Một số điểm lưu ý khi kiểm tra sổ sách kế toán trước khi lập BCTC
Cuối năm, công việc của Kế toán càng trở lên bận rộn. Kế toán Lê Ánh chia sẻ với các bạn một số lưu ý khi kiểm tra sổ sách kế toán trước khi lập BCTC cuối năm. Đây là những kinh nghiệm Kế toán rất giá trị của các anh chị kế toán trưởng hiện đang làm việc tại các tổ chức lớn, uy tín và đang tham gia giảng dạy tại lớp học kế toán thực hành Lê Ánh.
Một số thủ thuật kiểm tra sổ sách kế toán trước khi lập BCTC bao gồm:
1. Kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối đầu năm
Tài khoản liên quan: 421
• Trường hợp doanh nghiệp làm ăn có lãi, TK 4212 sẽ có số dư bên Có, kế toán ghi:
Nợ TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay
Có TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối năm trước
• Trường hợp doanh nghiệp làm ăn lỗ, TK 4212 sẽ có số dư bên Nợ, kế toán ghi:
Nợ TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối năm trước
Có TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay.
Lưu ý :
Bút toán kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối là bút toán các kế toán rất hay quên. Để dễ dàng theo dõi, kế toán nên mở chi tiết TK 421 thành các tài khoản 4211 (Lợi nhuận chưa phân phối năm trước) và 4212 (Lợi nhuận chưa phân phối năm nay).
2. Kết chuyển thuế môn bài
Kế toán cần kết chuyển thuế môn bài vào chi phí quản lý doanh nghiệp theo đúng các bút toán hạch toán nộp thuế môn bài như sau:
Hạch toán theo Thông tư 200:
• Hạch toán nộp thuế môn bài : Nợ TK 3338 / Có TK 111, 112
• Hạch toán kết chuyển thuế môn bài : Nợ TK6425 / Có TK 3338
Hạch toán theo Quyết định 48:
• Hạch toán nộp thuế môn bài: Nợ TK 3338 / Có TK 1111
• Hạch toán kết chuyển thuế môn bài : Nợ TK6422 / Có TK 3338
Xem thêm: Thời hạn nộp tờ khai thuế và lệ phí môn bài năm 2019
3. Tiền mặt: Tài khoản 111
Kế toán cần đối chiếu:
• Số dư nợ đầu kỳ; số dư nợ cuối kỳ; số phát sinh trong kỳ của TK 1111 trên các sổ sách chi tiết và tổng hơp phải bằng nhau gồm:
o Số dư nợ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh
o Số dư nợ TK 111 trên sổ chi tiết tài khoản tiền mặt
o Số dư Nợ Sổ Quỹ Tiền Mặt;
• Kế toán cần kiểm tra xem số dư quỹ tiền mặt có bị âm không?
o Nếu âm trong ngày thì kiểm tra trong ngày có nghiệp vụ nào chi trước khi thu thì sửa lại hạch toán thu lên trước khi chi
o Nếu bị âm do thiếu tiền quỹ thì tìm biện pháp xử lý.
Kế toán có thể áp dụng các cách xử lý âm quỹ tiền mặt sau:
- Lập hợp đồng vay tiền, lãi suất 0%, hạch toán Nợ TK 111/ Có TK 311, 341
- Bổ sung vốn góp, hạch toán Nợ TK 111/ có TK 411
- Tạm thời đưa những khoản thanh toán tiền mặt trả khách hàng về trạng thái công nợ phải thu, khi DN dư tiền mặt thì thanh toán như sau:
Khi mua hàng hạch toán:
Nợ 152,153..627,641,642….,1331/ có 331
Khi dư quỹ tiền mặt thì hạch toán : Nợ 331/ có 111
- Lập phiếu thu những khoản công nợ đã thu tiền mặt mà chưa nhập quỹ.
