Làm Kế Toán Doanh Nghiệp Nhỏ [Những Điều Cần Biết]

Bạn đang làm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và gặp khó khăn vì không biết bắt đầu từ đâu? Sổ sách rối như mớ bòng bong, báo cáo tài chính không biết làm thế nào cho đúng, khai báo thuế thì lo sợ bị phạt? Đây là những vấn đề rất phổ biến khi làm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ, nhất là khi bạn không có nhiều kinh nghiệm hoặc phải làm đủ thứ việc cùng một lúc.

Bài viết này, Kế toán Lê Ánh sẽ giúp bạn hiểu rõ những điều cơ bản cần biết để làm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ một cách dễ hiểu và thực tế nhất. Đọc ngay để tránh những sai lầm không đáng có nhé!

Xem thêm:

Nội dung bài viết:

I. Kế Toán Cho Doanh Nghiệp Nhỏ
- 1. Đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ
- 2. Vai trò của kế toán trong doanh nghiệp nhỏ
II. Những Điều Cần Biết Khi Làm Kế Toán Cho Doanh Nghiệp Nhỏ
III. Các Loại Sổ Sách Cần Có Trong Doanh Nghiệp Nhỏ
IV. Các Báo Cáo Tài Chính Cần Lập
V. Các Phần Mềm Kế Toán Phù Hợp Cho Doanh Nghiệp Nhỏ
VI. Những Lưu Ý Khi Làm Kế Toán Doanh Nghiệp Nhỏ
VII. Kỹ Năng Cần Có Của Kế Toán Doanh Nghiệp Nhỏ
VIII. Khó Khăn Khi Làm Kế Toán Cho Doanh Nghiệp Nhỏ

I. Kế Toán Cho Doanh Nghiệp Nhỏ

1. Đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ

Doanh nghiệp nhỏ có những đặc điểm rất khác biệt so với các doanh nghiệp lớn, từ quy mô vốn cho đến cách thức quản lý và vận hành. Hiểu rõ những đặc điểm này sẽ giúp bạn nắm bắt được cách làm kế toán phù hợp và hiệu quả hơn.

Đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ

⭕ Quy mô vốn nhỏ, nguồn vốn chủ yếu từ cá nhân hoặc gia đình

Doanh nghiệp nhỏ thường có vốn đầu tư ban đầu ít, chủ yếu là từ cá nhân hoặc gia đình của chủ doanh nghiệp. Không giống như các công ty lớn có thể huy động vốn từ nhiều nguồn như cổ phiếu, trái phiếu hay vay ngân hàng với quy mô lớn, doanh nghiệp nhỏ chủ yếu dựa vào nguồn vốn tự có hoặc vay mượn người thân.

Vì vậy, kế toán cho doanh nghiệp nhỏ cần ghi chép và theo dõi chặt chẽ từng khoản thu chi, đảm bảo dòng tiền lưu thông liên tục và tránh tình trạng thiếu hụt vốn. Bạn cần phải biết cách quản lý chi phí một cách hiệu quả, tránh lãng phí và đảm bảo sử dụng vốn hợp lý để duy trì hoạt động kinh doanh.

⭕ Số lượng lao động ít, bộ máy quản lý gọn nhẹ

Doanh nghiệp nhỏ thường có số lượng nhân viên ít, có thể chỉ từ 1 đến 10 người, thậm chí có những doanh nghiệp chỉ có 1-2 người làm việc (bao gồm cả chủ doanh nghiệp). Vì vậy, bộ máy quản lý thường rất gọn nhẹ, không có nhiều cấp bậc và chức danh phức tạp như ở các công ty lớn.

Điều này đồng nghĩa với việc công việc kế toán cũng không quá phức tạp, chủ yếu tập trung vào ghi chép sổ sách đơn giản như doanh thu, chi phí, công nợ, và lương nhân viên. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo tính chính xác và rõ ràng trong từng giao dịch để dễ dàng theo dõi và báo cáo tài chính khi cần thiết.

⭕ Thường không có bộ phận kế toán chuyên nghiệp, chủ doanh nghiệp thường kiêm nhiệm

Một đặc điểm nổi bật của doanh nghiệp nhỏ là thường không có bộ phận kế toán chuyên nghiệp. Chủ doanh nghiệp thường tự mình kiêm nhiệm hoặc thuê kế toán bán thời gian để tiết kiệm chi phí. Trong nhiều trường hợp, chính chủ doanh nghiệp sẽ tự làm mọi thứ, từ ghi chép sổ sách, theo dõi công nợ cho đến khai báo thuế.

Điều này đòi hỏi bạn phải nắm vững kiến thức kế toán cơ bản và hiểu rõ quy định pháp luật về thuế để tránh sai sót. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp kiêm kế toán, hãy sử dụng các phần mềm kế toán đơn giản để hỗ trợ công việc hàng ngày như MISA, Fast Accounting hoặc Excel để tiết kiệm thời gian và quản lý dễ dàng hơn.

2. Vai trò của kế toán trong doanh nghiệp nhỏ

Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định cho doanh nghiệp nhỏ. Nếu không làm tốt công việc kế toán, bạn sẽ dễ dàng rơi vào tình trạng thiếu hụt vốn, không biết lợi nhuận thực tế là bao nhiêu hoặc thậm chí vi phạm pháp luật về thuế.

⭕ Giúp quản lý dòng tiền hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hụt vốn

Dòng tiền là "máu" của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với doanh nghiệp nhỏ. Nếu không quản lý tốt dòng tiền, bạn có thể gặp khó khăn khi phải thanh toán các khoản chi phí như tiền hàng, tiền lương nhân viên, hoặc các khoản vay nợ đến hạn.

Kế toán sẽ giúp bạn theo dõi chính xác dòng tiền vào (doanh thu) và dòng tiền ra (chi phí) hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Từ đó, bạn có thể dự báo được nhu cầu tiền mặt trong tương lai và chuẩn bị sẵn nguồn tiền để tránh tình trạng thiếu hụt.

Ví dụ: Nếu bạn biết rõ rằng vào đầu tháng tới bạn phải thanh toán tiền nhập hàng lớn, bạn sẽ có kế hoạch bán hàng và thu hồi công nợ sớm hơn để có đủ tiền thanh toán. Ngược lại, nếu không có kế hoạch này, bạn có thể phải vay nóng hoặc chậm thanh toán, ảnh hưởng đến uy tín kinh doanh.

⭕ Theo dõi các khoản thu chi, lợi nhuận, công nợ

Một trong những nhiệm vụ chính của kế toán là ghi chép và theo dõi các khoản thu chi hàng ngày. Bạn cần biết rõ từng khoản tiền vào và ra để kiểm soát chi phí hiệu quả và biết chính xác lợi nhuận thực tế của doanh nghiệp.

Ngoài ra, kế toán cũng giúp bạn theo dõi công nợ phải thu và phải trả. Đối với doanh nghiệp nhỏ, việc quản lý công nợ rất quan trọng để đảm bảo dòng tiền luôn lưu thông. Nếu khách hàng nợ quá hạn mà bạn không biết hoặc quên đòi, bạn sẽ gặp khó khăn về vốn lưu động. Ngược lại, nếu bạn nợ nhà cung cấp mà không thanh toán đúng hạn, bạn có thể mất uy tín và bị cắt nguồn hàng.

