Cách Lập Hóa Đơn Thay Thế Theo Nghị Định 70/2025/NĐ-CP

Trong quá trình làm việc, kế toán khó tránh khỏi sai sót khi lập hóa đơn điện tử như ghi nhầm mã số thuế, sai tên khách hàng, sai thuế suất hoặc ngày tháng. Khi đó, giải pháp đúng quy định là cách lập hóa đơn thay thế để khắc phục sai sót và đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ. Bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, kèm ví dụ thực tế để kế toán dễ dàng áp dụng trong doanh nghiệp.

 

1. Hóa Đơn Thay Thế Là Gì?

Theo quy định về hóa đơn điện tử, hóa đơn thay thế là loại hóa đơn được lập để thay thế cho một hóa đơn đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung. Khi lập hóa đơn thay thế, doanh nghiệp phải ghi rõ trên hóa đơn mới nội dung: “Thay thế cho hóa đơn số … ký hiệu … ngày …”.

Trường hợp nào cần lập hóa đơn thay thế

Hóa đơn thay thế được lập trong trường hợp hóa đơn cũ có sai sót cơ bản, không thể điều chỉnh, như:

• Sai tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
• Sai thuế suất GTGT.
• Sai ngày, sai số tiền hoặc ghi nhầm loại hàng hóa/dịch vụ.
• Sai hình thức thanh toán

Mục đích của hóa đơn thay thế là đảm bảo tính pháp lý và tính toàn vẹn dữ liệu trong hệ thống hóa đơn điện tử, đồng thời tạo cơ sở chứng từ hợp lệ cho doanh nghiệp và khách hàng.

2. Căn Cứ Pháp Lý Về Hóa Đơn Thay Thế

Quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/07/2025) đã bổ sung và làm rõ hơn về nguyên tắc lập hóa đơn thay thế:

• Doanh nghiệp bắt buộc phải lập biên bản thỏa thuận với người mua trước khi xuất hóa đơn thay thế.
• Hóa đơn thay thế có giá trị thay thế toàn bộ nội dung của hóa đơn cũ.
• Thời điểm lập hóa đơn thay thế phải trùng hoặc sau ngày phát hiện sai sót, không được ghi lùi ngày.
• Hệ thống hóa đơn điện tử phải thể hiện rõ trạng thái “Hóa đơn thay thế” để cơ quan thuế quản lý.

So sánh điểm thay đổi so với Nghị định 123/2020/NĐ-CP

3. Quy Trình Lập Hóa Đơn Thay Thế Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận với khách hàng

Trước khi xuất hóa đơn thay thế, doanh nghiệp cần lập biên bản thỏa thuận với khách hàng về việc thay thế hóa đơn cũ. Biên bản này có giá trị xác nhận sự đồng thuận của cả hai bên về việc sửa chữa sai sót trong hóa đơn cũ.

- Lý do thay thế: Cần nêu rõ lý do hóa đơn cần thay thế (sai tên, sai thuế suất, sai hình thức thanh toán, v.v.).

- Thông tin chi tiết: Biên bản phải ghi rõ thông tin doanh nghiệp, thông tin khách hàng và các hóa đơn bị sai sót.

Mẫu biên bản thỏa thuận có thể được tham khảo từ các nguồn tài liệu chuẩn hoặc yêu cầu người dùng tải từ hệ thống hóa đơn điện tử.

Bước 2: Hủy hóa đơn sai

Sau khi đã thống nhất với khách hàng, kế toán phải tiến hành hủy hóa đơn sai trên hệ thống hóa đơn điện tử.

- Lý do hủy hóa đơn: Cần ghi rõ lý do hủy trong phần nội dung để cơ quan thuế kiểm tra dễ dàng.

- Lưu ý khi hủy hóa đơn: Cần thực hiện theo đúng quy trình của hệ thống hóa đơn điện tử để tránh bị đánh dấu vi phạm.

Bước 3: Xuất hóa đơn thay thế

Sau khi hóa đơn cũ đã bị hủy, kế toán tiến hành xuất hóa đơn thay thế để thay thế hóa đơn đã sai sót.

- Nội dung hóa đơn thay thế: Hóa đơn thay thế cần có đầy đủ thông tin giống như hóa đơn cũ nhưng phải ghi chú rõ: “Thay thế cho hóa đơn số … ngày …”.

Ký số: Hóa đơn thay thế cũng phải có ký số như hóa đơn bình thường, đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn mới.

- Lưu trữ hóa đơn thay thế: Cần lưu trữ hóa đơn thay thế trong hệ thống hóa đơn điện tử của doanh nghiệp và gửi cho khách hàng.

Checklist lưu ý khi lập hóa đơn thay thế:

• Kiểm tra lý do sai sót: Đảm bảo các sai sót được ghi rõ ràng và chính xác để tránh bị sai sót tiếp trong hóa đơn thay thế.
• Lập biên bản với khách hàng: Biên bản phải được ký kết đầy đủ, có xác nhận của cả hai bên.
• Đảm bảo hủy đúng hóa đơn: Khi hủy hóa đơn cũ, cần phải thực hiện đúng theo quy định của cơ quan thuế để tránh trường hợp bị kiểm tra và phạt.
• Thông tin đúng trên hóa đơn thay thế: Phải kiểm tra kỹ lưỡng tất cả thông tin trên hóa đơn thay thế trước khi gửi cho khách hàng.
• Lưu trữ đúng quy định: Các hóa đơn thay thế phải được lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật, đảm bảo có thể tra cứu khi cần thiết.

4. Ví Dụ Minh Họa

Ngày 13/08/2025, Công ty TNHH Đào Tạo Và Cung Ứng Nhân Lực Lê Ánh phát hành hóa đơn số 000000500, ký hiệu C25TLA, cho Công ty TNHH Mai Phú Hưng. Sau khi xuất hóa đơn, kế toán phát hiện hình thức thanh toán ghi trên hóa đơn chưa chính xác, nên doanh nghiệp phải lập hóa đơn thay thế theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Ngày 20/08/2025, hai bên thống nhất lập Biên bản thay thế hóa đơn số BBTT00003, ghi rõ:

• Số hóa đơn được thay thế: 000000500, ký hiệu C25TLA, ngày 13/08/2025.
• Lý do thay thế: Sai hình thức thanh toán.

Biên bản có đầy đủ thông tin hai bên, chữ ký điện tử và căn cứ pháp lý liên quan (Nghị định 70, Thông tư 32).

 

Cùng ngày 20/08/2025, kế toán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn cũ.

Các nội dung chính như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền được giữ nguyên. Riêng phần ghi chú dưới bảng hàng hóa có dòng:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số 1, ký hiệu C25TLA, số 000000500, ngày 13 tháng 08 năm 2025”

Hóa đơn thay thế được ký số hợp lệ và phát hành qua phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice.

Cách lập hóa đơn thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP không quá phức tạp nhưng đòi hỏi kế toán nắm rõ quy trình và tránh những lỗi thường gặp. Xử lý đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp giảm rủi ro phạt và giữ uy tín với đối tác.

Nếu bạn muốn trang bị đầy đủ kỹ năng kế toán thực hành, từ lập hóa đơn – xử lý sai sót – đến lập báo cáo thuế, hãy tham khảo Khóa học Kế toán thuế cho người mới bắt đầu tại Kế toán Lê Ánh – nơi học viên được giảng dạy bởi các kế toán trưởng nhiều năm kinh nghiệm.