Bộ Chứng Từ Kế Toán Đầy Đủ Bao Gồm Những Gì?
Trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bộ chứng từ kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc ghi nhận và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đây không chỉ là tài liệu để kiểm tra, đối chiếu mà còn là căn cứ pháp lý giúp doanh nghiệp minh bạch tài chính, tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.
Xem thêm:
Vậy, một bộ chứng từ kế toán đầy đủ bao gồm những gì? Hãy cùng Kế Toán Lê Ánh tìm hiểu chi tiết từng loại chứng từ quan trọng theo từng nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp.
Bộ Chứng Từ Kế Toán Đầy Đủ Theo Từng Nghiệp Vụ
1. Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, hàng hóa
a. Hàng hóa mua trong nước
- Hợp đồng kinh tế: Là văn bản thỏa thuận giữa các bên mua và bán, nêu rõ các điều khoản, trách nhiệm và quyền lợi của cả hai bên trong giao dịch mua bán.
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Đây là chứng từ pháp lý ghi nhận toàn bộ giao dịch mua bán, bao gồm giá trị hàng hóa và thuế GTGT mà doanh nghiệp phải trả.
- Chứng từ thanh toán: Đối với các giao dịch có giá trị trên 20 triệu đồng, bắt buộc phải sử dụng chứng từ thanh toán qua ngân hàng nhằm đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch.
b. Hàng hóa nhập khẩu
- Hợp đồng mua bán quốc tế: Tài liệu xác định chi tiết về các điều khoản giao dịch giữa bên mua và bên bán quốc tế, bao gồm giá cả, điều kiện giao hàng và các nghĩa vụ liên quan
- Tờ khai hải quan: Chứng từ xác nhận hàng hóa đã hoàn thành thủ tục hải quan và được phép nhập khẩu vào nước sở tại.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp, giao dịch thanh toán hàng nhập khẩu phải được thực hiện qua hệ thống ngân hàng.
- Hóa đơn thương mại: Là chứng từ xuất khẩu quốc tế, ghi rõ giá trị, số lượng, và điều kiện của hàng hóa trong quá trình giao dịch.
- Chứng từ nộp thuế nhập khẩu: Là giấy tờ xác nhận doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước khi nhập khẩu hàng hóa.
2. Nghiệp vụ bán hàng hóa
a. Hàng hóa bán trong nước
- Hợp đồng bán hàng: Văn bản hợp đồng giữa doanh nghiệp và khách hàng, nêu rõ điều kiện, số lượng, giá cả, và các điều khoản liên quan đến việc bán hàng hóa.
- Hóa đơn GTGT: Là chứng từ bắt buộc ghi nhận việc bán hàng hóa và dịch vụ, đồng thời thể hiện khoản thuế GTGT mà doanh nghiệp đã thu của khách hàng.
b. Hàng hóa xuất khẩu
- Hợp đồng xuất khẩu: Là hợp đồng quốc tế giữa doanh nghiệp trong nước và khách hàng quốc tế, quy định điều kiện bán hàng, thanh toán và vận chuyển.
- Tờ khai hải quan xuất khẩu: Chứng minh rằng hàng hóa đã hoàn thành thủ tục xuất khẩu ra khỏi lãnh thổ Việt Nam.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Xác nhận việc doanh nghiệp đã nhận tiền thanh toán thông qua hệ thống ngân hàng.
- Hóa đơn thương mại: Là tài liệu ghi nhận toàn bộ thông tin về hàng hóa được xuất khẩu, bao gồm giá cả, số lượng và các điều khoản liên quan.
- Chứng từ nộp thuế nhập khẩu (nếu có): Đối với các trường hợp đặc biệt, chứng từ này sẽ xác nhận doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ thuế.
3. Chi phí tiền lương, tiền công
- Hợp đồng lao động: Là tài liệu quan trọng xác nhận mối quan hệ lao động giữa người sử dụng lao động và người lao động, bao gồm điều khoản về lương, thưởng và các quyền lợi khác.
- Quy chế tiền lương, thưởng: Văn bản nội bộ của doanh nghiệp quy định chi tiết cách tính và trả lương, thưởng cho người lao động.
- Bảng chấm công hàng tháng: Chứng từ ghi nhận số giờ làm việc của từng nhân viên, là cơ sở để tính toán lương.
- Bảng thanh toán lương: Tài liệu ghi rõ số tiền lương phải trả cho từng nhân viên, bao gồm các khoản phụ cấp, thưởng và khấu trừ.
- Chứng từ thanh toán lương: Là phiếu chi hoặc chứng từ ngân hàng, xác nhận rằng doanh nghiệp đã thực hiện thanh toán tiền lương cho nhân viên.
- Mã số thuế thu nhập cá nhân: Danh sách nhân viên đã được đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân (MST TNCN), giúp doanh nghiệp quản lý thuế thu nhập cá nhân.
4. Các khoản phụ cấp cho người lao động
- Hợp đồng lao động hoặc Thỏa ước lao động tập thể: Văn bản quy định chi tiết các khoản phụ cấp mà doanh nghiệp phải chi trả cho người lao động như phụ cấp xăng xe, điện thoại, trang phục, ăn ca.
- Chứng từ chi tiền: Là chứng từ xác nhận việc thanh toán các khoản phụ cấp cho nhân viên đúng theo quy định của hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động.
5. Chi phí công tác
- Quyết định cử đi công tác: Văn bản xác nhận rằng một nhân viên được cử đi công tác, nêu rõ mục tiêu, thời gian và phương tiện di chuyển.
- Giấy đi đường: Xác nhận thời gian đi công tác của nhân viên, bao gồm ngày đi, ngày về và xác nhận của nơi đến công tác.
- Hóa đơn, chứng từ chi phí công tác: Bao gồm các chứng từ phát sinh trong quá trình công tác như vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn khách sạn và các chi phí phát sinh khác.
6. Chi mua sắm tài sản cố định, nhượng bán và thanh lý tài sản
a. Hồ sơ ghi tăng tài sản cố định
- Hợp đồng mua bán tài sản: Chứng từ ghi nhận điều khoản về việc mua sắm tài sản cố định cho doanh nghiệp.
- Hóa đơn mua bán tài sản: Ghi nhận giá trị tài sản mà doanh nghiệp đã mua.
- Biên bản giao nhận tài sản: Xác nhận rằng tài sản đã được giao cho doanh nghiệp theo hợp đồng.
Chứng từ thanh toán: Xác nhận việc thanh toán đã hoàn tất cho các bên liên quan.
b. Hồ sơ ghi giảm tài sản cố định
- Quyết định thanh lý tài sản: Văn bản xác nhận doanh nghiệp đã quyết định thanh lý tài sản cố định.
- Hợp đồng bán tài sản: Chứng từ ghi nhận điều khoản về việc bán tài sản cố định.
- Hóa đơn bán tài sản: Ghi nhận giá trị tài sản mà doanh nghiệp đã bán.
- Biên bản bàn giao tài sản: Xác nhận việc bàn giao tài sản cho bên mua.
- Chứng từ thanh toán: Xác nhận rằng doanh nghiệp đã nhận thanh toán từ bên mua.
7. Chứng từ vé máy bay
a. Khi doanh nghiệp mua vé máy bay trực tuyến
- Vé máy bay điện tử: Là chứng từ ghi nhận chi tiết chuyến đi của nhân viên, bao gồm thông tin về hãng hàng không, mã đặt chỗ và lộ trình.
- Thẻ lên máy bay: Xác nhận việc nhân viên đã sử dụng dịch vụ hàng không.
- Chứng từ thanh toán: Xác nhận việc thanh toán vé máy bay qua phương thức không dùng tiền mặt.
b. Khi cá nhân tự mua vé máy bay
- Vé máy bay: Chứng từ ghi nhận việc nhân viên đã mua vé máy bay.
- Thẻ lên máy bay: Xác nhận rằng nhân viên đã thực hiện chuyến đi.
- Chứng từ thanh toán tiền vé: Xác nhận việc doanh nghiệp đã hoàn trả chi phí vé máy bay cho nhân viên.
8. Chi phí phúc lợi cho người lao động
a. Đối với các hoạt động phúc lợi như nghỉ mát
- Hợp đồng kinh tế với đơn vị cung cấp dịch vụ: Xác nhận việc doanh nghiệp đã ký kết hợp đồng thuê dịch vụ nghỉ mát cho nhân viên.
- Bảng kê danh sách người lao động tham gia: Ghi nhận số lượng và thông tin người lao động tham gia các hoạt động phúc lợi.
- Quyết định của Giám đốc về kinh phí nghỉ mát: Quyết định về việc sử dụng kinh phí cho hoạt động nghỉ mát của nhân viên.
b. Đối với các khoản chi hiếu, hỉ, sinh nhật
- Quy chế tài chính hoặc thỏa ước lao động: Quy định về các khoản chi phúc lợi như hiếu hỉ, sinh nhật.
- Chứng từ chi tiền: Xác nhận việc chi trả cho các khoản phúc lợi này.
9. Chi phí mua hàng từ cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng
- Bảng kê chi phí: Được lập theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC, bảng kê ghi nhận chi phí thuê nhà, thuê xe hoặc mua hàng hóa từ cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ.
- Hợp đồng mua bán, thuê nhà: Là văn bản ghi nhận điều khoản về việc mua hàng hóa hoặc thuê tài sản từ cá nhân kinh doanh có doanh thu nhỏ hơn 100 triệu đồng.
- Chứng từ thanh toán: Xác nhận việc thanh toán cho bên bán hoặc cho thuê tài sản.
10. Chứng từ góp vốn bằng tài sản
a. Đối với doanh nghiệp khác góp vốn
- Biên bản góp vốn: Văn bản ghi nhận chi tiết việc doanh nghiệp khác góp vốn bằng tài sản vào doanh nghiệp.
- Biên bản định giá tài sản: Xác định giá trị của tài sản góp vốn.
- Biên bản giao nhận tài sản: Xác nhận việc tài sản đã được chuyển giao giữa các bên.
b. Đối với cá nhân góp vốn thành lập doanh nghiệp:
- Biên bản chứng nhận góp vốn: Văn bản xác nhận việc cá nhân đã góp vốn thành lập doanh nghiệp.
- Biên bản giao nhận tài sản: Ghi nhận chi tiết việc giao nhận tài sản giữa cá nhân và doanh nghiệp.
- Chứng từ định giá tài sản: Xác định giá trị của tài sản mà cá nhân sử dụng để góp vốn thành lập doanh nghiệp.
Để quản lý và lưu trữ bộ chứng từ kế toán một cách đầy đủ và hợp lệ, người làm kế toán cần nắm vững từng loại chứng từ theo các nghiệp vụ cụ thể, đồng thời biết cách tổ chức và xử lý chúng một cách khoa học và hiệu quả.
Tại Kế Toán Lê Ánh, chúng tôi cung cấp các khóa học thực hành theo lộ trình bài bản, giúp bạn trang bị kiến thức từ cơ bản đến chuyên sâu:
- Khóa học kế toán tổng hợp thực hành: Giúp bạn làm chủ các nghiệp vụ kế toán từ cơ bản đến nâng cao, bao gồm cả quản lý và lập chứng từ kế toán.
- Khóa học kế toán thuế cho người mới bắt đầu: Phù hợp cho những ai mới tìm hiểu về kế toán thuế, giúp xây dựng nền tảng vững chắc.
- Khóa học kế toán thuế chuyên sâu: Tập trung vào quy định và thủ tục thuế, giúp bạn nắm rõ cách xử lý chứng từ thuế và khai báo thuế đúng quy định.
Hãy liên hệ ngay với Kế Toán Lê Ánh để được tư vấn về các khóa học phù hợp nhé!