4. Tiền gửi ngân hàng: Tài khoản 112
Kế toán cần đối chiếu các sổ sách tiền gửi, bao gồm:
• Số dư nợ đầu kỳ; số dư nợ cuối kỳ; số phát sinh trong kỳ của TK 112 trên các sổ sách chi tiết và tổng hợp sau phải bằng nhau:
- Số dư nợ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh
- Số dư nợ TK 112 trên sổ chi tiết tài khoản
- Số dư Nợ Sổ tiền gửi ngân hàng
- Số dư trên sao kê ngân hàng
Lưu ý :
• Những công ty nhiều tài khoản ngân hàng, thì mỗi tài khoản phải đối chiếu số dư, số phát sinh với bảng sao kê ngân hàng của tài khoản đó
• Mỗi ngân hàng đều có báo nợ, báo có và sao kê, sổ phụ đính kèm
• Tài khoản ngân hàng không có số âm, trừ trường hợp những doanh nghiệp có hoạt động vay thấu chi
• In sao kê đầy đủ 12 tháng kèm theo các chứng từ: Giấy báo Nợ, Giấy báo có của Ngân hàng, cùng với uỷ nhiệm chi, giấy nộp tiền, theo từng tháng. Trường hợp kiểm tra thiếu chứng từ ngân hàng, thì nên xin sao kê bổ sung ngay tại ngân hàng
• Ủy nhiệm chi nên phô tô để kẹp cùng hóa đơn > 20.000.000 hoặc các nghiệp vụ chuyển tiền để cơ quan thuế kiểm tra cho dễ
• Kiểm tra sổ 112 với số phụ ngân hàng, số dư hàng tháng và số dư cuối năm khớp với số dư cuối năm trên sổ phụ Ngân hàng hay không? Đối chiếu kiểm tra kỹ hàng tháng của năm tài chính
• Kiểm tra kỹ lại hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán và chuyển tiền, vì trên sao kê ngân hàng ghi đôi khi không rõ ràng kế toán thường hạch toán nhầm đối tượng
• Kiểm tra các tài khoản ngân hàng đã được đăng ký với cơ quan thuế chưa?
5. Kế toán Tiền lương : Tài khoản 334
Kế toán cần đối chiếu các vấn đề tiền lương sau:
• Số dư nợ đầu kỳ; số dư nợ cuối kỳ; số phát sinh trong kỳ của TK 334 trên các sổ sách chi tiết và tổng hợp sau phải bằng nhau, bao gồm:
o Số dư TK 334 trên bảng cân đối phát sinh
o Số dư TK 334 trên sổ chi tiết tài khoản
o Phát sinh nợ trên TK 334 khớp với bảng lương và Quyết toán thuế TNCN
o Phát sinh có trên TK 334 khớp với tiền lương được trích, bao gồm: Tiền lương thực trả, tiền lương dự phòng, Quỹ tiền lương thực tế của DN theo đơn giá tiền lương.
Một số vấn đề Kế toán cần lưu ý về tiền lương :
o Kế toán kiểm tra các bút toán hạch toán tiền lương có khớp với sổ sách, bảng thanh toán tiền lương không?
o Chứng từ trả lương đã có đủ chữ ký, chứng từ chưa?
o Người lao động có đăng ký mã số thuế TNCN để cuối năm làm quyết toán hay không?
o Doanh nghiệp đã đủ hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người lao động chưa?
o Lương thời vụ dưới 03 tháng, thu nhập vãng lai của người lao động, doanh nghiệp có khấu trừ 10% thuế TNCN hay không?
o Các khoản phụ cấp cho người lao động có khớp với các khoản phụ cấp trên bảng lương hay không?
o Khi tăng lương cho người lao động, doanh nghiệp có lập phụ lục hợp đồng và làm quyết định tăng lương cho người lao động hay không?
o Kiểm tra tính đúng đắn của các khoản thu nhập được miễn thuế TNCN khi quyết toán, như tiền ăn ca, tiền trang phục, điện thoại… của người lao động.
6. Tài khoản 242, 214:
Kế toán cần kiểm tra các thông tin sau:
• Kiểm tra xem DN có lập bảng phân bổ chi phí, CCDC và khấu hao hàng tháng hay không?
• Số tiền phân bổ hạch toán trên sổ sách của Kế toán có khớp với số trên bảng phân bổ khấu hao hay không?
• Số dư đầu kỳ, cuối kỳ có khớp với giá trị còn phân bổ của Bảng phân bổ chi phí, CCDC không?
• Số dư TK 214 có khớp với khấu hao luỹ kế trên bảng phân bổ khấu hao không?
• Kiểm tra thời gian phân bổ của công cụ dụng cụ có đúng với thời gian tối đa 36 tháng theo quy định không?
7 . Thuế đầu vào: Tài khoản 133
Kế toán cần đối chiếu:
• Số dư nợ đầu kỳ; số dư nợ cuối kỳ; số phát sinh trong kỳ của TK 133 trên các sổ sách chi tiết và tổng hơp phải bằng nhau bao gồm:
o Số dư nợ TK 133 trên bảng CĐPS của DN
o Số dư nợ TK 133 trên sổ chi tiết tài khoản
o Số dư tài khoản 133 bằng số thuế khấu trừ chuyển kỳ sau trên tờ khai 01/GTGT. Trường hợp không bằng nhau, phải ghi rõ lý do kèm theo.
o Số phát sinh hàng tháng của TK 133 phải bằng với số trên chỉ tiêu [24], chỉ tiêu [25] trên tờ khai 01/GTGT. Trường hợp không bằng nhau, Kế toán cũng phải nêu rõ lý do .
Lưu ý :
- Kế toán kiểm tra số lượng hóa đơn đầu vào đã hạch toán có khớp với số lượng hóa đơn đầu vào đã kê khai trên tờ khai 01/GTGT không. Nếu mất mát, thiếu hụt hoặc kê khai sai, thiếu… phải bổ sung, điều chỉnh
- Kế toán kiểm tra các hóa đơn trên 20 triệu có chứng từ thanh toán qua ngân hàng hay không. Nếu có hoá đơn trên 20 triệu thành toán tiền mặt thì phải điều chỉnh ghi giảm thuế GTGT được khấu trừ và giảm chi phí được trừ .
- Tại kỳ doanh nghiệp có điều chỉnh bổ sung tờ khai thuế GTGT thì Kế toán phải đối chiếu TK 133 với tờ khai bổ sung.
- Kế toán lọc riêng những hóa đơn trên 20 triệu, ghi chú lại thanh toán chuyển khoản UNC ngày tháng năm nào
Kiểm tra hoá đơn xem có những hoá đơn nào nghi ngờ sai tên công ty , địa chỉ, mã số thuế…việc sai có có làm biên bản điều chỉnh không, kẹp biên bản điều chỉnh cùng hóa đơn bị sai, sai số tiền khai báo thuế hay tiền hàng, đã làm hồ sơ điều chỉnh KHBS hay chưa
- Kế toán kiểm tra những hóa đơn có nội dung hàng hóa đầu vào hay chi phí không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh ( ví dụ : hóa đơn metro mua sắm đồ dùng gia đình… nếu thấy có kê khai thì làm KHBS điều chỉnh giảm và loại bỏ chi phí đó trước khi lên báo cáo thuế TNDN).
8. Thuế Đầu ra: Tài khoản 3331
Kế toán cần đối chiếu:
• Số dư nợ đầu kỳ; số dư nợ cuối kỳ; số phát sinh trong kỳ của TK 3331 trên các sổ sách chi tiết và tổng hơp phải bằng nhau gồm:
o Số dư nợ TK 3331 trên bảng cân đối phát sinh
o Số dư nợ TK 3331 trên sổ chi tiết tài khoản
o Số phát sinh tài khoản 3331 phải bằng số thuế kê khai trên tờ khai 01/GTGT, chỉ tiêu [28]. Trường hợp không bằng nhau, phải ghi rõ lý do
Lưu ý :
• Kiểm tra số lượng hóa đơn đầu ra đã hạch toán có khớp số lượng hóa đơn đầu ra đã kê khai thuế không, có bị mất hóa đơn không?
• Kiểm tra nội dung kê khai thuế trên hóa đơn: tên công ty, địa chỉ, MST, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng , đơn giá, thành tiền….trên hóa đơn có khớp với tờ khai không?
• Trường hợp có kê khai bổ sung điều chỉnh, thì ghi rõ lý do điều chỉnh, kẹp tờ khai điều chỉnh với tờ khai lần 1 cùng kỳ và đối chiếu số hạch toán với tờ khai điều chỉnh
• Kiểm tra báo cáo sử dụng hóa đơn BC26 của doanh nghiệp
• Kiểm tra các bút toán kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ hàng tháng có đúng không?
• Số kết chuyển GTGT được khấu trừ hàng tháng :
o Căn cứ vào tờ khai mẫu 01/GTGT để hạch toán bút toán kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ trong kỳ
o Nếu trên tờ khai còn số thuế phải nộp chuyển kỳ sau, thì kết chuyển bằng số thuế đầu ra trong kỳ
o Nếu trên tờ khai còn số thuế phải nôp, thì kết chuyển bằng số thuế khấu trừ của kỳ này trên tờ khai
• Hạch toán:
Nợ TK 3331/ Có TK 133
Tài khoản 3331 có thể có dư nợ, hoặc dư có
9. Hàng tồn kho
Kế toán cần đối chiếu:
• Số dư nợ đầu kỳ; số dư nợ cuối kỳ; số phát sinh trong kỳ của TK 152,155,156 trên các sổ sách chi tiết và tổng hơp phải bằng nhau gồm:
o Số dư nợ TK 152,155,156 trên bảng cân đối phát sinh
o Số dư nợ TK 152,155,156 trên sổ chi tiết tài khoản
o Số phát sinh tài khoản 152,155,156 phải bằng nhập xuất trên sổ kho. Nếu có chênh lệch phải ghi rõ lý do.
Kế toán lưu ý :
- Kiểm tra các hóa đơn về hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào hóa đơn có lập đầy đủ phiếu nhập kho với tên hàng số lượng, thành tiền khớp với hóa đơn không. Những trường hợp theo dõi mã hàng theo bảng mã hàng của công ty, phải mở mã hàng ngay từ khi nhập hàng
- Kiểm tra phiếu nhập kho, xuất kho đầy đủ chữ ký giữa người giao người nhận hay không
- Lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng tháng, có sổ thẻ kho chi tiết cho các mặt hàng
Hàng hóa có bị âm kho hay không, có xuất nhầm hoặc xuất những măt hàng không có trong kho không dẫn tới hàng bị âm không
- Lựa chọn phương pháp tính giá hàng tồn kho, và được ghi phương pháp tính giá tại Thuyết minh báo cáo tài chính
Xem có phải tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho không
Phải kiểm kê hàng và đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán. Trường hợp số liệu không phù hợp phải có biện pháp xử lý.
