Hướng dẫn tổ chức chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp

Chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp là bằng chứng kế toán quan trọng, do vậy việc tổ chức chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp đầy đủ là hết sức cần thiết. Kế toán Lê Ánh hướng dẫn bạn cách tổ chức chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp như sau:

1.Chứng từ thanh toán khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, hàng hóa

a. Đối với hàng hóa mua trong nước.

  • Hợp đồng
  • Hóa đơn GTGT.
  • Giấy đề nghị thanh toán
  • Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi, giấy báo nợ. Trong đó lưu ý đối với chứng từ thanh toán cho người bán trên 20 triệu đồng thì phải có chứng từ thanh toán chuyển khoản…

b. Đối với hàng hóa mua nhập khẩu.

Chứng từ thanh toán bao gồm:

  • Hợp đồng bán hàng hoá, gia công hàng hóa , cung ứng dịch vụ.
  • Tờ khai hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan
  • Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
  • Hóa đơn thương mại.
  • Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu.

Bài viết xem thêm: Các yêu cầu về chứng từ trong quá trình mua hàng

2. Chứng từ bán hàng hóa, ghi nhận doanh thu.

a. Đối với hoạt động hàng hóa bán trong nước. Chứng từ thanh toán bao gồm:

  • Hợp đồng mua bán
  • Hóa đơn GTGT
  • Biên bản giao nhận
  • Phiếu thu, giấy báo Có, biên bản đối chiếu công nợ …

b. Đối với hoạt động bán hàng xuất khẩu.

  • Hợp đồng bán hàng hoá, gia công hàng hóa , cung ứng dịch vụ.
  • Tờ khai hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan
  • Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu phải thanh toán qua ngân hàng
  • Hóa đơn thương mại.
  • Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu.

3. Bộ chứng từ của chi phí tiền lương, tiền công

Để đưa chi phí tiền lương, thưởng vào chi phí hợp lý thì cần:

  • Hợp đồng lao động
  • Chứng minh thư phô tô.
  • Quy chế tiền lương, thưởng.
  • Thỏa ước lao động tập thể ( nếu có)
  • Quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương)
  • Bảng chấm công hàng tháng.
  • Bảng thanh toán tiền lương.
  • Thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng.
  • Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng
  • Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN)

 Đối với những lao động thời vụ cần có: Bản cam kết mẫu 02/BCK-TNCN nếu không khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương thì phải có 

Đối với hợp đồng giao khoán cần có:

  • Hợp đồng giao khoán
  • Biên bản bàn giao
  • Biên bản nghiệm thu
  • Chứng từ thanh toán tiền

4. Các khoản phụ cấp cho người lao động

Doanh nghiệp có các khoản phụ cấp cho người lao động như xăng xe, điện thoại, trang phục, ăn ca thì cần có các chứng từ thanh toán sau:

Các khoản phụ cấp phải được quy định tại 1 trong các hồ sơ sau:

  • Hợp đồng lao động.
  • Thỏa ước lao động tập thể.
  • Quy chế tài chính.

Chứng từ chi tiền cho người lao động

5. Bộ chứng từ chi phí công tác:

  • Quyết định cử người đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện sử dụng.
  • Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về), xác nhận của nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú. 
  • Các chứng từ, hóa đơn thanh toán trong quá trình đi lại: Như vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….

6. Bộ chứng từ của tài sản cố định khi tăng hoặc giảm tài sản, khấu hao tài sản.

a.Hồ sơ ghi tăng tài sản gồm :

  • Hợp đồng mua, thanh lý hợp đồng.
  • Hóa đơn
  • Biên bản giao nhận tài sản
  • Chứng từ thanh toán

Nếu là xây dựng cơ bản cần có thêm

  • Hồ sơ quyết toán công trình ( nếu là xây dựng)
  • Biên bản nghiệm thu, bàn giao công trình.

b.Hồ sơ ghi giảm tài sản gồm có

  • Quyết định thanh lý,hủy tài sản
  • Hợp đồng bán tài sản và thanh lý hợp đồng
  • Hóa đơn bán tài sản
  • Biên bản bài giao tài sản
  • Chứng từ thanh toán

c. Chi phí khấu hao tài sản.

  • Đăng ký trích khấu hao tài sản cố định.
  • Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định.

7. Bộ chứng từ vé máy bay

a. Nếu doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử thì cần:

  • Vé máy bay điện tử.
  • Thẻ lên máy bay (boarding pass)
  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

b. Nếu không thu hồi được thẻ lên máy bay thì cần: 

  • Vé máy bay điện tử,
  • Giấy điều động đi công tác.
  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

c. Nếu doanh nghiệp giao cho cá nhân tự mua vé máy bay, (Chỉ với vé máy bay dưới 20 tr) thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp thì chứng từ gồm:

  • Vé máy bay.
  • Thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi được thẻ).
  • Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của DN, quy định của DN cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với DN.
  • Chứng từ thanh toán tiền vé của DN cho cá nhân mua vé.
  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân. 

8. Chi phí phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, nghỉ mát.

a. Đối với chi phí nghỉ mát 

  • Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng nếu thuê các tổ chức cung cấp dịch vụ.
  • Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát
  • Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát, quyết định phê duyệt kinh phí.
  • Các hóa đơn tiền phòng, ăn uống đầy đủ nếu có, nếu là đơn vị cung cấp dịch vụ cho công ty thì phải thể hiện trên văn bản.
  • Chứng từ thanh toán.

b. Đối với các khoản phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, chi cho con người lao động…

  • Quy định trong quy chế tài chính hay thỏa ước lao động của công ty
  • Đề nghị chi của công đoàn, phòng nhân sự hay đại điện người lao động trong công ty
  • Chứng từ chi tiền
  • Photo giấy xác nhận như giấy đăng ký kết hôn, giấy báo tử…. các giấy tờ liên quan đến các khoản chi đó. lớp học kế toán

9. Các chi phí mua hàng trực tiếp của người dân hoặc cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng.

Các khoản chi phí bao gồm:

  • Các khoản chi phí này như chi phí thuê nhà, thuê xe của cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng.
  • Chi phí mua đồ dùng, sản phẩm hàng hóa, dịch vụ do người sản xuất trực tiếp bán ra

Bộ chứng từ của các khoản chi này gồm:

  • Bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC
  • Hợp đồng mua bán, thuê nhà.
  • Chứng từ thanh toán cho người bán.

10. Chứng từ đối với việc góp vốn bằng tài sản.

Nếu doanh nghiệp khác góp vốn:

  • Biên bản góp vốn sản xuất kinh doanh.
  • Biên bản định giá tài sản của Hội đồng giao nhận vốn góp của các bên góp
  • Biên bản giao nhận tài sản.
  • Bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản.
  • Chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản (nếu có).
  • Chứng từ liên quan khác

Cá nhân góp vốn thành lập doanh nghiệp.

  • Biên bản chứng nhận góp vốn.
  • Biên bản giao nhận tài sản.
  • Biên bản định giá tài sản của Hội đồng thành viên, hoặc Hội đồng quản trị
  • Chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản (nếu có).
  • Chứng từ liên quan khác

Để tổ chức chứng từ thanh toán được tốt, các kế toán cần phải hiểu rõ bản chất kế toán, hiểu rõ yêu cầu của Luật Kế toán, Luật Thuế. Các bạn có thể tham gia vào khóa học kế toán thực tế tại Kế toán Lê Ánh để được các kế toán trưởng lâu năm kinh nghiệm hướng dẫn cách làm kế toán thực tế hiệu quả.

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

Hiện tại, để đáp ứng nhu cầu học thực tế ngày càng tăng của học viên, trung tâm Lê Ánh mở ra các khoá học kế toán và khoá học xuất nhập khẩu cho người mới bắt đầu và các khoá đào tạo chuyên sâu, để biết thêm thông tin về các khoá học này, vui lòng truy cập website: www.ketoanleanh.vn.

Hướng dẫn tổ chức chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp