Quy Định Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán Trong Đơn Vị Hành Chính Sự Nghiệp Theo Thông tư 24/2024/TT-BTC

Thông tư 24/2024/TT-BTC được ban hành nhằm hướng dẫn các đơn vị hành chính sự nghiệp trong việc sử dụng phần mềm kế toán để tăng cường tính minh bạch, chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính. Được áp dụng cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp trên toàn quốc, bao gồm các cơ quan nhà nước, tổ chức công, và các đơn vị sự nghiệp công lập.

Bài viết sau đây của Kế toán Lê Ánh sẽ chia sẻ đến bạn đọc về Quy Định Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán Trong Đơn Vị Hành Chính Sự Nghiệp Theo Thông tư 24/2024/TT-BTC.

1. Các quy định chung về sử dụng phần mềm kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp theo thông tư 24/2024/TT-BTC

Phần mềm kế toán là công cụ hỗ trợ quản lý các công việc kế toán như ghi chép, xử lý, và báo cáo các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm kế toán giúp tăng tính chính xác, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro sai sót so với ghi chép thủ công.

Căn cứ Điều 11 Thông tư 24/2024/TT-BTC quy định về sử dụng phần mềm kế toán như sau:
- Đơn vị có thể sử dụng các phần mềm kế toán để thực hiện công việc kế toán theo quy định tại Thông tư 24/2024/TT-BTC.

- Trường hợp sử dụng phần mềm kế toán, đơn vị phải lựa chọn phần mềm kế toán đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy trình, nghiệp vụ kế toán quy định tại Thông tư 24/2024/TT-BTC, phù hợp với tổ chức bộ máy, hoạt động của đơn vị và đáp ứng các yêu cầu như sau:

a) Các quy trình được thiết lập trên phần mềm phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật kế toán, không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc, phương pháp kế toán và thông tin, số liệu trình bày trên các báo cáo được quy định tại Thông tư này và văn bản pháp luật có liên quan.

b) Việc xử lý các quy trình kế toán, các thông tin, số liệu liên quan đến nhau phải đảm bảo sự chính xác, phù hợp, không trùng lặp.

c) Thông tin, dữ liệu kế toán phải đảm bảo tính bảo mật, an toàn; tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo mật, an toàn thông tin. Các bước nghiệp vụ phải được phân quyền phù hợp, kiểm soát được việc truy cập của người sử dụng; có khả năng lưu vết các nội dung đã ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian và ngăn chặn, cảnh báo các sai sót khi nhập dữ liệu và trong suốt quá trình xử lý thông tin, số liệu kế toán. Hệ thống thông tin được thiết lập có khả năng cảnh báo, ngăn chặn việc can thiệp có chủ ý làm thay đổi thông tin, số liệu đã ghi sổ kế toán.

d) Giao diện đảm bảo thân thiện, thuận tiện cho người sử dụng, các vùng thông tin được phân biệt rõ ràng; có khả năng thực hiện các quy trình nghiệp vụ kế toán nhanh gọn, cung cấp các tiện ích khác nhau cho người sử dụng theo yêu cầu quản lý của đơn vị; cung cấp được dữ liệu đầu ra theo yêu cầu của đơn vị nhận thông tin, dữ liệu (đơn vị kế toán cấp trên, kho bạc nhà nước và đơn vị nhận thông tin khác) để tổng hợp báo cáo theo quy định.

đ) Có khả năng nâng cấp, sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính; có khả năng kết nối hoặc sẵn sàng kết nối với các phần mềm có liên quan theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

2. Quy trình triển khai và sử dụng phần mềm kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp theo Thông tư 24/2024/TT-BTC

Quy trình triển khai và sử dụng phần mềm kế toán là một quá trình quan trọng và phức tạp, bao gồm nhiều bước từ lựa chọn phần mềm, cài đặt, đào tạo đến vận hành và bảo trì.

• Phương pháp Lựa chọn phần mềm kế toán:

Các đơn vị phải lựa chọn phần mềm kế toán đã được Bộ Tài chính, các cơ quan có thẩm quyền thẩm định và phê duyệt.

Cần phải xác định các yêu cầu cụ thể của đơn vị về tính năng, chi phí, khả năng mở rộng, và hỗ trợ của các đơn vị. Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp nhất với nhu cầu đơn vị mình.

• Đào tạo và hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán trong đơn vị:

Cán bộ kế toán và nhân viên liên quan phải được đào tạo và hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng phần mềm.Bao gồm các bước từ nhập liệu, xử lý dữ liệu, lập báo cáo đến lưu trữ và bảo quản dữ liệu kế toán.

3. Quy định về bảo mật và an toàn thông tin về việc sử dụng phần mềm kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp theo thông tư 24/2024/TT-BTC

Bảo mật dữ liệu:

- Các đơn vị phải áp dụng các biện pháp bảo mật thông tin để đảm bảo dữ liệu kế toán không bị mất mát, hư hỏng hoặc truy cập trái phép.

- Tất cả dữ liệu kế toán phải được mã hóa khi lưu trữ và truyền tải để đảm bảo tính bảo mật và tránh việc bị truy cập trái phép.

- Chỉ những người có thẩm quyền mới được phép truy cập vào hệ thống phần mềm kế toán. Cần phân quyền rõ ràng và định kỳ kiểm tra quyền truy cập của người dùng.

- Sử dụng phương thức xác thực đa yếu tố để đảm bảo rằng chỉ những người dùng hợp lệ mới có thể truy cập vào hệ thống.

Sao lưu dữ liệu:

- Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ và lưu trữ ở nhiều địa điểm khác nhau để tránh mất mát dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố.

- Luôn cập nhật phần mềm kế toán lên phiên bản mới nhất để tận dụng các bản vá bảo mật và các tính năng mới.

- Đánh giá và quản lý rủi ro bảo mật thường xuyên, bao gồm các nguy cơ từ bên trong và bên ngoài.

Đào tạo và nâng cao nhận thức của nhân viên kế toán:

- Tổ chức các khóa đào tạo về bảo mật thông tin cho nhân viên sử dụng phần mềm kế toán, nhằm nâng cao nhận thức và kỹ năng bảo vệ dữ liệu.

- Áp dụng chính sách mật khẩu mạnh và yêu cầu nhân viên thay đổi mật khẩu định kỳ.

- Ngoài ra cần thiết lập hệ thống giám sát và cảnh báo để phát hiện sớm các hoạt động bất thường hoặc có nguy cơ bảo mật. Đồng thời thực hiện kiểm tra bảo mật định kỳ để phát hiện và khắc phục các lỗ hổng bảo mật trong hệ thống.

4. Báo cáo và kiểm tra về việc sử dụng phần mềm kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp theo thông tư 24/2024/TT-BTC

Việc kiểm tra và đánh giá thường xuyên việc sử dụng phần mềm kế toán không chỉ giúp đảm bảo hiệu quả làm việc mà còn tạo điều kiện để phát hiện và khắc phục kịp thời các vấn đề, từ đó nâng cao chất lượng công tác kế toán của đơn vị.

Bộ Tài chính sẽ thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ và đột xuất để đánh giá việc sử dụng phần mềm kế toán và đảm bảo tuân thủ các quy định của thông tư 24/2024/TT-BTC

Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng/phụ trách kế toán và những người có liên quan phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của thông tin, số liệu kế toán trình bày trên sổ kế toán và các báo cáo được kết xuất từ dữ liệu phần mềm kế toán.

Nhà cung cấp phần mềm phải đảm bảo phần mềm kế toán đáp ứng các yêu cầu của thông tư, hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị trong quá trình triển khai và sử dụng.

5. Chế tài xử lý vi phạm về việc sử dụng phần mềm kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Chế tài xử lý vi phạm sử dụng phần mềm kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp được quy định rõ trong các văn bản pháp luật về kế toán và tài chính. Dưới đây là những chế tài cụ thể thường áp dụng:

- Cảnh cáo hoặc khiển trách

Áp dụng cho các vi phạm nhẹ, lần đầu vi phạm, không gây hậu quả nghiêm trọng.

Ví dụ: Sử dụng phần mềm kế toán không đúng mục đích, không tuân thủ quy trình sử dụng phần mềm kế toán.

- Xử phạt hành chính

Theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập, mức phạt tiền có thể từ 3.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với các vi phạm như:

• Sử dụng phần mềm kế toán không có giấy phép hợp lệ.
• Sử dụng phần mềm kế toán không đạt chuẩn theo quy định của pháp luật.
• Không tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin kế toán trên phần mềm.

Các đơn vị không tuân thủ các quy định về sử dụng phần mềm kế toán sẽ bị xử phạt hành chính theo các mức phạt quy định.

- Thu hồi giấy phép hành nghề kế toán

Áp dụng cho các vi phạm nghiêm trọng, ảnh hưởng lớn đến hoạt động tài chính của đơn vị.

Ví dụ: Lập báo cáo tài chính giả mạo, cố tình sử dụng phần mềm kế toán để gian lận.

- Bắt buộc bồi thường thiệt hại

Đối với các vi phạm gây thiệt hại tài chính cho đơn vị hoặc bên thứ ba, cá nhân hoặc tổ chức vi phạm có thể bị buộc bồi thường toàn bộ thiệt hại.

Ví dụ: Làm mất mát, hỏng hóc dữ liệu kế toán dẫn đến thiệt hại tài chính.

- Kỷ luật lao động

Áp dụng các hình thức kỷ luật lao động như sa thải, đình chỉ công tác đối với các cá nhân vi phạm.

Ví dụ: Nhân viên kế toán cố tình vi phạm quy định về sử dụng phần mềm kế toán, gây hậu quả nghiêm trọng.

- Truy cứu trách nhiệm hình sự:

Trong trường hợp vi phạm gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc có dấu hiệu hình sự, cá nhân hoặc tổ chức vi phạm có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự.

Ví dụ: Thực hiện hành vi gian lận kế toán qua phần mềm kế toán, chiếm đoạt tài sản.

Thông tư 24/2024/TT-BTC đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và minh bạch trong quản lý tài chính của các đơn vị hành chính sự nghiệp. Việc sử dụng phần mềm kế toán không chỉ giúp các đơn vị tiết kiệm thời gian và nguồn lực mà còn đảm bảo tính chính xác và an toàn cho dữ liệu tài chính.

Hy vọng bài viết trên đây của kế toán Lê Ánh đã giúp bạn nắm bắt được Quy Định Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán Trong Đơn Vị Hành Chính Sự Nghiệp Theo Thông tư 24/2024/TT-BTC. Giúp bạn vận dụng tốt vào công việc của mình! Chúc các bạn thành công!

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp, khóa học kế toán cao cấp, khóa học kế toán quản trị, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích báo cáo tài chính, khóa học chứng chỉ kế toán trưởng, khóa học kế toán cho chủ doanh nghiệp, khóa học kế toán hành chính sự nghiệp... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán online/offline của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh 

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khoá học xuất nhập khẩu online - offline, khóa học hành chính nhân sự online - offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM