Hướng Dẫn Xuất Hóa Đơn Khi Bán Hàng Trên Sàn Thương Mại Điện Tử

Sự phát triển nhanh chóng của thương mại điện tử đã làm thay đổi đáng kể phương thức kinh doanh của nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Thay vì chỉ bán hàng tại cửa hàng truyền thống, nhiều đơn vị hiện nay lựa chọn mở rộng hoạt động trên các nền tảng như Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki… để tiếp cận khách hàng, gia tăng doanh thu và tối ưu chi phí vận hành.

Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của mô hình kinh doanh trực tuyến, công tác kế toán và quản lý thuế cũng phát sinh nhiều vấn đề cần được quan tâm, đặc biệt là việc xuất hóa đơn khi bán hàng trên sàn thương mại điện tử.

Khác với hình thức bán hàng thông thường, giao dịch trên sàn thương mại điện tử có sự tham gia của nhiều bên: người bán, người mua, đơn vị vận chuyển, đơn vị thanh toán và nền tảng trung gian. Vì vậy, dữ liệu về doanh thu, thời điểm hoàn thành giao dịch, số tiền thực nhận và các khoản chi phí phát sinh thường không nằm trên cùng một hệ thống.

Thực tế cho thấy, nhiều chủ shop và kế toán vẫn còn nhầm lẫn giữa doanh thu bán hàng và khoản tiền sàn chuyển về sau khi đã khấu trừ phí dịch vụ, chi phí quảng cáo, chiết khấu hoặc các khoản điều chỉnh khác. Một số trường hợp chưa xác định đúng thời điểm lập hóa đơn, chưa có quy trình xử lý đơn hàng trả lại, hoàn tiền hoặc chưa biết cách đối chiếu dữ liệu giữa sàn thương mại điện tử với hệ thống kế toán.

Theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và Thông tư số 91/2026/TT-BTC, việc quản lý hóa đơn điện tử trong hoạt động thương mại điện tử tiếp tục được hoàn thiện theo hướng tăng cường tính minh bạch của dữ liệu giao dịch, trách nhiệm của các bên tham gia và khả năng kết nối thông tin phục vụ công tác quản lý thuế.

Vì vậy, người bán hàng trên sàn thương mại điện tử cần hiểu rõ nguyên tắc lập hóa đơn, trách nhiệm của người bán, cách khai thác dữ liệu từ sàn và quy trình xử lý các tình huống phát sinh để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Bài viết dưới đây do TS Lê Thị Ánh, CEO của Kế Toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn khi bán hàng trên sàn thương mại điện tử theo quy định mới, đồng thời phân tích những vấn đề thực tế mà kế toán và chủ shop thường gặp trong quá trình vận hành.

Để giúp anh/chị dễ dàng hình dung quy trình thực hiện, Kế Toán Lê Ánh đã thực hiện video hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn khi bán hàng trên sàn thương mại điện tử, từ việc kiểm tra dữ liệu giao dịch, xác định thông tin lập hóa đơn đến các lưu ý trong quá trình thực hiện.

Xem video hướng dẫn:

I. Bán Hàng Trên Sàn Thương Mại Điện Tử Có Phải Xuất Hóa Đơn Không?

Có. Hoạt động bán hàng trên sàn thương mại điện tử vẫn phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn nếu thuộc trường hợp phải sử dụng hóa đơn theo quy định.Đây là một trong những vấn đề mà nhiều chủ shop mới kinh doanh online thường hiểu chưa đầy đủ. Một số người cho rằng do sàn thương mại điện tử đã quản lý đơn hàng, thu tiền hộ hoặc cung cấp báo cáo doanh thu nên trách nhiệm xuất hóa đơn thuộc về sàn.

Tuy nhiên, cần hiểu rằng sàn thương mại điện tử chỉ là nền tảng hỗ trợ giao dịch. Quan hệ mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vẫn phát sinh giữa người bán và khách hàng. Vì vậy, người bán cần chủ động thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến doanh thu, chứng từ và hóa đơn theo quy định áp dụng.Trong quá trình bán hàng trên sàn, người bán cần quản lý đầy đủ các thông tin như:

• Đơn hàng phát sinh. 
• Giá trị hàng hóa bán ra. 
• Thời điểm giao hàng, hoàn thành giao dịch. 
• Thông tin khách hàng. 
• Các khoản giảm giá, hoàn tiền, trả hàng. 
• Chi phí và khoản khấu trừ từ sàn. 

Những dữ liệu này không chỉ phục vụ việc lập hóa đơn mà còn là căn cứ quan trọng để người bán tổ chức công tác kế toán và kê khai thuế chính xác.

Vì sao bán hàng qua sàn thương mại điện tử cần kiểm soát hóa đơn chặt chẽ?

Đặc điểm của thương mại điện tử là một giao dịch thường trải qua nhiều bước xử lý trước khi hoàn tất.

