Mẫu Biên Bản Giao Nhận TSCĐ Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Từ ngày 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC và mang đến nhiều thay đổi quan trọng trong chế độ kế toán doanh nghiệp. Một trong những biểu mẫu được kế toán đặc biệt quan tâm là Mẫu Biên bản giao nhận tài sản cố định (TSCĐ) – chứng từ bắt buộc khi ghi nhận, điều chuyển hoặc bàn giao tài sản trong doanh nghiệp.

Bài viết này của Kế toán Lê Ánh sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định mới về mẫu biên bản giao nhận TSCĐ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, hướng dẫn cách lập đúng chuẩn, tránh sai sót thường gặp và cung cấp file mẫu mới nhất để bạn có thể sử dụng ngay trong công việc kế toán thực tế.

I. Biên Bản Giao Nhận TSCĐ Là Gì?

Biên bản giao nhận tài sản cố định (TSCĐ) là chứng từ kế toán dùng để xác nhận việc bàn giao, tiếp nhận tài sản cố định giữa các bên sau khi tài sản hoàn thành đầu tư, mua sắm, xây dựng, nhận góp vốn, được cấp, được biếu tặng hoặc đưa vào sử dụng tại doanh nghiệp.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, biên bản giao nhận TSCĐ thuộc hệ thống chứng từ kế toán liên quan đến quản lý tài sản cố định, được lập theo Mẫu số 01 – TSCĐ. Chứng từ này là căn cứ để doanh nghiệp ghi nhận tài sản, xác định nguyên giá, mở thẻ TSCĐ, theo dõi quá trình sử dụng và thực hiện tính khấu hao theo quy định.

Về bản chất, biên bản giao nhận TSCĐ không chỉ xác nhận việc “bàn giao tài sản” mà còn giúp doanh nghiệp chứng minh:

• Tài sản đã thực tế hình thành và được đưa vào sử dụng;
• Đơn vị hoặc cá nhân nào chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng tài sản;
• Thông tin kỹ thuật, đặc điểm, nguyên giá và tình trạng của tài sản tại thời điểm bàn giao;
• Căn cứ để kế toán thực hiện ghi nhận và quản lý TSCĐ trên sổ sách.

Mục đích của biên bản giao nhận TSCĐ:

• Làm căn cứ ghi nhận tài sản cố định
• Xác định trách nhiệm quản lý và sử dụng tài sản
• Phục vụ quản lý khấu hao và kiểm kê tài sản

II. Cấu Trúc Của Mẫu Biên Bản Giao Nhận TSCĐ

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, mẫu Biên bản giao nhận tài sản cố định (TSCĐ) được thiết kế thống nhất để đảm bảo doanh nghiệp có đủ thông tin pháp lý, kỹ thuật và kế toán khi ghi nhận hoặc bàn giao tài sản. Mẫu biểu này không chỉ phục vụ công tác kế toán mà còn là căn cứ quan trọng khi thanh kiểm tra, kiểm toán hoặc quyết toán thuế.

Cấu trúc của biểu mẫu bao gồm các phần chính sau:

1. Thông tin chung

• Tên đơn vị, bộ phận: Ghi rõ tên doanh nghiệp, phòng ban hoặc bộ phận trực thuộc (ví dụ: Công ty TNHH ABC – Phòng Kế toán).
• Số biên bản, ngày lập: Ghi theo trình tự quản lý chứng từ, bảo đảm thống nhất và dễ tra cứu.
• Căn cứ lập biên bản: Dẫn chiếu các hồ sơ liên quan như hợp đồng mua bán, biên bản nghiệm thu, hóa đơn, quyết định điều chuyển hoặc thanh lý.

2. Thông tin tài sản bàn giao

• Tên tài sản: Nêu rõ tên, chủng loại, ký hiệu, mã tài sản.
• Số hiệu – Năm sản xuất – Nước sản xuất: Ghi theo thông tin kỹ thuật của tài sản.
• Nguyên giá: Tổng chi phí hình thành tài sản (giá mua + chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử...).
• Giá trị hao mòn lũy kế: Nếu tài sản được điều chuyển nội bộ, cần thể hiện giá trị còn lại để hạch toán chính xác.
• Tình trạng tài sản: Ghi rõ “mới 100%” hoặc “đã qua sử dụng”, kèm mô tả ngắn gọn.

3. Thông tin bên giao – bên nhận – hội đồng bàn giao

• Bên giao: Đại diện bộ phận hoặc cá nhân đang quản lý, sử dụng tài sản.
• Bên nhận: Bộ phận/cá nhân tiếp nhận và chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng sau bàn giao.
• Hội đồng giao nhận: Thường bao gồm đại diện các bộ phận kế toán, kỹ thuật và quản lý để đảm bảo tính minh bạch.
• Nội dung bàn giao: Ghi rõ lý do (mua mới, đầu tư, điều chuyển, hoàn thành XDCB…), thời điểm bàn giao và kết quả kiểm tra thực tế.

4. Ký xác nhận, đóng dấu và hiệu lực

- Biên bản phải có chữ ký của bên giao, bên nhận, kế toán trưởng và người đại diện pháp luật (hoặc người được ủy quyền).

- Đối với doanh nghiệp sử dụng chứng từ điện tử, chữ ký số của các bên được chấp nhận thay thế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký và được lưu tại phòng kế toán như một phần của hồ sơ tài sản cố định, đồng thời là căn cứ ghi sổ kế toán (TK 211, 213, 214…).

Lưu ý: Doanh nghiệp có thể điều chỉnh bố cục hoặc thêm cột thông tin phù hợp với phần mềm kế toán, tuy nhiên không được làm thay đổi nội dung bắt buộc theo mẫu ban hành kèm Thông tư 99/2025/TT-BTC.

>>> Xem thêm: Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC

III. Hướng Dẫn Cách Ghi Mẫu Biên Bản Giao Nhận TSCĐ 

Phương pháp ghi biên bản giao nhận tài sản cố định được quy định trong Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC như sau:

Góc trên bên trái của Biên bản giao nhận TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng. Khi có tài sản mới đưa vào sử dụng hoặc điều tài sản cho đơn vị khác, đơn vị phải lập hội đồng bàn giao gồm: Đại diện bên giao, đại diện bên nhận và 1 số ủy viên.

Biên bản giao nhận TSCĐ lập cho từng TSCĐ. Đối với trường hợp giao nhận cùng một lúc nhiều tài sản cùng loại, cùng giá trị và do cùng 1 đơn vị giao có thể lập chung 1 biên bản giao nhận TSCĐ.

>>> Tải mẫu Mẫu Biên Bản Giao Nhận TSCĐ về: TẠI ĐÂY

Cột A, B: Ghi số thứ tự, tên, ký mã hiệu, qui cách (cấp hạng) của TSCĐ.

Cột C: Ghi số hiệu TSCĐ hoặc mã TSCĐ.

Cột D: Ghi nước sản xuất (xây dựng).

Cột 1: Ghi năm sản xuất.

Cột 2: Ghi năm bắt đầu đưa vào sử dụng.

Cột 3: Ghi công suất (diện tích, thiết kế) như xe TOYOTA 12 chỗ ngồi, hoặc máy phát điện 75 KVA,...

Cột 4, 5, 6, 7: Ghi các yếu tố cấu thành nên nguyên giá TSCĐ gồm: Giá mua (hoặc giá thành sản xuất) (cột 4); chi phí vận chuyển, lắp đặt (cột 5); chi phí chạy thử (cột 6).

Cột 8: Ghi nguyên giá TSCĐ (cột 7 = cột 4 + cột 5 + cột 6 +...).

Cột E: Ghi những tài liệu kỹ thuật kèm theo TSCĐ khi bàn giao.

Bảng kê phụ tùng kèm theo: Liệt kê số phụ tùng, dụng cụ đồ nghề kèm theo TSCĐ khi bàn giao. Sau khi bàn giao xong các thành viên bàn giao, nhận TSCĐ cùng ký vào biên bản.

Biên bản giao nhận TSCĐ được lập thành 2 bản, mỗi bên (giao, nhận) giữ 1 bản chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và lưu.

IV. Hướng Dẫn Cách Lập Biên Bản Giao Nhận TSCĐ Đúng Quy Định

Việc lập Biên bản giao nhận tài sản cố định (TSCĐ) cần được thực hiện cẩn trọng, đúng quy trình và tuân thủ hướng dẫn của Thông tư 99/2025/TT-BTC, nhằm đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ và độ chính xác khi ghi nhận kế toán. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước:

Bước 1: Thu thập hồ sơ nguồn gốc TSCĐ

Kế toán cần tổng hợp đầy đủ các tài liệu chứng minh nguồn gốc hình thành tài sản, bao gồm:

- Hóa đơn mua sắm, hợp đồng mua bán, biên bản nghiệm thu, thanh lý, hoặc quyết định điều chuyển.

- Hồ sơ kỹ thuật, chứng nhận quyền sở hữu (nếu có).

- Các chi phí phát sinh liên quan đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng (vận chuyển, lắp đặt, chạy thử…).

Việc lưu trữ đầy đủ hồ sơ là cơ sở hợp lệ để xác định nguyên giá và tính khấu hao đúng quy định.

Bước 2: Ghi thông tin chi tiết về tài sản

Khi lập biên bản, cần ghi đầy đủ và chính xác các thông tin sau:

- Tên, mã, số hiệu, chủng loại tài sản (theo sổ đăng ký TSCĐ).

- Nguyên giá: Ghi đúng giá trị hình thành, đã bao gồm chi phí liên quan.- Tình trạng tài sản: Ghi rõ “mới”, “đã sử dụng”

hay “điều chuyển nội bộ”.

- Bộ phận sử dụng: Ghi cụ thể tên phòng/ban nhận tài sản để xác định trách nhiệm quản lý.

- Khấu hao lũy kế (nếu có): Áp dụng với tài sản chuyển giao nội bộ hoặc tái ghi nhận.

Bước 3: Lập biên bản – trình ký – lưu tại phòng kế toán

Sau khi hoàn thiện nội dung, biên bản cần:

- Được hội đồng giao nhận (gồm đại diện kế toán, kỹ thuật, quản lý) kiểm tra và ký xác nhận.

- Có chữ ký của bên giao, bên nhận, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.

Sau khi ký, biên bản được đánh số chứng từ, lưu bản cứng tại phòng kế toán và scan để lưu bản mềm phục vụ quản lý điện tử.

Bước 4: Ghi nhận nghiệp vụ kế toán tương ứng

Căn cứ vào biên bản đã được ký duyệt, kế toán ghi sổ theo quy định:

- Trường hợp mua sắm TSCĐ:

→ Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình

→ Có TK 331 – Phải trả người bán hoặc TK 111, 112 – Tiền mặt/tiền gửi.

- Trường hợp hoàn thành xây dựng cơ bản:

→ Nợ TK 211

→ Có TK 241 – XDCB dở dang.

Đồng thời ghi nhận thông tin khấu hao theo quy định tại IAS 16 (tham chiếu IFRS) hoặc theo hướng dẫn chi tiết của Thông tư 99.

V. Hồ Sơ Chứng Từ Kèm Theo Biên Bản Giao Nhận TSCĐ

Để đảm bảo hồ sơ TSCĐ đầy đủ, hợp lệ khi kiểm tra kế toán, thanh tra thuế hoặc kiểm toán, doanh nghiệp cần lưu trữ biên bản giao nhận TSCĐ cùng các chứng từ chứng minh quá trình hình thành, mua sắm và đưa tài sản vào sử dụng.

Tùy theo nguồn hình thành tài sản, bộ hồ sơ có thể khác nhau, nhưng thông thường bao gồm các chứng từ sau:

1. Hồ sơ mua sắm tài sản cố định

Đối với tài sản cố định được hình thành từ hoạt động mua sắm, doanh nghiệp cần lưu các chứng từ:

2. Hồ sơ tài sản cố định hình thành từ xây dựng cơ bản

Đối với nhà xưởng, công trình, hệ thống máy móc được đầu tư xây dựng, hồ sơ thường bao gồm:

• Quyết định đầu tư xây dựng;
• Hồ sơ thiết kế, dự toán;
• Hợp đồng xây dựng;
• Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành;
• Biên bản nghiệm thu đưa công trình vào sử dụng;
• Hồ sơ quyết toán công trình;
• Hóa đơn xây dựng;
• Chứng từ thanh toán;
• Biên bản giao nhận TSCĐ;
• Thẻ TSCĐ.

Đây là căn cứ để doanh nghiệp xác định nguyên giá TSCĐ, thời điểm bắt đầu tính khấu hao và thời gian sử dụng tài sản.

3. Hồ sơ tài sản cố định nhận góp vốn, được cấp hoặc biếu tặng

Đối với tài sản không hình thành từ hoạt động mua bán thông thường, doanh nghiệp cần lưu thêm các chứng từ chứng minh nguồn hình thành tài sản. Bao gồm:

• Hợp đồng góp vốn hoặc quyết định góp vốn bằng tài sản;
• Biên bản định giá tài sản;
• Hồ sơ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản;
• Quyết định tiếp nhận tài sản;
• Biên bản bàn giao tài sản;
• Biên bản giao nhận TSCĐ;
• Hồ sơ xác định nguyên giá tài sản.

4. Hồ sơ liên quan đến quản lý và theo dõi TSCĐ sau khi bàn giao

Sau khi lập biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán cần tiếp tục hoàn thiện hồ sơ quản lý tài sản gồm:

- Thẻ tài sản cố định. Dùng để theo dõi riêng từng tài sản, bao gồm:

• Tên tài sản;
• Mã tài sản;
• Nguyên giá;
• Ngày đưa vào sử dụng;
• Thời gian khấu hao;
• Giá trị hao mòn;
• Giá trị còn lại.

- Hồ sơ tính khấu hao TSCĐ. Bao gồm:

• Quyết định đưa tài sản vào sử dụng;
• Bảng tính và phân bổ khấu hao;
• Phương pháp khấu hao áp dụng;
• Thời gian trích khấu hao.

- Hồ sơ kiểm kê tài sản. Doanh nghiệp cần lưu:

• Biên bản kiểm kê TSCĐ định kỳ;
• Biên bản xử lý chênh lệch (nếu có);
• Hồ sơ điều chuyển tài sản giữa các bộ phận.

VI. Những Lưu Ý Khi Lưu Trữ Hồ Sơ Biên Bản Giao Nhận TSCĐ

Để đảm bảo hồ sơ TSCĐ đầy đủ, kế toán cần lưu ý:

• Thông tin trên biên bản giao nhận TSCĐ phải thống nhất với hóa đơn, hợp đồng và sổ kế toán, đặc biệt là tên tài sản, nguyên giá, ngày đưa vào sử dụng.
• Không lập biên bản giao nhận TSCĐ riêng lẻ khi thiếu chứng từ chứng minh nguồn hình thành tài sản, vì có thể gây khó khăn khi giải trình chi phí và khấu hao.
• Chữ ký của các bên liên quan phải đầy đủ, gồm bên giao, bên nhận, người lập, kế toán trưởng hoặc người phê duyệt theo quy định nội bộ.
• Hồ sơ TSCĐ nên được lưu theo từng tài sản riêng biệt, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm kê, đối chiếu và cung cấp khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán yêu cầu.

Việc sử dụng Mẫu Biên bản Giao Nhận TSCĐ Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định kế toán mới mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong quản lý tài sản cố định. Đây là chứng từ quan trọng, làm căn cứ ghi sổ, kiểm kê và hạch toán chi phí, khấu hao tài sản trong suốt vòng đời sử dụng.

>>> Tham khảo: KHÓA HỌC KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỰC HÀNH