Kế Toán Các Khoản Chi Hoạt Động Hành Chính Sự Nghiệp

Trong các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN), “chi hoạt động” là các khoản chi thường xuyên phục vụ trực tiếp cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan như chi lương, phụ cấp, điện nước, văn phòng phẩm, công tác phí, hội nghị…

Kế toán chi hoạt động có vai trò theo dõi và kiểm soát toàn bộ quá trình sử dụng kinh phí, đảm bảo chi tiêu đúng mục đích, đúng chế độ và trong phạm vi dự toán được phê duyệt.

Hạch toán đúng quy định không chỉ giúp báo cáo tài chính, quyết toán ngân sách minh bạch, mà còn tránh rủi ro bị loại chi, xuất toán khi kiểm toán.

Do đó, kế toán cần nắm vững nguyên tắc và quy trình hạch toán chi hoạt động theo Thông tư 24/2024/TT-BTC và các quy định mới nhất để thực hiện công tác tài chính công hiệu quả, chuẩn mực.

 I. Khái niệm và phân loại các khoản chi hoạt động trong đơn vị HCSN

1. Khái niệm

Chi hoạt động là toàn bộ các khoản chi thường xuyên nhằm duy trì hoạt động bộ máy và thực hiện nhiệm vụ được giao của đơn vị hành chính sự nghiệp.

Nguồn kinh phí chi hoạt động chủ yếu đến từ ngân sách nhà nước (NSNN), ngoài ra có thể bổ sung từ nguồn thu phí, lệ phí, tài trợ hoặc viện trợ.

2. Phân loại chi hoạt động

• Chi cho con người: gồm tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn và các khoản đóng góp khác theo quy định.
• Chi quản lý hành chính: bao gồm chi điện, nước, văn phòng phẩm, thông tin liên lạc, công tác phí, hội nghị, tiếp khách, thuê dịch vụ, chi sửa chữa nhỏ.
• Chi nghiệp vụ chuyên môn: phục vụ trực tiếp cho công tác chuyên môn của đơn vị như mua sắm vật tư, thiết bị, chi đào tạo, nghiên cứu, tổ chức hội thảo, tập huấn.
• Chi sửa chữa thường xuyên tài sản cố định: bảo dưỡng, thay thế các bộ phận hư hỏng nhằm duy trì năng lực sử dụng của tài sản.
• Chi khác phục vụ hoạt động: bao gồm các khoản chi ngoài các nhóm trên nhưng cần thiết cho hoạt động của đơn vị.

3. Nguồn hình thành

Nguồn kinh phí chi hoạt động được hình thành từ:

• Ngân sách Nhà nước (NSNN): cấp phát theo dự toán được phê duyệt.
• Nguồn thu sự nghiệp: từ hoạt động dịch vụ, đào tạo, khám chữa bệnh, nghiên cứu khoa học...
• Nguồn thu phí, lệ phí được để lại chi: theo quy định của pháp luật.
• Nguồn viện trợ, tài trợ, đóng góp hợp pháp của tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

Bài viết tham khảo: Hướng dẫn lập dự toán ngân sách hàng năm cho đơn vị hành chính sự nghiệp

Phân loại rõ ràng các nhóm chi giúp kế toán HCSN hạch toán đúng tài khoản, đúng nguồn kinh phí và đảm bảo tính minh bạch khi lập báo cáo và quyết toán ngân sách.

II. Cơ sở pháp lý và nguyên tắc kế toán chi hoạt động

1. Cơ sở pháp lý

Công tác kế toán chi hoạt động trong đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) được thực hiện dựa trên các văn bản pháp lý hiện hành do Bộ Tài chính ban hành, bao gồm:

• Thông tư 107/2017/TT-BTC: Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp.
• Thông tư 136/2021/TT-BTC: Ban hành biểu mẫu sổ kế toán và quy định chế độ báo cáo tài chính.
• Thông tư 24/2024/TT-BTC : Cập nhật, thay thế các quy định cũ, bổ sung quy trình hạch toán điện tử và chuẩn hóa biểu mẫu kế toán công.

