Thưởng Bằng Hiện Vật, Voucher: Kế Toán Xử Lý Thế Nào

Bên cạnh thưởng bằng tiền, nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn thưởng bằng hiện vật hoặc voucher nhằm đa dạng hóa chính sách đãi ngộ cho người lao động. Tuy nhiên, hình thức thưởng này thường gây lúng túng cho kế toán trong việc xác định nghĩa vụ xuất hóa đơn, xử lý thuế GTGT, thuế TNCN và hạch toán chi phí. Bài viết dưới đây của Kế toán Lê Ánh sẽ làm rõ bản chất kế toán – thuế của thưởng bằng hiện vật, voucher và hướng dẫn cách xử lý đúng quy định, giúp kế toán hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế.

I. Thưởng bằng hiện vật, voucher – Vì sao kế toán dễ xử lý sai?

Xu hướng doanh nghiệp thưởng Tết, thưởng KPI bằng hiện vật, voucher

Thay vì chỉ thưởng tiền, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện vật hoặc voucher để linh hoạt ngân sách, tăng trải nghiệm cho người lao động và gắn thưởng với sản phẩm/dịch vụ. Tuy nhiên, sự đa dạng này kéo theo yêu cầu xử lý kế toán – thuế phức tạp hơn so với thưởng tiền mặt.

Những nhầm lẫn phổ biến giữa thưởng – quà tặng – phúc lợi

Kế toán thường nhầm lẫn giữa thưởng (bản chất tiền lương, tiền công), quà tặng (biếu tặng hàng hóa) và phúc lợi (chăm lo đời sống). Việc xác định sai bản chất dẫn đến xử lý sai nghĩa vụ xuất hóa đơn, khấu trừ thuế TNCN và điều kiện chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Rủi ro về thuế GTGT, thuế TNCN và chi phí TNDN nếu xử lý sai

Nếu không xác định đúng, doanh nghiệp có thể không xuất hóa đơn khi phải xuất, không khấu trừ TNCN đối với hiện vật/voucher, hoặc hạch toán sai khiến chi phí bị loại khi quyết toán. Hệ quả là bị truy thu, phạt và điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế. Vì vậy, nắm rõ bản chất và quy trình xử lý là yêu cầu bắt buộc với kế toán.

Bài viết tham khảo: Quà Tết Cho Khách Hàng: Hạch Toán Và Thuế Cần Biết

II. Thưởng bằng hiện vật, voucher là gì dưới góc độ pháp lý – kế toán?

Khái niệm thưởng bằng hiện vật, voucher

Thưởng bằng hiện vật là hình thức doanh nghiệp chi trả cho người lao động không bằng tiền, mà bằng hàng hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Thưởng bằng voucher là việc doanh nghiệp trao cho người lao động phiếu mua hàng, thẻ quà tặng hoặc quyền sử dụng dịch vụ với giá trị xác định, dùng để đổi lấy hàng hóa hoặc dịch vụ theo điều kiện nhất định.

Bản chất kế toán: tiền lương, tiền công hay phúc lợi

Dưới góc độ kế toán – thuế, việc xác định bản chất khoản chi là yếu tố quyết định cách xử lý. Nếu hiện vật hoặc voucher được chi trả gắn với kết quả làm việc, KPI, thưởng Tết, khoản này mang bản chất tiền lương, tiền công và chịu thuế TNCN. Trường hợp chi mang tính chăm lo, hỗ trợ đời sống theo chính sách chung của doanh nghiệp, khoản chi có thể được xem là phúc lợi, nhưng vẫn phải xem xét nghĩa vụ thuế tương ứng

>>> Xem thêm: Cách Giải Trình Với Cơ Quan Thuế Khi Quyết Toán

Phân biệt các trường hợp thường gặp

Thưởng bằng hiện vật:

Là khoản thưởng gắn với thành tích hoặc kết quả công việc, chi bằng hàng hóa cụ thể. Khoản này thường được xem là thu nhập từ tiền lương, tiền công, phải xử lý thuế TNCN và có thể phát sinh nghĩa vụ thuế GTGT khi xuất hàng.

Quà tặng phúc lợi:

Mang tính chăm lo, hỗ trợ người lao động theo chính sách phúc lợi chung. Việc xử lý thuế phụ thuộc vào bản chất khoản chi, giá trị và quy định nội bộ của doanh nghiệp.

Voucher có mệnh giá và voucher sử dụng dịch vụ:

Voucher có mệnh giá thể hiện giá trị tiền tệ cụ thể, thường được coi là lợi ích bằng tiền. Voucher sử dụng dịch vụ là quyền sử dụng dịch vụ nhất định. Mỗi loại voucher có cách xác định nghĩa vụ thuế và hạch toán khác nhau, kế toán cần phân biệt rõ để xử lý đúng quy định.

