Cách Nộp Hồ Sơ Giải Thể Doanh Nghiệp Qua Mạng Từng Bước

Nộp hồ sơ giải thể doanh nghiệp qua mạng được thực hiện trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Từ ngày 23/07/2026, người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia, sau đó kê khai thông tin, tải hồ sơ điện tử, xác thực và gửi hồ sơ theo quy trình của hệ thống.

Trước khi nộp, doanh nghiệp cần hoàn thành các bước cần thiết của quá trình giải thể, xử lý các khoản nợ và chuẩn bị đúng thành phần hồ sơ. Hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ bằng bản giấy nếu đáp ứng đầy đủ yêu cầu theo quy định.

Bài viết dưới đây, Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn cách nộp hồ sơ giải thể doanh nghiệp qua mạng từng bước, từ chuẩn bị hồ sơ, đăng nhập hệ thống, kê khai thông tin đến theo dõi kết quả và xử lý trường hợp hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Cách nộp hồ sơ giải thể doanh nghiệp qua mạng từng bước

1. Nộp Hồ Sơ Giải Thể Doanh Nghiệp Qua Mạng Ở Đâu?

Theo quy định hiện hành về đăng ký doanh nghiệp qua mạng, người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập thông qua:

• Cổng Dịch vụ công quốc gia; hoặc
• Ứng dụng định danh quốc gia;

Sau đó truy cập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để thực hiện thủ tục.

Đây là điểm cần đặc biệt lưu ý từ ngày 23/07/2026, khi Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng.

Doanh nghiệp không nên làm theo các bài hướng dẫn cũ yêu cầu tạo hoặc sử dụng “tài khoản đăng ký kinh doanh” theo quy trình trước đây mà cần thực hiện theo cơ chế định danh điện tử đang áp dụng.

2. Điều Kiện Để Nộp Hồ Sơ Giải Thể Doanh Nghiệp Qua Mạng

Theo quy định về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử, hồ sơ điện tử phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

Thứ nhất, có đầy đủ thành phần hồ sơ theo quy định.

Các giấy tờ của bộ hồ sơ giấy được chuyển thành văn bản điện tử theo yêu cầu.

Thứ hai, nội dung hồ sơ phải được kê khai đầy đủ.

Thông tin nhập trực tiếp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải thống nhất với nội dung của các giấy tờ trong hồ sơ.

Thứ ba, người nộp hồ sơ phải cung cấp thông tin liên hệ.

Trong đó có số điện thoại và thư điện tử để phục vụ việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ.

Thứ tư, hồ sơ phải được xác thực theo đúng chủ thể thực hiện.

Cách thực hiện có sự khác nhau giữa:

• Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp; và
• Người được ủy quyền thực hiện thủ tục.

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng đáp ứng đủ yêu cầu có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ bằng bản giấy.

3. Cần Chuẩn Bị Những Gì Trước Khi Nộp Hồ Sơ Giải Thể Qua Mạng?

Trước khi bắt đầu thao tác, doanh nghiệp nên chuẩn bị toàn bộ giấy tờ và kiểm tra nội dung một lần để hạn chế phải bổ sung sau khi gửi.

3.1. Hồ sơ đăng ký giải thể

Ở bước hoàn tất giải thể, hồ sơ cơ bản gồm:

1. Thông báo về giải thể doanh nghiệp;
2. Báo cáo thanh lý tài sản doanh nghiệp;
3. Danh sách chủ nợ và số nợ đã thanh toán, gồm cả các khoản nợ về thuế và nợ bảo hiểm của người lao động nếu có.

Thông báo giải thể hiện sử dụng Mẫu số 30 theo biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp đang có hiệu lực.

3.2. Hồ sơ bổ sung theo trường hợp cụ thể

Doanh nghiệp cần kiểm tra thêm:

• Giấy tờ ủy quyền nếu người thực hiện không phải người có thẩm quyền;
• Bản sao sổ đăng ký cổ đông nếu công ty cổ phần thuộc trường hợp phải nộp;
• Các tài liệu khác theo tình trạng pháp lý và loại hình doanh nghiệp.

3.3. Kiểm tra tình trạng chi nhánh và địa điểm kinh doanh

Trước khi nộp hồ sơ đăng ký giải thể doanh nghiệp, cần hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động đối với:

• Chi nhánh;
• Văn phòng đại diện;
• Địa điểm kinh doanh;

Nếu doanh nghiệp đang có các đơn vị này.

