Cách Tăng Chi Phí Hợp Lý Hợp Lệ Cho Doanh Nghiệp

Chi phí hợp lý hợp lệ ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp và số thuế phải nộp. Theo chính sách thuế hiện hành, chi phí được trừ cần đáp ứng điều kiện về tính liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, hóa đơn chứng từ và phương thức thanh toán theo quy định. Nắm rõ nguyên tắc ghi nhận chi phí là cơ sở để doanh nghiệp kiểm soát nghĩa vụ thuế và hạn chế rủi ro khi thanh tra, quyết toán.

Bài viết sau, Kế toán Lê Ánh hướng dẫn cách tăng chi phí hợp lý hợp lệ cho doanh nghiệp đúng quy định pháp luật thuế, kèm các lưu ý quan trọng trong thực tế.

1. Chi Phí Hợp Lý Hợp Lệ Là Gì?

Chi phí hợp lý hợp lệ (hay còn gọi là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp) là các khoản chi thực tế phát sinh, có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh và đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp.

Theo Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và các văn bản hướng dẫn giai đoạn 2025 - 2026, một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế cần đồng thời đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

- Phát sinh thực tế và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh: Khoản chi gắn với hoạt động tạo doanh thu, duy trì bộ máy hoặc vận hành doanh nghiệp.

- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Hóa đơn điện tử, chứng từ thanh toán, hợp đồng và hồ sơ liên quan phản ánh đúng nội dung khoản chi phát sinh.

- Đáp ứng điều kiện về phương thức thanh toán theo quy định: Các khoản chi có giá trị từ ngưỡng quy định phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.

Cần phân biệt rõ giữa chi phí kế toán và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Không phải mọi khoản chi ghi nhận trên sổ kế toán đều được cơ quan thuế chấp nhận khi xác định nghĩa vụ thuế. Hiểu đúng khái niệm chi phí hợp lý hợp lệ là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng phương án ghi nhận chi phí phù hợp, hạn chế rủi ro khi thanh tra, kiểm tra và quyết toán thuế.

2. Cách Tăng Chi Phí Hợp Lý Hợp Lệ Cho Doanh Nghiệp

Tăng chi phí hợp lý hợp lệ không đồng nghĩa với hợp thức hóa chi phí, mà tập trung vào ghi nhận đúng, đủ và kịp thời các khoản chi đã phát sinh phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí được trừ thông qua các nhóm chi phí phổ biến dưới đây.

Tối ưu chi phí nhân sự

• Ghi nhận đầy đủ tiền lương, phụ cấp, thưởng và các khoản phúc lợi theo quy chế nội bộ
• Hồ sơ cần có: hợp đồng lao động, bảng lương, quyết định chi trả, chứng từ thanh toán
• Khoản chi trả từ ngưỡng quy định cần thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ

Ghi nhận đầy đủ chi phí mua hàng hóa, dịch vụ

• Chi phí thuê ngoài, logistics, marketing, bảo trì, tư vấn thường phát sinh nhưng dễ bị bỏ sót
• Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và chứng từ thanh toán cần phản ánh đúng nội dung dịch vụ thực nhận
• Nội dung hóa đơn cần thể hiện rõ mối liên hệ với hoạt động sản xuất kinh doanh

Kiểm soát chi phí công tác, hội nghị, tiếp khách

• Áp dụng quy chế tài chính nội bộ, định mức chi tiêu rõ ràng
• Chứng từ đi kèm gồm quyết định cử đi công tác, bảng kê chi phí, hóa đơn hợp pháp
• Khoản chi phát sinh phù hợp mục đích kinh doanh được tính vào chi phí được trừ

Phân bổ đúng chi phí công cụ, dụng cụ và khấu hao tài sản cố định

• Phân loại đúng công cụ, dụng cụ và tài sản cố định ngay từ đầu
• Thực hiện phân bổ, khấu hao theo thời gian sử dụng thực tế và quy định hiện hành
• Hồ sơ bàn giao, nghiệm thu và theo dõi tài sản cần đầy đủ, nhất quán

Chủ động rà soát chi phí chưa ghi nhận đủ

• Đối chiếu chi phí thực tế với sổ kế toán theo từng kỳ
• Bổ sung kịp thời các khoản chi đủ điều kiện nhưng chưa hạch toán
• Lập bảng theo dõi riêng cho các khoản chi dễ bị loại khi quyết toán

Tăng chi phí hợp lý hợp lệ dựa trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật thuế và quản trị hồ sơ chặt chẽ, không dựa trên điều chỉnh số liệu mang tính đối phó.