2. Nguyên tắc kế toán chi hoạt động

• Chi đúng dự toán được phê duyệt, đúng mục đích, đúng chế độ

Mọi khoản chi phải nằm trong phạm vi dự toán đã được cấp có thẩm quyền giao, phù hợp với quy định của Nhà nước về định mức chi tiêu và mục đích sử dụng kinh phí.

• Chứng từ phải đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp

Các khoản chi chỉ được ghi nhận khi có chứng từ kế toán đầy đủ, như hóa đơn, hợp đồng, bảng kê, biên bản nghiệm thu… theo đúng quy định của pháp luật kế toán và thuế.

• Phản ánh trung thực, kịp thời và chính xác

Số liệu chi hoạt động cần được phản ánh theo từng nguồn kinh phí (NSNN, thu sự nghiệp, viện trợ…) và theo từng nội dung chi để đảm bảo minh bạch khi lập báo cáo quyết toán.

• Không trùng lặp giữa các nguồn chi hoặc phần hành khác

Mỗi khoản chi chỉ được hạch toán một lần theo đúng nguồn kinh phí; tránh việc ghi nhận sai tài khoản hoặc hạch toán trùng giữa chi hoạt động và chi đầu tư.

• Tuân thủ quy trình kiểm soát chi qua Kho bạc Nhà nước

Đối với đơn vị sử dụng ngân sách, mọi khoản chi đều phải được Kho bạc Nhà nước kiểm soát trước khi thanh toán, đảm bảo đúng mục đích và đúng quy định về hồ sơ, chứng từ.

Việc tuân thủ nghiêm túc các nguyên tắc và căn cứ pháp lý trên giúp kế toán HCSN đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp và chính xác trong quản lý chi tiêu ngân sách, đồng thời hạn chế rủi ro bị loại chi khi quyết toán hoặc kiểm toán.

III. Hệ thống tài khoản và chứng từ sử dụng trong kế toán chi hoạt động

1. Tài khoản kế toán sử dụng

Trong công tác kế toán chi hoạt động, các tài khoản sau được sử dụng để phản ánh và theo dõi chi phí:

• TK 611 – Chi hoạt động: Ghi nhận toàn bộ các khoản chi thường xuyên của đơn vị.
• TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi Kho bạc: Phản ánh các khoản chi bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản tại Kho bạc Nhà nước.
• TK 312, 461, 466 – Nguồn kinh phí hoạt động: Ghi nhận nguồn kinh phí được cấp hoặc sử dụng từ các nguồn khác nhau.
• TK 334, 332 – Lương và các khoản trích theo lương: Hạch toán các khoản phải trả cho cán bộ, viên chức và các khoản trích nộp theo lương.
• TK 153, 152, 211, 214 – Công cụ, vật tư, tài sản cố định: Phản ánh các khoản chi mua sắm, sửa chữa, khấu hao tài sản phục vụ hoạt động của đơn vị.

Bài viết tham khảo : Khóa Học Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp Có Thu

2. Chứng từ kế toán

Để hạch toán chi hoạt động, kế toán cần lập và lưu giữ đầy đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ gồm:

• Giấy rút dự toán ngân sách, phiếu chi, ủy nhiệm chi.
• Bảng lương, bảng thanh toán phụ cấp, bảng chấm công.
• Bảng kê chi hoạt động, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, hợp đồng, đề nghị thanh toán.
• Giấy báo nợ, sao kê Kho bạc Nhà nước, hoặc các chứng từ xác nhận giao dịch ngân hàng.

Mỗi chứng từ phải được kiểm tra, phê duyệt và lưu trữ đúng quy định nhằm đảm bảo tính pháp lý khi quyết toán ngân sách hoặc kiểm toán.

3. Sổ sách kế toán

Hệ thống sổ sách phục vụ theo dõi chi hoạt động bao gồm:

• Sổ chi tiết TK 611 – Chi hoạt động.
• Sổ tổng hợp chi hoạt động theo từng nguồn kinh phí.
• Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi Kho bạc.
• Sổ theo dõi nguồn kinh phí (TK 312, 461, 466).

Việc ghi chép, cập nhật và đối chiếu các sổ sách này giúp kế toán kiểm soát chi tiêu, theo dõi tình hình sử dụng kinh phí và phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính – quyết toán hàng năm.

