Hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Mẫu BC26/AC

Hiện nay, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ có nghĩa vụ nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo quý. Vậy cách lập và kiểm tra báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thực hiện như thế nào?

Bài viết dưới đây, các kế toán trưởng trên 10 năm kinh nghiệm đang giảng dạy khóa học kế toán tổng hợp thực hành tại Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết các bạn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu BC26/AC mới nhất

1. Những quy định cần biết về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

Quy định về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Trong Quyết định 1421 của Bộ Tài chính quy định về việc báo cáo sử dụng hóa đơn như sau:

• Đối tượng kê khai: doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh.
• Cơ quan nhận báo cáo: Cục Thuế, Chi cục Thuế hoặc Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Tần suất báo cáo: Hàng quý
• Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh sang địa bàn khác trực thuộc quyền quản lý của cơ quan thuế nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê cho cơ quan thuế tại nơi chuyển đến.

Có phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Doanh nghiệp chỉ cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử khi mua hóa đơn của cơ quan thuế theo Quyết định 1421 của Bộ Tài chính và Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

- Nộp theo Quý:

• Quý I: muộn nhất là ngày 30/4
• Quý II: muộn nhất là ngày 30/7
• Quý III: muộn nhất là ngày 30/10
• Quý IV: muộn nhất là ngày 30/01 của năm tới

- Nộp theo tháng: muộn nhất là ngày 20 của tháng tới.

Mức phạt đối với nộp chậm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Mức độ xử phạt hành chính đối với hành vi chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tùy thuộc vào số ngày chậm nộp, cụ thể như sau:

• Nộp chậm từ 1 đến 5 ngày tính từ ngày hết hạn theo quy định mà được giảm nhẹ bị phạt cảnh cáo.
• Nộp chậm từ 1 đến 10 ngày tính từ ngày hết hạn theo quy định phạt tiền từ 1 triệu đến 3 triệu đồng (trừ trường hợp trên).
• Nộp chậm từ 11 đến 20 ngày tính từ ngày hết hạn theo quy định phạt tiền từ 2 triệu đến 4 triệu đồng.
• Nộp chậm từ 21 đến 90 ngày tính từ ngày hết hạn theo quy định phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng.
• Nộp chậm từ 91 ngày trở lên tính từ ngày hết hạn theo quy định phạt tiền từ 5 triệu đến 15 triệu đồng.

2. Một số lưu ý về thời gian lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được lập và nộp cùng với tờ khai thuế GTGT.

• Nếu doanh nghiệp thuộc diện nộp thuế GTGT theo tháng thì phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng và nộp chậm nhất vào ngày 20 của tháng kế tiếp.
• Nếu doanh nghiệp thuộc diện kê khai nộp thuế GTGT theo quý thì báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được lập theo quý và nộp chậm nhất vào ngày 30 của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo.

3. Hướng dẫn lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên HTKK

Bước 1: Đăng nhập vào HTKK phiên bản mới nhất

- Chọn trong phần "Hóa đơn" ⇒ Chọn mẫu "Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC21/AC)"

Trên phần mềm, bạn sẽ thấy có 2 mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC 21/AC, tuy nhiên, mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng (BC21/AC) chỉ dành cho những Hóa đơn được quy định tại điều 27 Thông tư 39 như hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn. 

- Click vào “tờ khai tháng” nếu doanh nghiệp phải kê khai và nộp thuế theo tháng, hoặc click vào “tờ khai quý” nếu doanh nghiệp kê khai và nộp thuế theo quý. Sau đó chọn kỳ muốn lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn rồi chọn “Đồng ý”

Màn hình hiện ra mẫu BC26/AC:

