Quy Định Về Lao Động Và Hợp Đồng Lao Động Mới

Trong bối cảnh pháp luật lao động liên tục được cập nhật, việc nắm vững Quy Định Về Lao Động Và Hợp Đồng Lao Động Mới là yêu cầu quan trọng đối với cả doanh nghiệp lẫn người lao động. Qua bài viết dưới đây của Kế toán Lê Ánh, bạn sẽ có cái nhìn toàn diện về những điểm thay đổi cần lưu ý, từ quy định về ký kết, thực hiện hợp đồng lao động đến trách nhiệm pháp lý khi phát sinh tranh chấp. Đây là kiến thức thiết thực, giúp nhà quản lý, nhân sự, và cả người lao động chủ động hơn trong việc áp dụng đúng quy định, đảm bảo an toàn pháp lý và quyền lợi chính đáng.

I. Nền Tảng Pháp Lý Về Hợp Đồng Lao Động Theo Bộ Luật Lao Động 2019

1. Phân loại Hợp đồng lao động

Bộ Luật Lao Động 2019 đã đơn giản hóa các loại HĐLĐ, chỉ còn lại hai loại chính, mỗi loại có những đặc điểm và chiến lược sử dụng riêng.

- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: Đây là loại hợp đồng mà hai bên không xác định thời điểm chấm dứt hiệu lực. Hợp đồng này thể hiện sự cam kết gắn bó lâu dài, tạo sự ổn định cho NLĐ. Tuy nhiên, về phía người sử dụng lao động (NSDLĐ), nó cũng đi kèm với trách nhiệm pháp lý cao hơn, đặc biệt là các nghĩa vụ liên quan đến việc đơn phương chấm dứt hợp đồng và chi trả trợ cấp.

- Hợp đồng lao động xác định thời hạn: Là hợp đồng có thời hạn chấm dứt hiệu lực không quá 36 tháng. Loại hợp đồng này mang lại sự linh hoạt cho NSDLĐ trong việc quản lý nhân sự theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh từng thời kỳ.
Việc sử dụng HĐLĐ xác định thời hạn có những quy tắc chặt chẽ doanh nghiệp cần lưu ý để tránh rủi ro pháp lý:

- Quy tắc “2 lần ký”: Khi HĐLĐ xác định thời hạn hết hiệu lực, hai bên chỉ được ký thêm một lần nữa. Sau đó, nếu NLĐ vẫn làm việc thì phải ký HĐLĐ không xác định thời hạn.

- Trong vòng 30 ngày kể từ khi hợp đồng hết hạn, nếu không ký mới, hợp đồng sẽ tự động chuyển thành HĐLĐ không xác định thời hạn. Sự chậm trễ của nhân sự trong giai đoạn này có thể làm thay đổi vĩnh viễn quan hệ lao động, gia tăng nghĩa vụ cho doanh nghiệp. Vì vậy, cần có hệ thống theo dõi và cảnh báo thời hạn hợp đồng.

- Ngoại lệ: Được phép ký nhiều lần HĐLĐ xác định thời hạn với một số trường hợp như NLĐ cao tuổi, NLĐ nước ngoài theo giấy phép lao động, hoặc giám đốc doanh nghiệp có vốn nhà nước.

2. Hình thức Hợp đồng lao động

BLLĐ 2019 công nhận ba hình thức giao kết HĐLĐ, phản ánh sự thích ứng với thời đại công nghệ số :

- Hợp đồng bằng văn bản: Là hình thức truyền thống và phổ biến nhất, phải được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý như nhau.

- Hợp đồng điện tử (thông qua thông điệp dữ liệu): Pháp luật đã chính thức công nhận HĐLĐ giao kết qua phương tiện điện tử có giá trị tương đương hợp đồng văn bản. Điều này mở ra cơ hội lớn cho doanh nghiệp trong việc số hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tối ưu hóa lưu trữ.

- Hợp đồng bằng lời nói: Hình thức này chỉ được áp dụng cho các HĐLĐ có thời hạn dưới 01 tháng. Tuy nhiên, có những ngoại lệ quan trọng không được áp dụng hợp đồng lời nói, bao gồm việc giao kết với người lao động dưới 15 tuổi, người giúp việc gia đình, hoặc các công việc theo danh mục do Bộ trưởng Bộ LĐTBXH quy định. Việc lạm dụng hoặc sử dụng sai hình thức hợp đồng này có thể khiến hợp đồng bị vô hiệu và gây ra rủi ro tranh chấp.

3. 10 nội dung bắt buộc trong Bộ luật lao động

Một Hợp đồng lao động hợp pháp phải đảm bảo đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định tại Điều 21 BLLĐ 2019. Thiếu sót bất kỳ nội dung nào cũng có thể dẫn đến rủi ro pháp lý.

- Thông tin của NSDLĐ và người giao kết hợp đồng.

- Thông tin cá nhân của NLĐ (họ tên, ngày sinh, CCCD/CMND...).

- Công việc và địa điểm làm việc: Cần mô tả rõ ràng, cụ thể để tránh các tranh chấp phát sinh khi NSDLĐ muốn điều chuyển NLĐ sang công việc hoặc địa điểm khác không được thỏa thuận.

- Thời hạn của hợp đồng.

- Mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác: Đây là nội dung trọng yếu, là cơ sở để tính toán các chế độ BHXH, thuế TNCN và các khoản trợ cấp khi chấm dứt hợp đồng.

- Chế độ nâng bậc, nâng lương.

- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.

- Trang bị bảo hộ lao động cho NLĐ.

- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp: Đây là nghĩa vụ bắt buộc. Mọi thỏa thuận giữa hai bên nhằm mục đích "không đóng BHXH" hoặc "gộp tiền BHXH vào lương" đều là trái pháp luật, sẽ bị vô hiệu và có thể bị xử phạt hành chính nặng.

- Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thỏa thuận thêm các nội dung khác như bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và các thỏa thuận không cạnh tranh sau khi nghỉ việc. Tuy nhiên, các thỏa thuận này cần được xây dựng một cách hợp lý về phạm vi, thời gian và có cơ chế đền bù thỏa đáng để tránh bị tòa án tuyên vô hiệu do hạn chế quá mức quyền tự do làm việc của NLĐ.

>>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng lao động mới nhất

II. Soạn Thảo Hợp Đồng Lao Động Thông Minh

1. Kỹ thuật ghi nhận mức lương và phụ cấp

Việc ghi nhận cơ cấu tiền lương trong HĐLĐ không chỉ là một thủ tục pháp lý mà còn là một chiến lược tài chính, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí của doanh nghiệp và thu nhập thực nhận của NLĐ. Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH đã hướng dẫn rất chi tiết cách thể hiện các khoản này.

- Mức lương theo công việc hoặc chức danh: Phải được ghi rõ ràng và không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng. Mức lương này phải được xây dựng dựa trên thang lương, bảng lương do NSDLĐ ban hành.

- Phụ cấp lương: Cần phân tách rõ ràng thành hai nhóm:

• Phụ cấp bù đắp các yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp của công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động (ví dụ: phụ cấp độc hại, phụ cấp trách nhiệm).
• Phụ cấp gắn với quá trình làm việc và kết quả thực hiện công việc.

- Các khoản bổ sung khác: Cũng được chia thành hai loại:

• Khoản xác định được mức tiền cụ thể và trả thường xuyên trong mỗi kỳ lương.
• Khoản không xác định được mức tiền cụ thể, trả thường xuyên hoặc không thường xuyên, gắn với kết quả công việc (ví dụ: thưởng hiệu suất).

2. Phân biệt khoản đóng BHXH và các khoản phúc lợi được miễn trừ

Phân loại đúng các khoản thu nhập là yếu tố then chốt để tuân thủ BHXH và tối ưu thuế TNCN:

- Khoản phải đóng BHXH: Gồm lương, phụ cấp (chức vụ, trách nhiệm, nặng nhọc, độc hại, thâm niên) và các khoản bổ sung cố định, trả thường xuyên. Việc “chia nhỏ” lương để né BHXH có thể bị truy thu, xử phạt.

- Khoản không đóng BHXH nhưng chịu thuế TNCN: Gồm phúc lợi, hỗ trợ không mang tính lương như thưởng kinh doanh, tiền ăn ca, xăng xe, điện thoại, đi lại, nhà ở, nuôi con nhỏ.

- Khoản miễn thuế TNCN trong định mức: Như tiền ăn ca (≤730.000đ/người/tháng), phụ cấp trang phục (≤5 triệu/người/năm nếu chi bằng tiền), công tác phí, điện thoại theo quy chế công ty.

- Doanh nghiệp cần cân bằng: đưa nhiều khoản chi vào phúc lợi giúp giảm chi phí ngắn hạn, nhưng lương đóng BHXH quá thấp sẽ làm giảm quyền lợi dài hạn của NLĐ (trợ cấp thôi việc, mất việc), dễ phát sinh tranh chấp và ảnh hưởng thương hiệu tuyển dụng.

3. Hợp đồng thử việc

Giai đoạn thử việc phụ thuộc vào loại hợp đồng:

- Lương thử việc: Do thỏa thuận nhưng tối thiểu 85% lương chính thức.

- Khấu trừ thuế TNCN:

• Ký HĐLĐ từ 3 tháng trở lên (có điều khoản thử việc): NLĐ nộp thuế theo biểu lũy tiến, được giảm trừ gia cảnh (11 triệu/tháng cho bản thân, 4,4 triệu/người phụ thuộc).
• Ký hợp đồng thử việc riêng hoặc HĐLĐ < 3 tháng: Doanh nghiệp khấu trừ 10% thuế TNCN tại nguồn cho thu nhập từ 2 triệu/lần trở lên, NLĐ không được giảm trừ gia cảnh.

- Giải pháp cho NLĐ: Trường hợp (2), nếu chỉ có một nguồn thu nhập và ước tính chưa đến mức phải nộp thuế, NLĐ có thể nộp cam kết mẫu 08/CK-TNCN để doanh nghiệp tạm không khấu trừ 10%. Đây là điểm nhân sự cần phổ biến để bảo vệ quyền lợi và tạo thiện cảm cho nhân viên mới.

III. Quản Lý Hợp Đồng Với Người Lao Động

1. Quy trình báo tăng lao động và đăng ký BHXH cho nhân viên mới

Thủ tục báo tăng lao động là nghiệp vụ nhân sự cơ bản nhưng rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi BHXH của NLĐ và tính tuân thủ của doanh nghiệp.

- Thời hạn: Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ báo tăng cho cơ quan BHXH trong 30 ngày kể từ khi HĐLĐ có hiệu lực. Nộp trễ có thể bị phạt và truy thu cả tiền lãi chậm đóng.

- Hình thức: Chủ yếu thực hiện trực tuyến qua:

Cổng Dịch vụ công Quốc gia: Liên thông dữ liệu giữa BHXH và cơ quan lao động.

Nhà cung cấp I-VAN (VNPT, Viettel, TS24, EFY…): Giao diện thân thiện, có hỗ trợ kỹ thuật.

- Quy trình cơ bản: Doanh nghiệp đăng nhập bằng tài khoản và chữ ký số, chọn nghiệp vụ “Đăng ký/điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN” (hồ sơ 600), kê khai NLĐ mới vào mẫu D02-TS, TK1-TS, sau đó ký số và nộp trực tuyến.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị và các lỗi thường gặp

- Hồ sơ ban đầu chính xác quyết định tốc độ xử lý của cơ quan BHXH.

NLĐ tham gia BHXH lần đầu: Cần kê khai đầy đủ Mẫu TK1-TS để được cấp mã số, sổ BHXH; đồng thời đưa vào Danh sách lao động (Mẫu D02-TS).

NLĐ đã có mã số BHXH: Doanh nghiệp chỉ kê khai trên Mẫu D02-TS, điền đúng mã số. Mã số BHXH là định danh duy nhất, theo suốt quá trình lao động, nên khi tiếp nhận nhân viên mới phải xác minh để tránh trùng sổ.

- Lỗi thường gặp:

• Sai thông tin cá nhân (CCCD, ngày sinh, giới tính).
• Chọn nhầm phương án báo tăng.
• Nộp muộn sau 30 ngày, dẫn đến truy thu, giải trình.
• Không tra cứu mã số BHXH, gây cấp trùng sổ.

Việc quản lý bằng mã số BHXH duy nhất và thủ tục liên thông cho thấy xu hướng đồng bộ dữ liệu. Doanh nghiệp cần quy trình nhân sự – kế toán chuẩn xác, đảm bảo dữ liệu “sạch” và thống nhất ngay từ đầu.

IV. Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động: Quy Trình Chuẩn Mực và Giảm Thiểu Rủi Ro

1. Các trường hợp chấm dứt HĐLĐ hợp pháp

Chấm dứt HĐLĐ là một sự kiện pháp lý quan trọng, kết thúc quyền và nghĩa vụ của các bên. Pháp luật quy định rõ các trường hợp chấm dứt được coi là hợp pháp để bảo vệ cả NLĐ và NSDLĐ. Các trường hợp phổ biến bao gồm:

- Hết hạn hợp đồng lao động.

- Đã hoàn thành công việc theo hợp đồng.

- Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng.

- NLĐ bị kết án phạt tù, tử hình hoặc bị cấm làm công việc ghi trong hợp đồng.

- NLĐ chết; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết.

- NSDLĐ là cá nhân chết; NSDLĐ không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động.

- NLĐ bị xử lý kỷ luật sa thải.

- NLĐ đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp.

- NSDLĐ đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp.

2. Quy trình chi tiết cho các trường hợp chấm dứt phổ biến

- NLĐ đơn phương chấm dứt (Điều 35 BLLĐ):

NLĐ có quyền nghỉ việc không cần nêu lý do, chỉ cần báo trước: 45 ngày (HĐLĐ không xác định thời hạn), 30 ngày (HĐLĐ 12–36 tháng), 3 ngày làm việc (HĐLĐ < 12 tháng).

Không cần báo trước nếu: không được bố trí đúng công việc/địa điểm, không được trả đủ hoặc đúng hạn lương, bị ngược đãi, quấy rối tình dục, hoặc lao động nữ mang thai phải nghỉ theo chỉ định y tế.

- NSDLĐ đơn phương chấm dứt (Điều 36 BLLĐ):

Chỉ được chấm dứt khi có lý do hợp pháp: NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc, ốm đau dài ngày, bất khả kháng, thay đổi cơ cấu/công nghệ/lý do kinh tế.

Gánh nặng chứng minh: Phải có tiêu chí đánh giá hiệu suất, biên bản nhắc nhở, bằng chứng cụ thể.

Báo trước: Tuân thủ thời hạn như NLĐ.

Không cần báo trước nếu NLĐ tự ý bỏ việc ≥ 5 ngày liên tục không lý do.

- Chấm dứt do thay đổi cơ cấu/công nghệ/lý do kinh tế:

NSDLĐ phải lập “Phương án sử dụng lao động”, liệt kê NLĐ tiếp tục, đào tạo lại, thôi việc; lấy ý kiến tổ chức đại diện NLĐ; thông báo cơ quan lao động cấp tỉnh trước 30 ngày. Thiếu bước nào, việc chấm dứt có thể bị coi là trái luật.

- Thỏa thuận chấm dứt:

Giải pháp an toàn nhất là hai bên lập văn bản thỏa thuận, nêu rõ trợ cấp, hỗ trợ, thời điểm chấm dứt và cam kết không khiếu nại – giúp DN tránh rủi ro tranh chấp và kiện tụng tốn kém.

3. Quy trình Báo giảm lao động trên hệ thống BHXH

Khi một NLĐ chấm dứt HĐLĐ, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục báo giảm lao động với cơ quan BHXH.

- Thời điểm báo giảm: Thủ tục này nên được thực hiện ngay trong tháng phát sinh giảm (thường là từ ngày đầu tháng).

Nếu báo giảm chậm, doanh nghiệp sẽ phải đóng toàn bộ tiền bảo hiểm y tế (BHYT) của tháng tiếp theo cho NLĐ đó, ngay cả khi họ không còn làm việc. Đây là một lưu ý quan trọng về mặt tài chính.

- Hồ sơ và thủ tục: Tương tự như báo tăng, thủ tục báo giảm được thực hiện online qua Cổng Dịch vụ công hoặc phần mềm I-VAN. Doanh nghiệp chỉ cần kê khai thông tin trên mẫu D02-TS, chọn phương án giảm phù hợp (ví dụ: nghỉ việc, nghỉ thai sản, nghỉ không lương...), điền ngày hiệu lực và nộp hồ sơ bằng chữ ký số.

4. Hậu quả của việc chấm dứt hợp đồng trái pháp luật

Vi phạm các quy định về chấm dứt HĐLĐ có thể gây ra những hậu quả tài chính nặng nề.

- Đối với NSDLĐ: Nếu đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái luật, NSDLĐ sẽ phải:

• Nhận NLĐ trở lại làm việc.
• Trả tiền lương, đóng BHXH, BHYT, BHTN trong những ngày NLĐ không được làm việc.
• Trả thêm một khoản tiền bồi thường ít nhất bằng 02 tháng tiền lương theo HĐLĐ.

- Đối với NLĐ: Nếu đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái luật (ví dụ: không tuân thủ thời hạn báo trước), NLĐ sẽ không được hưởng trợ cấp thôi việc và phải bồi thường cho NSDLĐ nửa tháng tiền lương, một khoản tiền tương ứng với tiền lương trong những ngày không báo trước, và hoàn trả chi phí đào tạo (nếu có cam kết).

V. Nghĩa Vụ Tài Chính Khi Chấm Dứt Hợp Đồng

1. Trợ cấp thôi việc (TCTV) và Trợ cấp mất việc làm (TCMVL)

Đây là hai khoản trợ cấp hỗ trợ tài chính cho NLĐ khi mất việc, nhưng điều kiện hưởng khác nhau:

- TCTV (Điều 46 BLLĐ): Áp dụng khi HĐLĐ chấm dứt hợp pháp (trừ trường hợp NLĐ hưởng lương hưu hoặc tự ý bỏ việc ≥ 5 ngày) và NLĐ đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng.

- TCMVL (Điều 47 BLLĐ): Áp dụng khi NLĐ mất việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế hoặc sáp nhập, chia, tách DN; cũng yêu cầu làm việc từ đủ 12 tháng.

Cách tính: Mỗi năm làm việc = 1 tháng lương, tối thiểu 2 tháng lương.

Thời gian làm việc để tính trợ cấp: = Tổng thời gian thực tế – Thời gian đã tham gia BHTN – Thời gian đã được chi trả TCTV/TCMVL trước đó.

Tháng lẻ: 1–<6 tháng = 1/2 năm; ≥6 tháng = 1 năm.

2. Thanh toán tiền lương cho những ngày phép năm chưa nghỉ

- Quy định: NLĐ chỉ được thanh toán tiền ngày phép chưa nghỉ khi chấm dứt HĐLĐ (thôi việc, mất việc). Nếu còn làm việc, DN không phải trả, trừ khi có thỏa thuận khác.

- Thuế TNCN: Khoản này tính vào thu nhập chịu thuế:

Thanh toán trước khi chấm dứt HĐLĐ → tính vào kỳ thuế cuối cùng, áp dụng biểu lũy tiến.

Thanh toán sau khi chấm dứt HĐLĐ → DN khấu trừ 10% tại nguồn với khoản chi từ 2 triệu trở lên.

3. Trách nhiệm thanh toán và chốt sổ BHXH

Thời hạn thanh toán: NSDLĐ có trách nhiệm thanh toán đầy đủ tất cả các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của NLĐ trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ. Trong các trường hợp đặc biệt (doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, thay đổi cơ cấu...), thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

Chốt sổ BHXH: NSDLĐ phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đã đóng BHXH, BHTN và trả lại sổ BHXH cùng các giấy tờ khác cho NLĐ. Đây là nghĩa vụ bắt buộc để NLĐ có thể tiếp tục tham gia BHXH ở đơn vị mới hoặc làm thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp.

4. Hướng dẫn hạch toán chi phí

Các khoản chi trả cho NLĐ khi nghỉ việc như trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm, tiền lương những ngày phép chưa nghỉ, nếu tuân thủ đúng quy định của pháp luật lao động, sẽ được ghi nhận là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Kế toán sẽ hạch toán các khoản này vào các tài khoản chi phí tương ứng như Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) hoặc Chi phí bán hàng (TK 641), tùy thuộc vào bộ phận làm việc của NLĐ.

Việc cập nhật và tuân thủ Quy Định Về Lao Động Và Hợp Đồng Lao Động Mới không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp mà còn bảo vệ tối đa quyền lợi hợp pháp của người lao động. Đây là nền tảng quan trọng để hạn chế rủi ro tranh chấp, đồng thời tạo dựng niềm tin, sự gắn bó lâu dài giữa doanh nghiệp và nhân sự.

Nếu bạn là kế toán hay chủ doanh nghiệp, hãy chủ động trang bị kiến thức về pháp luật lao động để vận dụng đúng trong công việc. Kế toán Lê Ánh luôn đồng hành cùng bạn bằng những khóa học thực tế, các bài viết chuyên sâu và cập nhật mới nhất, giúp bạn tự tin xử lý nghiệp vụ và đáp ứng yêu cầu pháp lý trong thực tiễn.

>>> Tham khảo: KHÓA HỌC CHỨNG CHỈ KẾ TOÁN TRƯỞNG DOANH NGHIỆP