Công Việc Kế Toán Trong Doanh Nghiệp Xây Lắp Từ A-Z

Kế toán trong doanh nghiệp xây lắp (xây dựng) là một lĩnh vực đặc thù và phức tạp, đòi hỏi người làm không chỉ nắm vững nghiệp vụ kế toán mà cần hiểu rõ đặc điểm của ngành xây dựng. Không giống như kế toán thương mại thông thường, kế toán xây lắp phải xử lý khối lượng công việc lớn, theo dõi nhiều công trình cùng lúc với độ chính xác cao. Mỗi công trình thường kéo dài hàng tháng, thậm chí nhiều năm, kèm theo vô số chứng từ, hóa đơn và báo cáo cần được quản lý. Do đó, đảm nhiệm vị trí kế toán tại một công ty xây dựng chưa bao giờ là điều dễ dàng.

Bài viết Kế toán Lê Ánh sẽ giúp các bạn - từ những kế toán mới vào nghề đến chủ công ty xây dựng nhỏ - nắm được toàn bộ công việc kế toán trong doanh nghiệp xây lắp từ A-Z.

1. Đặc Thù Kế Toán Xây Lắp

Kế toán xây lắp có những đặc thù rất khác biệt so với kế toán trong các lĩnh vực thương mại hay dịch vụ. Dưới đây là một số điểm đặc trưng nổi bật:

Hạch toán theo công trình: Mỗi dự án được coi là một đơn vị độc lập về tài chính. Toàn bộ chi phí, doanh thu, công nợ phải thu, công nợ phải trả đều gắn với mã công trình cụ thể.

Chi phí dở dang kéo dài: Thời gian thi công thường nhiều tháng hoặc nhiều năm. Kế toán phải treo chi phí trên tài khoản 154 và chỉ kết chuyển giá vốn khi công trình hoàn thành hoặc nghiệm thu từng giai đoạn.

Bóc tách chi phí theo bốn khoản mục: Nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, máy thi công, chi phí chung. Từng khoản mục phải hạch toán rõ ràng, khớp với dự toán.

Định mức và đơn giá theo địa phương: Mỗi tỉnh thành có bộ đơn giá riêng cho nhân công và vật liệu. Kế toán cần áp dụng chính xác đơn giá và định mức đã được phê duyệt.

Doanh thu theo tiến độ nghiệm thu: Chỉ khi có biên bản nghiệm thu khối lượng công việc, doanh thu mới được ghi nhận và hóa đơn GTGT mới được phát hành.

Tuân thủ đồng thời hai khung pháp lý: Quy định kế toán tài chính và quy định quản lý đầu tư xây dựng, bao gồm cả Luật Xây dựng và các thông tư của Bộ Tài chính.

2. Công Việc Kế Toán Trong Doanh Nghiệp Xây Lắp Từ A-Z

2.1. Giai đoạn hợp đồng

Khi ký hợp đồng xây dựng, kế toán cần:

• Đọc kỹ các điều khoản: tổng giá trị, thời gian thi công, thanh toán, bảo hành.
• Nhận bảng dự toán từ bộ phận kỹ thuật, phân tích khối lượng, vật tư, nhân công, máy móc.
• Tạo mã công trình trên phần mềm để bắt đầu theo dõi chi tiết.
• Lập hồ sơ lưu trữ: hợp đồng, phụ lục, dự toán, hợp đồng với thầu phụ, hợp đồng thuê máy.
• Ghi nhận tạm ứng từ chủ đầu tư vào công nợ phải thu.

2.2. Quản lý chi phí

Chi phí được tập hợp chi tiết theo công trình và chia thành 4 nhóm:

Nguyên vật liệu trực tiếp (621): Hóa đơn mua vật tư, phiếu xuất kho phải trùng hoặc trước ngày nghiệm thu. Xuất vật tư phải nằm trong định mức.

Nhân công trực tiếp (622): Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng khoán, bảng chấm công, bảng lương gắn với công trình. Các khoản bảo hiểm và phụ cấp tính vào chi phí chung.

Máy thi công (623): Gồm khấu hao, nhiên liệu, tiền lương công nhân vận hành. Nếu máy phục vụ nhiều công trình, phân bổ theo số giờ hoạt động hoặc khối lượng thực hiện.

Chi phí sản xuất chung (627): Lương quản lý công trường, điện nước, sửa chữa nhỏ, công cụ dụng cụ. Phân bổ theo tỷ lệ hợp lý như nhân công, vật tư hoặc giá trị dự toán.

Tất cả chi phí được kết chuyển vào TK 154 chi tiết từng công trình.

2.3. Tính giá thành công trình

Khi công trình hoàn thành:

• Tổng hợp toàn bộ chi phí đã hạch toán trên TK 154.
• Kết chuyển sang TK 632 để xác định giá vốn.
• So sánh giá thành thực tế với dự toán, phân tích chênh lệch.
• Tính toán lãi gộp công trình.
• Lập hồ sơ quyết toán cho chủ đầu tư: bảng chi phí, biên bản nghiệm thu, đối chiếu công nợ..

2.4. Doanh thu xây lắp

• Công trình nghiệm thu toàn bộ: Ghi nhận doanh thu một lần bằng giá trị hợp đồng.
• Công trình nghiệm thu nhiều giai đoạn: Sau mỗi lần nghiệm thu, xuất hóa đơn tương ứng.
• Hóa đơn phải lập đúng thời điểm nghiệm thu.
• Theo dõi công nợ chi tiết, bao gồm khoản giữ lại bảo hành.
• Nếu có điều khoản bảo hành, trích lập dự phòng theo tỷ lệ hợp đồng.

2.5. Quản lý tài sản và công cụ

• Ghi nhận tài sản cố định mới, xác định nguyên giá và phân bổ cho bộ phận sử dụng.
• Trích khấu hao hàng tháng, phân bổ chi phí khấu hao cho từng công trình.
• Công cụ dụng cụ như ván khuôn, giàn giáo được phân bổ dần hoặc xuất một lần vào chi phí.
• Ghi nhận chi phí sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế phụ tùng.
• Quản lý hồ sơ tài sản: hóa đơn, biên bản giao nhận, sổ theo dõi.

2.6. Thuế trong doanh nghiệp xây lắp

Thuế GTGT: Kê khai theo tháng/quý, phù hợp tiến độ nghiệm thu. Hóa đơn đầu vào phải hợp lệ, kê khai đúng kỳ.

Thuế TNDN: Tính theo lợi nhuận sau điều chỉnh. Với công trình ngoại tỉnh, nộp thuế vãng lai 2% doanh thu.

Thuế TNCN: Thu nhập trả cho cá nhân >2 triệu đồng/lần cần khấu trừ 10%. Hồ sơ nhân công phải đầy đủ để chi phí được chấp nhận.

Lệ phí môn bài: Nộp hằng năm.

Dự phòng bảo hành: Trích trước chi phí bảo hành theo hợp đồng, hạch toán vào chi phí quản lý.

2.7. Báo cáo và quyết toán

Báo cáo thuế định kỳ: GTGT, TNCN.

Báo cáo tài chính cuối năm: Bảng cân đối, kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh.

Báo cáo quản trị nội bộ: Lãi lỗ từng công trình, so sánh chi phí với dự toán, công nợ theo công trình.

Lưu trữ hồ sơ: Hợp đồng, hóa đơn, bảng lương, biên bản nghiệm thu, hồ sơ quyết toán sắp xếp khoa học để phục vụ kiểm toán, thanh tra thuế.

3. Kỹ Năng Cần Có Của Kế Toán Xây Lắp

Một kế toán xây dựng cần:

• Phân tích số liệu chi tiết, nhận biết chênh lệch và dự báo phát sinh.
• Giao tiếp rõ ràng, phối hợp với kỹ sư, đội thi công, chủ đầu tư, cơ quan thuế.
• Sử dụng thành thạo phần mềm kế toán, Excel và công cụ quản lý dự án.
• Tỉ mỉ, chính xác, luôn kiểm tra chứng từ, số liệu trước khi báo cáo.
• Tổ chức công việc khoa học, ưu tiên đúng trọng tâm để kịp tiến độ báo cáo.
• Hiểu khái niệm cơ bản trong xây dựng, nắm quy trình thi công, định mức vật tư để hạch toán hợp lý.

4. Sai Sót Thường Gặp Trong Kế Toán Xây Lắp

• Xuất vật tư vượt hoặc thiếu so với định mức dự toán.
• Hóa đơn đầu vào lấy muộn, không khớp thời gian sử dụng.
• Hồ sơ nhân công thiếu hợp đồng, CMND, bảng chấm công.
• Bỏ sót nghĩa vụ thuế vãng lai khi công trình ở tỉnh khác.
• Phân bổ chi phí chung không dựa trên tiêu chí hợp lý.
• Xác định chi phí dở dang thiếu chính xác, làm lệch giá vốn.
• Ghi nhận doanh thu sai thời điểm nghiệm thu.
• Thanh toán >20 triệu bằng tiền mặt hoặc tài khoản cá nhân, dẫn đến chi phí bị loại.

Công việc kế toán trong doanh nghiệp xây lắp bao gồm từ khâu hợp đồng, quản lý chi phí, tính giá thành, ghi nhận doanh thu, đến lập báo cáo và quyết toán. Ngành xây dựng đòi hỏi kế toán phải theo sát từng công trình, đảm bảo chi phí – doanh thu minh bạch và phù hợp pháp luật. Người làm kế toán cần rèn luyện kỹ năng phân tích, giao tiếp, quản lý thời gian, đồng thời am hiểu đặc thù thi công để hỗ trợ quản trị tài chính hiệu quả.

Một kế toán xây dựng giỏi không dừng ở việc ghi chép mà phải trở thành người kiểm soát tài chính của từng dự án. Nếu muốn nâng cao chuyên môn, bạn có thể tham khảo các khóa học kế toán xây dựng chuyên sâu thực tế tại Kế toán Lê Ánh, nơi cung cấp kiến thức bài bản và kinh nghiệm thực tế giúp làm chủ nghiệp vụ.