3.4. Kiểm tra công nợ và nghĩa vụ thuế

Doanh nghiệp chỉ nộp hồ sơ đăng ký giải thể ở bước cuối sau khi đã thanh toán hết các khoản nợ theo quy định.

Kế toán nên kiểm tra:

☐ Công nợ phải trả đã xử lý

☐ Nợ thuế đã rà soát

☐ Bảo hiểm đã đối chiếu

☐ Quyền lợi người lao động đã xử lý

☐ Tài sản đã thanh lý hoặc có hồ sơ xử lý

☐ Số liệu trong hồ sơ thống nhất với sổ kế toán

→ Xem chi tiết: Hồ sơ giải thể doanh nghiệp gồm những gì? Hướng dẫn chuẩn bị chi tiết

4. Cách Nộp Hồ Sơ Giải Thể Doanh Nghiệp Qua Mạng Từng Bước

Quy trình thực hiện có thể tóm tắt thành 7 bước.

7 bước nộp hồ sơ giải thể doanh nghiệp qua mạng

Bước 1. Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử

Người nộp hồ sơ đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử.

Từ đó, người dùng truy cập vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để thực hiện thủ tục.

Từ 23/07/2026, đây là cách đăng nhập được áp dụng theo quy định mới về đăng ký doanh nghiệp qua mạng.

Bước 2. Chọn doanh nghiệp và thủ tục giải thể

Sau khi truy cập hệ thống, người nộp xác định đúng doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục và lựa chọn nhóm thủ tục liên quan đến:

Giải thể doanh nghiệp.

Cần đặc biệt tránh nhầm với:

• Thông báo doanh nghiệp đang làm thủ tục giải thể;
• Hủy bỏ nghị quyết hoặc quyết định giải thể;
• Chấm dứt hoạt động chi nhánh;
• Tạm ngừng kinh doanh.

Nếu doanh nghiệp mới chỉ ban hành quyết định giải thể nhưng chưa xử lý xong nghĩa vụ, cần kiểm tra xem đang ở giai đoạn bắt đầu giải thể hay giai đoạn đăng ký hoàn tất giải thể.

Bước 3. Kê khai thông tin trên hệ thống

Người nộp hồ sơ kê khai đầy đủ các trường thông tin theo yêu cầu.

Các thông tin thường cần kiểm tra kỹ gồm:

• Tên doanh nghiệp;
• Mã số doanh nghiệp;
• Địa chỉ trụ sở;
• Thông tin người đại diện;
• Thông tin người nộp hồ sơ;
• Số điện thoại;
• Thư điện tử;
• Nội dung liên quan đến giải thể.

Thông tin khai trực tuyến phải trùng khớp với hồ sơ điện tử.

Ví dụ, nếu ngày quyết định giải thể trên file tải lên là ngày 10/09 nhưng trên hệ thống nhập ngày 11/09, hồ sơ có thể phát sinh yêu cầu sửa đổi.

Bước 4. Tải hồ sơ điện tử lên hệ thống

Người nộp hồ sơ tải các tài liệu thuộc thành phần hồ sơ lên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Các tài liệu nên:

• Được scan hoặc chuyển sang định dạng điện tử rõ ràng;
• Đủ trang;
• Không bị mất chữ;
• Không bị xoay ngược;
• Có chữ ký theo quy định đối với tài liệu cần ký;
• Được đặt tên dễ nhận biết.

Ví dụ:

• 01_Thong_bao_giai_the.pdf
• 02_Bao_cao_thanh_ly_tai_san.pdf
• 03_Danh_sach_chu_no.pdf

Cách đặt tên rõ ràng không phải điều kiện pháp lý bắt buộc nhưng giúp người chuẩn bị hồ sơ hạn chế tải nhầm tài liệu.

Lưu ý mới về giấy đề nghị và thông báo

Theo quy trình từ 23/07/2026, nếu người nộp hồ sơ là người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, đối với giấy đề nghị hoặc thông báo:

• Nội dung đã được kê khai trên Hệ thống;
• Và văn bản chỉ yêu cầu người nộp hồ sơ ký;

Thì người nộp hồ sơ không phải ký số hoặc ký trực tiếp và không phải tải văn bản đó lên Hệ thống.