Ví dụ: Khách hàng đặt hàng trên sàn → Người bán xác nhận đơn → Đơn vị vận chuyển giao hàng → Khách hàng nhận hàng → Sàn xác nhận giao dịch hoàn tất → Sàn thực hiện đối soát và thanh toán.

Trong chuỗi hoạt động này, thời điểm phát sinh doanh thu, thời điểm nhận tiền và thời điểm lập hóa đơn có thể không trùng nhau. Nếu người bán chỉ căn cứ vào số tiền nhận được từ sàn để theo dõi doanh thu hoặc lập hóa đơn, số liệu kế toán có thể không phản ánh đúng bản chất giao dịch.

Do đó, việc xây dựng quy trình quản lý hóa đơn ngay từ đầu là yếu tố quan trọng giúp các shop kinh doanh online vận hành hiệu quả và hạn chế rủi ro về thuế.

II. Vai Trò Của Nghị Định 254/2026/NĐ-CP Và Thông tư 91/2026/TT-BTC Trong Quản Lý Hóa Đơn Bán Hàng Trên Sàn Thương Mại Điện Tử

Sự phát triển của thương mại điện tử đặt ra yêu cầu phải hoàn thiện cơ chế quản lý hóa đơn theo hướng phù hợp hơn với đặc thù giao dịch trực tuyến.

Các quy định mới tại Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và Thông tư số 91/2026/TT-BTC hướng đến việc tăng cường quản lý dữ liệu giao dịch, đảm bảo hoạt động lập hóa đơn điện tử được thực hiện minh bạch, đồng bộ với thực tế kinh doanh.

1. Tăng cường quản lý dữ liệu giao dịch trên môi trường thương mại điện tử

Khác với mô hình bán hàng truyền thống, hoạt động kinh doanh trên sàn thương mại điện tử tạo ra lượng dữ liệu rất lớn từ nhiều nguồn khác nhau:

• Dữ liệu đơn hàng. 
• Dữ liệu thanh toán. 
• Dữ liệu vận chuyển. 
• Dữ liệu đối soát.
• Dữ liệu hóa đơn điện tử. 

Vì vậy, việc quản lý hóa đơn không chỉ dừng lại ở việc lập hóa đơn mà còn liên quan đến khả năng kiểm soát, lưu trữ và đối chiếu dữ liệu.

2. Người bán cần chủ động tổ chức dữ liệu kế toán

Mặc dù các nền tảng thương mại điện tử hỗ trợ nhiều công cụ quản lý bán hàng, người bán vẫn cần xây dựng hệ thống kiểm soát riêng để đảm bảo:

• Doanh thu được ghi nhận đầy đủ.
• Các khoản giảm trừ được theo dõi rõ ràng. 
• Hóa đơn phù hợp với giao dịch thực tế. 
• Hồ sơ kế toán có đầy đủ căn cứ. 

Đặc biệt với những doanh nghiệp bán hàng trên nhiều sàn cùng lúc, việc chuẩn hóa quy trình dữ liệu là yếu tố quan trọng để tránh sai lệch khi tổng hợp báo cáo.

3. Kế toán cần thay đổi cách tiếp cận khi xử lý bán hàng online

Kế toán thương mại điện tử không chỉ là việc ghi nhận doanh thu và xuất hóa đơn, mà còn là quá trình kiểm soát toàn bộ vòng đời của một giao dịch:

Từ khi đơn hàng phát sinh → hoàn thành giao dịch → lập hóa đơn → đối soát dòng tiền → ghi nhận kế toán → kê khai thuế.

Việc hiểu rõ mối liên hệ giữa các bước này giúp kế toán xử lý chính xác hơn và hạn chế các sai sót thường gặp trong hoạt động kinh doanh trên nền tảng số.

III. Ai Là Người Chịu Trách Nhiệm Xuất Hóa Đơn Khi Bán Hàng Qua Sàn Thương Mại Điện Tử?

Khi bán hàng thông qua các nền tảng thương mại điện tử, một trong những vấn đề thường gây nhầm lẫn là xác định trách nhiệm lập hóa đơn thuộc về ai.Nhiều chủ shop cho rằng do sàn thương mại điện tử trực tiếp quản lý đơn hàng, thu tiền của khách hàng và thực hiện đối soát nên sàn sẽ là đơn vị chịu trách nhiệm xuất hóa đơn. Tuy nhiên, cần phân biệt rõ vai trò của sàn trong chuỗi giao dịch.Về bản chất, sàn thương mại điện tử là nền tảng trung gian hỗ trợ hoạt động mua bán giữa người bán và khách hàng. Người bán vẫn là chủ thể cung cấp hàng hóa, dịch vụ và phát sinh doanh thu từ hoạt động kinh doanh của mình.

