Tổng Hợp Mẫu Giấy Đề Nghị Tạm Ứng Mới Nhất - Kế Toán Lê Ánh

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất là chứng từ được người lao động hoặc bộ phận chuyên môn lập để đề nghị doanh nghiệp cấp trước một khoản tiền phục vụ công tác, mua hàng hóa, vật tư hoặc thực hiện nhiệm vụ được giao. Năm 2026, doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC có thể sử dụng Mẫu số 03-TT; doanh nghiệp nhỏ và vừa đang thực hiện Thông tư 133/2016/TT-BTC tiếp tục tham khảo mẫu tương ứng theo chế độ kế toán áp dụng.

Bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh tổng hợp mẫu giấy đề nghị tạm ứng file Word, hướng dẫn cách ghi từng chỉ tiêu, quy trình xét duyệt, hồ sơ hoàn ứng và phương pháp hạch toán tài khoản 141 theo quy định hiện hành.

I. Giấy Đề Nghị Tạm Ứng Là Gì?

Theo quy định tại Điều 21 Khoản 1 Thông tư 133/2016/TT-BTC thì tạm ứng là khoản tiền hoặc vật tư của doanh nghiệp cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết các công việc nào đó đã được phê duyệt.

Người được nhận tiền tạm ứng phải là nhân viên của công ty. Ngoài ra, các đối tượng thường xuyên được nhận tạm ứng phải được Giám đốc xác định rõ bằng văn bản.

Giấy đề nghị tạm ứng được hiểu là một loại giấy tờ chuyên dụng để yêu cầu công ty cấp một số tiền cho những cá nhân nhân viên một khoản tiền và số tiền này được gọi là số tiền tạm ứng.

Khoản tiền tạm ứng này sẽ được cung cấp dưới hình thức vật tư cho người tạm ứng để thực hiện hoạt động kinh doanh chính thức của công ty và phải được ban giám đốc phê duyệt.

»»» Khóa Học Kế Toán Online - Tương Tác Trực Tiếp Cùng Kế Toán Trưởng Trên 15 Năm Kinh Nghiệm

• Đối tượng lập: Là người lao động trong doanh nghiệp khi có nhu cầu tạm ứng
• Mục đích của đơn đề nghị tạm ứng: Mẫu đơn đề nghị tạm ứng là căn cứ để thực hiện các thủ tục xét duyệt các khoản tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi tiền và xuất quỹ cho các khoản tạm ứng.
• Trình tự ký duyệt: Người lao động lập ⇒ Trưởng bộ phận ký ⇒ Kế toán trưởng ghi ý kiến và ký ⇒ Giám đốc duyệt.

II. Thủ Tục Đề Nghị Tạm Ứng

1. Quy trình tạm ứng: Quy trình tạm ứng được thiết lập với mục đích để đảm bảo cho quá trình tạm ứng được thực hiện theo một hệ thống và có kiểm soát

2. Nhu cầu tạm ứng: Người tạm ứng khi thực hiện một số công việc cần phải trả trước một số tiền cho đối tác hay đi công tác thì người thực hiện công việc được phép tạm ứng từ tiền cần làm phiếu đề nghị đi công tác, phiếu đề nghị tạm ứng hay chứng từ liên quan khác

3. Lập phiếu đề nghị tạm ứng: Người có nhu cầu tạm ứng lập phiếu đề nghị tạm ứng kèm theo các chứng từ liên quan trình TĐV ký sau đó trình phó HT phụ trách ký duyệt

4. Duyệt chi

• Trình kế toán trưởng kiểm tra sau đó trình HT ký duyệt
• Chuyển phiếu đề nghị tạm đã được ký duyệt cho kế toán lập phiếu chi

5. Lập phiếu chi: Kế toán lập phiếu chi trình kế toán trưởng sau đó HT ký duyết rồi thủ quỹ thực hiện chi tiền

6. Chi tiền

• Thủ quỹ sẽ căn cứ phiếu chi được duyệt thực hiện chi tiền và ghi sổ quỹ
• Phiếu chi được lập 3 liên: Người nhận tiền giữ 1 liên, thủ quỹ giữ một liên và kế oán giữ một liên để lưu chứng từ
• Phiếu chi buộc phải đầy đủ chữ ký vaf ghi rõ họ tên của: Thủ quỹ, kế toán, kế toán trưởng, HT và người nhận tiền

7. Đối chiếu, kiểm tra số liệu, báo cáo

• Kế toán sẽ đối chiếu với số dư tiền mặt với thủ quỹ mỗi ngày
• Kế toán ngân hàng đối chiều số dư tiền gửi ngân hàng với ngân hàng
• Đối chiếu số dư tạm ứng với người tạm ứng vào cuối tháng vào mỗi lần tạm ứng hoặc hoàn ứng
• Kiểm tra số liệu và lập báo cáo công nợ tạm ứng sau đó gửi báo cáo cho kế toán trưởng cuối tháng

8. Lưu hồ sơ: Kế toán lưu các chứng từ liên quan đến chi tiêu tạm ứng

Trong một tổ chức làm việc, khi một cá nhân, bộ phận nào đó có nguyện vọng tạm ứng số tiền nhất định phải thực hiện các thủ tục chặt chẽ như sau:

Ví dụ đối với việc tạm ứng cho chuyến công tác giải quyết công việc của tổ chức cần làm hồ sơ tạm ứng với các giấy tờ cần thiết:

• Hồ sơ tạm ứng theo mẫu có sẵn
• Báo cáo đề suất công tác
• Bảng dự toán chi phí cho chuyến công tác
• Phiếu báo giá vé máy bay hoặc phương tiện đi lại mà cá nhân lựa chọn.
• Tùy thuộc vào lịch trình và tính chất công việc mà các cá nhân có thể nộp thêm các giấy tờ có liên quan khác.

»»» Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp - Học THỰC CHIẾN Cùng Kế Toán Trưởng Trên 15 Năm Kinh Nghiệm

III. Nội Dung Cần Có Trong Giấy Đề Nghị Tạm Ứng

Có nhiều mẫu giấy đề nghị tạm ứng khác nhau, nhưng đều sẽ có những thông tin dưới đây:

- Tên đơn vị, tên bộ phận phải được ghi rõ ở góc trên bên trái của đơn đề nghị tạm ứng. Người xin tạm ứng phải hoàn thành một liên của mẫu đơn đề nghị tạm ứng và viết rõ là gửi giám đốc công ty (người xét duyệt tạm ứng).

- Người đề nghị tạm ứng phải ghi rõ họ tên, phòng ban, bộ phận và số tiền xin tạm ứng (viết bằng số và bằng chữ).

- Lý do tạm ứng cần nêu rõ mục đích sử dụng của khoản tạm ứng như: Tiền công tác phí, mua văn phòng phẩm, chiêu đãi khách ...

- Thời hạn thanh toán: Ghi rõ ngày, tháng hoàn trả số tiền đã tạm ứng.

IV. Tổng Hợp Mẫu Giấy Tạm Ứng Mới Nhất

1. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

>>> Link tải file về miễn phí: TẠI ĐÂY

2. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

>>> Link tải file về miễn phí: TẠI ĐÂY

3. Mẫu tạm ứng tiền lương

>>> Link tải file về miễn phí: TẠI ĐÂY

4. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng

>>> Link tải file về miễn phí: TẠI ĐÂY

V. Cách Viết Giấy Đề Nghị Tạm Ứng Và Những Lưu Ý

Phía trên cùng góc bên trái: Ghi tên đơn vị và tên bộ phận.

Dòng thứ 1: Kính gửi: Ghi tên bộ phận được duyệt cuối cùng.

Dòng thứ 2: Nhập tên của người yêu cầu tạm ứng trước

Dòng thứ 3: Nhập tên của bộ phận mà người yêu cầu tạm ứng đang làm

Dòng thứ 4: Nhập số tiền chính xác của khoản tạm ứng bằng số

Dòng thứ 5: Ghi số tiền tạm ứng bằng chữ.

Dòng thứ 6: Cho biết khoản trả trước được sử dụng để nhằm mục đích là làm gì: Tiền phí công tác, mua nguyên vật liệu, văn phòng phẩm, tiếp đãi khách

Dòng thứ 7: Ghi rõ ngày tháng hoàn trả lại số tiền đã tạm ứng

Lưu ý:

Khi lập đơn đề nghị tạm ứng, người nhận tiền tạm ứng phải chịu trách nhiệm về số tiền do công ty hoặc tổ chức cung cấp, cụ thể như sau:

• Người nhận tạm ứng chỉ được sử dụng khoản tạm ứng cho các mục đích / nhu cầu đã được phê duyệt.
• Nếu số tiền tạm ứng không được sử dụng, số tiền đó phải được hoàn lại cho thủ quỹ.
• Người Nhận tiền trả trước cũng không có quyền cung cấp Khoản Trả Trước cho người khác.

Ngoài ra, nếu sử dụng hết số tiền tạm ứng, người nhận tạm ứng phải nộp bảng thanh toán tiền tạm ứng (kèm theo bản chính) nhằm mục đích:

• Thanh toán toàn bộ số tiền tạm ứng đã nhận được.
• Bạn thanh toán số tiền đã chi tiêu và phần chênh lệch (nếu có) giữa số tiền nhận được và số tiền đã chi tiêu.

Nếu số tiền tạm ứng còn lại không được trả lại quỹ sau khi hoạt động kết thúc thì sẽ được khấu trừ vào lương của người nhận tạm ứng.

- Đối với các chi phí vượt quá khoản tạm ứng, Công ty sẽ thanh toán phần còn thiếu cho người thụ hưởng khoản tạm ứng.

- Người nhận tiền tạm ứng phải thanh toán đầy đủ khoản tạm ứng của kỳ trước trước khi nhận khoản tạm ứng của kỳ tiếp theo.

- Bộ phận kế toán cũng cần giám sát chặt chẽ những người nhận kế toán và ghi chép đầy đủ về cách thức nhận, thanh toán và tạm ứng cho mỗi lần tạm ứng.

VI. Nguyên Tắc Kế Toán Tài Khoản 141 Theo Thông Tư 99

Tài khoản 141 – Tạm ứng được sử dụng để phản ánh các khoản tiền, vật tư doanh nghiệp giao cho người lao động hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ nhằm thực hiện công việc đã được phê duyệt. 

Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế quản lý tạm ứng, trong đó quy định rõ đối tượng được nhận, mục đích sử dụng, hạn mức, thời hạn thanh toán và thẩm quyền phê duyệt. Mỗi khoản tạm ứng phải được theo dõi chi tiết theo từng người nhận, từng lần tạm ứng và từng nội dung công việc.

Người nhận tạm ứng phải sử dụng khoản tiền, vật tư đúng mục đích và có trách nhiệm thanh toán sau khi hoàn thành nhiệm vụ. Hồ sơ quyết toán thường gồm bảng thanh toán tạm ứng, hóa đơn, chứng từ gốc và các tài liệu liên quan đến khoản chi.

1. Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư

Khi xuất tiền mặt, chuyển khoản hoặc giao vật tư cho người nhận tạm ứng, kế toán ghi:

Nợ TK 141 – Tạm ứng

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có các tài khoản liên quan khác

2. Khi số chi thực tế đúng bằng số tiền đã tạm ứng

Sau khi hoàn thành công việc, người nhận lập bảng thanh toán tạm ứng và nộp đầy đủ chứng từ. Nếu toàn bộ số tiền đã nhận được sử dụng đúng mục đích và được doanh nghiệp chấp thuận, kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153, 156, 211, 241, 621, 623, 627, 641, 642…

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ, nếu đáp ứng điều kiện

Có TK 141 – Tạm ứng

3. Khi số chi thực tế thấp hơn số tiền đã tạm ứng

Trường hợp số tiền được duyệt quyết toán thấp hơn khoản đã nhận, phần chi thực tế được ghi nhận vào tài sản hoặc chi phí; phần còn thừa phải được hoàn lại cho doanh nghiệp.

Kế toán ghi nhận khoản chi được duyệt:

Nợ các TK 152, 153, 156, 211, 241, 621, 627, 641, 642…
Nợ TK 133, nếu được khấu trừ thuế GTGT
Có TK 141

Khi người nhận nộp lại tiền thừa:

Nợ TK 111 hoặc TK 112

Có TK 141

4. Khi số chi thực tế cao hơn số tiền đã tạm ứng

Nếu khoản chi thực tế hợp lệ và được phê duyệt cao hơn số tiền đã nhận, doanh nghiệp ghi nhận toàn bộ giá trị được quyết toán:

Nợ các tài khoản tài sản, chi phí liên quan

Nợ TK 133, nếu đáp ứng điều kiện khấu trừ

Có TK 141: phần đã tạm ứng

Có TK 111, 112 hoặc 334: phần doanh nghiệp phải thanh toán bổ sung

5. Khi nhập lại vật tư thừa từ khoản tạm ứng

Nếu người nhận đã lĩnh vật tư để thực hiện nhiệm vụ nhưng sử dụng không hết và nhập lại kho, kế toán căn cứ phiếu nhập kho để ghi:

Nợ TK 152, 153 hoặc tài khoản vật tư phù hợp

Có TK 141 – Tạm ứng

Trường hợp vật tư đã được ghi nhận trực tiếp vào chi phí trước đó, kế toán cần điều chỉnh giảm tài khoản chi phí tương ứng theo bản chất nghiệp vụ và hồ sơ thực tế.

6. Khi xử lý khoản tạm ứng quá hạn

Khoản tạm ứng quá hạn không mặc nhiên được chuyển sang tài khoản khác hoặc tự động khấu trừ vào tiền lương. Trước hết, doanh nghiệp cần đối chiếu công nợ, yêu cầu người nhận giải trình, bổ sung chứng từ hoặc hoàn trả tiền theo quy chế tạm ứng.

Nếu khoản tiền vẫn thuộc trách nhiệm thanh toán tạm ứng của cá nhân, doanh nghiệp tiếp tục theo dõi chi tiết trên TK 141 và thực hiện các biện pháp thu hồi theo quy định nội bộ.

Trường hợp doanh nghiệp có quyết định xác định khoản tạm ứng là khoản phải thu hoặc khoản bồi thường của cá nhân, kế toán có thể ghi:

Nợ TK 1388 – Phải thu khác

Có TK 141 – Tạm ứng

Khi cá nhân hoàn trả bằng tiền:

Nợ TK 111 hoặc TK 112

Có TK 1388

Nếu khoản phải thu được khấu trừ vào tiền lương theo đúng căn cứ pháp luật, thỏa thuận và quyết định của doanh nghiệp:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 1388 – Phải thu khác

Doanh nghiệp không nên tự động chuyển mọi khoản tạm ứng quá hạn sang TK 1388. Bút toán xử lý phải căn cứ vào bản chất khoản phải thu, kết quả đối chiếu, hồ sơ xác định trách nhiệm và quyết định của người có thẩm quyền.

Lưu ý khi hạch toán tài khoản 141

• Không ghi nhận khoản tạm ứng trực tiếp vào chi phí ngay tại thời điểm giao tiền.
• Chỉ kết chuyển vào tài sản hoặc chi phí khi có hồ sơ thanh toán được kiểm tra và phê duyệt.
• Theo dõi riêng từng người nhận, từng lần tạm ứng và thời hạn phải hoàn tất quyết toán.
• Kiểm tra điều kiện hóa đơn, chứng từ và thuế GTGT trước khi hạch toán.
• Định kỳ đối chiếu số dư TK 141, đặc biệt với các khoản tồn đọng hoặc quá hạn.
• Khoản tạm ứng mới khi khoản cũ chưa thanh toán cần được xem xét theo quy chế và thẩm quyền phê duyệt của doanh nghiệp.

Xem thêm: 

• Tổng Hợp Mẫu Phiếu Thu Mới Nhất - Hướng Dẫn Cách Viết Phiếu Thu
• Mẫu Phiếu Chi Mới Nhất - Cách Viết Phiếu Chi Và Những Lưu Ý
• Mẫu Sổ Quỹ Tiền Mặt - Hướng Dẫn Cách Ghi Sổ Quỹ Tiền Mặt
• Mẫu Biên Bản Bàn Giao Tài Sản - Cách Viết Và Những Lưu Ý
• Mẫu Biên Bản Thu Hồi Hóa Đơn Điện Tử Mới Nhất

Trên đây là toàn bộ những thông kiến chức chi tiết nhất về đơn xin tạm ứng và mẫu đơn xin tạm ứng mà mình muốn chia sẻ đến cho các bạn. Hy vọng những thông tin Kế Toán Lê Ánh chia sẻ trong bài viết sẽ hữu ích đối với công việc của các bạn.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904 848 855/ Mrs Lê Ánh