Mẫu Sổ Nhật Ký Thu Tiền Theo TT 99/2025/TT-BTC

Trong hoạt động kế toán, việc theo dõi đầy đủ và kịp thời các khoản thu tiền có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý dòng tiền và kiểm soát tài chính của doanh nghiệp. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp cần lập Sổ Nhật Ký Thu Tiền để ghi nhận toàn bộ các khoản thu phát sinh trong kỳ, làm căn cứ đối chiếu sổ sách và lập báo cáo tài chính.

Bài viết dưới đây của Kế toán Lê Ánh sẽ giúp kế toán hiểu rõ quy định về Sổ Nhật Ký Thu Tiền theo TT 99, cách trình bày mẫu sổ chuẩn, giải thích chi tiết từng cột thông tin và hướng dẫn cách lập sổ đúng quy định, dễ áp dụng trong thực tế doanh nghiệp.

1. Khái quát về Sổ Nhật Ký Thu Tiền theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

1.1. Sổ Nhật Ký Thu Tiền là gì?

Sổ Nhật Ký Thu Tiền là sổ kế toán dùng để ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ thu tiền phát sinh trong kỳ kế toán, bao gồm thu tiền mặt và thu tiền qua ngân hàng, căn cứ trên các chứng từ kế toán hợp pháp.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Sổ Nhật Ký Thu Tiền được lập theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ, phản ánh đầy đủ nội dung thu tiền, tài khoản đối ứng và số tiền thu, làm căn cứ ghi sổ kế toán tổng hợp.

Vai trò trong hệ thống sổ kế toán theo TT 99:

• Là căn cứ ghi nhận tăng tiền trong kỳ kế toán.
• Hỗ trợ đối chiếu giữa chứng từ – sổ chi tiết – sổ cái.
• Phục vụ kiểm soát dòng tiền thu và lập báo cáo tài chính.
• Góp phần đảm bảo tính minh bạch và chính xác của số liệu kế toán.

1.2. Vì sao doanh nghiệp phải lập Sổ Nhật Ký Thu Tiền?

Việc lập Sổ Nhật Ký Thu Tiền là yêu cầu cần thiết trong công tác kế toán nhằm đảm bảo việc ghi nhận và quản lý các khoản thu được thực hiện đầy đủ, đúng quy định.

Căn cứ pháp lý theo Thông tư 99

Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống sổ kế toán để phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, trong đó các nghiệp vụ thu tiền cần được theo dõi riêng trên Sổ Nhật Ký Thu Tiền.

Ý nghĩa trong quản lý và kiểm soát dòng tiền thu

• Giúp doanh nghiệp theo dõi nguồn hình thành tiền một cách rõ ràng.
• Hạn chế rủi ro thất thoát, ghi nhận thiếu hoặc sai các khoản thu.
• Là căn cứ quan trọng để đối chiếu quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và kiểm tra số liệu kế toán.

1.3. Các trường hợp doanh nghiệp phải lập sổ

Doanh nghiệp phải lập Sổ Nhật Ký Thu Tiền đối với tất cả các nghiệp vụ làm tăng tiền trong kỳ kế toán, bao gồm:

Thu tiền mặt:

Thu tiền bán hàng, thu hoàn ứng, thu khác bằng tiền mặt, căn cứ vào phiếu thu và chứng từ liên quan.

Thu qua ngân hàng:

Các khoản tiền nhận qua tài khoản ngân hàng như thu tiền bán hàng, thu công nợ, thu khác, căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng.

Thu tạm ứng, thu hoàn ứng, thu bán hàng, thu khác:

Bao gồm các khoản thu phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau, cần được ghi nhận đầy đủ để phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp.

2. Quy định mới về Sổ Nhật Ký Thu Tiền theo TT 99/2025/TT-BTC

2.1. Những điểm cần lưu ý theo Thông tư 99

Khi lập Sổ Nhật Ký Thu Tiền, doanh nghiệp cần tuân thủ các yêu cầu cơ bản sau theo Thông tư 99/2025/TT-BTC:

Yêu cầu về hình thức sổ

• Sổ được lập theo hình thức sổ Nhật ký, ghi chép các nghiệp vụ thu tiền theo trình tự thời gian phát sinh.
• Nội dung ghi sổ phải rõ ràng, đầy đủ, phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ thu tiền.
• Số liệu trên sổ phải thống nhất với chứng từ kế toán và các sổ liên quan.

Gắn với chứng từ gốc

• Mỗi nghiệp vụ ghi trên Sổ Nhật Ký Thu Tiền phải có chứng từ kế toán hợp pháp làm căn cứ.
• Chứng từ thường gồm: phiếu thu, hóa đơn bán hàng, giấy báo Có của ngân hàng, bảng kê thu tiền.
• Thông tin trên sổ phải khớp đúng với nội dung và số tiền trên chứng từ gốc.

Trách nhiệm ký duyệt

• Sổ Nhật Ký Thu Tiền phải có chữ ký của người lập sổ.
• Trường hợp doanh nghiệp có quy định, sổ cần có thêm chữ ký của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật.
• Việc ký duyệt nhằm xác nhận trách nhiệm và tính pháp lý của sổ kế toán.

2.2. Hình thức lập sổ (giấy – điện tử)

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp có thể lập Sổ Nhật Ký Thu Tiền dưới hình thức sổ giấy hoặc sổ điện tử, phù hợp với điều kiện quản lý và hạ tầng công nghệ.

Điều kiện lập sổ điện tử

• Sổ điện tử phải đảm bảo đầy đủ nội dung như sổ giấy theo quy định.
• Có khả năng lưu trữ, tra cứu và in ra khi cần.
• Dữ liệu phải được bảo mật, không bị thay đổi trong quá trình lưu trữ.

Lưu trữ, in sao khi cần

• Sổ kế toán, dù lập bằng giấy hay điện tử, đều phải được lưu trữ theo thời hạn quy định.
• Khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, doanh nghiệp phải in sổ điện tử ra giấy, có đầy đủ chữ ký theo quy định để phục vụ kiểm tra, thanh tra.

3. Mẫu Sổ Nhật Ký Thu Tiền theo TT 99/2025/TT-BTC

3.1. Trình bày mẫu sổ chuẩn

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Sổ Nhật Ký Thu Tiền được lập để theo dõi toàn bộ các khoản thu tiền phát sinh trong kỳ, ghi chép theo trình tự thời gian và làm căn cứ ghi sổ kế toán tổng hợp.

Cấu trúc sổ

Phần tiêu đề: tên sổ, tên doanh nghiệp, kỳ kế toán áp dụng.

Phần nội dung: các cột thông tin phản ánh nghiệp vụ thu tiền.

Phần cuối sổ: chữ ký của người lập sổ và người có thẩm quyền theo quy định.

• Hình thức trình bày theo TT 99
• Trình bày rõ ràng, dễ theo dõi, không tẩy xóa.
• Có thể lập bằng sổ giấy hoặc sổ điện tử nhưng phải đảm bảo đầy đủ nội dung bắt buộc.
• Sổ được lập theo kỳ kế toán (tháng/quý/năm) và lưu trữ theo quy định.

3.2. Các cột thông tin bắt buộc trong Sổ Nhật Ký Thu Tiền

Sổ Nhật Ký Thu Tiền theo TT 99 cần đảm bảo đầy đủ các cột thông tin cơ bản sau:

Ngày, số chứng từ:

Ghi ngày phát sinh nghiệp vụ thu tiền và số hiệu chứng từ gốc (phiếu thu, giấy báo Có…).

Nội dung nghiệp vụ thu tiền:

Diễn giải rõ ràng khoản thu: thu từ ai, thu về nội dung gì, liên quan đến nghiệp vụ nào.

Tài khoản đối ứng:

Ghi tài khoản kế toán đối ứng với tài khoản tiền (111 hoặc 112), phản ánh đúng bản chất khoản thu.

Số tiền thu:

Ghi số tiền thực tế đã thu theo chứng từ, đảm bảo khớp đúng với sổ quỹ và sổ ngân hàng.

