Các Khoản Chi Cuối Năm Dễ Bị Loại Khi Quyết Toán Thuế

Quyết toán thuế cuối năm luôn là giai đoạn nhạy cảm đối với doanh nghiệp, đặc biệt khi cơ quan thuế tập trung rà soát tính hợp lý, hợp lệ của các khoản chi phát sinh. Nhiều khoản chi được ghi nhận đầy đủ trên sổ sách kế toán nhưng vẫn bị loại khi quyết toán do chưa đáp ứng đúng quy định về thuế TNDN hoặc bị xác định là thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Sai sót thường phát sinh ở nhóm chi phúc lợi, tiền thưởng, chi trả cuối năm và các khoản trích trước, dẫn đến rủi ro truy thu thuế và xử phạt hành chính.

Bài viết sau Kế toán Lê Ánh chia sẻ về các khoản chi cuối năm dễ bị loại khi quyết toán thuế, tập trung phân tích dưới góc độ chuyên môn kế toán – thuế, bám sát quy định pháp luật hiện hành năm 2025, đồng thời làm rõ những lỗi doanh nghiệp và kế toán thường gặp để chủ động rà soát, điều chỉnh hồ sơ trước kỳ quyết toán.

 

I. Những Khoản Chi Dễ Bị Loại Khi Quyết Toán Thuế TNDN

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng đầy đủ điều kiện: phát sinh thực tế, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật. Khoản chi không đáp ứng các điều kiện này sẽ bị loại khi quyết toán thuế TNDN, kể cả đã hạch toán trên sổ kế toán.

1. Khoản chi không đáp ứng điều kiện được trừ theo Luật Thuế TNDN

• Chi phí không phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi thiếu hóa đơn, hóa đơn không hợp pháp hoặc chứng từ kèm theo không đầy đủ theo quy định về hóa đơn, chứng từ.
• Chi phí phát sinh nhưng không chứng minh được mối liên hệ với doanh thu chịu thuế.

2. Khoản chi thanh toán không đúng quy định

• Khoản chi có hóa đơn giá trị lớn nhưng thanh toán bằng tiền mặt, không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật thuế.
• Thanh toán qua tài khoản không đúng đối tượng giao dịch, không phản ánh đúng bản chất kinh tế của khoản chi.

3. Khoản chi vượt mức khống chế theo quy định của Luật Thuế TNDN

• Chi phúc lợi cho người lao động vượt mức được trừ theo quy định.
• Chi trả lãi vay vượt giới hạn cho phép, đặc biệt đối với các khoản vay từ bên có quan hệ liên kết.
• Chi phí quản lý phân bổ không bảo đảm nguyên tắc hợp lý, hợp lệ.

4. Khoản chi trích trước, dự phòng và khấu hao không đúng quy định

• Trích trước chi phí cuối năm khi chưa phát sinh nghĩa vụ chi hoặc chưa đủ hồ sơ pháp lý.
• Trích lập dự phòng không đúng đối tượng, không đúng phương pháp hoặc vượt mức cho phép.
• Khấu hao tài sản cố định không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc không đủ điều kiện ghi nhận theo quy định.

5. Các khoản chi bị loại khi xác định thu nhập chịu thuế

• Tiền phạt vi phạm hành chính, tiền phạt thuế và các khoản phạt khác theo quy định pháp luật.
• Khoản chi mang tính chất chi tiêu cá nhân của chủ doanh nghiệp, người quản lý.
• Chi phí đã được bù đắp từ nguồn kinh phí khác.

II. Các Khoản Chi Trả Cho Người Lao Động Dễ Sai Khi Quyết Toán Thuế TNCN

Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15, thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công bao gồm toàn bộ các khoản người lao động nhận được từ người sử dụng lao động, trừ các khoản được miễn thuế theo quy định. Khi quyết toán thuế TNCN, cơ quan thuế tập trung rà soát bản chất chi trả thay vì cách hạch toán kế toán, dẫn đến nhiều khoản chi dễ bị xác định sai thu nhập chịu thuế.