Vì vậy, trách nhiệm quản lý doanh thu, chứng từ và nghĩa vụ về hóa đơn vẫn cần được xác định đối với người bán, trừ trường hợp các bên thực hiện cơ chế ủy nhiệm lập hóa đơn theo đúng quy định.Hiện nay, người bán có thể lựa chọn một trong hai phương thức:

1. Người bán tự lập hóa đơn điện tử

Đây là phương thức phổ biến đối với phần lớn doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh trên sàn thương mại điện tử.

Theo phương thức này, người bán sẽ chủ động thực hiện toàn bộ quy trình:

• Tổng hợp dữ liệu đơn hàng phát sinh. 
• Xác định giao dịch đủ điều kiện lập hóa đơn. 
• Kiểm tra thông tin người mua. 
• Xác định hàng hóa, giá trị giao dịch và thuế suất. 
• Lập, gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử. 

Phương thức này phù hợp với những đơn vị đã xây dựng được hệ thống quản lý bán hàng, phần mềm kế toán hoặc quy trình kiểm soát hóa đơn riêng.

Tuy nhiên, đối với các shop có số lượng đơn hàng lớn, việc xử lý thủ công từng hóa đơn có thể phát sinh nhiều áp lực, đặc biệt khi kinh doanh đồng thời trên nhiều nền tảng khác nhau.

2. Trường hợp ủy nhiệm cho sàn thương mại điện tử lập hóa đơn

Đối với các doanh nghiệp, shop có lượng giao dịch lớn, việc kết nối dữ liệu giữa sàn thương mại điện tử và hệ thống hóa đơn có thể giúp giảm đáng kể thời gian xử lý nghiệp vụ.

Trong trường hợp đáp ứng các điều kiện theo quy định, người bán có thể thực hiện ủy nhiệm cho sàn thương mại điện tử hoặc tổ chức khác lập hóa đơn điện tử thay.

Việc ủy nhiệm này mang lại một số lợi ích như:

• Tận dụng dữ liệu đơn hàng đã có trên nền tảng. 
• Giảm thao tác nhập liệu thủ công.
• Hạn chế sai sót do xử lý số lượng giao dịch lớn. 
• Tăng khả năng tự động hóa quy trình kế toán. 

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc ủy nhiệm lập hóa đơn không đồng nghĩa với việc người bán chuyển toàn bộ trách nhiệm về nghĩa vụ thuế cho sàn.

Người bán vẫn cần đảm bảo:

• Dữ liệu giao dịch cung cấp là chính xác. 
• Doanh thu phát sinh được phản ánh đầy đủ. 
• Hóa đơn phù hợp với hoạt động bán hàng thực tế. 
• Hồ sơ, chứng từ liên quan được lưu trữ đầy đủ. 

Nói cách khác, sàn có thể hỗ trợ người bán trong việc lập hóa đơn, nhưng người bán vẫn cần kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình.

IV. Thời Điểm Xuất Hóa Đơn Khi Bán Hàng Trên Sàn Thương Mại Điện Tử

Thời điểm lập hóa đơn là một trong những nội dung quan trọng nhất khi thực hiện kế toán bán hàng trên sàn thương mại điện tử.

Trong thực tế, nhiều shop có thói quen chờ đến khi tiền được chuyển từ sàn về tài khoản ngân hàng mới xuất hóa đơn. Tuy nhiên, cách xử lý này có thể chưa phù hợp nếu thời điểm nhận tiền không trùng với thời điểm giao dịch bán hàng hoàn thành.

1. Có phải chờ sàn chuyển tiền mới xuất hóa đơn không?

Không. Việc sàn thương mại điện tử chuyển tiền cho người bán chỉ phản ánh quá trình đối soát và thanh toán giữa sàn với người bán. Trong khi đó, thời điểm lập hóa đơn cần được xác định dựa trên thời điểm phát sinh giao dịch bán hàng theo quy định.

Ví dụ, một đơn hàng có thể trải qua các bước:

Khách hàng đặt hàng trên sàn → Người bán giao hàng → Khách hàng nhận hàng → Đơn hàng hoàn tất trên hệ thống → Sàn thực hiện đối soát → Tiền được chuyển về tài khoản người bán.

Trong quy trình này, thời điểm nhận tiền có thể xảy ra sau thời điểm giao dịch bán hàng đã hoàn thành. Do đó, kế toán không nên chỉ căn cứ vào dòng tiền thực nhận để xác định thời điểm xuất hóa đơn.

2. Vì sao cần phân biệt thời điểm giao dịch và thời điểm thanh toán?

Đây là điểm khác biệt quan trọng giữa kế toán thương mại điện tử và nhiều mô hình bán hàng truyền thống.

Đối với bán hàng qua sàn, một giao dịch có thể đồng thời phát sinh nhiều loại dữ liệu:

• Dữ liệu đơn hàng. 
• Dữ liệu giao nhận. 
• Dữ liệu thanh toán. 
• Dữ liệu đối soát. 
• Dữ liệu hóa đơn. Nếu không xác định rõ vai trò của từng loại dữ liệu, kế toán rất dễ gặp tình trạng:
• Xuất hóa đơn chậm. 
• Ghi nhận doanh thu sai kỳ. 
• Không khớp giữa doanh thu và tiền nhận được. 
• Khó giải trình khi kiểm tra thuế. 

Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình xác định thời điểm hoàn thành giao dịch và lập hóa đơn phù hợp với mô hình vận hành thực tế.

V. Quản Lý Dữ Liệu Giao Dịch Từ Sàn Thương Mại Điện Tử Phục Vụ Lập Hóa Đơn

Một trong những đặc điểm nổi bật của hoạt động kinh doanh trên sàn thương mại điện tử là dữ liệu bán hàng không chỉ nằm ở người bán mà còn được lưu trữ trên hệ thống của nền tảng.

Để lập hóa đơn chính xác, kế toán cần khai thác và đối chiếu nhiều nguồn dữ liệu khác nhau.

1. Những dữ liệu cần kiểm soát từ sàn thương mại điện tử

Các dữ liệu quan trọng bao gồm:

• Danh sách đơn hàng phát sinh. 
• Giá trị hàng hóa bán ra. 
• Thời điểm giao hàng. 
• Trạng thái hoàn thành đơn hàng. 
• Đơn hàng bị hủy, trả lại. 
• Các khoản giảm giá, chiết khấu. 
• Phí dịch vụ sàn. 
• Số tiền thực nhận sau đối soát.

Những dữ liệu này là căn cứ để kế toán xác định doanh thu, kiểm tra việc lập hóa đơn và xử lý các nghiệp vụ phát sinh.

2. Vì sao doanh thu bán hàng không bằng tiền thực nhận?

Đây là vấn đề phổ biến mà nhiều chủ shop gặp phải.Ví dụ, một đơn hàng có giá trị 1.000.000 đồng. Sau khi hoàn thành giao dịch, sàn có thể khấu trừ:

• Phí dịch vụ. 
• Phí thanh toán. 
• Chi phí quảng cáo. 
• Các khoản hỗ trợ chương trình bán hàng. 

Khi đó, số tiền thực tế người bán nhận được có thể thấp hơn 1.000.000 đồng. Tuy nhiên, khoản tiền nhận về sau đối soát không đồng nghĩa với việc doanh thu bán hàng chỉ là số tiền còn lại.

Kế toán cần xác định đúng bản chất từng khoản:

• Doanh thu bán hàng. 
• Chi phí dịch vụ sàn. 
• Chi phí quảng cáo. 
• Các khoản giảm trừ. 

Việc phân loại chính xác giúp báo cáo kế toán phản ánh đúng hoạt động kinh doanh và hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế.

VI. Cách Ghi Thông Tin Người Mua Trên Hóa Đơn Khi Bán Hàng Qua Sàn Thương Mại Điện Tử

Thông tin người mua trên hóa đơn là một trong những nội dung khiến nhiều shop kinh doanh trên sàn thương mại điện tử gặp khó khăn trong quá trình thực hiện.

Khác với mô hình bán hàng truyền thống, giao dịch trên các nền tảng như Shopee, TikTok Shop, Lazada thường có số lượng đơn hàng rất lớn, khách hàng phân tán và không phải người mua nào cũng có nhu cầu cung cấp thông tin để xuất hóa đơn.

Vì vậy, kế toán cần xây dựng quy trình xử lý thông tin người mua phù hợp, vừa đảm bảo tuân thủ quy định về hóa đơn, vừa phù hợp với đặc điểm vận hành của hoạt động kinh doanh trực tuyến.

1. Trường hợp khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn và cung cấp đầy đủ thông tin

Khi khách hàng có nhu cầu nhận hóa đơn và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, người bán thực hiện lập hóa đơn theo thông tin mà khách hàng cung cấp.

Thông thường, các thông tin cần được kiểm tra gồm:

• Tên người mua hoặc tên đơn vị mua hàng. 
• Mã số thuế (nếu có). 
• Địa chỉ. 
• Thông tin nhận hóa đơn. 

Đối với khách hàng là doanh nghiệp, việc ghi nhận chính xác thông tin trên hóa đơn có ý nghĩa quan trọng vì đây là căn cứ để bên mua thực hiện hạch toán và xử lý các nghĩa vụ thuế liên quan.

Do đó, người bán cần có bước kiểm tra thông tin trước khi phát hành hóa đơn, tránh tình trạng phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sau khi đã lập.

2. Trường hợp khách hàng không cung cấp thông tin xuất hóa đơn

Đây là tình huống phổ biến trong hoạt động bán hàng trên sàn thương mại điện tử.Phần lớn khách hàng mua hàng online chỉ quan tâm đến việc đặt hàng, nhận sản phẩm và thanh toán. Nhiều trường hợp khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin để lập hóa đơn.

Tuy nhiên, cần hiểu rằng việc khách hàng không lấy hóa đơn không đồng nghĩa với việc người bán không cần quản lý doanh thu hoặc bỏ qua nghĩa vụ liên quan đến hóa đơn.

Người bán vẫn cần thực hiện theo đúng quy định áp dụng đối với từng trường hợp, đồng thời đảm bảo:

• Doanh thu bán hàng được ghi nhận đầy đủ. 
• Dữ liệu đơn hàng được lưu trữ. 
• Có căn cứ đối chiếu với báo cáo từ sàn thương mại điện tử. 
• Hồ sơ kế toán phản ánh đúng hoạt động kinh doanh thực tế. 

3. Khó khăn khi quản lý thông tin người mua trên sàn thương mại điện tử

Đối với những shop có hàng nghìn đơn hàng mỗi tháng, việc thu thập và xử lý thông tin người mua thủ công có thể gây nhiều áp lực cho bộ phận kế toán.Một số tình huống thường gặp:

• Người đặt hàng và người yêu cầu xuất hóa đơn là hai đối tượng khác nhau. 
• Thông tin nhận hàng không đầy đủ để lập hóa đơn. 
• Khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn sau một thời gian dài kể từ thời điểm mua hàng. 
• Dữ liệu khách hàng trên sàn chưa đồng bộ với phần mềm kế toán. 

Vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kết nối dữ liệu giữa:

• Nền tảng thương mại điện tử. 
• Phần mềm quản lý bán hàng. 
• Phần mềm hóa đơn điện tử. 
• Phần mềm kế toán. 

Việc đồng bộ dữ liệu giúp giảm thao tác nhập liệu, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý.

VII. Cách Ghi Tên Hàng Hóa Trên Hóa Đơn Khi Bán Hàng Qua Sàn Thương Mại Điện Tử

Bên cạnh thông tin người mua, cách thể hiện tên hàng hóa trên hóa đơn cũng là vấn đề được nhiều kế toán quan tâm, đặc biệt với những shop có số lượng sản phẩm lớn.Một gian hàng trên sàn thương mại điện tử có thể có hàng trăm, thậm chí hàng nghìn mã sản phẩm khác nhau. Nếu không có phương án quản lý phù hợp, việc lập hóa đơn có thể trở nên phức tạp và khó kiểm soát.

1. Nguyên tắc khi ghi tên hàng hóa trên hóa đơn

Tên hàng hóa trên hóa đơn cần phản ánh đúng bản chất giao dịch phát sinh, đảm bảo có thể đối chiếu với hoạt động bán hàng thực tế.

Thông tin hàng hóa cần thể hiện được:

• Loại hàng hóa, dịch vụ cung cấp. 
• Nội dung giao dịch. 
• Sự phù hợp giữa hóa đơn và dữ liệu bán hàng. 

Việc ghi tên hàng hóa cần tránh hai trường hợp:

• Thứ nhất, ghi quá chung chung khiến không thể xác định được sản phẩm thực tế đã bán.
• Thứ hai, ghi quá chi tiết nhưng không phù hợp với hệ thống quản lý, gây khó khăn trong việc vận hành và đối chiếu dữ liệu.

Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng danh mục hàng hóa thống nhất giữa:

• Hệ thống bán hàng trên sàn. 
• Phần mềm quản lý kho. 
• Phần mềm kế toán. 
• Hệ thống hóa đơn điện tử. 

2. Quản lý hàng hóa đối với shop có nhiều mã sản phẩm

Đối với những shop kinh doanh đa dạng mặt hàng, kế toán cần đặc biệt chú ý đến việc đồng bộ danh mục sản phẩm. Một số thông tin cần kiểm soát gồm:

• Mã sản phẩm trên sàn. 
• Tên sản phẩm. 
• Nhóm hàng hóa. 
• Giá bán. 
• Doanh thu phát sinh. 

Việc quản lý tốt danh mục hàng hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng:

• Đối chiếu doanh thu. 
• Kiểm tra hàng tồn kho. 
• Giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu. 
• Hạn chế sai sót khi lập hóa đơn. 

VIII. Xử Các Tình Huống Phát Sinh Khi Bán Hàng Trên Sàn Thương Mại Điện Tử

Kinh doanh trên sàn thương mại điện tử có đặc thù là giao dịch thay đổi thường xuyên sau khi khách hàng đặt hàng. Một đơn hàng có thể phát sinh nhiều tình huống như:

• Hủy đơn. 
• Trả hàng. 
• Đổi hàng. 
• Hoàn tiền. 
• Giảm giá. 
• Chiết khấu. 
• Sử dụng mã khuyến mại. 

Đây là những nghiệp vụ kế toán cần được kiểm soát chặt chẽ vì ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, hóa đơn và báo cáo thuế.

1. Xử lý trường hợp khách hàng trả lại hàng

Trả hàng là tình huống khá phổ biến trong thương mại điện tử, đặc biệt với các ngành hàng như thời trang, mỹ phẩm, điện tử, gia dụng.

Khi phát sinh trả hàng, kế toán cần kiểm tra:

• Đơn hàng trên sàn. 
• Trạng thái giao dịch. 
• Hóa đơn đã lập hay chưa. 
• Tình trạng nhập lại hàng hóa. 
• Giá trị giao dịch cần điều chỉnh. 

Nếu hóa đơn đã được lập, việc xử lý cần thực hiện theo quy định áp dụng đối với trường hợp hàng bán bị trả lại.

Một điểm cần lưu ý là: Việc hoàn tiền trên hệ thống sàn chỉ giải quyết khía cạnh thanh toán giữa người bán và khách hàng, chưa thay thế cho việc xử lý hóa đơn và chứng từ kế toán liên quan.

2. Xử lý trường hợp khách hàng hủy đơn hàng

Không phải mọi đơn hàng được tạo trên sàn đều trở thành giao dịch bán hàng hoàn chỉnh.

Một số trường hợp:

• Khách đặt nhưng hủy trước khi giao. 
• Người bán không thể thực hiện giao hàng. 
• Đơn hàng bị hệ thống hủy. 
• Khách từ chối nhận hàng. 

Kế toán cần căn cứ vào trạng thái thực tế của giao dịch để xác định việc ghi nhận doanh thu và xử lý hóa đơn. Không nên chỉ dựa vào việc đơn hàng đã xuất hiện trên hệ thống để kết luận rằng giao dịch bán hàng đã hoàn tất.

3. Xử lý trường hợp đổi hàng

Đổi hàng là nghiệp vụ thường gặp đối với nhiều ngành hàng kinh doanh online. Tùy theo bản chất giao dịch, việc đổi hàng có thể chia thành các trường hợp:

• Đổi sản phẩm cùng giá trị: Trường hợp này chủ yếu liên quan đến việc thay đổi sản phẩm thực tế giao cho khách hàng. Kế toán cần đảm bảo dữ liệu hàng hóa, kho và đơn hàng được cập nhật chính xác.
• Đổi sang sản phẩm có giá trị khác: Nếu sản phẩm thay đổi làm phát sinh chênh lệch giá trị giao dịch, kế toán cần xem xét việc điều chỉnh doanh thu, hóa đơn và các chứng từ liên quan.

Việc xử lý đổi hàng cần căn cứ vào bản chất giao dịch thực tế, tránh áp dụng một cách máy móc cho mọi trường hợp.

4. Xử lý giảm giá, chiết khấu và voucher trên sàn

Các chương trình ưu đãi trên sàn thương mại điện tử ngày càng đa dạng, có thể bao gồm:

• Người bán tự giảm giá. 
• Sàn hỗ trợ chương trình khuyến mại. 
• Voucher giảm giá. 
• Mã ưu đãi. 
• Chương trình đồng tài trợ giữa sàn và người bán. 

Về góc độ kế toán, các khoản này cần được phân loại đúng bản chất. Kế toán cần phân biệt rõ:

• Khoản giảm trực tiếp vào giá bán. 
• Khoản hỗ trợ từ sàn. 
• Chi phí quảng cáo. 
• Phí dịch vụ thương mại điện tử. 

Việc phân loại chính xác giúp doanh nghiệp ghi nhận đúng doanh thu, chi phí và hạn chế rủi ro khi kiểm tra thuế. 

IX. Xử Lý Hóa Đơn Sai Khi Bán Hàng Trên Sàn Thương Mại Điện Tử

Trong quá trình bán hàng trên các nền tảng thương mại điện tử, việc phát sinh sai sót trên hóa đơn là điều khó tránh khỏi, đặc biệt đối với những shop có số lượng giao dịch lớn mỗi ngày. Các sai sót có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như:

• Nhập sai thông tin người mua. 
• Sai tên hàng hóa, dịch vụ. 
• Sai số lượng, đơn giá. 
• Sai giá trị giao dịch. 
• Sai thuế suất. 
• Lập hóa đơn chưa phù hợp với trạng thái giao dịch thực tế. 

Điểm đặc thù của bán hàng trên sàn thương mại điện tử là việc xử lý hóa đơn sai không chỉ dựa trên thông tin thể hiện trên hóa đơn, mà cần đối chiếu với toàn bộ dữ liệu của giao dịch.

1. Cần xác định nguyên nhân sai sót trước khi xử lý hóa đơn

Khi phát hiện hóa đơn có sai sót, kế toán cần rà soát lại toàn bộ quá trình phát sinh giao dịch:

• Đơn hàng trên sàn. 
• Trạng thái giao hàng. 
• Thông tin khách hàng. 
• Dữ liệu thanh toán. 
• Báo cáo đối soát. 
• Hồ sơ trả hàng, hoàn tiền (nếu có). 