Chữ ký theo quy định:

Bao gồm chữ ký của người lập sổ và các chức danh theo quy định của doanh nghiệp (kế toán trưởng, người đại diện theo pháp luật nếu có).

3.3. Phân biệt Sổ Nhật Ký Thu Tiền và Sổ Nhật Ký Chi Tiền

Mặc dù có hình thức trình bày tương tự, nhưng hai loại sổ này phản ánh hai nhóm nghiệp vụ hoàn toàn khác nhau:

Sổ Nhật Ký Thu Tiền:

Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng tiền của doanh nghiệp như thu bán hàng, thu công nợ, thu hoàn ứng, thu khác.

Sổ Nhật Ký Chi Tiền:

Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm tiền như chi mua hàng, chi thanh toán công nợ, chi tạm ứng, chi khác.

Việc tách riêng hai loại sổ giúp doanh nghiệp theo dõi dòng tiền thu – chi rõ ràng, thuận tiện cho kiểm soát nội bộ và đối chiếu số liệu theo TT 99/2025/TT-BTC.

4. Giải thích chi tiết từng cột trong Sổ Nhật Ký Thu Tiền

Để ghi Sổ Nhật Ký Thu Tiền đúng quy định và dễ đối chiếu, kế toán cần hiểu rõ ý nghĩa từng cột thông tin. Mỗi dòng ghi sổ phải có chứng từ hợp lệ làm căn cứ và phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ thu tiền.

4.1. Cột ngày, số chứng từ

• Ngày ghi sổ/ngày phát sinh: ghi theo thời điểm nghiệp vụ thu tiền xảy ra.
• Số chứng từ: ghi số của chứng từ gốc tương ứng (phiếu thu, giấy báo Có, bảng kê thu tiền…).
• Ngày chứng từ (nếu mẫu có cột riêng): ghi đúng ngày lập chứng từ.
• Mục tiêu của cột này là đảm bảo nghiệp vụ thu tiền có thể truy vết nhanh về chứng từ gốc khi cần kiểm tra, đối chiếu.

4.2. Cột nội dung nghiệp vụ thu tiền

Ghi diễn giải ngắn gọn, rõ ràng: thu từ ai, thu khoản gì, liên quan hợp đồng/hóa đơn nào (nếu có).

Tránh diễn giải chung chung như “thu tiền”, “thu khác” mà không có thông tin nhận diện.
Cột này giúp doanh nghiệp quản lý nguồn thu, đồng thời là căn cứ giải trình khi thanh tra/kiểm tra.

4.3. Cột tài khoản đối ứng

• Ghi tài khoản đối ứng với tài khoản tiền (111/112) theo từng nghiệp vụ thu.
• Tài khoản đối ứng phải phản ánh đúng bản chất khoản thu (ví dụ: thu công nợ, thu tạm ứng hoàn lại, thu doanh thu…).

Cột này là nền tảng để định khoản đúng, đảm bảo số liệu lên sổ cái và báo cáo tài chính không sai lệch.

4.4. Cột số tiền thu

• Ghi số tiền thực tế đã thu theo chứng từ, bằng số.
• Trường hợp thu nhiều khoản trong một chứng từ/bảng kê, cần ghi rõ cách tổng hợp để tránh nhầm lẫn.
• Đảm bảo số tiền thu khớp với phiếu thu/giấy báo Có và các sổ liên quan (sổ quỹ, sổ ngân hàng).

4.5. Cột chữ ký và phê duyệt

Tùy mẫu sổ và quy định nội bộ, sổ thường có các chữ ký sau:

• Người lập sổ: xác nhận đã ghi sổ đúng chứng từ, đúng nghiệp vụ.
• Kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán): kiểm soát, phê duyệt số liệu.
• Người đại diện theo pháp luật/giám đốc (nếu doanh nghiệp yêu cầu): đảm bảo tính chịu trách nhiệm và tính pháp lý của sổ.
• Chữ ký đầy đủ giúp sổ có giá trị pháp lý, đồng thời tăng mức độ kiểm soát nội bộ đối với dòng tiền thu.

5. Cách lập Sổ Nhật Ký Thu Tiền theo đúng quy định TT 99

5.1. Chuẩn bị chứng từ đầu vào

Trước khi ghi Sổ Nhật Ký Thu Tiền, kế toán cần tập hợp đầy đủ chứng từ kế toán hợp lệ làm căn cứ ghi sổ. Các chứng từ thường bao gồm:

Phiếu thu:

Áp dụng đối với các khoản thu bằng tiền mặt, có đầy đủ chữ ký theo quy định.

Hóa đơn bán hàng:

Là căn cứ xác định khoản thu phát sinh từ hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ.

Giấy báo Có ngân hàng:

Dùng cho các khoản thu qua tài khoản ngân hàng, phản ánh số tiền thực tế đã về tài khoản.

Bảng kê thu tiền:

• Áp dụng khi phát sinh nhiều khoản thu trong ngày hoặc thu từ nhiều đối tượng khác nhau, giúp tổng hợp và ghi sổ thuận tiện.
• Chứng từ cần được kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sắp xếp theo trình tự thời gian để thuận tiện cho việc ghi sổ và đối chiếu.

5.2. Quy trình ghi Sổ Nhật Ký Thu Tiền từng bước

Để lập Sổ Nhật Ký Thu Tiền đúng quy định theo TT 99, kế toán thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra chứng từ

Xác định chứng từ có đầy đủ nội dung bắt buộc, chữ ký, dấu (nếu có) và phù hợp với nghiệp vụ thu tiền phát sinh.

Bước 2: Xác định nghiệp vụ kinh tế

Làm rõ nội dung khoản thu: thu từ đâu, thu cho nghiệp vụ gì, liên quan đến đối tượng nào và hình thức thu (tiền mặt hay qua ngân hàng).

Bước 3: Định khoản

Xác định tài khoản tiền (111/112) và tài khoản đối ứng phù hợp với bản chất nghiệp vụ thu, đảm bảo hạch toán đúng quy định kế toán.

Bước 4: Ghi sổ

Căn cứ chứng từ đã kiểm tra và định khoản, ghi đầy đủ các thông tin vào Sổ Nhật Ký Thu Tiền: ngày chứng từ, số chứng từ, nội dung thu, tài khoản đối ứng và số tiền thu.

Bước 5: Đối chiếu định kỳ

Thực hiện đối chiếu số liệu trên Sổ Nhật Ký Thu Tiền với sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng và Sổ Cái theo định kỳ (ngày/tuần/tháng) để đảm bảo số liệu chính xác và kịp thời phát hiện sai lệch.

6. Mẫu Sổ Nhật Ký Thu Tiền Theo TT 99/2025/TT-BTC

Tải Mẫu Sổ Nhật Ký Thu Tiền Theo TT 99/2025/TT-BTC

7. Liên kết Sổ Nhật Ký Thu Tiền với các sổ kế toán khác

Sổ Nhật Ký Thu Tiền là căn cứ quan trọng để ghi nhận các khoản tăng tiền trong kỳ. Do đó, số liệu trên sổ cần được liên kết và đối chiếu chặt chẽ với các sổ kế toán liên quan nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

7.1. Liên kết với Sổ Cái TK 111/112

Tổng số tiền thu ghi trên Sổ Nhật Ký Thu Tiền phải khớp với số phát sinh bên Nợ của:

• TK 111 – Tiền mặt (đối với các khoản thu tiền mặt)
• TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (đối với các khoản thu qua ngân hàng)

Việc đối chiếu giúp đảm bảo số liệu ghi nhận trên sổ nhật ký và sổ cái thống nhất, tránh ghi thiếu hoặc ghi trùng nghiệp vụ thu tiền.

7.2. Liên kết với Sổ quỹ tiền mặt

Đối với các khoản thu tiền mặt, số liệu trên Sổ Nhật Ký Thu Tiền cần được đối chiếu thường xuyên với Sổ quỹ tiền mặt.

Kế toán cần đảm bảo:

• Số tiền thu trong ngày trên hai sổ khớp nhau.
• Số dư quỹ tiền mặt trên sổ phù hợp với số tiền thực tế tồn quỹ.

Việc đối chiếu giúp hạn chế rủi ro sai lệch quỹ tiền mặt và tăng hiệu quả kiểm soát nội bộ.

7.3. Liên kết với Sổ chi tiết công nợ

Các khoản thu liên quan đến thu hồi công nợ khách hàng, thu hoàn ứng cần được cập nhật đồng thời trên Sổ chi tiết công nợ.

Số tiền thu ghi trên Sổ Nhật Ký Thu Tiền phải:

• Khớp với số giảm công nợ trên sổ chi tiết.
• Phản ánh đúng đối tượng công nợ và nội dung thu.

Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác tình hình thanh toán và hạn chế sai sót trong quản lý công nợ.

7.4. Liên kết với Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Số liệu thu tiền trên Sổ Nhật Ký Thu Tiền là căn cứ để lập và kiểm tra Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, đặc biệt đối với:

• Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh
• Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư và tài chính (nếu có)

Việc liên kết đúng giúp đảm bảo báo cáo lưu chuyển tiền tệ phản ánh trung thực dòng tiền thực tế, phù hợp với số liệu kế toán theo TT 99/2025/TT-BTC.

8. Những lỗi thường gặp khi lập Sổ Nhật Ký Thu Tiền theo TT 99/2025/TT-BTC

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc các lỗi cơ bản khi lập và ghi Sổ Nhật Ký Thu Tiền. Những sai sót này nếu không được kiểm soát kịp thời có thể ảnh hưởng đến độ chính xác của sổ kế toán và báo cáo tài chính.

8.1. Ghi sổ thiếu chứng từ hợp lệ

• Thu tiền nhưng không có phiếu thu, hóa đơn hoặc giấy báo Có ngân hàng làm căn cứ.
• Chứng từ không đầy đủ chữ ký, thông tin hoặc không đúng thẩm quyền.

→ Dễ bị loại khi kiểm tra, ảnh hưởng tính hợp pháp của sổ kế toán.

8.2. Ghi sai tài khoản đối ứng

• Nhầm lẫn giữa các tài khoản công nợ, doanh thu, thu khác.
• Định khoản không phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ thu tiền.

→ Dẫn đến sai lệch số liệu trên sổ cái và báo cáo tài chính.

8.3. Không đối chiếu định kỳ

• Không đối chiếu Sổ Nhật Ký Thu Tiền với Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng và Sổ Cái TK 111/112.
• Để sai lệch kéo dài mới phát hiện.

→ Tăng rủi ro thất thoát và sai số liệu kế toán.

8.4. Thiếu chữ ký theo quy định

• Sổ không có chữ ký của người lập sổ hoặc các chức danh theo quy định nội bộ.
• Ký không đúng thời điểm hoặc ký thay không đúng quy định.

→ Làm giảm giá trị pháp lý của sổ kế toán.

Sổ Nhật Ký Thu Tiền là một trong những sổ kế toán quan trọng, phản ánh đầy đủ các khoản thu phát sinh trong kỳ và là căn cứ kiểm soát dòng tiền của doanh nghiệp. Việc lập và ghi Sổ Nhật Ký Thu Tiền đúng quy định theo Thông tư 99/2025/TT-BTC giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác các khoản thu, hạn chế rủi ro sai sót và đảm bảo tính minh bạch của số liệu kế toán.

Để áp dụng hiệu quả trong thực tế, kế toán cần nắm rõ mẫu sổ chuẩn, cách ghi từng cột, quy trình lập sổ và các lỗi thường gặp, đồng thời thực hiện đối chiếu định kỳ với các sổ kế toán liên quan. Việc sử dụng mẫu Sổ Nhật Ký Thu Tiền chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tuân thủ đúng quy định hiện hành.

Người đọc có thể tải miễn phí mẫu Sổ Nhật Ký Thu Tiền theo TT 99/2025/TT-BTC tại Kế toán Lê Ánh để áp dụng ngay cho công tác kế toán tại đơn vị mình.