3. Điều Kiện Hóa Đơn, Chứng Từ Và Thanh Toán Để Chi Phí Không Bị Loại

Để một khoản chi được chấp nhận khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần đáp ứng đồng thời các điều kiện về hóa đơn, chứng từ và phương thức thanh toán theo quy định của pháp luật thuế hiện hành.

Điều kiện về hóa đơn, chứng từ

• Hóa đơn điện tử hợp pháp, lập đúng thời điểm, đúng nội dung nghiệp vụ phát sinh
• Thông tin trên hóa đơn phù hợp với hợp đồng, biên bản nghiệm thu và thực tế giao dịch
• Chứng từ đi kèm đầy đủ: hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, bảng kê, quyết định nội bộ
• Nội dung khoản chi thể hiện rõ mối liên hệ với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Lưu ý: hóa đơn hợp pháp nhưng thiếu hồ sơ chứng minh bản chất giao dịch vẫn có nguy cơ bị loại khi quyết toán.

Điều kiện về chứng từ thanh toán

• Khoản chi có giá trị từ ngưỡng quy định trở lên cần thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt
• Hình thức thanh toán phù hợp gồm: chuyển khoản ngân hàng, ủy nhiệm chi, thanh toán điện tử theo quy định
• Chứng từ thanh toán cần khớp với hóa đơn về giá trị, thời điểm và đối tượng thanh toán

Đối với chi phí tiền lương, thưởng, phúc lợi: chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là căn cứ quan trọng để chi phí được chấp nhận khi tính thuế TNDN theo quy định mới.

Những trường hợp chi phí dễ bị loại

• Thanh toán bằng tiền mặt đối với khoản chi vượt ngưỡng cho phép
• Hóa đơn thiếu thông tin, nội dung chung chung, không phản ánh đúng dịch vụ hoặc hàng hóa thực nhận
• Thiếu hợp đồng, nghiệm thu hoặc hồ sơ nội bộ chứng minh mục đích chi
• Thanh toán không đúng đối tượng ghi trên hóa đơn

4. Những Sai Sót Khi Tăng Chi Phí Khiến Doanh Nghiệp Bị Loại Thuế

Quá trình tăng chi phí để tối ưu thuế thu nhập doanh nghiệp thường phát sinh rủi ro nếu doanh nghiệp không kiểm soát chặt chẽ hồ sơ và điều kiện ghi nhận. Các sai sót dưới đây là nguyên nhân phổ biến khiến chi phí không được chấp nhận khi quyết toán thuế.

- Khoản chi không gắn với hoạt động sản xuất kinh doanh: Chi phí phát sinh cho mục đích cá nhân, chi ngoài phạm vi ngành nghề đăng ký hoặc không liên quan hoạt động tạo doanh thu.

- Thiếu hồ sơ nội bộ chứng minh khoản chi: Không có quy chế tài chính, quyết định chi tiêu, đề nghị thanh toán hoặc phê duyệt của người có thẩm quyền.

- Thanh toán tiền mặt vượt ngưỡng quy định: Khoản chi có giá trị lớn nhưng thực hiện thanh toán tiền mặt dẫn đến không đáp ứng điều kiện được trừ theo luật thuế.

- Hóa đơn hợp pháp nhưng nội dung không phản ánh bản chất giao dịch: Mô tả chung chung, không thể hiện rõ hàng hóa, dịch vụ đã nhận hoặc không phù hợp hợp đồng và nghiệm thu.

- Phân bổ chi phí và khấu hao sai kỳ: Ghi nhận tập trung vào một kỳ hoặc kéo dài không đúng thời gian sử dụng thực tế của tài sản, công cụ.

- Chi phí tiền lương, thưởng thiếu căn cứ chi trả: Không có hợp đồng lao động, bảng lương, quyết định thưởng hoặc chứng từ thanh toán phù hợp.

- Lưu trữ hồ sơ không đầy đủ, thất lạc chứng từ: Không đáp ứng yêu cầu xuất trình hồ sơ khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra.

Doanh nghiệp cần rà soát chi phí theo từng nhóm khoản chi, đối chiếu điều kiện được trừ và hoàn thiện hồ sơ ngay từ thời điểm phát sinh để hạn chế nguy cơ bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

Chi phí hợp lý hợp lệ là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp xác định đúng thu nhập chịu thuế và kiểm soát nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp. Ghi nhận chi phí đúng quy định, đầy đủ hồ sơ và phương thức thanh toán phù hợp hỗ trợ doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi thanh tra, quyết toán thuế.

Để nâng cao năng lực xử lý chi phí và thuế trong thực tế, Khóa học Kế toán thuế tại Kế toán Lê Ánh được thiết kế theo hướng thực hành, cập nhật chính sách thuế mới và hướng dẫn trực tiếp bởi đội ngũ giảng viên nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán – thuế.