Việc xác định đúng nguyên nhân giúp lựa chọn phương án xử lý phù hợp, tránh tình trạng điều chỉnh hóa đơn nhưng không phản ánh đúng bản chất giao dịch.

2. Không nên tự ý xóa bỏ hoặc bỏ qua hóa đơn sai

Một số shop nhỏ có thói quen khi phát hiện hóa đơn sai thì tự xóa dữ liệu, bỏ qua hóa đơn hoặc xử lý ngoài hệ thống. Tuy nhiên, cách xử lý này có thể gây khó khăn khi cần đối chiếu số liệu kế toán hoặc giải trình với cơ quan thuế.

Đối với hóa đơn điện tử đã lập, việc xử lý sai sót cần thực hiện theo đúng quy định hiện hành, đảm bảo có sự liên kết giữa:

• Hóa đơn ban đầu. 

• Hồ sơ điều chỉnh, thay thế (nếu có). 

• Dữ liệu giao dịch thực tế trên sàn. 

>>> Các bạn xem thêm về cách xử lý hóa đơn sai sót trong video sau: Xử lý hóa đơn điện tử sai sót từ năm 2026

X. Quy Trình Chuẩn Xuất Hóa Đơn Khi Bán Hàng Trên Sàn Thương Mại Điện Tử

Để quản lý tốt hoạt động bán hàng online, doanh nghiệp không nên xử lý hóa đơn theo từng đơn hàng một cách rời rạc mà cần xây dựng một quy trình thống nhất.

Một quy trình khoa học giúp kế toán kiểm soát được toàn bộ vòng đời của giao dịch, từ khi khách hàng đặt hàng đến khi hoàn thiện nghĩa vụ kế toán, thuế.

Bước 1: Tổng hợp dữ liệu đơn hàng từ sàn thương mại điện tử

Trước tiên, kế toán cần lấy dữ liệu từ các nền tảng đang kinh doanh. Các thông tin cần tổng hợp bao gồm:

• Danh sách đơn hàng phát sinh. 
• Giá trị hàng hóa bán ra. 
• Trạng thái đơn hàng. 
• Đơn hàng hoàn thành. 
• Đơn hàng hủy, trả lại. 
• Các khoản giảm giá, chiết khấu. 
• Phí dịch vụ sàn. 
• Số tiền thực nhận sau đối soát. 

Đối với doanh nghiệp bán hàng trên nhiều nền tảng, cần có phương án tổng hợp dữ liệu thống nhất để tránh bỏ sót doanh thu.

Bước 2: Kiểm tra trạng thái giao dịch

Không phải mọi đơn hàng phát sinh trên sàn đều là căn cứ để lập hóa đơn.

Kế toán cần kiểm tra:

• Đơn hàng đã hoàn thành hay chưa. 
• Hàng hóa đã được giao cho khách hàng chưa. 
• Có phát sinh hủy đơn, trả hàng hay không. 
• Giá trị giao dịch cuối cùng là bao nhiêu. 

Bước kiểm tra này giúp hạn chế tình trạng xuất hóa đơn cho giao dịch chưa hoàn tất hoặc bỏ sót giao dịch đã phát sinh nghĩa vụ.

Bước 3: Xác định thông tin lập hóa đơn

Sau khi xác định giao dịch đủ điều kiện lập hóa đơn, kế toán cần kiểm tra:

• Thông tin người mua. 
• Tên hàng hóa, dịch vụ. 
• Giá trị giao dịch. 
• Thuế suất áp dụng. 

Đối với những shop có nhiều mã hàng, việc đồng bộ danh mục sản phẩm giữa sàn, phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán là yếu tố rất quan trọng.

Bước 4: Lập hóa đơn điện tử

Căn cứ vào dữ liệu đã kiểm tra, người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định. Sau khi phát hành, hóa đơn cần được lưu trữ, quản lý và liên kết với dữ liệu bán hàng để thuận tiện cho việc đối chiếu sau này.

Bước 5: Đối chiếu doanh thu, hóa đơn và dữ liệu kế toán

Đây là bước thường bị bỏ qua ở nhiều shop bán hàng online. Kế toán cần định kỳ đối chiếu:

• Doanh thu trên sàn. 
• Hóa đơn đã lập. 
• Số tiền nhận được. 
• Chi phí phát sinh. 
• Sổ kế toán. 

Việc đối chiếu thường xuyên giúp phát hiện sớm những vấn đề như:

• Thiếu hóa đơn. 
• Sai lệch doanh thu.  
• Chưa xử lý đơn hàng trả lại. 
• Ghi nhận sai chi phí. 

XI. Những Lỗi Kế Toán Thường Gặp Khi Xuất Hóa Đơn Bán Hàng Trên Sàn Thương Mại Điện Tử

Qua quá trình triển khai kế toán cho các doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh online, có thể thấy nhiều sai sót không nằm ở thao tác lập hóa đơn mà xuất phát từ việc chưa hiểu đúng đặc điểm vận hành của thương mại điện tử.

