8 Trường Hợp Không Phải Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Từ Ngày 01/7/2026 Theo Nghị Định 254/2026/NĐ-CP

Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung những quy định đáng chú ý về hóa đơn, chứng từ. Một trong những nội dung kế toán và doanh nghiệp cần quan tâm là 8 trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 7, liên quan đến hộ, cá nhân kinh doanh và một số giao dịch đặc thù của tổ chức, doanh nghiệp.

Về nguyên tắc, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn theo quy định. Tuy nhiên, một số hoạt động phát sinh hàng hóa, tài sản hoặc dòng tiền thuộc diện ngoại lệ và được xử lý theo cơ chế chứng từ riêng.

Đáng lưu ý, không phải lập hóa đơn không đồng nghĩa với không cần hồ sơ, chứng từ. Kế toán vẫn cần xác định đúng bản chất từng giao dịch và chuẩn bị chứng từ phù hợp để hạch toán, kê khai cũng như giải trình khi cần thiết.

Bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh sẽ làm rõ 8 trường hợp cụ thể áp dụng từ ngày 01/7/2026, căn cứ pháp lý và những lưu ý quan trọng khi xử lý từng nghiệp vụ.

1. "Không phải sử dụng hóa đơn điện tử" nghĩa là gì?

Khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đặt nguyên tắc mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn điện tử. Điều 7 liệt kê các giao dịch được loại khỏi nghĩa vụ lập hóa đơn. Hiểu đúng phạm vi Điều 7 là cách tránh lập thừa hóa đơn cho những giao dịch vốn không phải doanh thu bán hàng.

Kế toán cần tách bạch ba khái niệm dễ nhầm lẫn:

• Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 6). Quy định ai phải dùng hóa đơn điện tử và dùng loại nào, có mã hay không có mã, hay hóa đơn từ máy tính tiền.
• Không phải sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 7). Quy định giao dịch nào không phải lập hóa đơn, dù người bán vẫn thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử.
• Không nhất thiết có đầy đủ nội dung (điểm 9 Phụ lục kèm Nghị định). Vẫn phải lập hóa đơn nhưng được lược một số tiêu thức.

Ba khái niệm trả lời ba câu hỏi khác nhau: ai phải dùng, giao dịch nào không lập, và lập thì được lược gì. Nhầm giữa ba nhóm dẫn tới lập thừa hoặc bỏ sót hóa đơn.

2. Bảng tổng hợp 8 trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử

Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP chia 8 trường hợp theo tám khoản. Bảng dưới đây gom lại để kế toán tra nhanh theo nghiệp vụ của đơn vị.

3. Nhóm hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (trường hợp 1, 2, 3)

Khoản 1, 2 và 3 Điều 7 loại một số hoạt động của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khỏi nghĩa vụ lập hóa đơn. Điểm chung là thuế của các hoạt động này đã được quản lý bằng cơ chế khác, nên không phát sinh yêu cầu xuất hóa đơn.

Ba trường hợp cụ thể:

• Bán hàng thuộc diện lập bảng kê thu mua (khoản 1). Hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua theo pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp thì không phải lập hóa đơn, trừ khi đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Ví dụ: cơ sở thu mua nông sản trực tiếp từ người dân tự sản xuất dùng bảng kê thu mua thay hóa đơn.
• Cho thuê bất động sản và nội dung số cho nước ngoài (khoản 2). Hộ, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ cho thuê bất động sản, hoặc cung cấp sản phẩm và dịch vụ nội dung thông tin số về giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
• Đại lý đã bị khấu trừ thuế (khoản 3). Hộ, cá nhân kinh doanh làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp mà doanh nghiệp đã khấu trừ thuế theo pháp luật quản lý thuế.

Ví dụ, một cá nhân làm đại lý bảo hiểm nhận hoa hồng 20.000.000 đồng và đã bị công ty bảo hiểm khấu trừ 5% thuế thu nhập cá nhân là 1.000.000 đồng thì không phải lập hóa đơn cho khoản hoa hồng này.

4. Nhóm hoạt động tài chính, bảo hiểm và ngoại tệ (trường hợp 4)

Khoản 4 Điều 7 loại các khoản phí và khoản thu đặc thù của hoạt động tài chính, bảo hiểm khỏi nghĩa vụ lập hóa đơn. Nhóm này thường phát sinh số lượng lớn và đã có cơ chế theo dõi riêng.

Các khoản thuộc khoản 4:

• Tái bảo hiểm. Khoản phí và khoản thu từ nhượng tái bảo hiểm, hoa hồng nhượng tái bảo hiểm và các khoản thu khác về nhượng tái bảo hiểm.
• Nhận tiền gửi và hoạt động tài chính. Nhận tiền gửi, phát hành chứng chỉ tiền gửi, phát hành chứng khoán sơ cấp, phát hành giấy tờ có giá.
• Bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh.

Giao dịch bán ngoại tệ có yêu cầu riêng: cuối tháng đơn vị lập bảng tổng hợp chi tiết giao dịch phát sinh trong tháng, chịu trách nhiệm về tính chính xác từng giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Ví dụ, một ngân hàng thương mại bán 100.000 USD cho khách hàng trong tháng thì lập bảng tổng hợp giao dịch bán ngoại tệ cuối tháng thay cho hóa đơn từng lần.

5. Nhóm góp vốn, điều chuyển tài sản và cho mượn nội bộ (trường hợp 5, 6, 7)

Khoản 5, 6 và 7 Điều 7 loại các giao dịch nội bộ và giao dịch không mang bản chất mua bán khỏi nghĩa vụ lập hóa đơn.

Đây là nhóm kế toán hay lúng túng vì tài sản có dịch chuyển nhưng không phát sinh doanh thu.
Ba trường hợp cụ thể:

• Góp vốn bằng tài sản (khoản 5). Tổ chức, cá nhân kinh doanh góp vốn bằng tài sản vào tổ chức kinh tế thì không lập hóa đơn, dùng biên bản góp vốn và biên bản định giá tài sản làm chứng từ.
• Điều chuyển tài sản nội bộ (khoản 6). Tài sản điều chuyển từ công ty mẹ đến đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc và ngược lại, giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong cùng cơ sở kinh doanh, hoặc điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
• Cho mượn máy móc, thiết bị (khoản 7). Máy móc, thiết bị cho mượn là tài sản cố định và công cụ, dụng cụ phục vụ gia công hàng hóa của bên cho mượn, không thu tiền và không chuyển quyền sở hữu.

Ví dụ, công ty mẹ điều chuyển một dây chuyền sản xuất nguyên giá 2.000.000.000 đồng xuống chi nhánh hạch toán phụ thuộc thì lập lệnh điều chuyển và biên bản bàn giao tài sản, không xuất hóa đơn. Trường hợp góp một máy móc được định giá 800.000.000 đồng vào công ty liên kết thì lập biên bản góp vốn thay cho hóa đơn.

6. Nhóm luân chuyển nội bộ và khoản thu không phải doanh thu bán hàng (trường hợp 8)

Khoản 8 Điều 7 dẫn chiếu điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6 và điểm b khoản 1 Điều 14 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, gồm hoạt động luân chuyển nội bộ và các khoản thu không mang bản chất bán hàng. Nhận diện đúng nhóm này tránh xuất hóa đơn cho các khoản không phải doanh thu.

Ba nhóm nhỏ thuộc khoản 8:

• Luân chuyển để tiếp tục sản xuất, kinh doanh. Hàng hóa xuất chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh trong một cơ sở kinh doanh.
• Hàng hóa, dịch vụ tự xuất phục vụ sản xuất kinh doanh. Hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung cấp để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, bao gồm cả tài sản cố định do cơ sở tự xây dựng, tự sản xuất.
• Khoản thu không phải doanh thu bán hàng. Bồi thường bằng tiền, kể cả bồi thường về đất và tài sản trên đất khi bị thu hồi đất theo quyết định của cơ quan nhà nước; tiền thưởng; thu đòi người thứ ba của hoạt động bảo hiểm; các khoản thu hộ; thù lao từ cơ quan nhà nước do thực hiện thu hộ, chi hộ; các khoản thu tài chính.

