Hướng dẫn chi tiết cách viết phiếu chi

Phiếu chi là chứng từ không thể thiếu trong các nghiệp vụ có liên quan đến tiền mặt, như mua hàng hóa hoặc bán sản phầm, phát sinh thường xuyên tại đơn vị. 

>>> Xem thêm: Mô tả chi tiết các công việc của kế toán tiền mặt

1. Quy trình lưu chuyển chứng từ kế toán chi tiền mặt

Bước 1: Bộ phận kế toán tiếp nhận đề nghị chi tiền

Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền: Giấy đề nghị thanh toán; Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy thanh toán tiền tạm ứng; Thông báo nộp tiền; Hóa đơn; Hợp đồng…

Bước 2: Kế toán tiền mặt đối chiếu các chứng từ

  • Đối chiếu các chứng từ với nhau để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ. Bao gồm: đầy đủ chữ ký và phê duyệt của phụ trách bộ phận kiên quan, nội dung chứng từ tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty và Pháp luật.
  • Chuyển cho kế toán trưởng duyệt.

Bước 3: Kế toán trưởng kiểm tra các chứng từ liên quan và ký vào đề nghị thanh toán.

Bước 4: Phê quyệt của Giám đốc/ Phó giám đốc hoặc Tổng giám đốc / Phó tổng giám đốc

Căn cứ vào các quy định, quy chế tài chính để xem xét phê duyệt đề nghị chi tiền. Các đề nghị chi không hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hay bổ sung các chứng từ liên quan.

Bước 5: Lập phiếu chi

Sau khi kiểm tra và phê duyệt các chứng từ liên quan, kế toán tiền mặt lập phiếu chi.

Bước 6: Ký duyệt phiếu chi

Kế toán trưởng nhận phiếu chi, ký và chuyển cho Giám đốc hoặc Tổng giám đốc để ký duyệt.

Bước 7: Nhận tiền mặt từ thủ quỹ

Phiếu chi kèm chứng từ gốc được chuyển cho thủ quỹ để tiến hành chi tiền.

Thủ quỹ giữ lại 1 liên phiếu chi.

Bộ chứng từ phiếu chi kèm chứng từ gốc trả lại cho kế toán.

Bước 8: Ghi chép nghiệp vụ váo sổ sách và lưu trữ chứng từ kế toán

 2. Hướng dẫn chi tiết cách lập phiếu chi

Mẫu Phiếu chi

2.1 Mục đích của phiếu chi

Nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, quy sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán.

2.2 Phương pháp ghi phiếu chi

- Đơn vị: tên đơn vị xuất quỹ tiền mặt (theo giấy phép đăng ký kinh doanh)

- Địa chỉ: địa chỉ đơn vị xuất quỹ tiền mặt (theo giấy phép đăng ký kinh doanh)

- Ngày … tháng … năm … (dưới Phiếu chi): thời gian lập phiếu

- Quyển số: ghi hoặc đóng dấu chữ nhật số quyển hiện tại

- Số: ghi số thứ tự của phiếu chi cho đến hiện tại

- Nợ / Có: số hiệu tài khoản đối ứng của nghiệp vụ (111, 112,…)

- Họ và tên người nhận tiền: Tên của người nhận tiền (giống tên trên chứng từ thanh toán)

- Địa chỉ: Nếu là người của đơn vị thì ghi phòng ban. Nếu của đơn vị khác thì viết tên của đơn vị đó.

- Dòng “Lý do chi” ghi rõ nội dung chi tiền.

- Dòng “Số tiền” ghi bằng số và chữ của số tiền thực xuất quỹ, ghi rõ đơn vị tính VND, USD, …

- Dòng cuối ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu chi.

- Ngày … tháng … năm …: ghi thời gian thực xuất quỹ

- Phiếu chi được lập thành 3 liên và phải có đủ chữ ký (ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc và thủ quỹ mới được xuất quỹ.

- Người nhận tiền ghi số tiền đã nhận bằng chữ.

- Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.

- Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ góc để vào sổ kế toán.

- Liên 3 giao cho người nhận tiền.

- Lưu ý:

  • Nếu là chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng tiền ghi sổ.
  • Liên phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu.

 KẾ TOÁN LÊ ÁNH 

  Chuyên đào tạo các khóa học kế toán thực hành và làm dịch vụ kế toán thuế trọn gói tốt nhất thị trường

 (Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)

HOTLINE: 0904 84 88 55 (Mrs Ánh)

Hiện tại trung tâm Lê Ánh có đào tạo các khoá học kế toán và khoá học xuất nhập khẩu tại Hà Nội và TPHCM, nếu bạn quan tâm đến các khoá học này, vui lòng truy cập website: www.ketoanleanh.vn để biết thêm thông tin chi tiết.

 

 

Hướng dẫn chi tiết cách viết phiếu chi