Mẫu Biên Bản Kiểm Kê TSCĐ Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Trong bối cảnh Thông tư 99/2025/TT-BTC chính thức thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC, công tác kiểm kê và quản lý tài sản cố định (TSCĐ) được quy định chặt chẽ hơn nhằm đảm bảo minh bạch và phản ánh đúng giá trị thực của tài sản trên sổ sách kế toán. Để thực hiện đúng quy trình này, doanh nghiệp cần sử dụng biên bản kiểm kê TSCĐ theo mẫu chuẩn mới do Bộ Tài chính ban hành.

Bài viết dưới đây của Kế toán Lê Ánh sẽ giúp bạn nắm rõ cấu trúc và cách lập biên bản kiểm kê TSCĐ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, đồng thời cung cấp mẫu biểu cập nhật mới nhất để kế toán viên dễ dàng áp dụng trong quá trình kiểm kê định kỳ hoặc khi có biến động tài sản, bảo đảm tuân thủ quy định và hỗ trợ công tác kiểm toán – báo cáo tài chính cuối năm.

I. Cấu Trúc Của Mẫu Biên Bản Kiểm Kê TSCĐ Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Theo quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, biên bản kiểm kê tài sản cố định (TSCĐ) là chứng từ kế toán bắt buộc dùng để ghi nhận kết quả kiểm kê tài sản thực tế tại doanh nghiệp. Mẫu biểu được xây dựng theo cấu trúc thống nhất, giúp đảm bảo tính minh bạch, chính xác và dễ đối chiếu với sổ kế toán.

Dưới đây là cấu trúc chi tiết của mẫu biên bản kiểm kê TSCĐ theo quy định mới:

1. Thông tin chung

- Tên doanh nghiệp và bộ phận kiểm kê: Ghi rõ tên đơn vị thực hiện kiểm kê và bộ phận chịu trách nhiệm (ví dụ: Phòng

Kế toán, Phòng Hành chính – Quản trị).

- Số biên bản, ngày lập: Ghi theo thứ tự quản lý chứng từ, kèm thời điểm lập biên bản.

- Căn cứ kiểm kê: Nêu rõ quyết định hoặc kế hoạch kiểm kê TSCĐ do ban giám đốc ban hành (số, ngày, người ký).

- Địa điểm kiểm kê: Ghi cụ thể nơi tiến hành kiểm kê (kho, xưởng, văn phòng, chi nhánh...).

2. Danh mục tài sản kiểm kê

Phần này là nội dung trọng tâm của biên bản, thể hiện danh sách toàn bộ tài sản được kiểm kê:

- Tên tài sản, mã tài sản: Ghi theo danh mục TSCĐ trên sổ kế toán hoặc phần mềm quản lý.

- Nguyên giá: Ghi nguyên giá theo sổ kế toán (tổng chi phí hình thành tài sản).

- Khấu hao lũy kế: Ghi giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm kiểm kê.

- Giá trị còn lại: Phần giá trị chưa khấu hao của tài sản.

- Tình trạng sử dụng: Ghi rõ “đang sử dụng tốt”, “hư hỏng”, “không còn sử dụng”, “đang bảo trì”,…

- Mỗi dòng tương ứng với một tài sản, có thể trình bày dạng bảng để tiện theo dõi, đối chiếu.

3. Kết quả kiểm kê

- So sánh giữa số liệu thực tế kiểm kê và số liệu trên sổ kế toán.

- Ghi rõ chênh lệch về số lượng, nguyên giá, hoặc giá trị còn lại (nếu có).

- Nêu rõ tình trạng tài sản hư hỏng, mất mát, hoặc không còn sử dụng được.

- Ghi nhận những tài sản mới phát hiện nhưng chưa được ghi nhận vào sổ kế toán.

4. Nguyên nhân chênh lệch (nếu có)

- Ghi cụ thể nguyên nhân phát sinh chênh lệch (sai sót trong ghi sổ, mất mát vật chất, hao mòn thực tế, thay đổi công năng sử dụng…).

- Đề xuất hướng xử lý: ghi tăng, ghi giảm, điều chỉnh khấu hao, thanh lý hoặc chuyển bộ phận quản lý.

Nếu có tranh luận giữa các bộ phận, cần lập phụ lục giải trình kèm theo biên bản.

5. Chữ ký xác nhận

Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên hội đồng kiểm kê, bao gồm:

Trưởng ban kiểm kê – thường là lãnh đạo doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền;

Kế toán trưởng – chịu trách nhiệm kiểm soát số liệu và tính hợp lệ của biên bản;

Đại diện bộ phận sử dụng tài sản – xác nhận tình trạng và kết quả kiểm kê thực tế;

Các thành viên tham gia kiểm kê khác (nếu có).

Sau khi ký, biên bản được đóng dấu và lưu tại phòng kế toán, đồng thời được lưu trữ bản điện tử trên hệ thống kế toán hoặc ERP theo quy định của Luật Kế toán 2015 và Thông tư 99/2025/TT-BTC.

II. Hướng Dẫn Cách Ghi Mẫu Biên Bản Kiểm Kê TSCĐ Theo Đúng Quy Định

Tại Phụ lục 1 ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn ghi mẫu số 05-TSCĐ Biên bản tổng hợp kiểm kê tài sản cố định như sau:

>>> Tải mẫu Mẫu Biên Bản Kiểm Kê TSCĐ về: Tại đây

(1) Góc trên bên trái của Biên bản tổng hợp kiểm kê TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng.

Việc kiểm kê tài sản cố định được thực hiện theo quy định của pháp luật và theo yêu cầu của đơn vị. Khi tiến hành kiểm kê phải lập Ban kiểm kê, trong đó kế toán theo dõi tài sản cố định là thành viên.

(2) Biên bản tổng hợp kiểm kê TSCĐ phải ghi rõ thời điểm kiểm kê: (... giờ ... ngày ... tháng... năm...).

(3) Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê theo từng đối tượng ghi tài sản cố định.

(4) Dòng “Theo sổ kế toán” căn cứ vào sổ kế toán TSCĐ phải ghi cả 3 chỉ tiêu: Số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại vào cột 1,2,3.

(5) Dòng “Theo kiểm kê” căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để ghi theo từng đối tượng TSCĐ, phải ghi cả 3 chỉ tiêu: Số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại vào cột 4,5,6.

(6) Dòng “Chênh lệch” ghi số chênh lệch thừa hoặc thiếu theo 3 chỉ tiêu: Số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại vào cột 7,8,9.

(7) Trên Biên bản tổng hợp kiểm kê TSCĐ cần phải xác định và ghi rõ nguyên nhân gây ra thừa hoặc thiếu TSCĐ, có ý kiến nhận xét và kiến nghị của Ban kiểm kê. Biên bản tổng hợp kiểm kê TSCĐ phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) của Trưởng ban kiểm kê, chữ ký soát xét của kế toán trưởng và giám đốc doanh nghiệp duyệt. Mọi khoản chênh lệch về TSCĐ của đơn vị đều phải báo cáo giám đốc doanh nghiệp xem xét.

Trong quá trình thực hiện kiểm kê tài sản cố định (TSCĐ), nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải các lỗi phổ biến khiến biên bản kiểm kê mất giá trị pháp lý hoặc gây sai lệch số liệu kế toán. Dưới đây là những sai sót thường gặp và hướng khắc phục theo quy định mới tại Thông tư 99/2025/TT-BTC:

III. Những Sai Sót Thường Gặp Khi Lập Biên Bản Kiểm Kê TSCĐ

1. Không ghi rõ nguyên nhân chênh lệch hoặc thiếu chữ ký của hội đồng kiểm kê

Một số biên bản chỉ ghi kết quả kiểm kê mà không nêu nguyên nhân chênh lệch giữa thực tế và sổ sách hoặc thiếu chữ ký của các thành viên hội đồng (đặc biệt là kế toán trưởng và người đại diện doanh nghiệp).

→ Hậu quả: Biên bản không có giá trị làm căn cứ điều chỉnh sổ kế toán hoặc xử lý tài sản.

→ Khắc phục: Phải có đủ chữ ký của hội đồng kiểm kê và ghi rõ nguyên nhân từng chênh lệch để đảm bảo minh bạch và hợp lệ.

2. Sai lệch giữa sổ kế toán và thực tế do chưa cập nhật kịp thời các nghiệp vụ

Tình trạng không cập nhật ngay các nghiệp vụ mua sắm, thanh lý, điều chuyển TSCĐ dẫn đến chênh lệch giữa số liệu sổ sách và tài sản thực tế.

→ Hậu quả: Gây sai sót trong báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến tính chính xác của bảng cân đối kế toán.

→ Khắc phục: Kế toán cần cập nhật kịp thời các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến TSCĐ và thường xuyên đối chiếu dữ liệu giữa phòng kế toán và bộ phận sử dụng.

3. Không đính kèm hồ sơ kiểm kê, hình ảnh hoặc biên bản xác nhận tình trạng tài sản

Nhiều đơn vị chỉ lập biên bản tổng hợp mà không lưu kèm các hồ sơ chứng minh như danh mục chi tiết, ảnh chụp hiện trạng, biên bản xác nhận hư hỏng hoặc mất mát.

→ Hậu quả: Gây khó khăn khi kiểm toán hoặc thanh tra tài chính; kết quả kiểm kê thiếu cơ sở xác minh.

→ Khắc phục: Lưu trữ đầy đủ hồ sơ kiểm kê kèm theo biên bản, bao gồm: danh sách chi tiết TSCĐ, hình ảnh, biên bản hư hỏng, quyết định xử lý và các chứng từ liên quan.

Việc thực hiện kiểm kê tài sản cố định (TSCĐ) theo đúng quy định là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp nhằm đảm bảo số liệu kế toán phản ánh trung thực, chính xác tình hình tài sản và nguồn vốn. Biên bản kiểm kê TSCĐ không chỉ là chứng từ kế toán quan trọng mà còn là công cụ quản trị hữu hiệu giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời các sai lệch, hư hỏng, mất mát hoặc tài sản không còn phù hợp để sử dụng.

>>> Tham khảo: KHÓA HỌC KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỰC HÀNH