Chữ Ký Điện Tử Là Gì? Phân Biệt Chữ Ký Điện Tử Và Chữ Ký Số

Chữ ký điện tử là gì? Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số như thế nào? Đây là câu hỏi của khá nhiều bạn đọc. Hãy cùng kế toán Lê Ánh tìm hiểu xem chữ ký điện tử là gì và cách phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số trong bài viết sau. 

1. Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử là đoạn thông tin đi kèm với dữ liệu điện tử như chữ, âm thanh, ký hiệu hay hình ảnh nhằm xác nhận người ký dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung dữ liệu được ký.

Chữ ký điện tử giúp xác định chủ thể của dữ liệu đó là ai và được sử dụng trong giao dịch điện tử.

Chữ ký điện tử có tính pháp lý khi nào?

Dưới đây, chúng tôi chia ra 2 trường hợp đó là chữ ký điện tử trong văn bản chỉ có chữ ký và chữ ký điện tử trong văn bản có chữ ký và dấu.

Trường hợp 1: Văn bản chỉ cần có chữ ký thì chữ ký điện tử có giá trị pháp lý trong trường hợp sau

• Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với văn bản được ký
• Phương pháp đó là phù hợp với mục đích và đủ tin cậy mà theo đó văn bản được tạo ra và gửi đi

Trường hợp 2: Văn bản cần có chữ ký và dấu của cơ quan thì chữ ký điện tử có giá trị pháp lý trong các trường hợp sau

• Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng;
• Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký mà không thuộc sự kiểm soát của người khác;
• Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;
• Mọi thay đổi đối với nội dung của văn bản sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.

Như vậy, chữ ký điện tử sẽ có giá trị nếu thuộc vào các trường hợp như trên.

»»» Tham khảo: KHÓA HỌC KẾ TOÁN TỔNG HỢP cùng Kế toán trưởng trên 10 năm kinh nghiệm

2. Cách tạo chữ ký điện tử

Khi tạo chữ ký điện tử, ta làm theo 2 giai đoạn đó là đăng ký và tạo chữ ký điện tử. 

Đăng ký chữ ký điện tử

Để đăng ký chữ ký điện tử thì bạn đọc cần làm theo 3 bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết

• Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc bản sao công chứng
• Chứng minh nhân dân của cá nhân đối với cá nhân hoặc người đại diện pháp luật của doanh nghiệp đối với doanh nghiệp
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế đối với doanh nghiệp

Bước 2: Gửi hồ sơ đăng ký cho nhà cung cấp

Khi đã hoàn tất hồ sơ, thủ tục đăng ký chữ ký điện tử thì cá nhân hay doanh nghiệp phải liên hệ với nhà cung cấp chữ ký điện tử để làm thủ tục đăng ký. Nhà cung cấp sẽ hỗ trợ qua tổng đài hoặc qua email. Nhân viên của nhà cung cấp sẽ nhận hồ sơ bản giấy khi bàn giao chữ ký điện tử.

Bước 3: Cấp và bàn giao chữ ký điện tử

Nhà cung cấp sẽ cung cấp chữ ký điện tử thông qua đầu nối và chứng thư điện tử sau đó bàn giao và hướng dẫn cá nhân hay doanh nghiệp về sử dụng chữ ký điện tử.

Tạo chữ ký điện tử

Cá nhân, doanh nghiệp tạo chữ ký điện tử trên Microsoft Word như sau:

Bước 1: Mở tab Insert và chọn Signature Line 

Bước 2: Màn hình xuất hiện hộp thoại Signature Setup, sau đó bạn nhập thông tin chi tiết về chữ ký bao gồm: tên, tiêu đề, email và ghi chú.

Bước 3: Sau khi kết thúc quy trình chữ ký điện tử, tại nơi thêm vào văn bản sẽ xuất hiện chữ ký. Bạn cũng có thể chọn vị trí của chữ ký trên văn bản và có thể thêm vào hình ảnh để kết thúc việc tạo chữ ký điện tử.

3. Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số

Vậy qua bài viết trên bạn đọc đã nắm được chữ ký điện tử là gì và cách phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn đọc. 

Hiện nay, kế toán Lê Ánh đang tổ chức các khóa học kế toán tổng hợp online và offline để đáp ứng nhu cầu học kế toán của các học viên. Ngoài ra, trung tâm còn tổ chức các khóa học ở các lĩnh vực khác như khóa học xuất nhập khẩu và khóa học hành chính nhân sự. 

Xem thêm:

• Quy định về chữ ký của hóa đơn điện tử
• Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không?
• Cách xử lý khi doanh nghiệp bị mất Token chữ ký số
• Kinh doanh ngành nghề chưa đăng ký có bị phạt không
• Hướng dẫn cách hạch toán kết chuyển thuế GTGT cuối kỳ