Hướng Dẫn Xuất Hóa Đơn Khi Bán Hàng Trên Sàn Thương Mại Điện Tử

Sự phát triển nhanh chóng của thương mại điện tử đã làm thay đổi đáng kể phương thức kinh doanh của nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Thay vì chỉ bán hàng tại cửa hàng truyền thống, nhiều đơn vị hiện nay lựa chọn mở rộng hoạt động trên các nền tảng như Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki… để tiếp cận khách hàng, gia tăng doanh thu và tối ưu chi phí vận hành.

Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của mô hình kinh doanh trực tuyến, công tác kế toán và quản lý thuế cũng phát sinh nhiều vấn đề cần được quan tâm, đặc biệt là việc xuất hóa đơn khi bán hàng trên sàn thương mại điện tử.

Khác với hình thức bán hàng thông thường, giao dịch trên sàn thương mại điện tử có sự tham gia của nhiều bên: người bán, người mua, đơn vị vận chuyển, đơn vị thanh toán và nền tảng trung gian. Vì vậy, dữ liệu về doanh thu, thời điểm hoàn thành giao dịch, số tiền thực nhận và các khoản chi phí phát sinh thường không nằm trên cùng một hệ thống.

Thực tế cho thấy, nhiều chủ shop và kế toán vẫn còn nhầm lẫn giữa doanh thu bán hàng và khoản tiền sàn chuyển về sau khi đã khấu trừ phí dịch vụ, chi phí quảng cáo, chiết khấu hoặc các khoản điều chỉnh khác. Một số trường hợp chưa xác định đúng thời điểm lập hóa đơn, chưa có quy trình xử lý đơn hàng trả lại, hoàn tiền hoặc chưa biết cách đối chiếu dữ liệu giữa sàn thương mại điện tử với hệ thống kế toán.

Theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và Thông tư số 91/2026/TT-BTC, việc quản lý hóa đơn điện tử trong hoạt động thương mại điện tử tiếp tục được hoàn thiện theo hướng tăng cường tính minh bạch của dữ liệu giao dịch, trách nhiệm của các bên tham gia và khả năng kết nối thông tin phục vụ công tác quản lý thuế.

Vì vậy, người bán hàng trên sàn thương mại điện tử cần hiểu rõ nguyên tắc lập hóa đơn, trách nhiệm của người bán, cách khai thác dữ liệu từ sàn và quy trình xử lý các tình huống phát sinh để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Bài viết dưới đây do TS Lê Thị Ánh, CEO của Kế Toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn khi bán hàng trên sàn thương mại điện tử theo quy định mới, đồng thời phân tích những vấn đề thực tế mà kế toán và chủ shop thường gặp trong quá trình vận hành.

Để giúp anh/chị dễ dàng hình dung quy trình thực hiện, Kế Toán Lê Ánh đã thực hiện video hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn khi bán hàng trên sàn thương mại điện tử, từ việc kiểm tra dữ liệu giao dịch, xác định thông tin lập hóa đơn đến các lưu ý trong quá trình thực hiện.

Xem video hướng dẫn:

I. Bán Hàng Trên Sàn Thương Mại Điện Tử Có Phải Xuất Hóa Đơn Không?

Có. Hoạt động bán hàng trên sàn thương mại điện tử vẫn phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn nếu thuộc trường hợp phải sử dụng hóa đơn theo quy định.Đây là một trong những vấn đề mà nhiều chủ shop mới kinh doanh online thường hiểu chưa đầy đủ. Một số người cho rằng do sàn thương mại điện tử đã quản lý đơn hàng, thu tiền hộ hoặc cung cấp báo cáo doanh thu nên trách nhiệm xuất hóa đơn thuộc về sàn.

Tuy nhiên, cần hiểu rằng sàn thương mại điện tử chỉ là nền tảng hỗ trợ giao dịch. Quan hệ mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vẫn phát sinh giữa người bán và khách hàng. Vì vậy, người bán cần chủ động thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến doanh thu, chứng từ và hóa đơn theo quy định áp dụng.Trong quá trình bán hàng trên sàn, người bán cần quản lý đầy đủ các thông tin như:

• Đơn hàng phát sinh. 
• Giá trị hàng hóa bán ra. 
• Thời điểm giao hàng, hoàn thành giao dịch. 
• Thông tin khách hàng. 
• Các khoản giảm giá, hoàn tiền, trả hàng. 
• Chi phí và khoản khấu trừ từ sàn. 

Những dữ liệu này không chỉ phục vụ việc lập hóa đơn mà còn là căn cứ quan trọng để người bán tổ chức công tác kế toán và kê khai thuế chính xác.

Vì sao bán hàng qua sàn thương mại điện tử cần kiểm soát hóa đơn chặt chẽ?

Đặc điểm của thương mại điện tử là một giao dịch thường trải qua nhiều bước xử lý trước khi hoàn tất.

Ví dụ: Khách hàng đặt hàng trên sàn → Người bán xác nhận đơn → Đơn vị vận chuyển giao hàng → Khách hàng nhận hàng → Sàn xác nhận giao dịch hoàn tất → Sàn thực hiện đối soát và thanh toán.

Trong chuỗi hoạt động này, thời điểm phát sinh doanh thu, thời điểm nhận tiền và thời điểm lập hóa đơn có thể không trùng nhau. Nếu người bán chỉ căn cứ vào số tiền nhận được từ sàn để theo dõi doanh thu hoặc lập hóa đơn, số liệu kế toán có thể không phản ánh đúng bản chất giao dịch.

Do đó, việc xây dựng quy trình quản lý hóa đơn ngay từ đầu là yếu tố quan trọng giúp các shop kinh doanh online vận hành hiệu quả và hạn chế rủi ro về thuế.