Biên Bản Đối Chiếu Công Nợ Là Gì? Quy Trình Đối Chiếu Công Nợ

Biên bản đối chiếu công nợ là một trong những văn bản không thể thiếu trong mọi loại hình doanh nghiệp, là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra quá trình thanh toán có thực hiện đúng quy định hay không.

Vậy biên bản đối chiếu công nợ là văn bản gì? Biên bản đối chiếu công nợ có những nguyên tắc, quy định, lưu ý gì khi lập hay không? Và đâu mới là mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất?

Trong bài viết dưới đây, Kế Toán Lê Ánh sẽ gửi tới các bạn những thông tin chi tiết cách lập biên bản đối chiếu công nợ thực hiện như thế nào nhé!

I. Công Nợ Là Gì? Phân Loại Công Nợ

Để trả lời cho câu hỏi "Biên bản đối chiếu công nợ là gì?" thì trước hết chúng ta lần lượt đi tìm hiểu:

1. Công nợ là gì?

Công nợ trong chuyên ngành kế toán có thể hiểu đơn giản hóa như sau:

"Khi một doanh nghiệp có các nghiệp vụ được phát sinh trong quá trình mua - bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ,...hoặc phát sinh các khoản thanh toán tiền trong kỳ cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp khác nhưng chưa thể trả tiền ngay lập tức, số tiền này lại nợ cho đến kỳ kế toán sau thì được gọi là Công nợ."

Người đảm nhận việc theo dõi các khoản công nợ này với khách hàng được gọi là kế toán công nợ.

2. Phân loại công nợ

Công nợ có hai loại chính là: Công nợ phải trả và Công nợ phải thu

- Công nợ phải trả sẽ bao gồm tất cả các khoản phải trả cho nhà cung cấp nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị, công cụ, dụng cụ, dịch vụ, hàng hoá, sản phẩm… mà tổ chức, doanh nghiệp chưa thanh toán ngay lập tức khi giao dịch mua bán diễn ra.

- Công nợ phải thu là các khoản tiền thu được từ các hoạt động bán hàng hoá, sản phẩm, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng vẫn chưa thu được hết số tiền, hay những khoản đầu tư tài chính của tổ chức, doanh nghiệp.

Lưu ý: Kế toán công nợ phải theo dõi theo từng đối tượng cụ thể, tách biệt và cần phân loại đúng nhóm đối tượng (nhà cung cấp, người mua, nhân viên, doanh nghiệp nào,...) nhằm kiểm soát công nợ một cách hiệu quả và tránh các trường hợp bỏ sót, thất thoát,...

Ngoài hai loại công nợ chính ở phía trên, kế toán công nợ còn phải kiểm soát các khoản công nợ phải trả khác như:

• Các khoản phải trả nội bộ
• Phải trả phải nộp cho nhà nước
• Phải trả công nhân viên (tiền lương, trợ cấp, tiền hoa hồng,...)
• Các khoản công nợ phải thu khác như: các khoản thu hộ nội bộ, thu tiền bồi thường hay trừ lương nhân viên do làm mất mát, hư hỏng, khoản tạm ứng,...

»»» Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp - Học Thực Chiến Cùng Kế Toán Trưởng Trên 15 Năm Kinh Nghiệm

II. Đối Chiếu Công Nợ Là Gì?

Đối chiếu công nợ là việc so sánh các khoản công nợ của doanh nghiệp trên sổ sách với các số liệu trên hợp đồng của doanh nghiệp và thực tiễn khi thực hiện các giao dịch, đồng thời, khi thực hiện công việc đối chiếu, doanh nghiệp cần phải thu thập các chứng cứ có xác nhận của các bên liên quan để làm bằng chứng cho các số liệu trên sổ sách là đúng thực tế.

Kế toán công nợ sẽ cập nhật kịp thời rất cả các công nợ khi có phát sinh; cuối tháng sẽ tổng hợp và đối chiếu những số liệu với các đối tượng công nợ. Nếu công nợ 2 bên khớp nhau thì sẽ tiến hành chốt số báo cáo và kế toán công nợ có nhiệm vụ đốc thúc các đối tượng thanh toán các khoản nợ phải trả sẽ đúng hạn.

Tuy nhiên, với trường hợp công không được thanh toán trong kỳ kế toán thì tiếp tục được treo trên tài khoản 331 và chuyển số dư vào kỳ sau để theo dõi tiếp.

III. Nguyên Tắc Và Quy Trình Đối Chiếu Công Nợ

1. Nguyên tắc đối chiếu công nợ

Biên bản đối chiếu công nợ rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì nó liên quan trực tiếp đến các hoạt động kê khai và nộp thuế với cơ quan nhà nước. Do vậy, để doanh nghiệp đưa ra được một biên bản đối chiếu nợ công hoàn chỉnh, đúng quy định pháp luật, kế toán công nợ cần lưu ý các nguyên tắc sau đây:

Thứ nhất, đáp ứng được điều kiện về chủ thể, đối tượng đối chiếu công nợ theo quy định của pháp luật.

Thứ hai, nguyên tắc đối chiếu công nợ đó là “giữa các bên hoàn toàn trên tinh thần tự nguyện, công bằng, bình đẳng, thiện chí, hợp tác, trung thực và tôn trọng lẫn nhau”.

Thứ ba, nội dung đối chiếu công nợ không được trái với quy định pháp luật, không được trái các giá trị đạo đức xã hội.

Thứ tư, việc đối chiếu công nợ phải được lập thành văn bản, gọi là Biên bản đối chiếu công nợ. Biên bản đối chiếu công nợ được xác lập làm căn cứ để chứng minh, kiểm tra tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên liên quan.

2. Quy trình các bước đối chiếu công nợ

Bước 1: Kế toán công nợ in các chứng từ bao gồm:

- Đối với công nợ phải trả: Biên bản đối chiếu công nợ, Sổ chi tiết công nợ phải trả để gửi cho nhà cung cấp để phục vụ cho mục đích đối chiếu, xác nhận số liệu công nợ phải trả.

- Đối với công nợ phải thu: Biên bản đối chiếu công nợ, Sổ chi tiết công nợ phải thu, Thông báo công nợ để gửi cho người mua để phục vụ cho mục đích đối chiếu, xác nhận số liệu công nợ phải thu.

Bước 2: Nếu xảy ra trường hợp có chênh lệch thì chỉnh sửa lại cho đúng với thực tế.

Bước 3: Lưu lại Biên bản đối chiếu công nợ đã được xác nhận của Nhà cung cấp (Người mua) để phục vụ quyết toán báo cáo tài chính của doanh nghiệp trong kỳ.

IV. Biên Bản Đối Chiếu Công Nợ Là Gì?

Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản được tạo ra để làm căn cứ kiểm tra, xác nhận tình trạng thanh toán của bên mua.

Vì vậy, biên bản đối chiếu công nợ sẽ giúp công ty, doanh nghiệp nắm bắt tình hình các khoản nợ trong kỳ hạn kế toán, đồng thời phân loại các nhóm công nợ. Từ đó, đưa ra các biện pháp xử lý công nợ theo đúng quy định pháp luật.

Mục đích lập biên bản đối chiếu công nợ:

Biên bản đối chiếu công nợ là chứng từ quan trọng khi quyết toán, thanh toán các khoản thuế phải nộp cho Nhà nước.

Là căn cứ để kiểm tra tình trạng thanh toán tiền hàng giữa nhà cung cấp và khách hàng, đặc biệt là những hóa đơn có giá trị ≥ 20 triệu đồng nhằm xem các bên liên quan có thực hiện đúng theo quy định, thỏa thuận hay không.

Giúp kế toán viên có thể tổng hợp, kiểm soát được tình hình thanh toán những khoản nợ của doanh nghiệp cũng như những khoản thu còn lại của khách hàng xem có thực hiện đúng với nội dung trong hợp đồng đã ký hay không? Số nợ còn lại có khớp với số liệu trong sổ sách hay không?...

V. Quy Định Về Biên Bản Đối Chiếu Công Nợ

Các pháp lý về biên bản đối chiếu công nợ theo nguyên tắc so sánh nợ công, trường hợp 2 bên đã giao dịch thanh toán hết nợ thì doanh nghiệp cần lập biên bản thanh lý hợp đồng. Nếu như đã qua thời hạn quy định trong hợp đồng 2 bên vẫn chưa thanh toán hết tiền hàng thì trong biên bản đối chiếu công nợ khác cần ghi rõ thời hạn, số tiền giao dịch thanh toán và ngày kết thúc.

