Hộ Kinh Doanh Có Nên Thuê Kế Toán Thuê Ngoài?

Trong bối cảnh kinh tế ngày càng phát triển, số lượng hộ kinh doanh cá thể tại Việt Nam liên tục gia tăng. Tuy nhiên, cùng với cơ hội mở rộng thị trường, các hộ kinh doanh cũng phải đối mặt với áp lực tuân thủ quy định pháp luật về kế toán, thuế và báo cáo tài chính. Nhiều chủ hộ kinh doanh băn khoăn: “Hộ Kinh Doanh Có Nên Thuê Kế Toán Thuê Ngoài?”. Đây là một câu hỏi không chỉ liên quan đến chi phí mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tính minh bạch, sự an toàn pháp lý và hiệu quả hoạt động kinh doanh. Hãy cùng Kế toán Lê Ánh tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

I. Nghĩa vụ kế toán & thuế của hộ kinh doanh theo quy định hiện hành

Hộ kinh doanh cá thể, dù quy mô nhỏ hay lớn, đều phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về kế toán và thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn. Việc nắm rõ các yêu cầu này giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý và tối ưu chi phí vận hành.

1. Các công việc kế toán mà hộ kinh doanh phải thực hiện

Dù không bắt buộc lập báo cáo tài chính như doanh nghiệp, nhưng hộ kinh doanh vẫn cần thực hiện một số công việc cơ bản:

• Lập và lưu giữ sổ sách kế toán
• Hộ kinh doanh phải duy trì nhật ký thu, chi để ghi nhận các giao dịch hàng ngày.
• Lưu giữ hóa đơn, chứng từ hợp pháp cho toàn bộ hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ.
• Thời hạn lưu trữ chứng từ: ít nhất 10 năm theo quy định pháp luật.
• Kê khai thuế định kỳ

Các loại thuế phổ biến hộ kinh doanh phải kê khai và nộp:

- Lệ phí môn bài: Nộp hàng năm, dựa trên vốn hoặc doanh thu.

- Thuế GTGT (Giá trị gia tăng): Áp dụng cho hộ kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc khấu trừ.

- Thuế TNCN (Thu nhập cá nhân): Dành cho hộ kinh doanh có doanh thu lớn hoặc hoạt động ngành nghề chịu thuế TNCN.

- Quyết toán thuế khi cơ quan thuế yêu cầu

Trường hợp phát sinh chênh lệch, cơ quan thuế có quyền yêu cầu cung cấp chứng từ để xác minh doanh thu, chi phí. Nếu thiếu chứng từ hợp lệ, hộ kinh doanh có thể bị ấn định thuế, dẫn đến nộp cao hơn thực tế.

2. Rủi ro pháp lý nếu làm sai hoặc nộp chậm

Vi phạm nghĩa vụ thuế có thể dẫn đến:

- Phạt chậm nộp tờ khai: Từ 2.000.000 – 5.000.000 đồng tùy thời gian trễ (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

- Phạt kê khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp: Bị truy thu và tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày.

- Nguy cơ bị cưỡng chế thuế hoặc đóng mã số thuế nếu tái phạm nhiều lần.

II. Tự làm kế toán hay thuê kế toán thuê ngoài? So sánh chi tiết

Khi bắt đầu kinh doanh, nhiều chủ hộ băn khoăn giữa hai lựa chọn: tự làm kế toán để tiết kiệm chi phí hay thuê kế toán thuê ngoài để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Mỗi phương án đều có ưu và nhược điểm riêng. Dưới đây là phân tích chi tiết:

1. Tự làm kế toán

a, Ưu điểm:

- Tiết kiệm chi phí

Tự thực hiện toàn bộ công việc kế toán đồng nghĩa với việc bạn không phải trả phí thuê dịch vụ. Đối với hộ kinh doanh nhỏ, chi phí thuê kế toán thuê ngoài có thể từ 500.000 – 1.500.000 VNĐ/tháng, khoản này được tiết kiệm khi bạn tự làm.

- Chủ động kiểm soát thông tin tài chính

Khi tự làm, bạn nắm rõ từng khoản thu, chi, hóa đơn và nghĩa vụ thuế của mình. Điều này giúp chủ hộ dễ dàng kiểm soát dòng tiền, tránh thất thoát và chủ động trong các quyết định kinh doanh.

b, Nhược điểm:

- Thiếu chuyên môn → dễ sai sót

Phần lớn chủ hộ không được đào tạo bài bản về kế toán và luật thuế. Việc nhầm lẫn trong kê khai, nộp thuế hoặc lưu trữ chứng từ có thể dẫn đến bị phạt chậm nộp hoặc xử lý vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt có thể lên đến 25 triệu đồng.

- Mất thời gian, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh

Công việc kế toán yêu cầu sự tỉ mỉ và cập nhật liên tục các chính sách thuế mới. Nếu tự làm, bạn sẽ phải dành nhiều thời gian cho các thủ tục hành chính thay vì tập trung vào bán hàng và phát triển kinh doanh.

2. Thuê kế toán thuê ngoài

a, Ưu điểm:

- Tiết kiệm thời gian, chuyên nghiệp hơn

Dịch vụ kế toán thuê ngoài thường được thực hiện bởi các chuyên viên có kinh nghiệm, hiểu rõ quy định pháp luật và cập nhật kịp thời các thông tư, nghị định mới. Điều này giúp bạn yên tâm về tính chính xác và hạn nộp báo cáo thuế.

- Hạn chế rủi ro về thuế và xử phạt

Đơn vị cung cấp dịch vụ thường có hợp đồng cam kết trách nhiệm, đảm bảo việc kê khai đúng và nộp thuế đúng hạn. Nếu xảy ra sai sót, nhiều đơn vị sẽ chịu trách nhiệm bồi thường, giảm thiểu rủi ro cho hộ kinh doanh.

b, Hạn chế:

- Phụ thuộc vào đơn vị dịch vụ

Khi thuê ngoài, bạn cần trao đổi thông tin và chờ xử lý từ phía dịch vụ, điều này có thể gây chậm trễ trong một số tình huống khẩn cấp.

- Nguy cơ lộ thông tin tài chính nếu không chọn đúng đối tác

Tài chính là dữ liệu nhạy cảm. Nếu chọn đơn vị thiếu uy tín, nguy cơ bị rò rỉ thông tin kinh doanh là có thật. Vì vậy, cần ưu tiên các công ty có pháp nhân rõ ràng, hợp đồng bảo mật chặt chẽ.

>>> Xem thêm: Chuyển Hộ Kinh Doanh Thành Doanh Nghiệp: Cần Học Gì?

III. Các lợi ích khi thuê kế toán thuê ngoài cho hộ kinh doanh

Trong bối cảnh quy định thuế ngày càng chặt chẽ và nhiều thủ tục hành chính phức tạp, việc thuê kế toán thuê ngoài mang lại rất nhiều lợi ích cho hộ kinh doanh, đặc biệt là những hộ không có chuyên môn kế toán hoặc quy mô nhỏ, không muốn duy trì nhân sự cố định. Dưới đây là những điểm nổi bật:

1. Đảm bảo tuân thủ pháp luật – Hạn chế sai sót, tránh bị phạt

Hệ thống pháp luật về thuế tại Việt Nam thay đổi thường xuyên, điển hình như Nghị định 126/2020/NĐ-CP về quản lý thuế, hay các Thông tư hướng dẫn mới. Nếu không cập nhật kịp thời, hộ kinh doanh dễ mắc sai sót trong kê khai, dẫn đến bị phạt chậm nộp hoặc kê khai sai, mức phạt có thể từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng.

Khi sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài, bạn sẽ được đảm bảo:

• Báo cáo thuế được thực hiện đúng hạn, đúng quy định.
• Kê khai số liệu chính xác, hạn chế rủi ro thanh tra thuế.
• Có đơn vị chịu trách nhiệm nếu có sai sót, giúp bạn yên tâm hơn.

2. Dịch vụ trọn gói – Hỗ trợ toàn diện từ A đến Z

Các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán thuê ngoài thường triển khai gói dịch vụ toàn diện, bao gồm:

• Kê khai và nộp tờ khai thuế định kỳ (GTGT, TNCN, thuế môn bài).
• Lập báo cáo tài chính (nếu hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai).
• Quyết toán thuế cuối năm.
• Tư vấn tối ưu chi phí hợp pháp, giúp giảm số thuế phải nộp.
• Lưu trữ chứng từ đúng chuẩn.

Điều này giúp chủ hộ không phải lo lắng về quy trình thủ tục phức tạp, chỉ cần tập trung vào hoạt động kinh doanh.

3. Cập nhật chính sách thuế mới nhất – Chủ động nhắc hạn nộp

Một trong những lợi thế lớn khi thuê kế toán thuê ngoài là được cập nhật nhanh chóng các chính sách thuế mới. Đơn vị dịch vụ luôn theo dõi thông tin từ Tổng Cục Thuế và các văn bản pháp lý, đồng thời tự động nhắc nhở hạn nộp tờ khai và nộp tiền thuế, giúp hộ kinh doanh tránh tình trạng quên hoặc chậm nộp.

>>> Xem thêm: Hộ Kinh Doanh Xuất Hóa Đơn Như Thế Nào? [Thủ Tục & Lưu Ý]

IV. Chi phí thuê kế toán thuê ngoài cho hộ kinh doanh hiện nay

Trong thời điểm hiện tại, chi phí thuê dịch vụ kế toán thuê ngoài cho hộ kinh doanh tại Việt Nam khá linh hoạt, phụ thuộc vào gói dịch vụ và các yếu tố như doanh thu, số lượng hóa đơn chứng từ và khu vực kinh doanh. Dưới đây là phân tích chi tiết các mức giá phổ biến và các yếu tố ảnh hưởng.

1. Mức giá trung bình trên thị trường

a) Gói kê khai thuế định kỳ

Có nhiều nhà cung cấp cung cấp dịch vụ "kê khai thuế định kỳ" (chỉ bao gồm kê khai và nộp tờ khai thuế) với mức giá từ khoảng 500.000 đồng/tháng hoặc quý, phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ, ít chứng từ

Một số đơn vị cung cấp mức giá khởi điểm từ 400.000 – 1.500.000 đồng/tháng, tùy vào khối lượng và loại hình công việc

b) Gói trọn gói (kê khai + báo cáo + quyết toán)

Theo tìm hiểu, dịch vụ kế toán trọn gói dành cho hộ kinh doanh phân theo miền Nam, Bắc/Trung với mức phí tính theo quý (3 tháng):

- Miền Nam: từ 1.500.000 đồng/quý cho nhóm không có hóa đơn; lên đến 3.000.000 – 6.300.000 đồng/quý tùy số lượng hóa đơn và ngành nghề

- Miền Bắc/Trung: từ 1.800.000 đồng/quý cho không có hóa đơn; tăng dần tương ứng với khối lượng chứng từ

Theo đơn vị TLDN VN, bảng giá dịch vụ kế toán trọn gói dành cho doanh nghiệp nhỏ (cũng tương ứng với hộ kinh doanh) như sau:

• Không phát sinh hóa đơn: khoảng 1.200.000 đồng/quý.
• 1–15 hóa đơn: từ 2.000.000 – 2.500.000 đồng/quý (tùy loại hình thương mại hay xây dựng/sản xuất).
• 16–35 hóa đơn: khoảng 3.000.000 – 4.000.000 đồng/quý

2. Yếu tố ảnh hưởng đến chi phí

Một số yếu tố quan trọng quyết định mức phí dịch vụ kế toán thuê ngoài:

a) Quy mô doanh thu

Theo tìm hiểu, chi phí được phân theo doanh thu hàng năm như sau:

• Dưới 1 tỷ/năm: khoảng 1.000.000 đồng/tháng.
• 1 – 2 tỷ/năm: khoảng 1.500.000 đồng/tháng.
• 2 – 3 tỷ/năm: 2.000.000 đồng/tháng; 3 – 5 tỷ/năm: 3.000.000 đồng/tháng

b) Số lượng chứng từ/hóa đơn

Nhiều đơn vị tính phí theo số lượng hóa đơn đầu vào/ra phát sinh mỗi quý. Càng nhiều, chi phí càng cao. Ví dụ: mức phí tăng dần từ khoản 1–10 hóa đơn đến trên 90 hóa đơn

c) Địa điểm kinh doanh

Mức giá tại miền Nam có tuyến giá thấp hơn chút so với miền Bắc và Trung. Ví dụ, dịch vụ ở miền Nam từ 1.500.000 đồng/quý trong khi miền Bắc/Trung bắt đầu từ 1.800.000 đồng/quý cho gói tương đương

Bài toán “Hộ Kinh Doanh Có Nên Thuê Kế Toán Thuê Ngoài?” thực chất phụ thuộc vào quy mô, mức độ phát sinh nghiệp vụ và định hướng phát triển của từng hộ kinh doanh.

👉 Để hiểu rõ hơn về lợi ích và những lưu ý khi lựa chọn dịch vụ kế toán thuê ngoài, bạn có thể tham khảo thêm qua bài viết của Kế toán Lê Ánh – đơn vị đào tạo và cung cấp khóa học kế toán uy tín, thực tế, được nhiều hộ kinh doanh tin tưởng lựa chọn.

>>> Tham khảo: KHÓA HỌC KẾ TOÁN HỘ KINH DOANH CÁ THỂ