1. Tiền lương, tiền thưởng và các khoản có tính chất tiền lương

• Tiền thưởng cuối năm, thưởng hiệu quả công việc, thưởng doanh số, thưởng KPI.
• Khoản chi trả bằng tiền hoặc hiện vật gắn với kết quả lao động, thời gian làm việc.
• Khoản thưởng chi sau thời điểm kết thúc năm nhưng thuộc thu nhập của năm tính thuế theo nguyên tắc xác định thu nhập.

2. Các khoản phúc lợi không đáp ứng điều kiện miễn thuế

• Tiền ăn ca, ăn trưa vượt mức miễn thuế theo quy định.
• Chi hiếu hỉ, sinh nhật, nghỉ mát, quà tặng chi trả bằng tiền hoặc không theo quy chế chung.
• Phúc lợi chi riêng cho cá nhân, không áp dụng đồng đều trong doanh nghiệp.

3. Khoản chi trả thay cho người lao động

• Tiền thuê nhà, điện, nước, dịch vụ sinh hoạt do doanh nghiệp chi trả vượt mức được miễn.
• Vé máy bay, chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt không đáp ứng điều kiện miễn thuế TNCN.
• Bảo hiểm không bắt buộc hoặc các khoản chi mang lại lợi ích trực tiếp cho cá nhân người lao động.

4. Thu nhập từ nhiều nguồn chưa được tổng hợp đầy đủ

• Người lao động có thu nhập từ nhiều nơi nhưng chưa thực hiện quyết toán theo quy định.
• Trường hợp ký nhiều hợp đồng lao động trong cùng năm tính thuế.
• Thu nhập vãng lai đã khấu trừ nhưng chưa đúng tỷ lệ hoặc chưa tổng hợp khi quyết toán.

5. Sai sót khi khấu trừ và quyết toán thuế TNCN

• Áp dụng sai đối tượng miễn thuế, giảm trừ gia cảnh.
• Không khấu trừ thuế đối với khoản chi trả thuộc diện chịu thuế.
• Xác định sai thời điểm tính thuế dẫn đến thiếu số thuế phải nộp khi quyết toán.

III. Các Khoản Chi Vừa Bị Loại Chi Phí TNDN Vừa Bị Truy Thu Thuế TNCN

Khi quyết toán thuế, cơ quan thuế đánh giá đồng thời nghĩa vụ thuế TNDN của doanh nghiệp và thuế TNCN đối với người lao động. Nhiều khoản chi được hạch toán vào chi phí nhưng không đáp ứng điều kiện được trừ theo Luật Thuế TNDN, đồng thời lại mang bản chất là thu nhập chịu thuế của cá nhân, dẫn đến rủi ro bị loại chi phí và truy thu thuế TNCN.

1. Chi phúc lợi cho người lao động không đúng quy định

Phúc lợi chi bằng tiền mặt hoặc hiện vật nhưng không có quy chế, không áp dụng chung.

Khoản chi vượt mức được trừ theo Luật Thuế TNDN.

Phần chi vượt bị loại chi phí, đồng thời tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

2. Khoản chi trả mang tính chất tiền lương nhưng hạch toán sai

Thưởng, hỗ trợ, phụ cấp chi ngoài hợp đồng lao động hoặc ngoài thỏa ước lao động.

Khoản chi không được ghi nhận đầy đủ trên bảng lương, bảng tính thuế.

Doanh nghiệp bị loại chi phí, người lao động bị truy thu thuế TNCN.

3. Khoản chi phục vụ cá nhân nhưng ghi nhận cho doanh nghiệp

Chi phí sinh hoạt, đi lại, nhà ở, du lịch mang tính cá nhân của lãnh đạo, người lao động.

Khoản chi không chứng minh được phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Chi phí bị loại khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và bị xác định là thu nhập chịu thuế TNCN.

4. Chi trả cho cá nhân nhưng không khấu trừ thuế TNCN

Chi trả cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 03 tháng.

Chi trả thu nhập vãng lai nhưng không khấu trừ thuế theo tỷ lệ quy định.

Doanh nghiệp bị truy thu thuế TNCN, tiền chậm nộp và xử phạt.

5. Khoản chi không phù hợp giữa hồ sơ kế toán và hồ sơ thuế

Chi phí được hạch toán kế toán nhưng không phản ánh trên hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

Số liệu chi phí tiền lương, phúc lợi không khớp giữa báo cáo tài chính và quyết toán thuế.

Rủi ro cao khi cơ quan thuế đối chiếu, thanh tra sau quyết toán.

IV. Cách Rà Soát Và Xử Lý Chi Phí Cuối Năm Để Tránh Rủi Ro Khi Quyết Toán Thuế

Trước thời điểm quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chủ động rà soát toàn bộ các khoản chi phát sinh trong năm nhằm bảo đảm phù hợp với quy định về thuế TNDN và thuế TNCN. Rà soát sớm giúp hạn chế rủi ro bị loại chi phí, truy thu thuế và xử phạt sau thanh tra.

Phân loại chi phí theo từng sắc thuế

- Tách rõ chi phí được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

- Xác định các khoản chi trả cho người lao động thuộc diện chịu thuế TNCN.

- Đối chiếu tính chất chi phí với quy định của từng luật thuế.

Rà soát hóa đơn, chứng từ và hình thức thanh toán

- Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ kế toán.

- Đối chiếu hình thức thanh toán với quy định về thanh toán không dùng tiền mặt.

- Loại bỏ sớm các khoản chi thiếu căn cứ pháp lý trước khi lập hồ sơ quyết toán.

Kiểm soát chi phí tiền lương, thưởng và phúc lợi

- Đối chiếu bảng lương, hợp đồng lao động, thỏa ước lao động và quy chế chi trả.

- Rà soát các khoản thưởng, phúc lợi chi cuối năm theo đúng bản chất thu nhập chịu thuế.

- Bổ sung khấu trừ thuế TNCN đối với các khoản chi trả còn thiếu.

Rà soát các khoản trích trước, dự phòng và khấu hao

- Kiểm tra căn cứ trích lập, mức trích và thời điểm ghi nhận.

- Điều chỉnh các khoản trích chưa đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật.

- Đối chiếu hồ sơ tài sản cố định và phương pháp khấu hao.

Đối chiếu số liệu giữa hồ sơ kế toán và hồ sơ thuế

- So khớp số liệu chi phí trên báo cáo tài chính với quyết toán thuế TNDN.

- Đối chiếu thu nhập chịu thuế TNCN với hồ sơ khấu trừ và quyết toán thuế.

- Hoàn thiện hồ sơ giải trình trước khi nộp quyết toán.

V. FAQ - Các Câu Hỏi Thường Gặp

Khoản chi nào dễ bị loại nhất khi quyết toán thuế TNDN?

Các khoản thiếu hóa đơn hợp pháp, thanh toán sai hình thức, chi phúc lợi vượt mức và chi không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.

Thưởng cuối năm có chịu thuế TNCN không?

Thưởng cuối năm thuộc thu nhập chịu thuế TNCN, trừ trường hợp đáp ứng điều kiện miễn theo quy định.

Phúc lợi cho người lao động có bị tính thuế TNCN không?

Phúc lợi vượt mức miễn thuế hoặc chi không theo quy chế chung sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Khoản chi nào vừa bị loại TNDN vừa bị truy thu TNCN?

Chi phúc lợi, thưởng, chi trả mang tính cá nhân nhưng hạch toán cho doanh nghiệp.

Thời điểm nào cần rà soát chi phí để tránh rủi ro quyết toán?

Thời điểm cuối năm tài chính và trước khi lập hồ sơ quyết toán thuế.

Khi quyết toán thuế cuối năm kế toán và doanh nghiệp nên nắm rõ bản chất từng khoản chi, đồng thời đối chiếu đầy đủ quy định về thuế TNDN và thuế TNCN. Rà soát chi phí sớm, phân loại đúng ngay từ đầu là cơ sở hạn chế rủi ro bị loại chi phí, truy thu thuế và xử phạt sau thanh tra.

Để nắm vững cách xử lý chi phí, tiền lương, phúc lợi và quyết toán thuế theo quy định mới, Khóa học Kế toán thuế tại Kế toán Lê Ánh được xây dựng theo hướng thực hành, bám sát hồ sơ quyết toán thực tế, hỗ trợ học viên chủ động xử lý các tình huống thường gặp tại doanh nghiệp.