Tùy theo tình hình của từng công ty, doanh nghiệp mà mẫu biên bản đối chiếu công nợ có một chút biến hóa khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung thì mẫu văn bản này cần có những nội dung cơ bản sau:

• Tên công ty, doanh nghiệp
• Số biên bản đối chiếu của doanh nghiệp
• Địa chỉ, thời gian diễn ra đối chiếu công nợ
• Các căn cứ, chứng từ lập biên bản
• Thông tin về hai bên mua - bán
• Chi tiết về số liệu công nợ
• Kết luận cuối cùng về công nợ
• Đại diện của hai bên mua - bán ký tên và đóng dấu

Lưu ý:

• Các thông tin trong biên bản phải đầy đủ và đúng mực theo quy định pháp luật
• Biên bản đối chiếu công nợ này chỉ có hiệu lực thực thi hiện hành khi đã được cả 2 bên mua - bán ký tên và đóng dấu. Hoặc người ký thay phải có giấy ủy quyền hợp pháp của doanh nghiệp thì biên bản này mới được tính pháp lý theo pháp luật.

VI. Mẫu Biên Bản Đối Chiếu Công Nợ Mới Nhất

….., ngày …. tháng …. năm 2022

BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

- Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa.

- Căn cứ vào thỏa thuận giữa hai bên.

Hôm nay, ngày …. tháng …. năm …. tại ………………………, chúng tôi gồm có:

I. Bên A (Bên mua): CÔNG TY …………………………………

Địa chỉ: ………………………………………………………….

Điện thoại: ………………………………………………………

Đại diện: …………………………………………………………

Chức vụ: …………………………………………………………

2. Bên B (Bên bán): CÔNG TY ……………………………………

Địa chỉ: ………………………………………………………….

Điện thoại: ………………………………………………………

Đại diện: …………………………………………………………

Chức vụ: …………………………………………………………

Cùng nhau đối chiếu công nợ từ ngày ………………. đến ngày……………. cụ thể như sau:

1. Đối chiếu công nợ

(Bằng chữ: ………………………………………………………….).

2. Công nợ chi tiết

- Hóa đơn GTGT số ………… ký hiệu …………. do Công ty ……………………… Xuất ngày …………, Số tiền: …………….. (Chưa thanh toán)

- Hóa đơn GTGT số ………… ký hiệu …………. do Công ty ……………………… Xuất ngày …………, Số tiền: …………….. (Chưa thanh toán)

3. Kết luận: 

- Tính đến hết ngày ………….. Công ty …………… (Bên A) còn phải thanh toán cho Công ty ………………… (Bên B) số tiền là: ………………. 

- Biên bản này được thành lập 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên.

VII. Những Lưu Ý Khi Lập Biên Bản Đối Chiếu Công Nợ

Trong việc lập biên bản đối chiếu công nợ những sai sót mà kế toán công nợ thường mắc phải thường là:

- Kế toán công nợ gửi thư xác nhận cho khách hàng nhưng tỷ lệ phản hồi rất thấp dẫn đến sai sót, thất thoát quản lý công nợ

- Chênh lệch số liệu công nợ mà doanh nghiệp phải thu giữa biên bản đối chiếu công nợ với sổ kế toán

- Xảy ra các trường hợp đối chiếu công nợ có nhiều chênh lệch hoặc không đối chiếu công nợ, không có đối tượng, chủ thể rõ ràng xảy ra ở mô hình các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xây dựng, nhà thầu xây dựng.

Xem thêm: 

• Mẫu Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn Viết Sai
• Biên bản kiểm kê TSCĐ theo thông tư 133/2016/TT-BTC
• Hướng dẫn cách hạch toán bù trừ công nợ
• Mô tả chi tiết công việc của kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Kết Luận

Qua bài viết trên đây Kế Toán Lê Ánh đã chia sẻ kiến thức, thông tin về đối chiếu công nợ là gì, nguyên tắc đối chiếu công nợ, khái niệm biên bản đối chiếu công nợ cũng như mẫu biên bản mới nhất cho các bạn. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích cho công việc kế toán của các bạn.

Nội dung này cũng được hướng dẫn rất kỹ trong khóa học kế toán online và offline của trung tâm Lê Ánh, do các kế toán trưởng đang làm nghề giảng dạy. Nếu cần hỗ trợ, bạn có thể đặt câu hỏi bằng cách comment dưới bài viết này.

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học xuất nhập khẩu online - offline, khóa học hành chính nhân sự chất lượng tốt nhất hiện nay.