồ sơ thuế, tiền lương và lưu trữ chứng từ, kế toán sẽ hạn chế được sai sót phát sinh, giảm áp lực điều chỉnh và làm việc hiệu quả hơn trong suốt năm tài chính.

Nói cách khác, kế toán “nhẹ việc” về sau không phải vì ít nghiệp vụ, mà vì đã làm đúng và làm đủ ngay từ đầu năm.