Đối với các giấy tờ khác trong thành phần hồ sơ, vẫn phải bảo đảm yêu cầu về ký và hình thức văn bản điện tử theo quy định.

Đây là điểm rất quan trọng vì nhiều hướng dẫn cũ vẫn yêu cầu người nộp tải toàn bộ biểu mẫu đã ký lên hệ thống.

Bước 5. Xác thực và gửi hồ sơ

Sau khi hoàn thành kê khai và tải giấy tờ, người nộp kiểm tra lại toàn bộ thông tin.Trường hợp người có thẩm quyền trực tiếp thực hiện, hồ sơ được xác thực theo quy trình của hệ thống.

Trường hợp người nộp là người được ủy quyền, cần:

• Tải các giấy tờ trong hồ sơ theo quy định;
• Bảo đảm giấy tờ được ký phù hợp;
• Tải hồ sơ ủy quyền;
• Thực hiện xác thực điện tử để nộp hồ sơ.

Nếu có phí, lệ phí phát sinh đối với thủ tục tương ứng, người nộp thực hiện theo hướng dẫn trên hệ thống.

Bước 6. Nhận giấy tiếp nhận hồ sơ

Sau khi gửi thành công, người nộp hồ sơ nhận: Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử.

Doanh nghiệp nên lưu lại giấy tiếp nhận để:

• Kiểm tra mã hồ sơ;
• Theo dõi tiến độ;
• Đối chiếu khi cần làm việc với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Nếu hồ sơ được gửi sau giờ hành chính hoặc vào ngày nghỉ, ngày lễ, thời hạn xử lý được tính theo quy định từ ngày làm việc tiếp theo.

Bước 7. Theo dõi kết quả xử lý

Người nộp đăng nhập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để kiểm tra phản hồi.

Có hai trường hợp chính:

Hồ sơ đáp ứng yêu cầu: Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp tục xử lý theo quy trình giải thể và phối hợp với cơ quan thuế để xác định tình trạng nghĩa vụ thuế.

Hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu

Người nộp nhận thông báo yêu cầu:

• Sửa đổi;
• Bổ sung;
• Hoặc hoàn thiện hồ sơ.

Khi đó cần đọc kỹ từng nội dung trong thông báo, sửa đúng lỗi và nộp lại hồ sơ theo quy trình trên hệ thống.

5. Sau Khi Nộp Hồ Sơ Giải Thể Qua Mạng Thì Bao Lâu Có Kết Quả?

Nộp hồ sơ qua mạng không có nghĩa doanh nghiệp được giải thể ngay sau khi hệ thống báo “gửi thành công”.

Đối với hồ sơ đăng ký giải thể ở giai đoạn cuối, sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh gửi thông tin cho Cơ quan thuế để lấy ý kiến về tình trạng hoàn thành nghĩa vụ thuế.

Theo quy định hiện hành:

• Cơ quan thuế có 02 ngày làm việc để gửi ý kiến về tình trạng hoàn thành nghĩa vụ thuế;
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký giải thể, nếu đáp ứng điều kiện theo quy định, Cơ quan đăng ký kinh doanh chuyển tình trạng pháp lý của doanh nghiệp sang “đã giải thể”.

Tuy nhiên, đây là thời hạn xử lý sau khi hồ sơ đã được nộp ở bước cuối, không phải toàn bộ thời gian giải thể doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp còn:

• Nợ thuế;
• Công nợ chưa thanh toán;
• Chi nhánh chưa đóng;
• Hồ sơ chưa hợp lệ;

Thì tổng thời gian thực tế sẽ kéo dài hơn.

→ Xem thêm: Thủ tục giải thể doanh nghiệp – Quy trình và các bước thực hiện

6. Hồ Sơ Giải Thể Qua Mạng Bị Yêu Cầu Bổ Sung Thì Làm Gì?

Khi nhận thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung, doanh nghiệp không nên tạo ngay một bộ hồ sơ mới từ đầu.

Trước tiên cần đọc kỹ thông báo và xác định từng lỗi.

Lỗi 1. Thiếu thành phần hồ sơ

Ví dụ:

• Chưa tải báo cáo thanh lý tài sản;
• Thiếu danh sách chủ nợ;
• Thiếu giấy ủy quyền;
• Thiếu sổ đăng ký cổ đông trong trường hợp phải nộp.