IV. Quy trình kế toán các khoản chi hoạt động trong đơn vị HCSN

Quy trình kế toán chi hoạt động được thực hiện theo trình tự thống nhất, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ từ khâu lập dự toán đến khâu báo cáo quyết toán.

1. Tiếp nhận dự toán chi được giao

Kế toán căn cứ vào quyết định giao dự toán của cấp có thẩm quyền để phân bổ và theo dõi từng nội dung chi theo mục lục ngân sách. Đây là cơ sở pháp lý để đơn vị triển khai các hoạt động chi tiêu trong năm.

2. Lập chứng từ khi phát sinh nghiệp vụ chi

Khi có nhu cầu chi tiêu, kế toán lập chứng từ kế toán như phiếu chi, giấy rút dự toán, bảng kê chi hoạt động, hóa đơn, hợp đồng… đảm bảo đúng nội dung, mục đích và trong phạm vi dự toán được duyệt.

Bài viết tham khảo: Kế Toán Ngân Sách Xã, Phường Khác Gì So Với Kế Toán Doanh Nghiệp?

3. Kiểm tra, đối chiếu và hạch toán kế toán

Sau khi chứng từ được phê duyệt, kế toán thực hiện ghi sổ:

•  Nợ TK 611 – Chi hoạt động
•  Có TK 111, 112, 334, 331… tùy theo hình thức chi.

 Các nghiệp vụ chi phải được kiểm tra và đối chiếu số liệu thường xuyên, đảm bảo tính chính xác và thống nhất giữa sổ kế toán và nguồn kinh phí.

4. Kiểm soát chi qua Kho bạc Nhà nước

Đối với đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, các khoản chi phải được Kho bạc Nhà nước thẩm định và kiểm soát trước khi thanh toán, nhằm đảm bảo chi đúng mục đích, đúng chế độ và đủ hồ sơ hợp lệ.

5. Phản ánh chi phí vào báo cáo quyết toán

Kế toán tổng hợp các khoản chi theo từng nguồn kinh phí và mục lục ngân sách, phản ánh trên các báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động, báo cáo thu – chi sự nghiệp và bảng cân đối tài khoản.

6. Đối chiếu, khóa sổ và lập báo cáo cuối kỳ

Cuối kỳ kế toán, đơn vị thực hiện đối chiếu số liệu với Kho bạc Nhà nước, khóa sổ các tài khoản chi, kiểm tra chênh lệch (nếu có) và tổng hợp số liệu phục vụ lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán năm.

Quy trình này giúp đảm bảo công tác kế toán chi hoạt động được thực hiện đúng trình tự, minh bạch, dễ kiểm soát và phù hợp với yêu cầu của cơ quan tài chính, kiểm toán nhà nước.

V. Một số nghiệp vụ chi hoạt động thường gặp và cách hạch toán

Trong kế toán hành chính sự nghiệp, các nghiệp vụ chi hoạt động diễn ra thường xuyên và đa dạng, tùy thuộc vào tính chất chi và nguồn kinh phí sử dụng. Dưới đây là những nghiệp vụ phổ biến cùng cách định khoản kế toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung.

1. Chi tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương (BHXH, KPCĐ, BHYT)

Phản ánh tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm, kinh phí công đoàn chi trả cho cán bộ, viên chức:

• Nợ TK 611, 332, 334
• Có TK 111, 112, 461

2. Chi văn phòng phẩm, điện nước, công tác phí, chi quản lý hành chính

Ghi nhận các khoản chi phục vụ hoạt động thường xuyên của cơ quan:

• Nợ TK 611
• Có TK 111, 112, 331

3. Chi sửa chữa thường xuyên tài sản cố định (TSCĐ)

Áp dụng cho các khoản chi nhằm bảo dưỡng, duy trì năng lực hoạt động của TSCĐ (không làm tăng nguyên giá):

• Nợ TK 611
• Có TK 111, 112, 331

4. Chi hội nghị, tập huấn, nghiệp vụ chuyên môn

Bao gồm chi tổ chức hội thảo, bồi dưỡng nghiệp vụ, đào tạo cán bộ, chi đoàn ra – đoàn vào:

• Nợ TK 611
• Có TK 111, 112, 331

5. Chi mua sắm công cụ, vật tư nhỏ lẻ, không đủ tiêu chuẩn TSCĐ

Những vật tư, công cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn (dưới 1 năm hoặc dưới 30 triệu đồng):

• Nợ TK 611
• Có TK 153, 111, 112

Ghi chú:

• Các khoản chi cần có chứng từ hợp lệ, phê duyệt của thủ trưởng đơn vị trước khi hạch toán.
• Mọi nghiệp vụ chi phải được phản ánh theo từng nguồn kinh phí để đảm bảo tính chính xác khi quyết toán.
• Kế toán cần lưu ý đối chiếu với Kho bạc Nhà nước để tránh trùng lặp hoặc sai lệch giữa số liệu nội bộ và số liệu kiểm soát chi.

VI. Sai sót thường gặp và cách khắc phục trong kế toán chi hoạt động

Trong quá trình thực hiện công tác kế toán chi hoạt động tại các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN), nhiều kế toán viên, đặc biệt là người mới, dễ gặp phải những sai sót khiến báo cáo bị lệch, hồ sơ bị trả lại hoặc chi phí bị loại khi quyết toán. Dưới đây là những lỗi phổ biến và hướng khắc phục:

1. Hạch toán sai nguồn kinh phí hoặc trùng lặp giữa các nguồn

Lỗi thường gặp: Nhầm lẫn giữa chi từ nguồn ngân sách nhà nước (NSNN) và nguồn thu sự nghiệp, phí, lệ phí, dẫn đến trùng lặp chi phí hoặc sai lệch báo cáo quyết toán.

Cách khắc phục:

• Thiết lập bảng theo dõi riêng cho từng nguồn kinh phí.
• Khi hạch toán, luôn xác định rõ nguồn chi trước khi lập chứng từ.
• Đối chiếu định kỳ giữa sổ kế toán và báo cáo nguồn kinh phí tại Kho bạc Nhà nước.

2. Chưa có chứng từ đầy đủ hoặc chi vượt dự toán

Lỗi thường gặp: Nhiều đơn vị chi tiêu khi chưa có hóa đơn, hợp đồng hoặc chứng từ thanh toán hợp lệ; hoặc chi vượt định mức, vượt dự toán được duyệt.

Cách khắc phục:

• Chỉ thực hiện hạch toán khi đầy đủ hồ sơ pháp lý và chứng từ gốc.
• Rà soát định kỳ số liệu dự toán và thực chi để kiểm soát chi tiêu kịp thời.
• Mọi khoản chi vượt dự toán phải có văn bản xin điều chỉnh được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền.

3. Không phản ánh kịp thời các khoản tạm ứng và hoàn ứng

Lỗi thường gặp: Không theo dõi, hạch toán hoặc hoàn ứng chậm khiến số liệu sổ sách không phản ánh đúng thực tế sử dụng kinh phí.

Cách khắc phục:

• Lập sổ theo dõi tạm ứng – hoàn ứng riêng.
• Định kỳ cuối tháng, đối chiếu công nợ tạm ứng với cá nhân, bộ phận sử dụng kinh phí.
• Hoàn ứng và hạch toán kịp thời theo quy định của Kho bạc Nhà nước.

4. Nhầm lẫn trong phân loại chi hoạt động – chi đầu tư – chi khác

Lỗi thường gặp: Ghi nhận sai bản chất khoản chi, ví dụ: chi sửa chữa lớn tài sản cố định (phải hạch toán chi đầu tư) lại được ghi nhận là chi hoạt động.

Cách khắc phục:

• Xác định mục đích và bản chất của khoản chi trước khi định khoản.
• Tham khảo hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 24/2025/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn phân loại chi ngân sách.
• Trao đổi với cơ quan tài chính hoặc kho bạc khi có vướng mắc.

Để hạn chế sai sót, kế toán HCSN cần thực hiện rà soát định kỳ, đối chiếu số liệu, lập bảng theo dõi nguồn – chi và kiểm tra đầy đủ hồ sơ trước khi quyết toán. Việc làm này không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch, mà còn nâng cao uy tín và hiệu quả quản lý tài chính công của đơn vị.