Ví dụ: Khi khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán, bạn cần ghi nhận công nợ phải thu và thường xuyên kiểm tra để nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn. Ngược lại, khi bạn mua hàng trả chậm, bạn cũng cần ghi nhận công nợ phải trả và chuẩn bị nguồn tiền để thanh toán khi đến hạn.

⭕ Đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế và các quy định kế toán

Một trong những vai trò quan trọng nhất của kế toán là đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế và kế toán. Nếu bạn không khai báo thuế đúng hạn hoặc khai báo sai sót, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền hoặc thậm chí bị đình chỉ hoạt động kinh doanh.

Các loại thuế mà doanh nghiệp nhỏ thường phải nộp bao gồm:

Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Nộp hàng tháng hoặc hàng quý tùy theo quy mô doanh thu.
Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Tính trên lợi nhuận sau khi trừ các chi phí hợp lý.
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Nộp cho nhân viên khi trả lương.

Ngoài ra, bạn cần tuân thủ các quy định về kế toán như:

Lập báo cáo tài chính hàng năm (bao gồm: Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ).
Lưu trữ chứng từ kế toán trong vòng 10 năm để phục vụ cho việc kiểm tra thuế khi cần thiết.
Để tránh sai sót và rủi ro pháp lý, bạn nên thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất về thuế và kế toán từ cơ quan thuế hoặc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp nếu không tự làm được.

Xem thêm:

II. Những Điều Cần Biết Khi Làm Kế Toán Cho Doanh Nghiệp Nhỏ

1. Kế Toán Thu – Chi

Kế toán thu – chi là công việc cơ bản và quan trọng nhất trong doanh nghiệp nhỏ. Việc ghi chép chính xác và đầy đủ các khoản thu nhập và chi phí hàng ngày sẽ giúp bạn kiểm soát được dòng tiền, tránh tình trạng thiếu hụt vốn và biết chính xác lợi nhuận thực tế của doanh nghiệp.

⭕ Ghi chép chi tiết các khoản thu nhập và chi phí hàng ngày

Mỗi ngày, bạn cần ghi lại đầy đủ các khoản thu nhập và chi phí phát sinh trong ngày, bao gồm:

Thu nhập: Doanh thu từ bán hàng, dịch vụ, lãi tiền gửi ngân hàng, hoặc bất kỳ khoản thu nào khác.
Chi phí: Tiền mua hàng, tiền lương nhân viên, tiền điện nước, chi phí vận chuyển, quảng cáo, và các chi phí hoạt động khác.

Việc ghi chép cần chi tiết và rõ ràng để dễ dàng kiểm tra và đối chiếu sau này. Bạn có thể sử dụng sổ tay, Excel hoặc phần mềm kế toán để ghi chép.

Ví dụ:

Ngày 15/03/2025: Thu 10 triệu đồng từ bán hàng, chi 5 triệu đồng tiền nhập hàng, chi 500 nghìn đồng tiền điện.
Ngày 16/03/2025: Thu 8 triệu đồng từ dịch vụ, chi 2 triệu đồng tiền lương nhân viên.

Lưu ý:

Bạn cần lưu giữ hóa đơn, chứng từ gốc của các khoản thu chi để đối chiếu khi cần thiết.
Nên ghi chép hàng ngày để tránh quên hoặc nhầm lẫn thông tin.

⭕ Lập bảng cân đối thu chi để kiểm soát dòng tiền

Cuối mỗi tuần hoặc mỗi tháng, bạn nên lập bảng cân đối thu chi để biết được:

Tổng số tiền thu vào và chi ra trong kỳ.
Số dư tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng hiện có.
Các khoản thu chưa thu được và các khoản chi chưa thanh toán.

Việc lập bảng cân đối thu chi giúp bạn kiểm soát dòng tiền hiệu quả hơn, biết được doanh nghiệp đang có lãi hay lỗ, và dự báo được nhu cầu tiền mặt trong tương lai.

Ví dụ:

Lưu ý:

Nên lập bảng cân đối thu chi định kỳ (tuần, tháng) để theo dõi và kiểm soát dòng tiền liên tục.
Nếu phát hiện dòng tiền âm (thiếu hụt vốn), bạn cần tìm nguyên nhân và có kế hoạch điều chỉnh kịp thời.

2. Kế Toán Mua Hàng – Bán Hàng

Kế toán mua hàng – bán hàng giúp bạn theo dõi chặt chẽ công nợ phải thu từ khách hàng và công nợ phải trả cho nhà cung cấp, đồng thời quản lý hóa đơn, chứng từ liên quan đến giao dịch mua bán hàng hóa.

⭕ Theo dõi công nợ phải thu – phải trả

Công nợ phải thu: Là các khoản tiền khách hàng chưa thanh toán sau khi mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ. Bạn cần ghi chép chi tiết số tiền, thời hạn thanh toán và tên khách hàng.
Công nợ phải trả: Là các khoản tiền bạn nợ nhà cung cấp khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ trả chậm. Bạn cũng cần ghi rõ số tiền, thời hạn thanh toán và tên nhà cung cấp.

Việc theo dõi công nợ giúp bạn tránh tình trạng nợ xấu, nợ quá hạn và đảm bảo dòng tiền lưu thông ổn định.

Ví dụ:

Khách hàng A nợ 5 triệu đồng, hạn thanh toán ngày 25/03/2025.
Bạn nợ nhà cung cấp B 3 triệu đồng, hạn thanh toán ngày 20/03/2025.

Lưu ý:

Nên thường xuyên nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn để tránh bị nợ khó đòi.
Khi thanh toán cho nhà cung cấp, cần lưu lại hóa đơn và biên nhận đầy đủ để đối chiếu công nợ.

⭕ Quản lý hóa đơn, chứng từ liên quan đến bán hàng và mua hàng

Mỗi giao dịch mua bán hàng hóa đều cần có hóa đơn, chứng từ hợp lệ để ghi nhận doanh thu và chi phí, đồng thời làm cơ sở khai báo thuế.
Bán hàng: Khi bán hàng, bạn cần lập hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán lẻ) và ghi nhận doanh thu, công nợ phải thu.
Mua hàng: Khi mua hàng, bạn cần lưu giữ hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho và ghi nhận chi phí, công nợ phải trả.

Lưu ý: Hóa đơn phải đầy đủ thông tin như: Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất (nếu có). Cần lưu trữ hóa đơn và chứng từ gốc ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm tra thuế.

3. Kế Toán Kho

Kế toán kho giúp bạn quản lý hàng tồn kho hiệu quả, bao gồm nhập hàng, xuất hàng và xác định giá trị hàng tồn kho.

Tham khảo: Mô tả công việc kế toán kho chi tiết

⭕ Quản lý hàng tồn kho, bao gồm nhập – xuất – tồn

Nhập kho: Khi mua hàng, bạn cần ghi nhận số lượng, giá trị hàng hóa nhập kho và lưu giữ hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho.
Xuất kho: Khi bán hàng, bạn cần ghi nhận số lượng, giá trị hàng hóa xuất kho và lưu giữ phiếu xuất kho.
Tồn kho: Cuối mỗi tháng, bạn cần kiểm kê hàng tồn kho thực tế và đối chiếu với sổ sách kế toán để phát hiện chênh lệch (nếu có).

⭕ Xác định giá trị hàng tồn kho

Có 3 phương pháp phổ biến:

FIFO (First In, First Out): Hàng nhập trước sẽ xuất trước, hàng tồn kho cuối kỳ là hàng nhập sau cùng.
LIFO (Last In, First Out): Hàng nhập sau cùng sẽ xuất trước, hàng tồn kho cuối kỳ là hàng nhập trước đó.
Bình quân gia quyền: Giá trị hàng tồn kho được tính bằng trung bình cộng của giá trị hàng nhập trong kỳ.

Ví dụ:

Nhập kho 10 sản phẩm giá 100.000 đồng/sản phẩm vào ngày 01/03.
Nhập kho 5 sản phẩm giá 120.000 đồng/sản phẩm vào ngày 10/03.
Xuất kho 8 sản phẩm vào ngày 15/03.

- Nếu dùng phương pháp FIFO:

Giá trị xuất kho = 8 x 100.000 = 800.000 đồng.
Tồn kho = 2 x 100.000 + 5 x 120.000 = 940.000 đồng.

- Nếu dùng phương pháp Bình quân gia quyền:

Giá trị bình quân = (10 x 100.000 + 5 x 120.000) / 15 = 106.666 đồng/sản phẩm.
Giá trị xuất kho = 8 x 106.666 = 853.328 đồng.

Lưu ý:

Bạn nên chọn phương pháp phù hợp với đặc thù hàng hóa của doanh nghiệp.
Phải áp dụng nhất quán phương pháp tính giá trị hàng tồn kho trong suốt năm tài chính.

III. Các Loại Sổ Sách Cần Có Trong Doanh Nghiệp Nhỏ

Dưới đây là các loại sổ sách cơ bản mà bạn cần phải có để đảm bảo công tác kế toán được thực hiện đúng quy định và dễ dàng trong việc kiểm tra, đối chiếu số liệu.

1. Sổ Nhật Ký Chung

⭕ Khái niệm và mục đích

Sổ nhật ký chung là sổ kế toán cơ bản và quan trọng nhất, dùng để ghi chép tất cả các giao dịch tài chính phát sinh trong doanh nghiệp theo thứ tự thời gian. Đây là bước đầu tiên trong quy trình ghi sổ kế toán, giúp bạn theo dõi chi tiết từng khoản thu, chi, mua hàng, bán hàng, thanh toán công nợ và các giao dịch khác.

⭕ Nội dung ghi chép

Ngày tháng ghi sổ: Ghi ngày tháng phát sinh giao dịch.
Số hiệu và ngày chứng từ: Ghi số hiệu hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ liên quan.
Diễn giải nội dung giao dịch: Mô tả ngắn gọn và rõ ràng về nội dung giao dịch như: thu tiền bán hàng, chi tiền nhập hàng, thanh toán công nợ…
Số tiền: Ghi số tiền phát sinh trong giao dịch (bao gồm cả số tiền nợ và số tiền có).
Tài khoản ghi nợ và tài khoản ghi có: Ghi số hiệu tài khoản nợ và tài khoản có theo đúng nguyên tắc kế toán.

Xem thêm: Cách ghi sổ nhật ký chung

⭕ Ví dụ ghi chép trên sổ nhật ký chung

Ngày 01/03/2025, bạn bán hàng thu tiền mặt 10 triệu đồng. Bạn sẽ ghi vào sổ nhật ký chung như sau:

Nợ TK 111 (Tiền mặt): 10,000,000 đồng.

Có TK 511 (Doanh thu bán hàng): 10,000,000 đồng.

Lưu ý:

Mọi giao dịch phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký chung trước khi kết chuyển sang các sổ khác.
Nên ghi chép hàng ngày để tránh sai sót hoặc quên sót giao dịch.

2. Sổ Cái

⭕ Khái niệm và mục đích

Sổ cái là sổ kế toán dùng để theo dõi chi tiết các tài khoản kế toán theo từng nội dung kinh tế. Mỗi tài khoản sẽ có một trang riêng trên sổ cái để ghi nhận các giao dịch phát sinh liên quan. Sổ cái giúp bạn theo dõi biến động tăng giảm của từng tài khoản như tiền mặt, doanh thu, chi phí, công nợ phải thu, phải trả…

⭕ Nội dung ghi chép

Số hiệu tài khoản và tên tài khoản: Ghi rõ số hiệu và tên của tài khoản như: Tiền mặt (TK 111), Tiền gửi ngân hàng (TK 112), Doanh thu bán hàng (TK 511)…
Số dư đầu kỳ: Ghi số dư đầu kỳ của tài khoản (nếu có).
Số phát sinh trong kỳ: Ghi số tiền phát sinh trong kỳ, bao gồm phát sinh Nợ và phát sinh Có.
Số dư cuối kỳ: Tính toán số dư cuối kỳ bằng cách cộng số dư đầu kỳ với số phát sinh trong kỳ.

Xem thêm: Mẫu và cách ghi sổ cái chi tiết

⭕ Ví dụ ghi chép trên sổ cái

Tiếp theo ví dụ trên, bạn sẽ ghi vào sổ cái như sau:

Sổ cái TK 111 (Tiền mặt):

Nợ: 10.000.000 đồng.

Số dư cuối kỳ: Cộng số dư đầu kỳ với phát sinh Nợ.

Sổ cái TK 511 (Doanh thu bán hàng):

Có: 10.000.000 đồng.

Lưu ý:

Số liệu trên sổ cái phải khớp với số liệu trên sổ nhật ký chung.
Cần đối chiếu sổ cái định kỳ để phát hiện và chỉnh sửa sai sót kịp thời.

3. Sổ Chi Tiết Công Nợ

⭕ Khái niệm và mục đích

Sổ chi tiết công nợ dùng để ghi nhận chi tiết các khoản công nợ phải thu của khách hàng và công nợ phải trả nhà cung cấp. Sổ này giúp bạn theo dõi số tiền khách hàng còn nợ, thời hạn thanh toán, cũng như các khoản nợ cần thanh toán cho nhà cung cấp để đảm bảo dòng tiền lưu thông liên tục.

⭕ Nội dung ghi chép

Tên khách hàng hoặc nhà cung cấp: Ghi rõ tên từng khách hàng hoặc nhà cung cấp để theo dõi công nợ chi tiết.
Số hóa đơn và ngày hóa đơn: Ghi số hóa đơn bán hàng hoặc mua hàng liên quan đến công nợ.
Số tiền phải thu hoặc phải trả: Ghi số tiền phát sinh trong giao dịch.
Số tiền đã thanh toán và số dư công nợ: Ghi số tiền đã thanh toán và số tiền còn lại phải thu hoặc phải trả.

⭕ Ví dụ ghi chép trên sổ chi tiết công nợ

Khách hàng A: Mua hàng 10 triệu đồng vào ngày 01/03/2025, đã thanh toán 5 triệu đồng.

Số tiền phải thu: 10.000.000 đồng.

Số tiền đã thanh toán: 5.000.000 đồng.

Số dư công nợ: 5.000.000 đồng.

Lưu ý:

Nên thường xuyên kiểm tra và nhắc nhở khách hàng thanh toán công nợ đúng hạn.
Đối với công nợ phải trả, cần lên kế hoạch thanh toán để tránh bị phạt hoặc mất uy tín với nhà cung cấp.

4. Sổ Quỹ Tiền Mặt và Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng

⭕ Khái niệm và mục đích

Sổ quỹ tiền mặt: Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt hàng ngày để đảm bảo tiền mặt luôn được kiểm soát chặt chẽ.
Sổ tiền gửi ngân hàng: Theo dõi các khoản thu chi thông qua tài khoản ngân hàng, bao gồm nộp tiền, rút tiền, chuyển khoản và thanh toán qua ngân hàng.

⭕ Nội dung ghi chép

Ngày tháng giao dịch: Ghi rõ ngày phát sinh giao dịch.
Diễn giải nội dung: Ghi ngắn gọn nội dung giao dịch như: Thu tiền bán hàng, chi tiền nhập hàng, rút tiền mặt…
Số tiền thu vào và chi ra: Ghi số tiền thu vào và chi ra theo từng giao dịch.
Số dư cuối ngày: Tính toán số dư tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng sau mỗi giao dịch.

⭕ Ví dụ ghi chép trên sổ quỹ tiền mặt:

Ngày 01/03/2025: Thu tiền bán hàng 10 triệu đồng, chi tiền nhập hàng 5 triệu đồng.

Số dư đầu ngày: 2.000.000 đồng.
Thu tiền bán hàng: 10.000.000 đồng.
Chi tiền nhập hàng: 5.000.000 đồng.
Số dư cuối ngày: 7.000.000 đồng.

Lưu ý:

Sổ quỹ tiền mặt phải khớp với số tiền mặt thực tế trong két.
Sổ tiền gửi ngân hàng phải khớp với số dư trên sao kê ngân hàng.

IV. Các Báo Cáo Tài Chính Cần Lập

Báo cáo tài chính là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp nhỏ nắm bắt tình hình kinh doanh, tài sản, công nợ và dòng tiền. Đặc biệt, báo cáo tài chính còn giúp bạn đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, đưa ra quyết định kinh doanh chính xác và tuân thủ quy định pháp luật về kế toán và thuế.

Dưới đây là các báo cáo tài chính cần lập trong doanh nghiệp nhỏ.

1. Báo Cáo Kết Quả Kinh Doanh

⭕ Khái niệm và mục đích

Báo cáo kết quả kinh doanh (hay còn gọi là báo cáo lãi lỗ) phản ánh doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán (tháng, quý hoặc năm). Báo cáo này giúp bạn biết được doanh nghiệp đang lãi hay lỗ, đồng thời phân tích nguyên nhân của kết quả đó để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.

⭕ Nội dung báo cáo

Doanh thu thuần: Là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sau khi trừ các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.
Giá vốn hàng bán: Là chi phí trực tiếp liên quan đến hàng hóa hoặc dịch vụ đã bán trong kỳ, bao gồm chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển, bảo quản hàng hóa…
Lợi nhuận gộp: = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán.
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Là các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và quản lý doanh nghiệp như lương nhân viên, chi phí marketing, tiền thuê văn phòng…
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh: = Lợi nhuận gộp – Chi phí bán hàng – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí tài chính: Bao gồm lãi vay ngân hàng, chi phí phát sinh khi sử dụng vốn vay.
Lợi nhuận trước thuế: = Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh – Chi phí tài chính.
Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Tính trên lợi nhuận trước thuế theo quy định của pháp luật thuế.
Lợi nhuận sau thuế: = Lợi nhuận trước thuế – Thuế TNDN.

⭕ Ví dụ đơn giản về báo cáo kết quả kinh doanh:

Lưu ý:

Bạn nên lập báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng hoặc hàng quý để theo dõi hiệu quả hoạt động kinh doanh và đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Báo cáo này giúp bạn biết được doanh nghiệp đang lãi hay lỗ và nguyên nhân của kết quả đó.

2. Bảng Cân Đối Kế Toán

⭕ Khái niệm và mục đích

Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet) là báo cáo phản ánh tình hình tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định (thường là cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm). Báo cáo này giúp bạn biết được doanh nghiệp đang sở hữu bao nhiêu tài sản, nợ bao nhiêu tiền và vốn chủ sở hữu là bao nhiêu.

⭕ Cấu trúc của bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán gồm 2 phần chính:

- Phần tài sản: Phản ánh toàn bộ tài sản mà doanh nghiệp đang sở hữu tại thời điểm lập báo cáo, bao gồm:

Tài sản ngắn hạn: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hàng tồn kho, các khoản phải thu…
Tài sản dài hạn: Tài sản cố định (nhà xưởng, máy móc, thiết bị), bất động sản đầu tư, đầu tư tài chính dài hạn…

- Phần nguồn vốn: Phản ánh nguồn hình thành tài sản, bao gồm:

Nợ phải trả: Các khoản nợ ngắn hạn (phải trả nhà cung cấp, vay ngắn hạn) và nợ dài hạn (vay ngân hàng dài hạn, trái phiếu phát hành…).
Vốn chủ sở hữu: Vốn góp của chủ sở hữu, lợi nhuận chưa phân phối, quỹ đầu tư phát triển…

Công thức cân đối:

Tổng tài sản = Tổng nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

⭕ Ví dụ đơn giản về bảng cân đối kế toán

Lưu ý:

Tổng tài sản luôn bằng tổng nguồn vốn để đảm bảo tính cân đối của bảng cân đối kế toán.
Bạn nên đối chiếu và kiểm tra lại các số liệu trước khi lập báo cáo để đảm bảo tính chính xác.

3. Báo Cáo Lưu Chuyển Tiền Tệ

⭕ Khái niệm và mục đích

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash Flow Statement) phản ánh dòng tiền vào và dòng tiền ra của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán. Báo cáo này giúp bạn kiểm soát thanh khoản, đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ tiền mặt để thanh toán các khoản chi phí và công nợ đến hạn.

⭕ Các phần chính của báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh: Tiền thu từ bán hàng, tiền chi trả cho nhà cung cấp, tiền lương nhân viên, thuế…
Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư: Mua sắm tài sản cố định, đầu tư tài chính, thu tiền lãi đầu tư…
Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính: Vay ngân hàng, trả nợ vay, phát hành cổ phiếu, trả cổ tức…

V. Các Phần Mềm Kế Toán Phù Hợp Cho Doanh Nghiệp Nhỏ

Trong doanh nghiệp nhỏ, việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp sẽ giúp bạn ghi chép sổ sách chính xác, quản lý tài chính hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Dưới đây là 3 phần mềm kế toán phổ biến và phù hợp nhất cho doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam, bao gồm MISA SME.NET, Fast Accounting và Excel Kế Toán.

1. MISA SME.NET

⭕ Giới thiệu về MISA SME.NET

MISA SME.NET là phần mềm kế toán phổ biến và được sử dụng rộng rãi tại Việt Nam, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Phần mềm này được phát triển bởi công ty MISA – một trong những công ty phần mềm uy tín và lâu đời tại Việt Nam.

⭕ Tính năng nổi bật

Quản lý doanh thu và chi phí: Giúp bạn ghi nhận và theo dõi doanh thu, chi phí theo từng hóa đơn bán hàng, mua hàng một cách chi tiết và chính xác.
Quản lý công nợ phải thu – phải trả: Theo dõi công nợ của khách hàng và nhà cung cấp, giúp bạn dễ dàng kiểm soát và đòi nợ đúng hạn.
Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho một cách chi tiết theo từng mã hàng, đơn vị tính và giá trị hàng tồn kho.
Quản lý tài sản cố định và khấu hao: Giúp bạn theo dõi tài sản cố định, tính toán khấu hao tài sản hàng tháng một cách tự động và chính xác.
Lập báo cáo tài chính: Tự động lập các báo cáo tài chính như Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ một cách nhanh chóng và đúng quy định.
Khai báo thuế điện tử: Tích hợp chức năng kê khai và nộp thuế điện tử, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc khai báo thuế.

⭕ Ưu điểm của MISA SME.NET

Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, dễ thao tác, phù hợp cho cả người mới bắt đầu.
Hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ kế toán: Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán từ cơ bản đến nâng cao như kế toán thu – chi, kế toán mua hàng – bán hàng, kế toán kho, kế toán tiền lương, kế toán thuế…
Bảo mật và lưu trữ an toàn: Phần mềm lưu trữ dữ liệu trên máy tính cá nhân hoặc trên nền tảng cloud của MISA, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin.
Hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp: Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật của MISA luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn khi gặp sự cố hoặc cần giải đáp thắc mắc.

⭕ Nhược điểm của MISA SME.NET

Chi phí sử dụng: Phải trả phí bản quyền và phí cập nhật hàng năm. Tuy nhiên, đây là khoản đầu tư hợp lý so với những tiện ích mà phần mềm mang lại.
Cài đặt trên máy tính cá nhân: Phiên bản SME.NET phải cài đặt trên máy tính cá nhân, không tiện lợi khi làm việc từ xa. Tuy nhiên, MISA cũng có phiên bản cloud (MISA AMIS) hỗ trợ làm việc trực tuyến.

⭕ Đối tượng phù hợp

Doanh nghiệp nhỏ và vừa muốn quản lý kế toán bài bản và chuyên nghiệp.
Doanh nghiệp có nhu cầu khai báo thuế điện tử và lập báo cáo tài chính theo quy định pháp luật.

⭕ Gói sử dụng và chi phí

MISA SME.NET có nhiều gói sử dụng phù hợp với từng quy mô doanh nghiệp, bao gồm gói STARTUP, STANDARD, PROFESSIONAL và ENTERPRISE với giá từ khoảng 3 triệu đồng/năm trở lên tùy theo tính năng và số lượng người dùng.

2. Fast Accounting

⭕ Giới thiệu về Fast Accounting

Fast Accounting là phần mềm kế toán được phát triển bởi Công ty Phần mềm FAST, phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Phần mềm này hỗ trợ đa dạng các nghiệp vụ kế toán và có giao diện dễ sử dụng, phù hợp cho cả người mới bắt đầu và kế toán chuyên nghiệp.

⭕ Tính năng nổi bật

Kế toán tài chính và kế toán thuế: Hỗ trợ ghi chép chi tiết các khoản thu chi, doanh thu, chi phí, lập báo cáo tài chính và kê khai thuế GTGT, TNDN, TNCN.
Quản lý công nợ: Theo dõi công nợ phải thu của khách hàng và công nợ phải trả nhà cung cấp, đồng thời lập báo cáo công nợ chi tiết.
Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi nhập – xuất – tồn kho theo từng mã hàng, lô hàng, số lượng và giá trị tồn kho.
Kế toán tiền lương: Tính lương cho nhân viên, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản phải nộp.
Quản lý tài sản cố định và khấu hao: Theo dõi tài sản cố định, tính khấu hao tự động và lập báo cáo tài sản cố định.
Lập báo cáo tài chính: Tự động lập các báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.

⭕ Ưu điểm của Fast Accounting

Đa dạng nghiệp vụ kế toán: Hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ kế toán từ cơ bản đến nâng cao.
Tích hợp khai báo thuế điện tử: Phần mềm tích hợp với các phần mềm khai báo thuế điện tử giúp bạn nộp thuế thuận tiện hơn.
Tính linh hoạt và tùy chỉnh cao: Cho phép tùy chỉnh biểu mẫu, báo cáo và phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp.

⭕ Nhược điểm của Fast Accounting

Giao diện chưa thực sự hiện đại: Giao diện của phần mềm còn đơn giản và không bắt mắt như một số phần mềm khác.
Chi phí bản quyền: Phần mềm yêu cầu mua bản quyền và trả phí cập nhật hàng năm.

⭕ Đối tượng phù hợp

Doanh nghiệp nhỏ và vừa có nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán đa dạng nghiệp vụ.
Doanh nghiệp muốn quản lý tài chính và khai báo thuế điện tử chuyên nghiệp.

3. Excel Kế Toán

⭕ Giới thiệu về Excel kế toán

Excel Kế Toán là một giải pháp tiết kiệm chi phí và dễ sử dụng cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh cá thể. Với Excel, bạn có thể tự tạo các biểu mẫu kế toán, ghi chép sổ sách, lập báo cáo tài chính một cách linh hoạt và dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp.

⭕ Ưu điểm của Excel kế toán

Chi phí thấp: Không cần mua bản quyền phần mềm kế toán, chỉ cần sử dụng Microsoft Excel.
Linh hoạt và tùy chỉnh cao: Bạn có thể tự tạo và tùy chỉnh các biểu mẫu kế toán phù hợp với đặc thù kinh doanh của mình.
Dễ sử dụng: Giao diện đơn giản và quen thuộc với hầu hết mọi người.

⭕ Nhược điểm của Excel kế toán

Dễ sai sót: Do nhập liệu thủ công nên dễ xảy ra sai sót nếu không cẩn thận.
Không tự động hóa: Không tự động lập báo cáo tài chính hay tính toán phức tạp như phần mềm kế toán chuyên nghiệp.
Khó quản lý dữ liệu lớn: Excel khó quản lý khi dữ liệu phát sinh nhiều.

⭕ Đối tượng phù hợp

Doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc hộ kinh doanh cá thể.
Doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí phần mềm kế toán.

Việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ quản lý tài chính hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

VI. Những Lưu Ý Khi Làm Kế Toán Doanh Nghiệp Nhỏ

Làm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ không chỉ đơn thuần là ghi chép sổ sách hay lập báo cáo tài chính, mà còn phải biết cách quản lý dòng tiền, công nợ, chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế. Nếu bạn không nắm vững những lưu ý quan trọng dưới đây, doanh nghiệp rất dễ gặp khó khăn tài chính, bị phạt do vi phạm thuế hoặc thậm chí phá sản.

1. Tuân Thủ Pháp Luật Về Thuế

Khi làm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ, bạn cần đặc biệt chú ý đến việc tuân thủ pháp luật về thuế. Nếu không nắm rõ các quy định về thuế, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền, truy thu thuế hoặc gặp rắc rối pháp lý.

⭕ Nắm rõ các loại thuế cần nộp và thời hạn nộp

Doanh nghiệp nhỏ thường phải nộp các loại thuế sau:

Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Nộp hàng tháng hoặc hàng quý, tùy thuộc vào quy mô doanh thu của doanh nghiệp. Bạn cần khai báo đúng thời hạn và nộp đầy đủ số thuế GTGT phải nộp để tránh bị phạt chậm nộp.
Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Tính trên lợi nhuận trước thuế sau khi trừ đi các chi phí hợp lý. Bạn cần tạm nộp thuế TNDN hàng quý và quyết toán thuế vào cuối năm tài chính.
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Nộp cho nhân viên khi trả lương. Nếu doanh nghiệp có thuê lao động, bạn phải khấu trừ thuế TNCN từ tiền lương của nhân viên và nộp cho cơ quan thuế hàng tháng hoặc hàng quý.
Thuế môn bài: Nộp một lần vào đầu năm tài chính, dựa trên mức vốn điều lệ hoặc doanh thu của doanh nghiệp.

⭕ Đảm bảo lưu trữ hóa đơn chứng từ đầy đủ

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ hóa đơn chứng từ trong vòng 10 năm để phục vụ cho việc kiểm tra thuế khi cần thiết. Bạn cần lưu giữ các loại hóa đơn, chứng từ sau:

Hóa đơn đầu vào: Hóa đơn mua hàng, hóa đơn dịch vụ, phiếu nhập kho…
Hóa đơn đầu ra: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn cung cấp dịch vụ…
Chứng từ thanh toán: Phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng…

Lưu ý:

Bạn nên sắp xếp hóa đơn chứng từ theo thứ tự thời gian và lưu trữ khoa học để dễ dàng tra cứu khi cần.
Đối với hóa đơn điện tử, bạn cần lưu trữ bản mềm trên máy tính và sao lưu định kỳ để tránh mất dữ liệu.

⭕ Tránh sai sót khi kê khai và nộp thuế

Kiểm tra kỹ các số liệu trước khi kê khai thuế để tránh sai sót và nhầm lẫn.
Đảm bảo nộp tờ khai thuế và nộp tiền thuế đúng thời hạn để tránh bị phạt chậm nộp.
Nếu phát hiện sai sót sau khi đã nộp tờ khai thuế, bạn cần lập tờ khai bổ sung và nộp lại cho cơ quan thuế.

⭕ Cập nhật thường xuyên các quy định thuế mới nhất

Luật thuế thường xuyên thay đổi và cập nhật, vì vậy bạn cần:
Theo dõi các thông báo và công văn của cơ quan thuế để nắm bắt kịp thời các quy định mới nhất.
Tham gia các khóa tập huấn về thuế hoặc nhờ sự tư vấn của chuyên gia thuế nếu cần thiết.

2. Quản Lý Dòng Tiền Chặt Chẽ

Dòng tiền (cash flow) là yếu tố sống còn của doanh nghiệp nhỏ. Nếu không quản lý dòng tiền chặt chẽ, bạn có thể gặp tình trạng thiếu hụt tiền mặt để thanh toán chi phí hàng ngày, dẫn đến nợ nần hoặc phá sản.

⭕ Đảm bảo thanh khoản cho hoạt động kinh doanh

Thanh khoản là khả năng thanh toán các khoản chi phí và nợ đến hạn bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Để đảm bảo thanh khoản, bạn cần:

Theo dõi dòng tiền hàng ngày: Ghi chép chi tiết các khoản thu – chi hàng ngày để kiểm soát dòng tiền vào – ra và tránh tình trạng thiếu hụt tiền mặt.
Lập kế hoạch dòng tiền: Lập kế hoạch dòng tiền hàng tuần, hàng tháng để dự báo trước các khoản chi phí cần thanh toán và chuẩn bị nguồn tiền phù hợp.
Giữ lại một khoản dự phòng: Nên giữ lại một khoản tiền mặt dự phòng để phòng ngừa rủi ro như giảm doanh thu, khách hàng chậm thanh toán, chi phí phát sinh ngoài dự kiến.

⭕ Tránh tình trạng thiếu hụt dòng tiền

Để tránh tình trạng thiếu hụt dòng tiền, bạn cần:

Quản lý công nợ hiệu quả: Theo dõi công nợ phải thu và nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn để đảm bảo dòng tiền vào.
Đàm phán điều kiện thanh toán hợp lý: Khi mua hàng, bạn có thể thương lượng với nhà cung cấp để trả chậm hoặc trả góp, giúp bạn giảm bớt áp lực thanh toán.
Kiểm soát chi phí hợp lý: Tránh chi tiêu lãng phí và chỉ chi tiền cho các hoạt động thực sự cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh.

Lưu ý:

Không nên sử dụng toàn bộ tiền mặt để đầu tư dài hạn hoặc mua sắm tài sản cố định, vì điều này sẽ làm giảm thanh khoản của doanh nghiệp.
Nếu cần vay vốn, bạn nên chọn khoản vay có lãi suất hợp lý và lên kế hoạch trả nợ phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp.

3. Kiểm Soát Công Nợ

Công nợ phải thu và phải trả ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và thanh khoản của doanh nghiệp. Nếu không kiểm soát tốt công nợ, bạn sẽ dễ bị chiếm dụng vốn và gặp khó khăn khi thanh toán các khoản nợ đến hạn.

⭕ Theo dõi công nợ phải thu – phải trả

Công nợ phải thu: Ghi nhận chi tiết từng khoản công nợ phải thu của khách hàng, bao gồm: số tiền, thời hạn thanh toán, ngày đến hạn, tên khách hàng…
Công nợ phải trả: Ghi nhận chi tiết từng khoản công nợ phải trả nhà cung cấp, bao gồm: số tiền, thời hạn thanh toán, tên nhà cung cấp…

⭕ Tránh bị chiếm dụng vốn

Nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn: Thường xuyên kiểm tra công nợ phải thu và nhắc nhở khách hàng thanh toán trước ngày đến hạn.
Đàm phán điều kiện thanh toán hợp lý: Đàm phán với nhà cung cấp về thời hạn thanh toán phù hợp để cân đối dòng tiền.

⭕ Xử lý công nợ khó đòi

Lập dự phòng công nợ khó đòi để dự đoán trước rủi ro mất tiền.
Đàm phán và thương lượng với khách hàng nếu khách hàng gặp khó khăn tài chính.

4. Tối Ưu Chi Phí

⭕ Quản lý chi phí hợp lý

Phân loại chi phí: Phân loại chi phí thành chi phí cố định và chi phí biến đổi để dễ dàng kiểm soát và tối ưu hóa.
Cắt giảm chi phí không cần thiết: Xem xét các chi phí không cần thiết hoặc lãng phí để cắt giảm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

⭕ Tăng hiệu quả sử dụng vốn

Đầu tư vào hoạt động kinh doanh sinh lời cao thay vì đầu tư vào tài sản cố định không cần thiết.

VII. Kỹ Năng Cần Có Của Kế Toán Doanh Nghiệp Nhỏ

Làm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ không chỉ yêu cầu bạn nắm vững kiến thức chuyên môn mà còn đòi hỏi bạn phải linh hoạt trong cách quản lý công việc, giao tiếp hiệu quả với chủ doanh nghiệp, khách hàng và cơ quan thuế. Dưới đây là những kỹ năng cần thiết để bạn hoàn thành tốt vai trò kế toán trong doanh nghiệp nhỏ.

1. Kỹ Năng Chuyên Môn

⭕ Am hiểu nguyên tắc kế toán và chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS)

Để làm kế toán hiệu quả, bạn cần nắm vững nguyên tắc kế toán cơ bản và chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS - Vietnam Accounting Standards), bao gồm:

Nguyên tắc ghi sổ kế toán: Ghi nhận doanh thu và chi phí đúng kỳ, ghi nhận tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu một cách chính xác.
Nguyên tắc đối ứng tài khoản: Hiểu rõ nguyên tắc ghi Nợ và Có của từng tài khoản kế toán để ghi sổ kế toán đúng cách.
Chuẩn mực kế toán Việt Nam: Nắm vững các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) như VAS 01 (Chuẩn mực chung), VAS 02 (Hàng tồn kho), VAS 03 (Tài sản cố định hữu hình), VAS 14 (Doanh thu và thu nhập khác)…

Ví dụ:

Khi bán hàng và thu tiền mặt, bạn cần ghi:

Nợ TK 111 (Tiền mặt): Số tiền thu được.

Có TK 511 (Doanh thu bán hàng): Số tiền doanh thu.

Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp): Số tiền thuế GTGT (nếu có).

Lưu ý:

Bạn nên thường xuyên cập nhật các chuẩn mực kế toán mới nhất để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Có thể tham khảo tài liệu chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) từ Bộ Tài chính hoặc tham gia các khóa học ngắn hạn về chuẩn mực kế toán.

⭕ Nắm vững quy định về thuế và hóa đơn chứng từ

Đối với doanh nghiệp nhỏ, việc kê khai và nộp thuế đúng quy định là vô cùng quan trọng để tránh bị phạt và gặp rắc rối pháp lý. Bạn cần nắm rõ các quy định về:

Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Cách kê khai thuế GTGT hàng tháng hoặc hàng quý, cách khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Cách tính thuế TNDN dựa trên lợi nhuận trước thuế và các khoản chi phí hợp lý được khấu trừ.
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Cách tính thuế TNCN cho nhân viên dựa trên mức lương và các khoản giảm trừ gia cảnh.
Hóa đơn chứng từ: Quy định về hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, cách lập, lưu trữ và sử dụng hóa đơn điện tử.

Ví dụ:

Khi mua hàng hóa có hóa đơn GTGT, bạn cần kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn (tên công ty, mã số thuế, số tiền, thuế suất GTGT) để đảm bảo hóa đơn hợp lệ và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Khi trả lương cho nhân viên, bạn cần khấu trừ thuế TNCN và nộp cho cơ quan thuế theo quy định.

Lưu ý:

Bạn nên cập nhật thường xuyên các quy định mới nhất về thuế từ Tổng cục Thuế và Cục Thuế địa phương.
Nên lưu trữ hóa đơn chứng từ đầy đủ và khoa học để dễ dàng tra cứu và kiểm tra khi cần.

2. Kỹ Năng Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán

Trong doanh nghiệp nhỏ, việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp bạn ghi chép sổ sách chính xác, lập báo cáo tài chính nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.

⭕ Thành thạo phần mềm kế toán phổ biến

MISA SME.NET: Phần mềm kế toán phổ biến nhất tại Việt Nam, hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ kế toán từ cơ bản đến nâng cao như kế toán thu – chi, kế toán bán hàng, quản lý công nợ, lập báo cáo tài chính và khai báo thuế điện tử.
Fast Accounting: Phần mềm kế toán đa năng, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa, hỗ trợ quản lý tài chính, công nợ, hàng tồn kho và tính lương nhân viên.
Excel Kế Toán: Nếu doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc muốn tiết kiệm chi phí, bạn có thể sử dụng Excel để ghi chép sổ sách kế toán và lập báo cáo tài chính đơn giản.

⭕ Kỹ năng xử lý dữ liệu và lập báo cáo tài chính

Sử dụng công thức tính toán: Sử dụng các hàm Excel như: hàm SUM, hàm IF, VLOOKUP, PIVOT TABLE… để tính toán và tổng hợp số liệu kế toán.
Lập báo cáo tài chính tự động: Tạo bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ tự động trên phần mềm kế toán hoặc Excel.

Xem thêm: 10 Hàm Excel Thường Dùng Trong Kế Toán Mà Bạn Nên Biết

Lưu ý:

Bạn nên tham gia các khóa học kế toán ngắn hạn hoặc tự học qua các video hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán trên YouTube để thành thạo kỹ năng này.
Thường xuyên cập nhật phiên bản mới nhất của phần mềm để sử dụng đầy đủ tính năng và bảo mật dữ liệu tốt hơn.

3. Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian và Sắp Xếp Công Việc

Làm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi bạn phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau, từ ghi chép sổ sách, theo dõi công nợ, quản lý dòng tiền đến lập báo cáo tài chính và khai báo thuế. Vì vậy, kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc là vô cùng quan trọng.

⭕ Phân bổ công việc hợp lý

Lập kế hoạch công việc hàng tuần và hàng tháng: Xác định các công việc cần làm và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để đảm bảo hoàn thành đúng hạn.

Chia nhỏ công việc lớn thành các bước nhỏ hơn: Ví dụ: Thay vì làm báo cáo tài chính một lần, bạn có thể chia nhỏ thành các bước như: ghi chép doanh thu, ghi chép chi phí, đối chiếu công nợ, lập bảng cân đối kế toán…

⭕ Đảm bảo đúng hạn các báo cáo tài chính, báo cáo thuế

Lập lịch nộp báo cáo thuế: Lập danh sách các báo cáo thuế phải nộp hàng tháng, hàng quý và hàng năm để tránh bị phạt do nộp chậm.
Đối chiếu số liệu thường xuyên: Thường xuyên đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán với hóa đơn chứng từ để phát hiện và sửa sai kịp thời.

Lưu ý:

Bạn có thể sử dụng Google Calendar, Trello hoặc Microsoft Planner để quản lý công việc và đặt lời nhắc khi đến hạn nộp báo cáo.
Tránh dồn công việc vào cuối tháng để giảm áp lực và tránh sai sót.

4. Kỹ Năng Giao Tiếp và Giải Quyết Vấn Đề

Giao tiếp hiệu quả với chủ doanh nghiệp: Báo cáo tình hình tài chính rõ ràng và dễ hiểu để chủ doanh nghiệp nắm bắt kịp thời và đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn.
Giải quyết vấn đề linh hoạt: Xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh như: sai sót hóa đơn, công nợ khó đòi, quyết toán thuế…
Làm việc với cơ quan thuế: Trao đổi và giải trình số liệu kế toán một cách tự tin và rõ ràng khi cơ quan thuế kiểm tra.

VIII. Khó Khăn Khi Làm Kế Toán Cho Doanh Nghiệp Nhỏ

Làm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ tuy có vẻ đơn giản hơn so với các công ty lớn, nhưng lại tiềm ẩn nhiều thách thức đặc thù. Do quy mô nhỏ, nguồn lực hạn chế, và thiếu công cụ hỗ trợ, kế toán cho doanh nghiệp nhỏ đối mặt với nhiều khó khăn trong việc quản lý tài chính và tuân thủ pháp luật.

Dưới đây là những khó khăn thường gặp phải khi làm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ.

1. Thiếu Chuyên Môn và Kinh Nghiệm

⭕ Chủ doanh nghiệp thường kiêm nhiệm kế toán

Trong nhiều doanh nghiệp nhỏ, chủ doanh nghiệp thường kiêm nhiệm vai trò kế toán để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, do không có chuyên môn và kinh nghiệm kế toán, họ dễ mắc phải các sai sót trong ghi chép sổ sách, lập báo cáo tài chính và khai báo thuế. Điều này có thể dẫn đến:

Ghi chép sổ sách không đầy đủ hoặc sai sót: Không phân loại đúng các khoản thu – chi, ghi nhận doanh thu và chi phí không chính xác, không đối chiếu công nợ thường xuyên…
Không nắm rõ quy định pháp luật: Không biết cách kê khai thuế GTGT, TNDN, TNCN đúng quy định, dễ dẫn đến bị phạt hoặc truy thu thuế.
Thiếu kỹ năng lập báo cáo tài chính: Không biết cách lập báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán hoặc báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS).

⭕ Nhân viên kế toán thiếu kinh nghiệm thực tế

Doanh nghiệp nhỏ thường tuyển dụng nhân viên kế toán mới ra trường hoặc kế toán bán thời gian để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, do thiếu kinh nghiệm thực tế, họ dễ mắc phải các sai sót khi:

Ghi chép sổ sách kế toán: Ghi nhận sai tài khoản Nợ – Có, không đối ứng đúng nguyên tắc kế toán.
Lập báo cáo tài chính: Không tổng hợp số liệu chính xác hoặc thiếu sót chỉ tiêu trên báo cáo.
Khai báo thuế: Khai sai tờ khai thuế, nộp tờ khai chậm hoặc không biết cách xử lý khi phát sinh sai sót.

Giải pháp khắc phục:

Thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp nếu chủ doanh nghiệp không có chuyên môn kế toán.
Đào tạo nghiệp vụ kế toán cho nhân viên hoặc chính chủ doanh nghiệp để nâng cao kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm thực tế.
Tham khảo tài liệu kế toán và tham gia các khóa học ngắn hạn để cập nhật kiến thức và kỹ năng kế toán.

2. Thiếu Công Cụ Hỗ Trợ

⭕ Hạn chế về phần mềm kế toán chuyên nghiệp

Nhiều doanh nghiệp nhỏ không đầu tư vào phần mềm kế toán chuyên nghiệp mà chỉ sử dụng Excel để ghi chép sổ sách và lập báo cáo tài chính. Điều này dẫn đến:

Dễ sai sót khi nhập liệu thủ công: Nhập liệu thủ công dễ xảy ra sai sót khi tính toán hoặc nhập nhầm số liệu.
Khó quản lý dữ liệu lớn: Khi số lượng giao dịch phát sinh nhiều, Excel khó quản lý và đối chiếu số liệu chính xác.
Không tự động hóa báo cáo tài chính: Phải tự lập báo cáo tài chính thủ công, mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.

⭕ Thiếu công cụ quản lý tài chính và công nợ

Doanh nghiệp nhỏ thường không sử dụng các công cụ quản lý tài chính chuyên nghiệp như Phần mềm ERP, Phần mềm quản lý công nợ, dẫn đến:

Khó kiểm soát dòng tiền: Không theo dõi được dòng tiền vào – ra hàng ngày, dễ gặp tình trạng thiếu hụt dòng tiền.
Không theo dõi công nợ chính xác: Không theo dõi được công nợ phải thu của khách hàng và công nợ phải trả nhà cung cấp, dẫn đến bị chiếm dụng vốn hoặc mất uy tín khi thanh toán chậm.

Giải pháp khắc phục:

Đầu tư vào phần mềm kế toán phù hợp: Sử dụng MISA SME.NET, Fast Accounting hoặc Excel Kế Toán tùy theo quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.
Sử dụng phần mềm quản lý công nợ để theo dõi công nợ phải thu – phải trả một cách chi tiết và chính xác.
Tự động hóa quy trình kế toán: Sử dụng phần mềm kế toán tích hợp với phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý kho để tự động hóa quy trình ghi chép và lập báo cáo tài chính.

3. Tuân Thủ Pháp Luật

⭕ Khó khăn trong việc cập nhật quy định pháp luật và chính sách thuế mới

Luật thuế và các quy định kế toán tại Việt Nam thường xuyên thay đổi, đòi hỏi bạn phải cập nhật liên tục để tuân thủ đúng quy định pháp luật. Tuy nhiên, do thiếu chuyên môn và kinh nghiệm, nhiều doanh nghiệp nhỏ gặp khó khăn khi:

Không nắm rõ quy định mới về thuế: Không biết các thay đổi về thuế suất GTGT, TNDN, TNCN hoặc quy định mới về hóa đơn điện tử.
Không biết cách xử lý sai sót khi khai báo thuế: Khi phát hiện sai sót trên tờ khai thuế đã nộp, không biết cách lập tờ khai bổ sung hoặc giải trình với cơ quan thuế.
Không biết cách đối phó khi bị kiểm tra thuế: Khi bị cơ quan thuế kiểm tra, không biết cách chuẩn bị hồ sơ chứng từ hoặc giải trình số liệu kế toán.

Giải pháp khắc phục:

Theo dõi thường xuyên các thông báo từ cơ quan thuế trên website của Tổng cục Thuế hoặc Cục Thuế địa phương.
Tham gia các khóa tập học về thuế để cập nhật quy định mới nhất.
Sử dụng dịch vụ tư vấn thuế chuyên nghiệp khi gặp khó khăn trong việc khai báo thuế hoặc bị kiểm tra thuế.

THAM KHẢO CÁC KHÓA HỌC PHÙ HỢP TẠI LÊ ÁNH