1. Nhầm lẫn giữa doanh thu bán hàng và tiền thực nhận

Đây là lỗi phổ biến nhất. Nhiều shop lấy số tiền sàn chuyển về sau khi trừ phí làm doanh thu. Tuy nhiên, đây chỉ là số tiền thực nhận sau quá trình đối soát. Kế toán cần phân biệt:

• Doanh thu bán hàng phát sinh với khách hàng. 
• Các khoản phí dịch vụ, quảng cáo, chi phí phát sinh. 
• Khoản tiền thực nhận sau khi sàn khấu trừ. 

Việc phân biệt đúng giúp báo cáo kế toán phản ánh chính xác hoạt động kinh doanh.

2. Không theo dõi đầy đủ đơn hàng hoàn, hủy, đổi trả

Đặc điểm của thương mại điện tử là giao dịch có thể thay đổi liên tục. Nếu chỉ theo dõi đơn hàng bán thành công mà bỏ qua các giao dịch phát sinh sau đó, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng:

• Doanh thu không khớp. 
• Hóa đơn chưa được xử lý. 
• Hàng tồn kho sai lệch. 

3. Không lưu trữ dữ liệu từ sàn

Dữ liệu từ sàn là căn cứ quan trọng để kiểm tra và giải trình khi cần thiết. Doanh nghiệp nên lưu trữ:

• Báo cáo doanh thu. 
• Báo cáo đối soát. 
• Danh sách đơn hàng. 
• Lịch sử giao dịch. 
• Hồ sơ hoàn trả. 

4. Không cập nhật quy định mới về thương mại điện tử

Hoạt động thương mại điện tử liên tục phát triển, kéo theo các yêu cầu mới về quản lý thuế, hóa đơn và dữ liệu. Vì vậy, kế toán cần thường xuyên cập nhật kiến thức để đảm bảo quy trình xử lý phù hợp với quy định hiện hành.

XII. Học Kế Toán Sàn Thương Mại Điện Tử Để Làm Chủ Nghiệp Vụ Doanh Thu, Hóa Đơn Và Thuế

Sự phát triển của các nền tảng thương mại điện tử đang tạo ra nhu cầu lớn đối với nhân sự kế toán có khả năng xử lý nghiệp vụ bán hàng online.

Khác với kế toán thương mại truyền thống, kế toán sàn thương mại điện tử cần hiểu được mối liên hệ giữa:

• Đơn hàng trên sàn. 
• Doanh thu bán hàng. 
• Phí nền tảng. 
• Dòng tiền đối soát. 
• Hóa đơn điện tử. 
• Nghĩa vụ thuế. 

Một người làm kế toán sàn thương mại điện tử cần có khả năng tổ chức dữ liệu, kiểm soát doanh thu và xử lý các tình huống phát sinh trong suốt vòng đời của một giao dịch.

Nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và người làm kế toán, Kế Toán Lê Ánh xây dựng chương trình Khóa học Kế toán sàn TMĐT theo hướng thực hành, giúp học viên hiểu rõ quy trình xử lý kế toán trong môi trường kinh doanh online.

Khóa học tập trung vào các nội dung:

• Đặc điểm hoạt động kinh doanh trên sàn thương mại điện tử. 
• Cách quản lý doanh thu, chi phí và dòng tiền. 
• Cách xử lý dữ liệu từ Shopee, TikTok Shop, Lazada. 
• Quản lý hóa đơn, chứng từ bán hàng online. 
• Đối chiếu doanh thu với báo cáo sàn. 
• Xử lý các tình huống thực tế trong kế toán thương mại điện tử. Khóa học phù hợp với:
• Kế toán muốn nâng cao nghiệp vụ. 
• Nhân sự đang làm việc tại doanh nghiệp bán hàng online. 
• Chủ shop muốn hiểu cách quản lý tài chính và thuế. 
• Người muốn phát triển nghề nghiệp trong lĩnh vực thương mại điện tử. 

>>> Xem chi tiết chương trình đào tạo: Khóa học Kế toán sàn thương mại điện tử tại Kế Toán Lê Ánh

Nếu anh/chị đang cần nâng cao nghiệp vụ kế toán bán hàng online, hiểu rõ cách xử lý doanh thu, hóa đơn, chứng từ và các tình huống thực tế phát sinh trên sàn thương mại điện tử, khóa học Kế toán Sàn TMĐT tại Kế Toán Lê Ánh là chương trình được thiết kế dành cho người đang làm kế toán và người muốn phát triển chuyên môn trong lĩnh vực này.

>>> Xem chi tiết khóa học: https://ketoanleanh.edu.vn/khoa-hoc/khoa-hoc-ke-toan-san-thuong-mai-dien-tu