III. Thưởng bằng hiện vật, voucher có phải xuất hóa đơn không?

1. Trường hợp phải xuất hóa đơn

Doanh nghiệp phải lập hóa đơn khi thưởng bằng hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, kể cả trường hợp không thu tiền của người lao động. Theo quy định thuế GTGT, việc xuất hàng hóa để biếu, tặng, thưởng vẫn được xem là hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế.

Đối với voucher gắn trực tiếp với việc cung ứng hàng hóa, dịch vụ (voucher dùng để đổi hàng hoặc sử dụng dịch vụ cụ thể), doanh nghiệp cũng phải lập hóa đơn tại thời điểm trao thưởng hoặc thời điểm phát sinh cung ứng. Giá tính thuế được xác định theo giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm thưởng.

2. Trường hợp không phải xuất hóa đơn

Doanh nghiệp không phải xuất hóa đơn đối với các voucher mang tính quyền sử dụng, không phải là hàng hóa hay dịch vụ cụ thể tại thời điểm phát hành. Ngoài ra, một số khoản phúc lợi không gắn với việc xuất hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT cũng không phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn, nhưng vẫn cần đầy đủ hồ sơ nội bộ để hạch toán.

3. Lưu ý khi lập hóa đơn thưởng hiện vật, voucher

• Thời điểm lập hóa đơn: tại thời điểm giao hiện vật hoặc phát sinh quyền sử dụng voucher.
• Nội dung hóa đơn: ghi rõ hàng hóa, dịch vụ dùng để thưởng; không ghi giá thanh toán.
• Hạch toán đi kèm: cần thống nhất giữa hóa đơn, sổ kế toán và kê khai thuế để tránh sai lệch và rủi ro khi quyết toán thuế.

IV. Thưởng bằng hiện vật, voucher có chịu thuế TNCN không?

Khi nào được xem là thu nhập chịu thuế TNCN

Thưởng bằng hiện vật hoặc voucher được xem là thu nhập chịu thuế TNCN khi khoản thưởng mang bản chất là thu nhập từ tiền lương, tiền công, được doanh nghiệp chi trả cho người lao động gắn với kết quả làm việc, KPI hoặc thưởng Tết.

Trường hợp xác định rõ người hưởng và giá trị lợi ích nhận được, doanh nghiệp có trách nhiệm tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động theo quy định.

Cách xác định giá trị tính thuế TNCN đối với hiện vật, voucher

Giá trị tính thuế TNCN đối với hiện vật được xác định theo giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương trên thị trường tại thời điểm thưởng. Đối với voucher, giá trị tính thuế thường là mệnh giá hoặc giá trị quy đổi của voucher mà người lao động được hưởng. Kế toán cần căn cứ vào hóa đơn mua hàng, hợp đồng hoặc chứng từ liên quan để xác định đúng giá trị chịu thuế.

Thời điểm khấu trừ thuế TNCN

Thuế TNCN đối với thưởng bằng hiện vật, voucher được khấu trừ tại thời điểm doanh nghiệp chi trả hoặc trao thưởng cho người lao động, không phụ thuộc vào thời điểm ghi nhận chi phí kế toán. Việc khấu trừ, kê khai và nộp thuế đúng thời điểm giúp doanh nghiệp tránh sai sót và rủi ro khi quyết toán thuế.

V. Thưởng bằng hiện vật, voucher có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

Điều kiện chung để được tính chi phí được trừ

Khoản thưởng bằng hiện vật hoặc voucher được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện: phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất – kinh doanh; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; thanh toán đúng quy định và được hạch toán đúng bản chất khoản chi. Đồng thời, khoản thưởng phải được chi trả cho người lao động theo chính sách đã ban hành của doanh nghiệp.

Vai trò của quy chế lương – thưởng, quy chế phúc lợi

Quy chế lương – thưởng hoặc quy chế phúc lợi là căn cứ pháp lý quan trọng để cơ quan thuế xem xét tính hợp lệ của chi phí. Trường hợp thưởng bằng hiện vật, voucher gắn với KPI, kết quả làm việc, nội dung này cần được quy định rõ trong quy chế hoặc quyết định thưởng. Việc thiếu quy chế hoặc quy định không rõ ràng sẽ khiến chi phí thưởng dễ bị loại khi quyết toán thuế.

Trường hợp bị loại chi phí thường gặp

Một số trường hợp phổ biến dẫn đến việc chi phí thưởng bằng hiện vật, voucher không được trừ gồm: không có quy chế hoặc quyết định thưởng; không xuất hóa đơn khi thưởng bằng hàng hóa chịu thuế GTGT; không khấu trừ thuế TNCN đối với người lao động; hoặc hồ sơ, chứng từ không đầy đủ, không chứng minh được mối liên hệ với hoạt động sản xuất – kinh doanh.

