Kế Toán Xã Phường Làm Những Công Việc Gì? Quy Định Mới Nhất

Trong hệ thống quản lý ngân sách nhà nước, kế toán xã, phường là bộ phận trực tiếp theo dõi và kiểm soát các khoản thu – chi ngân sách tại cơ sở, góp phần đảm bảo tính công khai, minh bạch và hiệu quả trong sử dụng nguồn lực công.

Khi thực hiện sáp nhập đơn vị hành chính, phạm vi quản lý và khối lượng công việc kế toán có nhiều thay đổi, từ tiếp nhận hồ sơ, rà soát số liệu đến tổ chức lại hệ thống sổ sách. Điều này đòi hỏi kế toán xã, phường phải cập nhật kịp thời quy định mới và áp dụng đúng ngay từ đầu.

Bài viết sau của Kế toán Lê Ánh sẽ giúp bạn hiểu rõ vai trò của kế toán xã, phường và những điểm cần lưu ý khi áp dụng Thông tư 24/2024/TT-BTC trong thực tế.

I. Kế toán xã phường là gì? Vị trí trong bộ máy hành chính

1. Khái quát về đơn vị hành chính cấp xã, phường

Xã, phường là đơn vị hành chính cấp cơ sở, trực tiếp quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ kinh tế – xã hội, quốc phòng – an ninh trên địa bàn. UBND xã, phường là đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, chịu trách nhiệm quản lý các khoản thu, chi ngân sách theo phân cấp và quy định của pháp luật.

Trong cơ cấu tổ chức của UBND xã, phường, bộ phận tài chính – kế toán giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các hoạt động tài chính được thực hiện đúng quy định, minh bạch và có kiểm soát.

2. Vai trò của kế toán trong UBND xã, phường

Kế toán xã, phường là người trực tiếp tổ chức công tác kế toán hành chính sự nghiệp tại đơn vị, có trách nhiệm ghi chép, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh liên quan đến ngân sách, tài sản công và các nguồn kinh phí được giao quản lý.

Bài viết tham khảo: Cách Hạch Toán Nợ Phải Thu Và Tạm Ứng Trong HCSN

Cụ thể, kế toán xã, phường có vai trò:

• Theo dõi và hạch toán thu – chi ngân sách xã;
• Quản lý tài sản công, công nợ và các nguồn kinh phí;
• Lập báo cáo kế toán, báo cáo quyết toán ngân sách theo quy định;
• Tham mưu cho lãnh đạo UBND xã, phường trong công tác quản lý tài chính.

3. Mối liên hệ giữa kế toán xã phường và Kho bạc Nhà nước

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, kế toán xã, phường có mối quan hệ nghiệp vụ chặt chẽ với Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch. Mọi khoản chi ngân sách đều phải được kiểm soát, thanh toán qua Kho bạc theo đúng quy trình.

Kế toán xã, phường chịu trách nhiệm:

• Lập hồ sơ thanh toán gửi Kho bạc Nhà nước;
• Phối hợp đối chiếu số liệu thu – chi, số dư tài khoản;
• Giải trình, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của Kho bạc khi cần thiết.

Việc phối hợp hiệu quả giữa kế toán xã, phường và Kho bạc Nhà nước là yếu tố quan trọng để đảm bảo chi ngân sách đúng mục đích, đúng chế độ và đúng quy định pháp luật.

II. Công việc kế toán xã, phường trước và sau sáp nhập đơn vị hành chính

1. Những thay đổi về phạm vi và khối lượng công việc sau sáp nhập

Việc sáp nhập đơn vị hành chính làm thay đổi đáng kể phạm vi quản lý tài chính – ngân sách của xã, phường. Sau sáp nhập, kế toán không chỉ tiếp tục theo dõi các nghiệp vụ phát sinh mới mà còn phải tiếp nhận, xử lý toàn bộ số liệu, hồ sơ kế toán tồn đọng của các đơn vị cũ.

Những thay đổi thường gặp bao gồm:

• Tăng quy mô ngân sách quản lý, nhiều nguồn thu – chi hơn;
• Gia tăng số lượng chứng từ, tài sản công, công nợ cần theo dõi;
• Phát sinh yêu cầu hợp nhất số liệu kế toán, chuẩn hóa sổ sách theo một hệ thống thống nhất;
• Áp lực đảm bảo số liệu chính xác, liên tục để phục vụ quyết toán ngân sách.

So với trước sáp nhập, công việc kế toán xã, phường không chỉ tăng về khối lượng mà còn phức tạp hơn về nghiệp vụ.

2. Trách nhiệm của kế toán trong giai đoạn chuyển tiếp sau sáp nhập

Trong giai đoạn chuyển tiếp, kế toán xã, phường đóng vai trò then chốt trong việc ổn định và tổ chức lại công tác kế toán theo quy định hiện hành.

Các công việc trọng tâm bao gồm:

• Rà soát số dư kế toán tại thời điểm sáp nhập: tiền, tài sản, công nợ, nguồn kinh phí;
• Tiếp nhận, bàn giao hồ sơ kế toán từ các đơn vị hành chính cũ, đảm bảo đầy đủ và có đối chiếu;
• Phân loại, xử lý các khoản tồn đọng, sai lệch hoặc chưa quyết toán;
• Tổ chức lại hệ thống sổ sách, tài khoản kế toán theo Thông tư 24/2024/TT-BTC;
• Phối hợp với cơ quan tài chính và Kho bạc Nhà nước để đảm bảo việc chi ngân sách không bị gián đoạn.

Bài viết tham khảo: Khóa Học Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp Tại Hà Nội 

Giai đoạn này đòi hỏi kế toán xã, phường nắm vững chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, đồng thời có kỹ năng tổng hợp và kiểm soát số liệu để hạn chế rủi ro sai sót trong quyết toán ngân sách.

III. Các công việc chính của kế toán xã, phường theo Thông tư 24

Theo Thông tư 24/2024/TT-BTC, kế toán xã, phường có trách nhiệm tổ chức và thực hiện toàn bộ công tác kế toán hành chính sự nghiệp tại đơn vị, bao gồm các nội dung trọng tâm sau:

1. Kế toán thu – chi ngân sách xã, phường

Kế toán xã, phường thực hiện ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các khoản thu, chi ngân sách theo phân cấp, đảm bảo đúng nguồn, đúng mục đích và đúng chế độ.

Cụ thể:

• Theo dõi các khoản thu ngân sách xã được hưởng theo quy định;
• Hạch toán chi thường xuyên, chi hoạt động, chi nhiệm vụ được giao;
• Kiểm soát chứng từ chi ngân sách trước khi gửi Kho bạc Nhà nước thanh toán;
• Theo dõi tình hình thực hiện dự toán ngân sách trong năm.

2. Kế toán tiền lương, phụ cấp và các khoản chi con người

Đây là phần hành chiếm tỷ trọng lớn trong chi ngân sách xã, phường. Kế toán có trách nhiệm:

• Tính và hạch toán tiền lương, phụ cấp, các khoản đóng góp theo chế độ;
• Theo dõi chi trả cho cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách;
• Lập hồ sơ, chứng từ thanh toán lương gửi Kho bạc Nhà nước;
• Đảm bảo chi trả đúng đối tượng, đúng mức và đúng thời gian.

3. Kế toán tài sản công

Kế toán xã, phường thực hiện quản lý và theo dõi tài sản công thuộc phạm vi quản lý của UBND xã, phường, bao gồm:

• Ghi nhận, theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ;
• Thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ;
• Theo dõi tăng, giảm tài sản; đặc biệt lưu ý việc bàn giao, tiếp nhận tài sản sau sáp nhập;
• Lập báo cáo về tình hình quản lý, sử dụng tài sản công theo quy định.

4. Kế toán các chương trình, dự án và nguồn kinh phí

Kế toán có trách nhiệm theo dõi riêng từng nguồn kinh phí, đảm bảo không sử dụng sai mục đích hoặc lẫn nguồn, bao gồm:

• Kinh phí mục tiêu, kinh phí chương trình dự án;
• Kinh phí ủy quyền, kinh phí hỗ trợ từ cấp trên;
• Theo dõi quyết toán từng nguồn theo yêu cầu quản lý ngân sách.

5. Lập báo cáo kế toán và quyết toán ngân sách xã

Cuối kỳ, kế toán xã, phường thực hiện:

• Lập báo cáo kế toán, báo cáo quyết toán ngân sách xã;
• Đối chiếu số liệu với Kho bạc Nhà nước;
• Cung cấp, giải trình số liệu phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra, kiểm toán.

Việc lập báo cáo phải đảm bảo đúng biểu mẫu, đúng thời hạn và đúng số liệu, phản ánh trung thực tình hình tài chính – ngân sách của xã, phường.

IV. Những lưu ý quan trọng khi áp dụng Thông tư 24 sau sáp nhập

Sau sáp nhập đơn vị hành chính, việc áp dụng Thông tư 24/2024/TT-BTC cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau để tránh sai sót trong quản lý và quyết toán ngân sách:

1. Rà soát và hợp nhất số liệu kế toán ban đầu

• Kiểm tra toàn bộ số dư tiền, tài sản, công nợ, nguồn kinh phí của các đơn vị cũ tại thời điểm sáp nhập;
• Thực hiện đối chiếu, bàn giao hồ sơ kế toán đầy đủ, có biên bản xác nhận;
• Xử lý dứt điểm các khoản tồn đọng, chênh lệch trước khi ghi nhận vào sổ kế toán của đơn vị mới.

2. Chuẩn hóa hệ thống sổ sách và tài khoản kế toán

• Thống nhất hệ thống tài khoản, sổ kế toán theo Thông tư 24;
• Không duy trì song song nhiều cách ghi sổ từ các đơn vị cũ;
• Đảm bảo số liệu kế toán liên tục, nhất quán giữa các kỳ sau sáp nhập.

3. Quản lý chặt chẽ tài sản công sau sáp nhập

• Kiểm kê, phân loại lại tài sản công tiếp nhận;
• Theo dõi đầy đủ tăng, giảm tài sản;
• Tránh tình trạng thiếu hồ sơ pháp lý hoặc ghi nhận trùng tài sản.

4. Theo dõi riêng từng nguồn kinh phí

• Không gộp chung các nguồn kinh phí khác nhau;
• Theo dõi chi tiết kinh phí thường xuyên, kinh phí mục tiêu, kinh phí ủy quyền;
• Đảm bảo sử dụng đúng mục đích, đúng nguồn, thuận lợi cho quyết toán.

5. Phối hợp chặt chẽ với Kho bạc Nhà nước và cơ quan tài chính

• Chủ động trao đổi với Kho bạc khi phát sinh vướng mắc trong thanh toán;
• Đối chiếu số liệu định kỳ;
• Thực hiện đúng quy trình kiểm soát chi theo quy định mới.

Bài viết tham khảo: Kế Toán Ngân Sách Xã, Phường Khác Gì So Với Kế Toán Doanh Nghiệp?

Kế toán xã, phường nên thực hiện rà soát tổng thể công tác kế toán ngay sau sáp nhập, cập nhật đầy đủ quy định của Thông tư 24 và chủ động chuẩn hóa hồ sơ, sổ sách để hạn chế rủi ro khi quyết toán, thanh tra, kiểm toán.

V. Kỹ năng và yêu cầu đối với kế toán xã, phường hiện nay

Trong bối cảnh sáp nhập đơn vị hành chính và áp dụng Thông tư 24/2024/TT-BTC, yêu cầu đối với kế toán xã, phường không chỉ dừng ở việc ghi chép sổ sách mà ngày càng mang tính tổng hợp và kiểm soát.

Một số kỹ năng và yêu cầu quan trọng bao gồm:

• Nắm vững chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, đặc biệt là các quy định mới liên quan đến thu – chi ngân sách, tài sản công và quyết toán ngân sách xã;
• Kỹ năng tổng hợp và rà soát số liệu, nhất là trong giai đoạn tiếp nhận, hợp nhất số liệu sau sáp nhập;
• Khả năng làm việc với Kho bạc Nhà nước, hiểu quy trình kiểm soát chi, chuẩn bị hồ sơ thanh toán đầy đủ, đúng quy định;
• Kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ kế toán, đảm bảo tính pháp lý, phục vụ thanh tra, kiểm tra, kiểm toán;
• Tinh thần chủ động cập nhật quy định mới, hạn chế tư duy làm theo thói quen cũ.

Việc đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trên giúp kế toán xã, phường thực hiện tốt nhiệm vụ, giảm áp lực khi quyết toán và kiểm tra tài chính.

Kế toán xã, phường giữ vai trò then chốt trong quản lý và sử dụng ngân sách nhà nước ở cấp cơ sở, đặc biệt trong bối cảnh sáp nhập đơn vị hành chính làm gia tăng khối lượng và tính phức tạp của công việc. Việc hiểu đúng và áp dụng đầy đủ Thông tư 24/2024/TT-BTC là điều kiện cần thiết để công tác kế toán được thực hiện đúng quy định, minh bạch và hiệu quả.

Để đáp ứng yêu cầu thực tế công việc, kế toán xã, phường nên chủ động cập nhật kiến thức và rèn luyện nghiệp vụ. Bạn có thể tham khảo các khóa học kế toán hành chính sự nghiệp được thiết kế bám sát Thông tư 24, tập trung vào thực hành thu – chi ngân sách, tài sản công và quyết toán, giúp áp dụng được ngay trong công việc tại đơn vị.