Cách xử lý là bổ sung đúng tài liệu còn thiếu.

Lỗi 2. Thông tin kê khai không khớp hồ sơ

Ví dụ:

• Sai mã số doanh nghiệp;
• Sai ngày quyết định giải thể;
• Thông tin người đại diện không thống nhất.

Cần điều chỉnh thông tin trực tuyến và kiểm tra lại tài liệu đính kèm.

Lỗi 3. Văn bản điện tử không đáp ứng yêu cầu

Có thể gặp trường hợp:

• File không đọc được;
• Thiếu trang;
• Tài liệu không có chữ ký theo yêu cầu;
• Scan quá mờ;
• Hồ sơ ủy quyền chưa đầy đủ.

Doanh nghiệp nên thay bằng file rõ ràng và đầy đủ trước khi gửi lại.

Lỗi 4. Doanh nghiệp chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế

Đây không đơn thuần là lỗi kỹ thuật của hồ sơ điện tử.

Doanh nghiệp cần làm việc với nghĩa vụ thuế còn tồn tại, hoàn tất các khoản phải nộp hoặc hồ sơ cần xử lý trước khi tiếp tục quá trình giải thể.

7. Những Lỗi Thường Gặp Khi Nộp Hồ Sơ Giải Thể Qua Mạng

1. Làm theo hướng dẫn đăng nhập cũ

Từ 23/07/2026, quy trình đăng nhập đã thay đổi. Người thực hiện cần sử dụng tài khoản định danh điện tử thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia.

2. Chọn sai thủ tục

“Thông báo đang làm thủ tục giải thể” và “đăng ký giải thể doanh nghiệp” là hai giai đoạn khác nhau.

Chọn sai thủ tục khiến người dùng không thấy đúng biểu mẫu hoặc thành phần hồ sơ.

3. Tải toàn bộ hồ sơ cũ mà không kiểm tra mẫu hiện hành

Thông báo giải thể hiện sử dụng Mẫu số 30 theo biểu mẫu hiện hành. Doanh nghiệp không nên lấy mẫu từ bài viết cũ rồi nộp trực tiếp.

4. Scan hồ sơ nhưng thiếu chữ ký

Chuyển hồ sơ thành PDF không làm mất yêu cầu về ký đối với những giấy tờ pháp luật vẫn yêu cầu phải được ký.

5. Người được ủy quyền không tải giấy tờ ủy quyền

Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ phải kèm tài liệu về ủy quyền theo quy định.

6. Kê khai một kiểu, file đính kèm một kiểu

Đây là lỗi nên kiểm tra trước khi bấm gửi.

Các trường dễ sai nhất:

• Ngày tháng;
• Tên doanh nghiệp;
• Mã số;
• Thông tin người đại diện;
• Thông tin người ký.

7. Nghĩ hồ sơ điện tử được tiếp nhận là đã hoàn tất giải thể

Giấy tiếp nhận chỉ chứng minh hồ sơ đã được gửi và tiếp nhận trên hệ thống.Doanh nghiệp chỉ được xem là đã giải thể khi tình trạng pháp lý được cập nhật thành “đã giải thể” theo quy định.

8. Checklist Trước Khi Bấm Gửi Hồ Sơ Giải Thể Qua Mạng

6 nội dung cần kiểm tra trước khi nộp hồ sơ giải thể doanh nghiệp qua mạng

Kết Luận

Cách nộp hồ sơ giải thể doanh nghiệp qua mạng hiện nay bắt đầu bằng việc đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử, truy cập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, lựa chọn đúng thủ tục, kê khai thông tin, tải hồ sơ điện tử và thực hiện xác thực để gửi hồ sơ.

Từ ngày 23/07/2026, quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng đã có thay đổi đáng kể, đặc biệt về phương thức đăng nhập và cách xử lý giấy đề nghị, thông báo trên hệ thống. Vì vậy, doanh nghiệp nên sử dụng hướng dẫn theo quy định hiện hành thay vì áp dụng các bài hướng dẫn cũ.

Trước khi nộp, kế toán cũng cần kiểm tra kỹ công nợ, thuế, tài sản và số liệu liên quan. Hồ sơ điện tử đúng định dạng nhưng doanh nghiệp vẫn còn nghĩa vụ chưa xử lý thì quá trình giải thể vẫn chưa thể hoàn tất.