Bài viết tham khảo: Tiền thưởng Tết có phải đóng thuế TNCN, thuế TNDN và BHXH không

VI. Hạch toán kế toán thưởng bằng hiện vật, voucher

1. Tài khoản kế toán thường sử dụng

• TK 334 – Phải trả người lao động: ghi nhận khoản thưởng phải trả
• TK 156 – Hàng hóa (hoặc 153): theo dõi hiện vật thưởng
• TK 642 / 622 / 627: ghi nhận chi phí (tùy đối tượng hưởng)
• TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (khi xuất hóa đơn thưởng hiện vật)
• TK 111 / 112: thanh toán tiền mua hiện vật/voucher

2. Hạch toán khi mua hiện vật/voucher

• Mua hiện vật/voucher phục vụ thưởng:

• Nợ TK 156 (hoặc 242 nếu phân bổ)
• Nợ TK 133 (nếu được khấu trừ)
• Có TK 111/112/331

3. Hạch toán khi trao thưởng cho người lao động

• Ghi nhận chi phí thưởng:

• Nợ TK 642 (hoặc 622/627)
• Có TK 156 (giá trị hiện vật/voucher)

• Đồng thời ghi nhận khoản thưởng phải trả (nếu theo quy trình qua TK 334):

• Nợ TK 642
• Có TK 334

4. Hạch toán thuế GTGT, thuế TNCN liên quan

Thuế GTGT: nếu thưởng bằng hàng hóa chịu thuế và thuộc diện phải xuất hóa đơn, ghi nhận thuế GTGT đầu ra:

• Nợ TK 642
• Có TK 3331

Thuế TNCN: nếu thưởng là thu nhập chịu thuế, thực hiện khấu trừ khi trao thưởng/chi trả:

• Nợ TK 334
• Có TK 3335 (Thuế TNCN)

5. Ví dụ minh họa ngắn, dễ áp dụng

Doanh nghiệp thưởng voucher mua hàng trị giá 2.000.000 đồng/người cho 10 nhân viên (tổng 20.000.000 đồng), voucher chịu thuế TNCN:

Mua voucher:

• Nợ TK 156: 20.000.000
• Có TK 112: 20.000.000

Trao thưởng và ghi nhận chi phí:

• Nợ TK 642: 20.000.000
• Có TK 156: 20.000.000

Khấu trừ thuế TNCN (nếu có):

• Nợ TK 334
• Có TK 3335

Hạch toán đúng tài khoản và xử lý đồng bộ thuế GTGT, thuế TNCN giúp doanh nghiệp ghi nhận chi phí hợp lệ và hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế.

VII. Hồ sơ, chứng từ và những sai sót thường gặp khi thưởng bằng hiện vật, voucher

Hồ sơ, chứng từ cần có khi thưởng bằng hiện vật, voucher

Để khoản thưởng bằng hiện vật hoặc voucher được hạch toán đúng và được chấp nhận khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, chứng từ sau:

• Quy chế thưởng, quyết định thưởng thể hiện rõ căn cứ, đối tượng và hình thức thưởng
• Danh sách người lao động nhận thưởng, kèm giá trị thưởng cụ thể
• Hóa đơn mua hàng, hóa đơn voucher hợp pháp, đúng quy định
• Chứng từ thanh toán hợp lệ (phiếu chi, ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng…)

Những sai sót kế toán – thuế thường gặp

Thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp rủi ro do không xuất hóa đơn khi thưởng bằng hiện vật, dẫn đến bị truy thu thuế GTGT. Bên cạnh đó, việc không khấu trừ thuế TNCN đối với hiện vật, voucher có giá trị hoặc nhầm lẫn giữa chi phúc lợi và tiền thưởng cũng là lỗi phổ biến.

Ngoài ra, hồ sơ thiếu quy chế thưởng, danh sách người nhận hoặc chứng từ thanh toán không đầy đủ sẽ khiến doanh nghiệp khó bảo vệ chi phí khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

Việc chuẩn bị hồ sơ chặt chẽ và nhận diện sớm các sai sót giúp kế toán xử lý thưởng hiện vật, voucher an toàn và đúng quy định.

Thưởng bằng hiện vật, voucher là hình thức đãi ngộ ngày càng phổ biến nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro về kế toán – thuế nếu không xử lý đúng bản chất. Việc xác định chính xác nghĩa vụ xuất hóa đơn, khấu trừ thuế TNCN, hạch toán chi phí và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là yếu tố then chốt để khoản thưởng được chấp nhận khi quyết toán thuế.

Để nắm chắc các nghiệp vụ này và xử lý đúng – đủ – an toàn thuế trong thực tế, kế toán có thể tham khảo các khóa học kế toán tại Lê Ánh, được giảng dạy trực tiếp bởi kế toán trưởng, chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm. Chương trình học chú trọng thực hành hồ sơ, hạch toán và xử lý tình huống thực tế, giúp bạn tự tin áp dụng ngay vào công việc.

>>> Tham khảo: KHÓA HỌC KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỰC HÀNH