Màn hình HTKK phiên bản mới nhất

Bước 2: Điền đầy đủ các chỉ tiêu ở các cột trên báo cáo

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mẫu BC26/AC

• Tại cột  "Mã loại hóa đơn": click hình mũi tên đi xuống ở bên phảivà chọn loại hóa đơn.
  Nếu bạn làm BC tình hình sử dụng hóa đơn GTGT thì chọn "01GTKT". 
  Nếu bạn làm BC tình hình sử dụng hóa đơn bán hàng thì chọn "02GTTT".
• Sau khi chọn mã loại hóa đơn phần mềm sẽ tự nhảy tên loại hóa đơn ở cột 2.
• Cột " Ký hiệu mẫu hóa đơn" phần mềm sẽ tự nhảy nhưng chỉ hiển thị ra 01GTKT hoặc 02/GTTT, bạn phải điền nốt các hậu tố theo đúng ký hiệu mẫu hóa đơn của Công ty (ở góc trên cùng bên phải của hóa đơn), VD: 01GTKT3/001.
• Cột " Ký hiệu hóa đơn": lấy thông tin ở góc phải của hóa đơn để điền vào. VD: AB/13P.
• Cột " Tổng số”: Không cần điền
• Cột “số tồn đầu kỳ”:  
  + Cột “từ số”: Điền số hóa đơn chưa lập nhỏ nhất.
  + Cột 7 “đến số”: điền số hóa đơn lớn nhất trong đã làm thông báo sử dụng. Ví dụ bạn đã thông báo phát hành với cơ quan thuế 150 hóa đơn thì bạn điền số hóa đơn cuối cùng là 0000150 vào cột này.
• Cột số 8 và 9 "số mua/phát hành trong kỳ": là số hóa đơn GTGT đặt in mà kỳ này các bạn đã làm thông báo phát hành, hoặc số hóa đơn bán hàng mà kỳ này các bạn đã mua của Chi cục thuế. (Nếu trong kỳ bạn không mua hóa đơn của chi cục thuế hoặc không phát hành thêm hóa đơn thì 2 cột này bỏ trống)
• Cột 10, 11, 12 " Tổng số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy" - máy tự tổng hợp.
• Cột 15 - số xóa bỏ: là số hóa đơn đã lập nhưng do các bạn viết sai nên phải xóa bỏ (mà các bạn gạch chéo, hoặc làm biên bản thu hồi) (bạn phải điền đầy đủ tất cả các số hóa đơn xóa bỏ)
• Cột 19 - số Hủy: là những hóa đơn được hủy theo quy định do hoá đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hoá đơn, công ty bạn giải thể, chia tách, sáp nhập... không tỉếp tục sử dụng hóa đơn. phải thành lập hội đồng hủy, có quyết định hủy và phải thông báo kết quả hủy với cơ quan thuế.
  Chú ý: khi đưa các số hóa đơn hủy hoặc xóa bỏ vào phần mềm các bạn phải gõ đủ 7 chữ số của 1 số hóa đơn, và ngăn cách giữa các số = dấu chấm phẩy ";", không sử dụng dấu cách.
• Cột số 13" Số lượng hóa đơn đã sử dụng" : các bạn điền số lượng hóa đơn đã xuất ra, không bao gồm các số đã xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ.
  Cột 13 = số hóa đơn viết cuối cùng trong kỳ - số hóa đơn viết đầu tiên trong kỳ + 1 - các số hóa đơn: xóa bỏ, mất, hủy. 
• Cột 20, 21, 22 " Tồn cuối kỳ": Phần mềm tự nhảy, bạn không cần điền.
• Cuối cùng là các bạn nhập tên Người đại diện pháp luật là xong.

Sau khi điền đầy đủ các thông tin trên, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử đến đây là hoàn tất. Bạn cần nhấn nút "Ghi" để lưu lại. Nếu báo cáo điền sai, hệ thống sẽ tự động nhắc nhở

Chọn "Kết xuất XML" để gửi tới cơ quan thuế doanh nghiệp trực thuộc.

Xem thêm: Phần Mềm Đọc Tờ Khai XML Mới Nhất

4. Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn qua mạng

Bước 1: Truy cập vào trang web: nhantokhai.gdt.gov.vn

Khi đó sẽ hiển thị giao hiện màn hình để đăng nhập, tiến hành đăng nhập.

Bước 2: Chọn “Nộp tờ khai” 🡪 “Nộp tờ khai XML” 🡪 “Tệp tờ khai” 🡪 “Ký điện tử”. Sau đó nếu hệ thống báo thành công thì bạn đã hoàn thành việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 3: Kiểm tra

Để kiểm tra, bạn chọn mục “Tra cứu”, chọn “Tra cứu tờ khai” và nhập thời gian nộp tờ khai để kiểm tra.

5. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cần được lập và hoàn thiện theo đúng quy định. Dưới đây là mẫu báo cáo được ban hành kèm theo Thông tư số 39 của Bộ Tài chính, mời các bạn tham khảo.

6. Hướng dẫn tra cứu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản đã được cấp từ Cơ quan Thuế

Bước 2: Chọn “Tra cứu”, trong đó chọn “Tra cứu hóa đơn”

Bước 3: Chọn “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra/ mua vào”

Khi đó, bạn nhấn “Tìm kiếm” để xem thông tin hóa đơn.

7. Cách xử lý khi Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bị sai

Trường hợp doanh nghiệp kê khai hoặc sử dụng sai hóa đơn và phát hiện trước thời điểm công bố quyết định kiểm tra thuế của doanh nghiệp thì không bị xử phạt. Nếu báo cáo sử dụng hóa đơn của không chính xác, cần báo cáo lại chính xác và quay lại trang nộp hồ sơ điện tử của Tổng cục Thuế.

Ngoài lợi ích tiết kiệm chi phí và thời gian cho kế toán và doanh nghiệp, hóa đơn điện tử giúp đơn giản hóa quy trình báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng, hàng quý. Kế toán cũng giúp giảm bớt sự căng thẳng khi đến kỳ báo cáo.

Trên đây là hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Mẫu BC26/AC. Bài viết được thực hiện bởi đội ngũ kế toán trưởng giảng dạy tại lớp học kế toán tổng hợp thực hành của kế toán Lê Ánh

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp online/ offline, khóa học kế toán cao cấp, khóa học kế toán xây dựng, sản xuất, khóa học kế toán quản trị, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích tài chính... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh 

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học xuất nhập khẩu online - offline, khóa học hành chính nhân sự online - offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM