Doanh Nghiệp Thuê Xe Ô Tô Của Cá Nhân: Hồ Sơ, Thuế Và Điều Kiện Tính Chi Phí Được Trừ 2026

Doanh nghiệp thuê xe ô tô của cá nhân có thể tính khoản tiền thuê vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu khoản chi thực tế phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và đáp ứng đầy đủ yêu cầu về hồ sơ, chứng từ, phương thức thanh toán theo quy định.

Năm 2026, chính sách thuế đối với khoản thuê tài sản của cá nhân có nhiều điểm kế toán cần cập nhật, đặc biệt là điều kiện ghi nhận chi phí được trừ, hồ sơ thuê tài sản và yêu cầu về thanh toán. Công văn của cơ quan thuế cũng đã có hướng dẫn trực tiếp đối với trường hợp doanh nghiệp thuê xe ô tô của cá nhân, qua đó làm rõ hơn cách xử lý hồ sơ và chi phí thực tế.

Ở góc độ nghiệp vụ, Kế toán Lê Ánh khuyến nghị doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ ngay từ thời điểm ký hợp đồng thuê xe, xác định rõ mục đích sử dụng phương tiện, trách nhiệm thuế của các bên và phương thức thanh toán. Cách chuẩn bị hồ sơ ngay từ đầu sẽ hạn chế rủi ro khi hạch toán, quyết toán thuế hoặc giải trình sau này.

1. Doanh Nghiệp Thuê Xe Ô Tô Của Cá Nhân Có Được Không?

Doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu thuê ô tô thuộc sở hữu của cá nhân để phục vụ hoạt động kinh doanh, đi công tác, gặp khách hàng, vận chuyển hàng hóa, đưa đón nhân sự hoặc phục vụ các hoạt động khác liên quan đến sản xuất, kinh doanh.

Cá nhân cho thuê có thể là người ngoài doanh nghiệp, người lao động, thành viên góp vốn, giám đốc hoặc cá nhân khác sở hữu hợp pháp phương tiện.

Xét về thuế TNDN, vấn đề quan trọng không nằm ở chỗ bên cho thuê là doanh nghiệp hay cá nhân. Kế toán cần xác định bản chất giao dịch, mục đích sử dụng xe, hồ sơ chứng minh khoản chi và phương thức thanh toán.

Riêng câu hỏi cá nhân cho thuê xe có phải đăng ký hộ kinh doanh hay không, Công văn 15944 không đưa ra kết luận chung. Thuế thành phố Đồng Nai dẫn Điều 33 Nghị định 125/2025/NĐ-CP và đề nghị doanh nghiệp liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh để được hướng dẫn thực hiện theo quy định.

Do đó, kế toán không nên mặc định mọi cá nhân cho thuê một chiếc ô tô đều phải đăng ký hộ kinh doanh hoặc đều không phải đăng ký. Từng trường hợp cần xem xét theo tính chất hoạt động và quy định về đăng ký kinh doanh đang áp dụng.

Có thể phân biệt một số trường hợp thường gặp:

• Doanh nghiệp thuê xe của cá nhân: hồ sơ chi phí thuê tài sản áp dụng quy định dành cho thuê tài sản của cá nhân.
• Thuê xe của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ: bên cung cấp dịch vụ thực hiện nghĩa vụ hóa đơn, thuế theo tư cách doanh nghiệp.
• Thuê xe của hộ kinh doanh: kế toán cần kiểm tra tư cách người bán, hóa đơn, chứng từ và nghĩa vụ thuế tương ứng.

Xác định đúng đối tượng ngay từ thời điểm ký hợp đồng sẽ hạn chế rủi ro thiếu hồ sơ khi quyết toán thuế.

2. Chi Phí Thuê Xe Của Cá Nhân Có Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN?

Doanh nghiệp thuê xe ô tô của cá nhân có thể đưa tiền thuê xe vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.

Khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định nguyên tắc xác định khoản chi được trừ. Kế toán cần tập trung vào ba nhóm điều kiện chính.

2.1. Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh

Đây là điều kiện đầu tiên cần chứng minh.

Ví dụ, doanh nghiệp thuê xe để:

• Giám đốc đi gặp khách hàng
• Nhân viên đi công tác
• Bộ phận kinh doanh di chuyển đến địa điểm dự án
• Vận chuyển hàng hóa, tài liệu
• Đưa đón nhân sự phục vụ hoạt động doanh nghiệp
• Phục vụ các hoạt động quản lý và điều hành có liên quan đến sản xuất, kinh doanh.

Mục đích thuê xe càng được thể hiện rõ trên hợp đồng và hồ sơ nội bộ thì cơ sở giải trình khoản chi càng chặt chẽ.

Ngược lại, doanh nghiệp thanh toán tiền thuê ô tô nhưng không chứng minh được mối liên hệ giữa phương tiện và hoạt động kinh doanh thì khoản chi có thể phát sinh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

2.2. Khoản chi phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định

Nghị định 320/2025/NĐ-CP yêu cầu khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật.

Riêng trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân, Thông tư 20/2026/TT-BTC có quy định cụ thể về thành phần hồ sơ để xác định chi phí được trừ.

2.3. Đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt

Một điểm kế toán cần đặc biệt lưu ý từ năm 2026 là ngưỡng 5 triệu đồng.

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định pháp luật về thuế GTGT để đáp ứng điều kiện chi phí được trừ.

Ví dụ, Công ty A ký hợp đồng thuê ô tô của ông B để phục vụ kinh doanh, giá thuê 12 triệu đồng/tháng. Khi thanh toán tiền thuê, kế toán cần kiểm tra điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt thay vì áp dụng thói quen thanh toán tiền mặt theo quy định trước đây.

3. Hồ Sơ Thuê Xe Ô Tô Của Cá Nhân Để Được Tính Chi Phí Gồm Những Gì?

Đây là nội dung quan trọng nhất khi doanh nghiệp thuê xe ô tô của cá nhân.

Điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định đối với trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân, hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản. Quy định này được Công văn 15944 dẫn trực tiếp khi giải đáp trường hợp thuê xe ô tô.

3.1. Hợp đồng thuê xe ô tô

Hợp đồng nên thể hiện rõ các thông tin cơ bản như:

• Thông tin doanh nghiệp thuê và cá nhân cho thuê; thông tin nhận diện chiếc xe gồm biển kiểm soát, loại xe và các dữ liệu cần thiết để xác định tài sản thuê.
• Thời hạn thuê, giá thuê, kỳ thanh toán, phương thức thanh toán và quyền, nghĩa vụ của mỗi bên.
• Mục đích sử dụng phương tiện nên được mô tả phù hợp hoạt động của doanh nghiệp.
• Trách nhiệm liên quan đến xăng dầu, phí cầu đường, bảo dưỡng, sửa chữa, bảo hiểm, người lái xe và các khoản phát sinh khác nên được quy định rõ nếu có.
• Nếu doanh nghiệp có trách nhiệm khai, nộp thuế thay cá nhân theo quy định, nội dung thỏa thuận về giá thuê đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế cần thể hiện rõ ràng.

3.2. Chứng từ trả tiền thuê xe

Chứng từ thanh toán phải phù hợp hợp đồng và kỳ thanh toán thực tế.

Kế toán nên đối chiếu theo nguyên tắc:

Hợp đồng thuê → Số tiền phải trả → Chứng từ thanh toán.

Khoản thanh toán thuộc trường hợp phải thanh toán không dùng tiền mặt thì chứng từ phải đáp ứng quy định tương ứng.

3.3. Chứng từ nộp thuế thay nếu phát sinh

Nếu hợp đồng thuê quy định tiền thuê chưa bao gồm thuế GTGT, thuế TNCN và doanh nghiệp phải nộp thuế thay cá nhân theo quy định pháp luật quản lý thuế, doanh nghiệp được tính phần thuế nộp thay vào chi phí được trừ nếu có chứng từ nộp thuế.

3.4. Hồ sơ nội bộ nên bổ sung

Ngoài thành phần hồ sơ đặc thù được Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định, doanh nghiệp nên xây dựng hồ sơ quản trị phù hợp để chứng minh mối liên hệ giữa khoản thuê xe và hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Tùy tình huống, hồ sơ có thể gồm quyết định hoặc đề nghị thuê xe, quy chế sử dụng phương tiện, lịch công tác, lệnh điều xe, hồ sơ công tác, chứng từ cầu đường, chứng từ nhiên liệu hoặc tài liệu liên quan khác.

Đây là khuyến nghị quản trị hồ sơ, không phải danh mục bắt buộc được Công văn 15944 liệt kê.

4. Doanh Nghiệp Thuê Xe Của Cá Nhân Có Cần Hóa Đơn Không?

Đây là câu hỏi dễ gây nhầm lẫn nếu kế toán áp dụng máy móc quan điểm “có chi phí thì bắt buộc phải có hóa đơn”.

Theo điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC, hồ sơ đặc thù để xác định chi phí được trừ đối với doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân gồm:

Hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.

Công văn 15944 cũng dẫn đúng quy định này khi trả lời trường hợp doanh nghiệp thuê xe ô tô của cá nhân.

Tuy nhiên, kế toán cần tách riêng hai vấn đề.

Thứ nhất, hồ sơ để doanh nghiệp xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Đối với trường hợp thuộc điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC, hồ sơ đặc thù là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.

Thứ hai, nghĩa vụ hóa đơn của cá nhân cho thuê.

Nghĩa vụ hóa đơn cần được xác định căn cứ tư cách của người cho thuê, mức doanh thu, hình thức hoạt động kinh doanh và quy định về hóa đơn đang áp dụng tại thời điểm phát sinh.

Kế toán không nên dùng quy định về hồ sơ chi phí TNDN để suy ra rằng mọi cá nhân cho thuê ô tô đều không phải xử lý hóa đơn.

Cách làm an toàn là xác định đúng tư cách bên cho thuê trước, sau đó mới xác định nghĩa vụ hóa đơn và thuế tương ứng.

5. Thuê Xe Cá Nhân Từ 5 Triệu Đồng Trở Lên Thanh Toán Thế Nào?

Ngưỡng thanh toán là nội dung kế toán cần cập nhật rõ khi xử lý chi phí thuê xe năm 2026.

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định pháp luật về thuế GTGT để đáp ứng điều kiện chi phí được trừ.

Công văn 15944 cũng dẫn nguyên tắc này khi trả lời chính sách thuế đối với chi phí thuê xe ô tô của cá nhân.

Kế toán nên kiểm soát ngay từ thời điểm ký hợp đồng và thanh toán thay vì chờ đến cuối năm mới rà soát.

Một lỗi khá phổ biến là hợp đồng thuê xe được lập đầy đủ nhưng doanh nghiệp vẫn thanh toán tiền mặt. Nếu khoản thanh toán thuộc ngưỡng phải thanh toán không dùng tiền mặt, chi phí có thể không đáp ứng đầy đủ điều kiện để được trừ.

6. Thuế Khi Doanh Nghiệp Thuê Xe Ô Tô Của Cá Nhân

Bên cạnh thuế TNDN của doanh nghiệp đi thuê, kế toán cần xem xét nghĩa vụ thuế phát sinh từ hoạt động cho thuê xe của cá nhân.

Năm 2026, chính sách thuế đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có nhiều thay đổi.

Khi xử lý trường hợp cá nhân cho thuê xe, kế toán cần xác định:

• Người cho thuê có thuộc cá nhân kinh doanh hay không
• Doanh thu cho thuê phát sinh bao nhiêu
• Nghĩa vụ thuế GTGT, thuế TNCN áp dụng theo quy định hiện hành
• Bên nào có trách nhiệm khai, nộp thuế
• Hợp đồng quy định giá thuê đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế
• Doanh nghiệp có thực hiện khai, nộp thuế thay cá nhân hay không.

Cần lưu ý xe ô tô là tài sản khác, không nên lấy cách tính thuế dành riêng cho cho thuê bất động sản để áp dụng máy móc cho trường hợp cho thuê xe.

Doanh nghiệp nộp thuế thay cá nhân thì xử lý chi phí thế nào?

Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định rõ trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà hợp đồng thuê có thỏa thuận tiền thuê chưa bao gồm thuế GTGT, thuế TNCN và doanh nghiệp phải nộp thuế thay cá nhân theo quy định thì phần thuế nộp thay được tính vào chi phí được trừ nếu có chứng từ nộp thuế.

Như vậy, kế toán cần bảo đảm ba yếu tố:

• Hợp đồng thể hiện rõ tiền thuê chưa bao gồm thuế
• Doanh nghiệp thuộc trường hợp có trách nhiệm nộp thuế thay
• Có chứng từ nộp thuế theo quy định.

Nếu thiếu một trong các cơ sở trên, phần thuế nộp thay có thể phát sinh rủi ro khi xác định chi phí được trừ.

7. Ví Dụ Và Cách Hạch Toán Chi Phí Thuê Xe Của Cá Nhân

Từ năm 2026, kế toán doanh nghiệp cần cập nhật chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Tài khoản sử dụng đối với tiền thuê xe phụ thuộc mục đích sử dụng phương tiện và bản chất khoản chi. Không nên mặc định toàn bộ tiền thuê xe đều hạch toán vào một tài khoản duy nhất.

Ví dụ 1: Thuê xe phục vụ bộ phận quản lý

Công ty A thuê xe của cá nhân để phục vụ hoạt động quản lý, giá thuê 12 triệu đồng/tháng.
Khi ghi nhận chi phí, kế toán căn cứ bộ phận sử dụng xe để phản ánh vào tài khoản chi phí phù hợp, đồng thời ghi nhận khoản phải trả cho cá nhân cho thuê.

Khi thanh toán tiền thuê:

Nợ tài khoản phải trả liên quan

Có TK 112

Kế toán cần lưu hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán và hồ sơ chứng minh mục đích sử dụng xe.

Ví dụ 2: Trả trước tiền thuê xe nhiều tháng

Công ty thuê xe trong 12 tháng và thanh toán trước toàn bộ tiền thuê.

Khoản tiền liên quan đến nhiều kỳ kế toán nên được ghi nhận và phân bổ phù hợp thời gian sử dụng xe, tránh đưa toàn bộ số tiền vào chi phí của một kỳ nếu bản chất giao dịch không phù hợp cách ghi nhận đó.

Ví dụ 3: Doanh nghiệp nộp thuế thay cá nhân

Hợp đồng quy định giá thuê chưa bao gồm thuế và doanh nghiệp thuộc trường hợp phải nộp thuế thay cá nhân.

Kế toán cần lưu:

• Hợp đồng thể hiện rõ thỏa thuận về thuế;
• Hồ sơ khai thuế;
• Chứng từ nộp thuế;
• Chứng từ thanh toán tiền thuê;
• Hồ sơ liên quan đến mục đích sử dụng xe.

Phần thuế nộp thay đủ điều kiện có thể được tính vào chi phí được trừ theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Những sai sót dễ làm tăng rủi ro thuế

• Có hợp đồng nhưng không chứng minh được mục đích kinh doanh: xe chủ yếu phục vụ nhu cầu cá nhân nhưng toàn bộ tiền thuê lại được hạch toán vào chi phí doanh nghiệp.
• Thiếu chứng từ trả tiền thuê: hợp đồng có ghi nghĩa vụ thanh toán nhưng hồ sơ kế toán không có tài liệu chứng minh khoản tiền thực tế đã trả.
• Sai phương thức thanh toán: khoản chi thuộc ngưỡng phải thanh toán không dùng tiền mặt nhưng doanh nghiệp lại thanh toán tiền mặt.
• Hợp đồng ghi giá thuê chưa bao gồm thuế nhưng thiếu chứng từ thuế nộp thay: doanh nghiệp đưa phần thuế nộp thay vào chi phí nhưng không có chứng từ nộp thuế.
• Hợp đồng và dòng tiền không khớp: người nhận tiền, số tiền, thời điểm thanh toán hoặc nội dung chuyển khoản không phù hợp thỏa thuận.
• Hạch toán sai kỳ: tiền thuê liên quan đến nhiều kỳ nhưng toàn bộ được ghi nhận vào một kỳ chưa phù hợp bản chất giao dịch.
• Áp dụng quy định cũ: kế toán vẫn sử dụng ngưỡng thanh toán và bộ hồ sơ trước đây mà chưa cập nhật Nghị định 320/2025/NĐ-CP, Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Kế toán có thể rà soát hồ sơ theo trình tự:

Nhu cầu thuê xe → Hợp đồng → Hồ sơ thuế → Chứng từ thanh toán → Mục đích sử dụng → Hạch toán → Lưu hồ sơ.

Doanh nghiệp thuê xe ô tô của cá nhân có thể tính khoản tiền thuê vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về tính thực tế của giao dịch, mục đích phục vụ sản xuất kinh doanh, hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán và các yêu cầu liên quan.

Kế toán cần đặc biệt lưu ý quy định áp dụng từ năm 2026, nhất là ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng trở lên và bộ hồ sơ thuê tài sản của cá nhân theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Bộ hồ sơ nên được chuẩn bị ngay từ thời điểm ký hợp đồng thay vì bổ sung khi cơ quan thuế kiểm tra. Cách làm này sẽ hạn chế rủi ro thiếu chứng từ, sai phương thức thanh toán hoặc không chứng minh được mối liên hệ giữa khoản thuê xe và hoạt động sản xuất, kinh doanh.