Thủ Quỹ Là Gì? Vai Trò, Nhiệm Vụ Và Những Kỹ Năng Cần Thiết

THỦ QUỸ không chỉ là người giữ tiền mà còn giữ vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, tổ chức. Vậy thủ quỹ là gì, công việc cụ thể của thủ quỹ là gì và cần những kỹ năng gì để đảm nhiệm tốt vị trí này? Bài viết dưới đây từ Kế toán Lê Ánh sẽ giải đáp tất cả thắc mắc của bạn và mang đến góc nhìn toàn diện về công việc đang thu hút sự quan tâm của nhiều người.

1. Thủ Quỹ Là Gì Và Tại Sao Vị Trí Này Lại Quan Trọng?

Khi nhắc đến "thủ quỹ" nhiều người thường nghĩ đây chỉ là công việc giữ tiền. Tuy nhiên, vai trò của thủ quỹ không chỉ dừng lại ở việc cất giữ mà còn là người đảm bảo mọi khoản thu chi trong doanh nghiệp đều được thực hiện đúng cách và minh bạch.

Hãy tưởng tượng bạn quản lý một cửa hàng. Mỗi ngày có khách hàng thanh toán, nhân viên thu tiền, nhà cung cấp đến lấy tiền hàng và bạn cần kiểm tra doanh thu cuối ngày. Ai sẽ là người đảm bảo số tiền thu vào và chi ra khớp với thực tế? Đó chính là thủ quỹ.

Trong các công ty, thủ quỹ đóng vai trò quan trọng không kém. Họ là người trực tiếp thực hiện các giao dịch tài chính bằng tiền mặt, như thu tiền từ khách hàng, thanh toán cho nhà cung cấp, hoặc ứng tiền cho các hoạt động của công ty. Vai trò này đặc biệt quan trọng vì nếu tiền không được quản lý chặt chẽ, công ty có thể đối mặt với thất thoát hoặc sai sót nghiêm trọng.

Dưới đây là các chứng từ thủ quỹ cần biết trong công việc:

• Phiếu thu (Xem chi tiết)
• Phiếu chi (Xem chi tiết)
• Biên lai thu tiền (Xem chi tiết)
• Giấy đề nghị tạm ứng (Xem chi tiết)
• Giấy thanh toán tạm ứng (Xem chi tiết)
• Báo cáo quỹ
• Giấy nộp tiền (Xem chi tiết)
• Chứng từ ngân hàng
• Sổ quỹ tiền mặt (Xem chi tiết)

2. Nhiệm Vụ Của Một Thủ Quỹ Trong Doanh Nghiệp

Vậy một thủ quỹ làm những gì mỗi ngày? Dưới đây là các nhiệm vụ chính mà họ phải thực hiện:

⭕ Quản lý tiền mặt

Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm chính cho mọi khoản tiền mặt của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có khoản tiền thu vào từ khách hàng hoặc cần chi trả cho nhà cung cấp, thủ quỹ sẽ là người trực tiếp nhận và giao tiền. Công việc của họ không chỉ đơn thuần là đếm tiền mà còn phải ghi chép cẩn thận mọi giao dịch vào sổ sách hoặc phần mềm quản lý.

Ví dụ: Khi khách hàng thanh toán một khoản tiền lớn, thủ quỹ sẽ kiểm tra số tiền, ghi vào sổ thu chi, và cấp phiếu thu để xác nhận giao dịch. Ngược lại, khi công ty thanh toán cho nhà cung cấp, thủ quỹ cần đảm bảo rằng có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ trước khi giao tiền.

⭕ Lưu trữ và quản lý chứng từ

Mọi giao dịch liên quan đến tiền đều cần có giấy tờ xác nhận, chẳng hạn như phiếu thu, phiếu chi, hoặc hóa đơn. Thủ quỹ sẽ là người lưu giữ những giấy tờ này. Công việc này rất quan trọng vì các chứng từ này không chỉ để đối chiếu nội bộ mà còn là cơ sở khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán kiểm tra.

⭕ Đảm bảo minh bạch trong giao dịch

Một trong những nhiệm vụ lớn nhất của thủ quỹ là đảm bảo mọi khoản thu chi đều được thực hiện rõ ràng, minh bạch.

Ví dụ: Nếu một khoản tiền bị thiếu hụt hoặc dư thừa, thủ quỹ cần nhanh chóng báo cáo và giải quyết. Họ là người bảo vệ sự minh bạch trong tài chính doanh nghiệp.

⭕ Phối hợp với kế toán

Thủ quỹ và kế toán thường làm việc song song để đảm bảo mọi con số khớp nhau. Ví dụ: Thủ quỹ sẽ cung cấp báo cáo số tiền thực tế trong quỹ để kế toán kiểm tra và đưa vào báo cáo tài chính. Nếu có sai lệch, cả hai sẽ phối hợp tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh.

Lời khuyên thực tế cho người mới:

Nếu bạn chưa từng làm thủ quỹ, công việc này có thể hơi khó hình dung ban đầu. Nhưng đừng lo, nó không yêu cầu bạn phải giỏi toán hay biết nhiều về kế toán. Chỉ cần bạn cẩn thận, trung thực và sẵn sàng học hỏi, bạn sẽ nhanh chóng làm quen. Để bắt đầu, hãy thử tìm hiểu cách ghi chép các khoản thu chi cơ bản trong cuộc sống hàng ngày – đây chính là nền tảng của công việc thủ quỹ.

3. Những Nguyên Tắc Trong Công Tác Thủ Quỹ

Công việc thủ quỹ không chỉ đòi hỏi sự tỉ mỉ mà còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc để đảm bảo tính an toàn và minh bạch. Dưới đây là những nguyên tắc cơ bản mà một thủ quỹ cần ghi nhớ:

⭕ Quản lý tiền mặt đúng quy trình

Tiền mặt trong doanh nghiệp giống như dòng chảy chính giúp duy trì mọi hoạt động. Vì vậy, thủ quỹ phải luôn đảm bảo các giao dịch thu, chi đều được thực hiện theo quy trình rõ ràng và có sự phê duyệt từ cấp quản lý. Mỗi khoản thu chi cần có chứng từ hợp lệ, như phiếu thu, phiếu chi hoặc hóa đơn kèm theo.

Ví dụ: Nếu công ty cần thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, thủ quỹ phải kiểm tra kỹ hóa đơn, phiếu yêu cầu thanh toán và xác nhận từ bộ phận liên quan trước khi thực hiện chi tiền.

⭕ Ghi chép sổ sách chính xác

Mọi giao dịch tiền mặt phải được ghi nhận ngay lập tức vào sổ quỹ hoặc phần mềm quản lý. Điều này giúp thủ quỹ kiểm soát được số dư thực tế và đối chiếu với sổ sách một cách dễ dàng. Một nguyên tắc quan trọng là: "Không ghi chép qua loa, không để giao dịch nào bị bỏ sót."

⭕ Bảo mật tiền mặt và chứng từ

Thủ quỹ cần đảm bảo an toàn cho tiền mặt và các chứng từ liên quan. Tiền mặt phải được cất giữ trong két an toàn và chỉ người có thẩm quyền mới được phép truy cập. Các chứng từ tài chính cũng cần được lưu trữ khoa học, tránh thất lạc hoặc bị sử dụng sai mục đích.

⭕ Đối chiếu và kiểm tra thường xuyên

Để giảm thiểu sai sót, thủ quỹ cần đối chiếu số liệu thường xuyên giữa số dư thực tế và sổ sách. Công việc này nên thực hiện hàng ngày hoặc ít nhất là theo chu kỳ (tuần hoặc tháng), nhằm kịp thời phát hiện và xử lý các sai lệch nếu có.

4. Những Kỹ Năng Và Phẩm Chất Cần Có Để Trở Thành Thủ Quỹ

Làm thủ quỹ không đơn thuần chỉ là đếm tiền và ghi chép. Đây là công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng và phẩm chất đặc thù để đảm bảo sự chính xác và minh bạch.

► Tỉ mỉ và cẩn thận - Đây là kỹ năng quan trọng nhất đối với một thủ quỹ. Mọi sai sót nhỏ trong ghi chép hoặc đếm tiền đều có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, từ mất mát tài sản đến sai lệch báo cáo tài chính. Một thủ quỹ giỏi luôn kiểm tra kỹ lưỡng từng chi tiết, không bao giờ làm việc qua loa.

► Trung thực và trách nhiệm - Vì thủ quỹ làm việc trực tiếp với tiền mặt, trung thực là yếu tố cốt lõi. Doanh nghiệp giao cho thủ quỹ trách nhiệm lớn, nên họ cần phải có đạo đức nghề nghiệp cao, luôn đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu và tránh các hành vi vi phạm pháp luật.

► Kỹ năng sử dụng phần mềm - Ngày nay, công việc thủ quỹ không chỉ dừng lại ở sổ sách giấy mà còn liên quan đến các phần mềm quản lý quỹ, như Excel, AMIS hoặc Fast Accounting. Biết cách sử dụng phần mềm giúp thủ quỹ tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong công việc.

► Khả năng tổ chức và lưu trữ tài liệu - Một thủ quỹ cần biết cách sắp xếp và lưu trữ chứng từ một cách khoa học để dễ dàng tìm kiếm khi cần. Điều này không chỉ giúp công việc của họ trở nên hiệu quả mà còn là yêu cầu bắt buộc trong các cuộc kiểm tra, kiểm toán.

► Kỹ năng giao tiếp và phối hợp - Thủ quỹ không làm việc độc lập mà cần phối hợp với các phòng ban khác, đặc biệt là kế toán. Họ cần giao tiếp rõ ràng, trình bày số liệu chính xác để hỗ trợ quá trình đối chiếu và lập báo cáo tài chính.

Tại sao đạo đức nghề nghiệp là yếu tố quan trọng?

Thủ quỹ thường xuyên làm việc với tiền mặt, một tài sản có tính "nhạy cảm" cao. Nếu không có đạo đức nghề nghiệp, công việc này rất dễ dẫn đến những hành vi sai trái như gian lận, chiếm đoạt tài sản. Vì vậy, trung thực và trách nhiệm không chỉ giúp thủ quỹ làm tốt công việc mà còn xây dựng lòng tin với doanh nghiệp và đồng nghiệp.

Lời khuyên thực tế:

Nếu bạn đang muốn trở thành một thủ quỹ giỏi, hãy bắt đầu từ việc rèn luyện tính tỉ mỉ và trung thực trong mọi việc nhỏ nhất. Đồng thời, học cách sử dụng các phần mềm quản lý tài chính để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong công việc. Những điều này sẽ giúp bạn tự tin và thành công hơn trong lĩnh vực này.

5. Cơ Hội Nghề Nghiệp Và Chế Độ Cho Thủ Quỹ

Cơ hội nghề nghiệp cho thủ quỹ

Thủ quỹ là vị trí không thể thiếu trong nhiều loại hình doanh nghiệp, từ sản xuất, thương mại, dịch vụ cho đến các tổ chức phi lợi nhuận như công đoàn hoặc hiệp hội. Với sự phát triển kinh tế, nhu cầu tuyển dụng thủ quỹ ngày càng tăng, đặc biệt ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các tổ chức có lượng giao dịch tiền mặt lớn.

Ví dụ: Trong ngành bán lẻ, thủ quỹ đóng vai trò quản lý tiền mặt từ các cửa hàng; trong ngành xây dựng, họ đảm nhận việc thu chi cho các dự án. Ngay cả các tổ chức giáo dục hoặc y tế cũng cần thủ quỹ để quản lý quỹ nội bộ.

Thu nhập và chế độ phụ cấp dành cho thủ quỹ

Mức lương cơ bản của thủ quỹ thường dao động từ 6 - 10 triệu đồng/tháng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tại các công ty lớn hoặc ngân hàng, thu nhập có thể cao hơn, từ 10 - 15 triệu đồng/tháng, tùy vào khối lượng công việc và yêu cầu chuyên môn.

Nhiều doanh nghiệp còn áp dụng các khoản phụ cấp đặc biệt cho thủ quỹ, chẳng hạn như phụ cấp trách nhiệm hoặc phụ cấp tiền mặt. Mức phụ cấp này thường nằm trong khoảng từ 500.000 - 2.000.000 đồng/tháng, tùy thuộc vào quy mô tổ chức.

Bên cạnh lương và phụ cấp, thủ quỹ thường được hưởng các quyền lợi như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thưởng theo hiệu quả công việc. Một số tổ chức còn hỗ trợ đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho thủ quỹ, mở ra cơ hội thăng tiến lên các vị trí cao hơn trong lĩnh vực kế toán và tài chính.

Cơ hội phát triển nghề nghiệp

Vị trí thủ quỹ là bước đệm vững chắc cho những ai muốn phát triển trong lĩnh vực tài chính. Sau một thời gian tích lũy kinh nghiệm, thủ quỹ có thể chuyển lên các vị trí như kế toán tổng hợp, kế toán trưởng hoặc tham gia vào các mảng quản lý tài chính doanh nghiệp. Đây là lộ trình nghề nghiệp rõ ràng, phù hợp với những ai có tính cách tỉ mỉ và yêu thích làm việc với con số.

Xem thêm:

• Kế toán tổng hợp là gì?
• Kế toán trưởng là gì?

6. Mối Quan Hệ Giữa Thủ Quỹ Và Kế Toán: Họ Phối Hợp Với Nhau Như Thế Nào?

Thủ quỹ và kế toán – Một mối quan hệ không thể tách rời

Trong doanh nghiệp, thủ quỹ và kế toán thường được xem như hai bánh răng trong cùng một hệ thống, phối hợp chặt chẽ để đảm bảo mọi giao dịch tài chính đều được quản lý hiệu quả. Nếu thủ quỹ chịu trách nhiệm về tiền mặt thực tế, thì kế toán là người ghi nhận và báo cáo những giao dịch này trên hệ thống sổ sách.

Vai trò của thủ quỹ trong mối quan hệ này

• Thực hiện thu, chi tiền mặt theo đúng quy trình và cung cấp đầy đủ chứng từ liên quan (phiếu thu, phiếu chi).
• Cung cấp báo cáo quỹ tiền mặt định kỳ hoặc khi kế toán yêu cầu để đối chiếu số liệu.
• Đảm bảo số tiền thực tế trong két quỹ khớp với số liệu ghi nhận trên sổ sách kế toán.
• Vai trò của kế toán trong mối quan hệ này
• Hỗ trợ thủ quỹ trong việc kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của các giao dịch tài chính.
• Đối chiếu số liệu từ báo cáo của thủ quỹ với các tài khoản trên hệ thống kế toán.
• Phát hiện và xử lý sai lệch nếu có giữa sổ quỹ và sổ sách kế toán.
• Sự phối hợp để đảm bảo hiệu quả tài chính

Một ví dụ thực tế về sự phối hợp giữa thủ quỹ và kế toán là trong việc đối chiếu cuối tháng. Thủ quỹ sẽ báo cáo số tiền mặt thực tế còn lại trong két, kế toán đối chiếu số liệu này với sổ sách kế toán. Nếu có chênh lệch, cả hai sẽ cùng kiểm tra các giao dịch để tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh.

Tại sao sự phối hợp này lại quan trọng?

• Kế toán và thủ quỹ cùng làm việc để loại bỏ các sai sót hoặc gian lận.
• Nếu một bên làm việc độc lập mà không có sự đối chiếu, rất dễ xảy ra nhầm lẫn hoặc thất thoát tiền bạc.
• Sự phối hợp giúp mọi giao dịch tài chính được xử lý nhanh chóng và chính xác hơn. 

7. Bạn Có Phù Hợp Với Vai Trò Thủ Quỹ?

Đánh giá bản thân: Những yếu tố cần cân nhắc trước khi lựa chọn nghề thủ quỹ

Vai trò thủ quỹ không chỉ đơn giản là việc giữ tiền mà đòi hỏi nhiều kỹ năng và phẩm chất cụ thể. Nếu bạn đang cân nhắc trở thành thủ quỹ, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:

➔ Bạn có phải là người tỉ mỉ và cẩn thận? - Công việc của thủ quỹ liên quan đến tiền mặt và chứng từ tài chính, nơi mà một sai sót nhỏ có thể dẫn đến hậu quả lớn. Nếu bạn là người chú trọng đến từng chi tiết, thích sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, thì đây có thể là công việc phù hợp.

➔ Bạn có trung thực và đáng tin cậy? - Thủ quỹ phải làm việc trực tiếp với tiền bạc – tài sản quý giá của doanh nghiệp. Trung thực là yếu tố quan trọng hàng đầu, bởi công việc này yêu cầu sự tin tưởng tuyệt đối từ tổ chức.

➔ Bạn có khả năng tổ chức tốt? - Quản lý tiền mặt và chứng từ đòi hỏi bạn phải có khả năng tổ chức công việc khoa học, từ việc lưu trữ tài liệu đến đối chiếu sổ sách.

➔ Bạn có thích làm việc với con số? - Dù không yêu cầu kỹ năng toán học cao, bạn cần cảm thấy thoải mái khi làm việc với số liệu, đặc biệt trong việc kiểm tra và đối chiếu số dư tiền mặt hàng ngày.

➔ Bạn có khả năng chịu được áp lực? - Công việc của thủ quỹ đôi khi gặp những tình huống căng thẳng, như kiểm quỹ vào cuối tháng hoặc xử lý chênh lệch bất thường. Nếu bạn giữ được sự bình tĩnh và xử lý vấn đề linh hoạt, đây sẽ là lợi thế lớn.

Gợi ý cách nâng cao nghiệp vụ thông qua các khóa học chuyên sâu

Nếu bạn thấy mình phù hợp với công việc thủ quỹ, bước tiếp theo là trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết. Dưới đây là một số cách để bạn nâng cao nghiệp vụ:

• Tham gia các khóa học kế toán thực hành
• Tìm hiểu về các quy định pháp luật liên quan
• Rèn luyện kỹ năng mềm
• Học từ thực tế

Trung tâm Kế Toán Lê Ánh cung cấp các khóa học từ cơ bản đến nâng cao, phù hợp với người mới bắt đầu hoặc muốn chuyên sâu vào lĩnh vực thủ quỹ.