Ví dụ, doanh nghiệp nhận 50.000.000 đồng tiền bồi thường vi phạm hợp đồng thì lập chứng từ thu, không xuất hóa đơn vì khoản này không phải doanh thu bán hàng. Trường hợp xuất 300.000.000 đồng vật tư sang phân xưởng để tiếp tục sản xuất thì dùng phiếu xuất kho nội bộ.

7. Chứng từ thay thế và lưu ý khi áp dụng

Không lập hóa đơn không có nghĩa là không cần chứng từ. Mỗi trường hợp tại Điều 7 vẫn cần một loại chứng từ để hạch toán và giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra. Chuẩn bị đúng chứng từ thay thế là điểm quyết định hồ sơ có hợp lệ hay không.

Chứng từ thay thế theo từng nhóm:

• Bán hàng thuộc diện thu mua: bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Luân chuyển nội bộ: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho.
• Góp vốn: biên bản góp vốn, biên bản định giá tài sản, giấy chứng nhận phần vốn góp.
• Điều chuyển tài sản: lệnh điều chuyển và biên bản bàn giao tài sản.
• Khoản thu không phải doanh thu: chứng từ thu, phiếu thu, hợp đồng và biên bản liên quan.
• Bán ngoại tệ: bảng tổng hợp chi tiết giao dịch phát sinh trong tháng.

Ranh giới dễ nhầm cần nhớ: hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho biếu tặng, trao đổi, trả thay lương và tiêu dùng nội bộ vẫn phải lập hóa đơn theo khoản 1 Điều 4, không thuộc Điều 7. Ví dụ, doanh nghiệp tặng khách một lô hàng trị giá 30.000.000 đồng thì vẫn lập hóa đơn cho lô hàng biếu tặng này.

8. Phân biệt ba khái niệm dễ nhầm

Ba nhóm quy định về hóa đơn điện tử thường bị gộp làm một khi đọc nhanh. Đặt cạnh nhau theo câu hỏi mà mỗi nhóm trả lời là cách chốt nhận thức trước khi áp dụng.

Một hộ kinh doanh có thể thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 6 nhưng vẫn có giao dịch không phải lập hóa đơn theo Điều 7. Hai điều khoản áp dụng song song, không loại trừ nhau.

Kết luận

8 trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử tại Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP là nhóm ngoại lệ của nguyên tắc lập hóa đơn tại khoản 1 Điều 4. Kế toán xác định đúng nghiệp vụ của đơn vị thuộc trường hợp nào, chuẩn bị chứng từ thay thế tương ứng và không nhầm các trường hợp vẫn phải lập hóa đơn như khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ. Nắm chắc ranh giới này tránh cả lập thừa lẫn bỏ sót hóa đơn khi quyết toán.

Các quy định về hóa đơn, chứng từ và thuế thường xuyên thay đổi, nên kế toán cần hiểu bản chất nghiệp vụ thay vì chỉ ghi nhớ từng trường hợp. Nếu muốn thực hành bài bản từ xử lý hóa đơn, kê khai thuế GTGT, TNCN, TNDN đến kê khai bổ sung và chuẩn bị hồ sơ quyết toán, bạn có thể tham khảo Khóa học Kế toán thuế thực hành tại Kế toán Lê Ánh. Khóa học được trực tiếp hướng dẫn bởi đội ngũ kế toán trưởng và chuyên gia thuế đang hành nghề, có nhiều kinh nghiệm xử lý hồ sơ và các tình huống thuế thực tế tại doanh nghiệp.