Mẫu Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa, bảo dưỡng hoặc nâng cấp, cải tạo hoàn thành theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC

Mẫu Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa, bảo dưỡng hoặc nâng cấp, cải tạo hoàn thành theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC là chứng từ kế toán quan trọng, dùng để xác nhận việc hoàn tất sửa chữa, nâng cấp hay cải tạo tài sản cố định trước khi đưa vào sử dụng lại. Biên bản này không chỉ giúp kế toán doanh nghiệp ghi nhận chính xác nguyên giá điều chỉnh và chi phí đầu tư bổ sung, mà còn là căn cứ pháp lý để theo dõi, tính khấu hao và quản lý tài sản theo quy định mới.
Qua bài viết này, Kế Toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết nội dung, cách lập và mẫu biểu chuẩn theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, giúp kế toán viên nắm vững quy trình bàn giao TSCĐ sau sửa chữa, bảo dưỡng hoặc nâng cấp một cách đúng chuẩn – đầy đủ – hợp lệ.
I. Quy trình lập và phê duyệt biên bản bàn giao TSCĐ sau sửa chữa – nâng cấp
Để đảm bảo việc bàn giao tài sản cố định (TSCĐ) sau sửa chữa, bảo dưỡng hoặc nâng cấp được thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình chuẩn được hướng dẫn tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, gồm các bước cụ thể sau:
Bước 1: Kiểm tra và nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành
Sau khi quá trình sửa chữa, bảo dưỡng hoặc nâng cấp TSCĐ kết thúc, bộ phận kỹ thuật và đơn vị sử dụng cần nghiệm thu thực tế khối lượng công việc đã hoàn thành.
Việc nghiệm thu phải xác định rõ phạm vi, chất lượng, thời điểm hoàn thành và chi phí thực tế phát sinh để làm căn cứ bàn giao. Đối với công trình có giá trị lớn hoặc sử dụng nhà thầu bên ngoài, phải có biên bản nghiệm thu và hóa đơn hợp lệ kèm theo.
Bước 2: Thành lập hội đồng bàn giao TSCĐ
Doanh nghiệp ra quyết định thành lập hội đồng bàn giao, gồm đại diện các bộ phận:
Kỹ thuật – chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng sửa chữa/nâng cấp;
Kế toán – tổng hợp chi phí, ghi nhận thay đổi nguyên giá;
Quản lý tài sản – theo dõi việc đưa tài sản vào sử dụng;
Bộ phận sử dụng tài sản – xác nhận tình trạng hoạt động sau khi sửa chữa.
Hội đồng có nhiệm vụ kiểm tra, xác nhận tính hoàn thiện của tài sản trước khi lập biên bản bàn giao chính thức.
Bước 3: Lập biên bản bàn giao theo mẫu quy định
Sau khi kiểm tra, hội đồng tiến hành lập Biên bản bàn giao TSCĐ sau sửa chữa – bảo dưỡng – nâng cấp theo mẫu ban hành kèm Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Trong biên bản phải ghi rõ:
Thông tin chi tiết về tài sản (tên, mã số, bộ phận sử dụng, lý do sửa chữa/nâng cấp);
Nội dung, phạm vi công việc và chi phí thực tế phát sinh;
Kết quả đạt được sau khi hoàn thành;
Kiến nghị về việc điều chỉnh nguyên giá, khấu hao hoặc thời gian sử dụng nếu có thay đổi.
Bước 4: Ký xác nhận và trình phê duyệt
Biên bản sau khi hoàn thành cần có chữ ký đầy đủ của các bên liên quan: bên giao, bên nhận, kế toán trưởng, trưởng bộ phận sử dụng và người đại diện pháp luật (hoặc người được ủy quyền).
Sau đó, biên bản được trình phê duyệt chính thức làm căn cứ ghi nhận điều chỉnh tài sản trong sổ kế toán và hồ sơ quản lý tài sản cố định của doanh nghiệp.
Bước 5: Cập nhật điều chỉnh kế toán và lưu hồ sơ
Sau khi biên bản được phê duyệt, kế toán tiến hành cập nhật các thông tin thay đổi:
Điều chỉnh nguyên giá TSCĐ (nếu việc sửa chữa/nâng cấp làm thay đổi giá trị tài sản);
Cập nhật lại thời gian khấu hao và giá trị còn lại của tài sản;
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng từ liên quan gồm biên bản nghiệm thu, hợp đồng sửa chữa, hóa đơn, bảng phân bổ chi phí và biên bản bàn giao theo đúng thời hạn quy định.
II. Mẫu Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa, bảo dưỡng hoặc nâng cấp, cải tạo hoàn thành theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC
>>> Tải Mẫu về: TẠI ĐÂY
III. Một số lưu ý khi lập biên bản bàn giao TSCĐ sau sửa chữa, nâng cấp
Khi lập Biên bản bàn giao TSCĐ sau sửa chữa – bảo dưỡng – nâng cấp, kế toán viên và bộ phận quản lý tài sản cần đặc biệt chú ý để đảm bảo chứng từ hợp lệ, đầy đủ và tuân thủ đúng quy định của Thông tư 99/2025/TT-BTC. Một số lưu ý quan trọng gồm:
1. Chỉ lập biên bản khi có đầy đủ chứng từ hoàn thành sửa chữa/nâng cấp
Biên bản chỉ được lập khi doanh nghiệp có hồ sơ hợp lệ chứng minh việc sửa chữa hoặc nâng cấp đã hoàn tất, bao gồm:
Biên bản nghiệm thu;
Hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng sửa chữa;
Hóa đơn tài chính;
Phiếu chi, phiếu xuất vật tư hoặc các chứng từ liên quan khác.
Những tài liệu này là căn cứ bắt buộc để xác nhận tính hợp lệ của chi phí và điều chỉnh tài sản trên sổ sách.
2. Ghi rõ căn cứ điều chỉnh nguyên giá
Trong biên bản cần thể hiện rõ việc sửa chữa/nâng cấp dẫn đến tăng, giảm hoặc giữ nguyên nguyên giá TSCĐ.
Việc ghi căn cứ điều chỉnh giúp minh bạch trong quản lý tài sản và thuận tiện khi cơ quan thuế, kiểm toán kiểm tra.
3. Điều chỉnh nguyên giá và khấu hao khi có thay đổi công suất hoặc thời gian sử dụng
Nếu việc sửa chữa hoặc nâng cấp làm tăng công suất hoạt động, kéo dài tuổi thọ kỹ thuật hoặc làm thay đổi tính năng của tài sản, kế toán phải:
Điều chỉnh nguyên giá TSCĐ theo quy định;
Xác định lại thời gian và mức khấu hao cho các kỳ tiếp theo.
Đây là yêu cầu quan trọng để đảm bảo giá trị tài sản phản ánh đúng bản chất kinh tế.
4. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký theo đúng thành phần quy định
Biên bản bàn giao chỉ hợp lệ khi có đủ chữ ký của:
Bên giao;
Bên nhận;
Kế toán trưởng;
Người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền.
Các chữ ký này thể hiện sự xác nhận về tính đầy đủ, chính xác của thông tin và việc bàn giao tài sản.
5. Lưu trữ hồ sơ đầy đủ theo quy định pháp luật
Biên bản bàn giao cần được lưu cùng các chứng từ đi kèm như:
Bảng dự toán sửa chữa;
Hợp đồng sửa chữa;
Hóa đơn, phiếu xuất vật tư;
Biên bản nghiệm thu;
Các tài liệu kỹ thuật có liên quan.
Việc lưu trữ đầy đủ không chỉ phục vụ công tác kiểm toán – thuế mà còn giúp doanh nghiệp quản lý tài sản chặt chẽ, tránh thất thoát hoặc sai lệch thông tin.
Việc sử dụng đúng Mẫu Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa, bảo dưỡng hoặc nâng cấp, cải tạo hoàn thành theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ trong việc ghi nhận, điều chỉnh nguyên giá và quản lý tài sản cố định. Đây là căn cứ quan trọng để kế toán xác định chi phí hợp lý, tính khấu hao chính xác và phản ánh trung thực giá trị tài sản trên báo cáo tài chính.
Qua hướng dẫn chi tiết trong bài viết, Kế Toán Lê Ánh hy vọng các kế toán viên sẽ nắm vững quy trình lập, ký duyệt và lưu trữ biên bản bàn giao TSCĐ sau sửa chữa – nâng cấp, từ đó giúp doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả, tuân thủ đúng quy định pháp lý và nâng cao chất lượng công tác kế toán tài chính.
>>> Tham khảo các khóa học tại Kế toán Lê Ánh:
KHÓA HỌC NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN
KHÓA HỌC KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỰC HÀNH
KHÓA HỌC KẾ TOÁN THUẾ CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU