Hộ Kinh Doanh Xuất Hóa Đơn Như Thế Nào? [Thủ Tục & Lưu Ý]

Trong quá trình hoạt động, nhiều hộ kinh doanh gặp khó khăn khi khách hàng yêu cầu cung cấp hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn đỏ), nhưng lại không rõ mình có được xuất hóa đơn hay không, cần thủ tục gì và phải làm việc với cơ quan thuế ra sao. Vậy hộ kinh doanh có thể xuất hóa đơn như thế nào? Có cần đăng ký gì trước không? Thủ tục thực hiện ra sao và cần lưu ý điều gì để tránh bị phạt thuế?

Trong bài viết dưới đây, Kế toán Lê Ánh sẽ giải đáp chi tiết các vấn đề trên, cập nhật theo quy định mới nhất.

I. Hộ kinh doanh có được xuất hóa đơn không?

1. Căn cứ pháp lý cho việc xuất hóa đơn của hộ kinh doanh

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoàn toàn được phép xuất hóa đơn điện tử, nhưng phải đáp ứng điều kiện cụ thể và đăng ký sử dụng theo đúng quy trình.

Nghị định 123 quy định rõ:

“Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.”

Ngoài ra, Nghị định 15/2022/NĐ-CP cũng đã nhấn mạnh trách nhiệm của hộ kinh doanh trong việc xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu lấy hóa đơn để hạch toán.

2. Các trường hợp hộ kinh doanh được phép và bắt buộc xuất hóa đơn

Hộ kinh doanh được phép (và trong một số trường hợp là bắt buộc) phải xuất hóa đơn khi:

- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho tổ chức, doanh nghiệp: thường là các công ty yêu cầu hóa đơn để kê khai chi phí đầu vào.

- Ký hợp đồng dịch vụ/hàng hóa có giá trị lớn: cơ quan thuế có thể yêu cầu xuất hóa đơn để đảm bảo tính minh bạch.

- Có đăng ký thuế theo phương pháp kê khai.

- Theo yêu cầu của người mua, dù hộ kinh doanh áp dụng phương pháp khoán.

Cần lưu ý rằng, hộ kinh doanh nộp thuế khoán vốn dĩ không bắt buộc xuất hóa đơn thường xuyên, nhưng vẫn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn lẻ hoặc hóa đơn điện tử cho các giao dịch cụ thể khi phát sinh.

3. So sánh giữa hộ kinh doanh theo phương pháp khoán và kê khai về hóa đơn

>>> Xem thêm: Nghị Quyết 68-NQ/TW Ảnh Hưởng Gì Đến Hộ Kinh Doanh Cá Thể?

II. Các loại hóa đơn mà hộ kinh doanh có thể sử dụng

Tùy thuộc vào quy mô, hình thức nộp thuế và nhu cầu thực tế trong hoạt động kinh doanh, hộ kinh doanh có thể được sử dụng một trong ba loại hóa đơn sau: hóa đơn điện tử có mã, không có mã của cơ quan thuế, và trong một số trường hợp đặc biệt là hóa đơn bán lẻ viết tay.

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất hiện nay, được áp dụng rộng rãi cho cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh, đặc biệt là các trường hợp sử dụng phương pháp kê khai thuế hoặc hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nhưng có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng.

Đặc điểm:

• Được cấp mã xác thực bởi hệ thống của cơ quan thuế (mã số này được in trên hóa đơn).
• Tạo lập và gửi thông qua phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp với Tổng cục Thuế.
• Có tính pháp lý cao và đảm bảo minh bạch.

Ai được dùng:

• Tất cả hộ kinh doanh có nhu cầu, kể cả khoán hay kê khai.
• Trường hợp không có phần mềm kế toán riêng, hộ kinh doanh có thể dùng Cổng hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký và phát hành.

Ưu điểm:

• Dễ dàng quản lý, tra cứu, lưu trữ.
• Hạn chế gian lận, giả mạo hóa đơn.
• Đáp ứng yêu cầu giao dịch với doanh nghiệp.

2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử không có mã là loại hóa đơn do hộ kinh doanh tự phát hành, không thông qua hệ thống cấp mã của cơ quan thuế.

Điều kiện sử dụng:

• Chỉ áp dụng cho hộ kinh doanh lớn, nộp thuế theo phương pháp kê khai và có hệ thống phần mềm đáp ứng các tiêu chí kỹ thuật theo quy định.
• Phải có quyết định chấp thuận sử dụng hóa đơn không mã từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Ưu điểm:

• Chủ động phát hành hóa đơn, không phải chờ mã xác thực.
• Phù hợp với hộ kinh doanh có tần suất giao dịch cao, cần xuất hóa đơn nhanh chóng.

Nhược điểm:

• Có rủi ro cao hơn về kiểm soát và trách nhiệm bảo mật.
• Không phù hợp cho hộ kinh doanh nhỏ, siêu nhỏ.

3. Hóa đơn bán lẻ viết tay (trong trường hợp đặc biệt)

Từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, hình thức sử dụng hóa đơn giấy viết tay đã bị loại bỏ khỏi hệ thống hóa đơn thông thường. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, hộ kinh doanh vẫn có thể sử dụng hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật, ví dụ:

- Trường hợp mất điện, mất mạng, không thể sử dụng phần mềm điện tử.

- Giao dịch tại vùng sâu, vùng xa chưa có điều kiện hạ tầng công nghệ.

- Được cơ quan thuế phê duyệt cấp hóa đơn lẻ viết tay theo từng lần phát sinh (theo Mẫu hóa đơn lẻ của Chi cục Thuế).

Tuy nhiên, việc sử dụng hóa đơn viết tay chỉ là giải pháp tạm thời và cần kèm theo văn bản xác nhận lý do từ phía hộ kinh doanh, không được sử dụng thường xuyên.

III. Thủ tục đăng ký xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh

Việc xuất hóa đơn đối với hộ kinh doanh phụ thuộc vào việc đơn vị đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hay chưa. Trong thực tế, có hai tình huống chính: (1) đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử; và (2) chưa đăng ký – cần xin cấp hóa đơn lẻ theo từng lần phát sinh.

1. Trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Nếu hộ kinh doanh đã chủ động triển khai hệ thống hóa đơn điện tử, việc xuất hóa đơn sẽ tuân theo quy trình chung sau:

a. Thủ tục ban đầu: Đăng ký mẫu hóa đơn và thông báo phát hành

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín (nếu không dùng Cổng hóa đơn của Tổng cục Thuế).

Bước 2: Tạo mẫu hóa đơn (nội dung, hình thức, ký hiệu, số thứ tự...).

Bước 3: Gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế qua cổng etax.gdt.gov.vn, kèm theo:

1. Mẫu hóa đơn (file XML, PDF đính kèm).
2. Quyết định sử dụng hóa đơn.
3. Hợp đồng cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (nếu có).

Lưu ý: Hóa đơn chỉ được sử dụng sau khi cơ quan thuế chấp thuận và cấp mã số hóa đơn điện tử.

b. Lập và gửi hóa đơn

- Sau khi được cấp phép, hộ kinh doanh có thể phát hành hóa đơn trực tiếp trên phần mềm đã đăng ký.

- Dữ liệu hóa đơn được gửi lên cơ quan thuế theo thời gian thực hoặc theo định kỳ tùy cấu hình hệ thống.

- Hộ kinh doanh nên kiểm tra thường xuyên mục “Tra cứu hóa đơn” trên Cổng thuế điện tử để đảm bảo hóa đơn đã được tiếp nhận hợp lệ.

2. Trường hợp chưa đăng ký – Xuất hóa đơn lẻ theo từng lần phát sinh

Trong thực tế, nhiều hộ kinh doanh nhỏ chưa sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Khi cần xuất hóa đơn cho khách hàng (thường là doanh nghiệp), họ có thể xin cấp hóa đơn điện tử lẻ từ cơ quan thuế.

a. Hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn lẻ bao gồm:

Theo Điều 13, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh cần chuẩn bị:

1. Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT.
2. Hợp đồng mua bán hàng hóa/dịch vụ hoặc chứng từ chứng minh giao dịch (nếu có).
3. Giấy phép đăng ký kinh doanh.
4. Căn cước công dân hoặc CMND của người đại diện.

Nếu không có hợp đồng, cơ quan thuế vẫn có thể cấp hóa đơn nếu xét thấy giao dịch là hợp lý và có đủ thông tin.

b. Cách nộp hồ sơ

Có 2 cách nộp:

- Trực tiếp tại Chi cục Thuế nơi hộ kinh doanh đăng ký mã số thuế.

- Nộp qua Cổng Dịch vụ Thuế điện tử tại địa chỉ: https://canhan.gdt.gov.vn

Sau khi được duyệt, Chi cục Thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử có mã, hộ kinh doanh có thể in hoặc gửi hóa đơn cho khách hàng theo định dạng điện tử (PDF, XML...).

Một số lưu ý quan trọng:

- Hóa đơn chỉ có giá trị khi được cấp mã của cơ quan thuế và thể hiện đầy đủ các thông tin bắt buộc (tên hộ kinh doanh, MST, hàng hóa – dịch vụ, đơn giá, thuế suất...).

- Không nên tự ý viết tay hoặc in hóa đơn nếu chưa có sự cho phép, vì có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

IV. Cách lập hóa đơn cho hộ kinh doanh

Việc lập hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp hộ kinh doanh thể hiện tính chuyên nghiệp trong giao dịch mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế và kế toán. Dưới đây là những nguyên tắc và lưu ý cụ thể trong quá trình lập hóa đơn.

1. Thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một hóa đơn hợp lệ phải bao gồm các thông tin cơ bản sau:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn
2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của hộ kinh doanh
3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có)
4. Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá
5. Tổng tiền chưa thuế, thuế suất (nếu có), tiền thuế và tổng tiền thanh toán
6. Chữ ký điện tử của người bán (hộ kinh doanh)
7. Thời điểm lập hóa đơn

Lưu ý: Đối với hộ kinh doanh không thuộc đối tượng tính thuế theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn không cần ghi dòng “thuế suất” và “tiền thuế GTGT”.

2. Cách ghi thuế suất và thành tiền (hộ khoán có cần tách VAT không?)

- Hộ kinh doanh theo phương pháp khoán (nộp thuế theo doanh thu ấn định): không kê khai, tính và nộp thuế GTGT đầu ra nên không được ghi thuế suất, không được tách thuế GTGT trên hóa đơn.

• Trên hóa đơn chỉ ghi tổng giá thanh toán, không tách phần thuế GTGT.
• Mẫu dòng tiền: Tổng tiền thanh toán: 11.000.000 VNĐ (Không ghi thêm dòng thuế GTGT)

- Hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai: phải kê khai và nộp thuế GTGT, vì vậy:

Trên hóa đơn phải thể hiện rõ thuế suất GTGT (5%, 8% hoặc 10%) tùy mặt hàng.

Ghi đầy đủ các dòng: tiền chưa thuế, thuế GTGT, và tổng thanh toán.

3. Ngày hóa đơn và thời điểm kê khai

- Ngày lập hóa đơn chính là ngày phát sinh nghĩa vụ thuế và là căn cứ quan trọng trong việc xác định thời điểm kê khai.

- Một số quy định quan trọng về ngày lập hóa đơn:

• Bán hàng hóa: ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
• Cung cấp dịch vụ: ngày hoàn thành dịch vụ hoặc ngày thu tiền nếu thu trước.
• Thu tiền đặt cọc, trả trước: được phép lập hóa đơn cho số tiền đã thu (xem phần tiếp theo).

- Việc kê khai thuế (nếu áp dụng kê khai) được thực hiện theo tháng hoặc quý, căn cứ vào ngày hóa đơn để phân loại kỳ tính thuế.

4. Xuất hóa đơn khi nhận cọc hoặc thanh toán từng phần

- Theo quy định, khi nhận tiền đặt cọc hoặc thanh toán trước một phần, hộ kinh doanh được phép lập hóa đơn cho số tiền nhận được.

Trên hóa đơn cần ghi rõ: “Tiền nhận đặt cọc cho hợp đồng số... ngày... – chưa giao hàng/dịch vụ”

- Khi giao hàng hóa hoặc hoàn tất dịch vụ, hộ kinh doanh tiếp tục lập hóa đơn cho phần giá trị còn lại. Nếu muốn, có thể gộp lại thành một hóa đơn hoàn chỉnh và điều chỉnh số đã lập trước đó.

Tuyệt đối không được xuất hóa đơn "khống" khi chưa có giao dịch thực tế phát sinh. Điều này có thể bị xử phạt nặng và bị truy thu thuế.

>>> Tham khảo: Cách Tính Thuế Hộ Kinh Doanh Cá Thể Theo Phương Pháp Kê Khai

V. Những lưu ý quan trọng để tránh bị xử phạt

Việc xuất hóa đơn không đúng quy định có thể khiến hộ kinh doanh bị xử phạt hành chính, truy thu thuế hoặc bị từ chối chi phí đầu vào của bên mua. Dưới đây là những lỗi phổ biến và lưu ý quan trọng giúp hộ kinh doanh phòng tránh vi phạm khi sử dụng hóa đơn.

1. Sai sót thường gặp khi xuất hóa đơn

Một số lỗi thường gặp trong thực tiễn bao gồm:

• Ghi sai mã số thuế của người mua (thừa/sai ký tự, ghi MST cũ hoặc nhầm MST doanh nghiệp khác)
• Ghi thiếu thông tin bắt buộc như: đơn giá, số lượng, đơn vị tính, địa chỉ người bán/người mua
• Ghi sai ngày lập hóa đơn, đặc biệt là ghi lùi ngày (xuất hóa đơn ngày trước ngày ký trên hợp đồng hoặc biên bản giao hàng)
• Không thể hiện đầy đủ dòng tiền, ví dụ: không ghi tổng cộng, thiếu dòng thuế suất
• Sai định dạng hóa đơn theo mẫu đã đăng ký với cơ quan thuế

2. Hộ khoán tự ý xuất hóa đơn khi chưa đăng ký có bị phạt không?

Có. Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Hộ kinh doanh không được tự ý xuất hóa đơn khi chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã với cơ quan thuế.
• Nếu cần xuất hóa đơn lẻ theo từng lần, phải làm đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và được chấp thuận trước khi lập hóa đơn.

Nếu hộ khoán tự ý xuất hóa đơn qua phần mềm bên ngoài (không có mã số được cấp) hoặc sử dụng mẫu hóa đơn chưa đăng ký, sẽ bị coi là hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp và bị xử phạt.

3. Thời điểm xuất hóa đơn và rủi ro khi không kịp xuất

Hộ kinh doanh cần xuất hóa đơn đúng thời điểm giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, không được xuất trễ hoặc dồn hóa đơn vào cuối tháng.

Đối với trường hợp thu tiền trước (đặt cọc): được phép xuất hóa đơn cho phần tiền đã nhận nhưng phải ghi rõ “tiền đặt cọc” và không ghi giao hàng nếu chưa phát sinh giao hàng thực tế.

Trường hợp không xuất hóa đơn kịp thời hoặc cố tình trì hoãn có thể bị xử phạt theo Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP với mức phạt từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng.

4. Lưu trữ, tra cứu và gửi hóa đơn điện tử đúng quy định

Hóa đơn điện tử sau khi lập xong phải:

• Ký số điện tử hợp lệ
• Gửi lên Cơ quan thuế để lấy mã (nếu có)
• Gửi cho người mua qua email hoặc đường dẫn truy cập tra cứu
• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm, có thể trên phần mềm hóa đơn hoặc tải về lưu nội bộ

Việc xuất hóa đơn đúng quy định là bước quan trọng để hộ kinh doanh đảm bảo tính pháp lý trong hoạt động mua bán, tránh rủi ro về thuế, đồng thời tạo uy tín với khách hàng, đặc biệt là các tổ chức và doanh nghiệp. Dù là hộ kinh doanh theo phương pháp khoán hay kê khai, người nộp thuế cần hiểu rõ trình tự đăng ký, cách sử dụng hóa đơn điện tử và các nghĩa vụ kê khai liên quan.

Hy vọng qua bài viết trên của Kế toán Lê Ánh, bạn đã nắm được toàn bộ quy trình “Hộ kinh doanh xuất hóa đơn như thế nào”, cùng những điểm cần lưu ý để tránh vi phạm.

>>> THAM KHẢO: KHÓA HỌC KẾ TOÁN HỘ KINH DOANH CÁ THỂ