Bài viết xem thêm: Nội dung và phương pháp lập Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Phần 1)
10. Công nợ khách hàng và Công nợ nhà cung cấp : Tài khoản 131 và 331
Kế toán cần đối chiếu:
• Số dư nợ đầu kỳ; số dư nợ cuối kỳ; số phát sinh trong kỳ của TK 131, TK 331 trên các sổ sách chi tiết và tổng hơp phải bằng nhau gồm:
o Số dư nợ TK 131, TK 331 trên bảng cân đối phát sinh
o Số dư nợ TK 131, TK 3311 trên sổ chi tiết tài khoản
o Số phát sinh, số dư TK 131, TK 331 phải bằng với sổ chi tiết theo dõi công nợ tổng hợp trong kỳ
Lưu ý :
- Tài khoản công nợ là tài khoản lưỡng tính, có thể vừa dư nơ, vừa dư có
- Công nợ phải theo dõi chi tiết theo từng khách hàng
- Cuối kỳ phải chốt và đối chiếu công nợ
TK 131 phải thu khách hàng:
TK 131 số dư NỢ khi khách hàng mua tiền nhưng chưa thanh toán : Dư Nợ 131 = MS 131 trên BCĐKT thuộc khoản phải thu
TK 131 số dư CÓ khi khách hàng ứng trước tiền hàng cho doanh nghiệp, nhưng chưa lấy hàng nên để treo bên Có = MS 313 trên BCĐKT thuộc khoản phải trả
TK 331 phải trả người bán:
TK 331 số dư NỢ khi mình ứng trước tiền mua hàng cho người bán : Dư Nợ 131 = MS 132 trên BCĐKT trả trước cho người bán thuộc khoản phải thu
TK 331 số dư CÓ mình đi mua hàng nợ bên bán treo bên Có = MS 312 trên BCĐKT thuộc khoản phải trả
Lưu ý:
- Không được phép cấn trừ công nợ khi phát sinh vừa là người mua hàng đồng thời cũng là người cung cấp hàng hóa trên cùng một đối tượng khách hàng, nếu cấn trừ công nợ thì phải có văn bản xác nhận công nợ và đối trừ công nợ của hai bên
Thủ tục cấn trừ công nợ giữa hai đối tượng vừa là người mua đồng thời cũng là người bán
+ Bảng đối chiếu công nợ
+ Biên bản thỏa thuận về việc cấn trừ công nợ với nhau
+ Hạch toán: Nợ 331/ có TK 131 để cấn trừ công nợ
– Khi thanh tra thuế tại doanh nghiệp thường cán bộ thuế thường hay chú ý Bên Có TK 131 và Bên Có TK 331:
+ Bên Có TK 131 phải xem tại sao chưa xuất hóa đơn :
Nếu là công ty xây dựng: đã nghiệm thu giai đoạn và khách đã thanh toán nhưng doanh nghiệp vẫn chưa xuất hóa đơn, sẽ bị truy thu thuế từ thời điểm nghiệm thu để tính doanh thu và thuế GTGT,
Nếu là doanh nghiệp thương mại, dịch vụ thì có thể bán hàng mà chưa xuất hoá đơn, hoặc khách hàng không lấy hoá đơn.
Trường hợp này, kế toán cần xuất hoá đơn cho những khoản dư có trên, để còn được hạch toán giá vốn
+ Bên Có TK 331:Xem lại nợ phải trả các nhà cung cấp đã tới hạn thanh toán chưa. Nếu hoá đơn trên 20 tr phải thanh toán qua ngân hàng
Trên đây là một số điểm lưu ý khi kiểm tra sổ sách kế toán trước khi lập BCTC. Bài viết được các kế toán trưởng giảng dạy tại lớp học kế toán tổng hợp thực hành tổng hợp và biên soạn.
Nếu các bạn có chỗ nào chưa rõ thì hãy để lại comment hoặc tin nhắn, chúng tôi sẽ tư vấn nhiệt tình cho bạn.
Bài viết xem thêm: Báo cáo tình hình tài chính (Mẫu số B01a - DNN)
Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!
Từ khóa liên quan: cách kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán, cách kiểm tra sổ sách kế toán, cac lỗi sai sót khi thực hiện kiểm toán, quy trình kiểm tra báo cáo tài chính, cách kiểm tra sổ quỹ tiền mặt, cách kiểm tra sổ sách kế toán...
KẾ TOÁN LÊ ÁNH
Chuyên đào tạo các khóa học kế toán tổng hợp thực hành và làm dịch vụ kế toán thuế trọn gói tốt nhất thị trường
(Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)
HOTLINE: 0904 84 88 55 (Mrs Ánh)
Trung tâm Lê Ánh hiện có đào tạo các khoá học kế toán và khoá học xuất nhập khẩu ở Hà Nội và TPHCM dành cho người mới bắt đầu và khoá học chuyên sâu nâng cao nghiệm vụ cho người có ít kinh nghiệm, nếu bạn quan tâm đến các khoá học này, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline hoặc truy cập website: www.ketoanleanh.vn để biết thêm thông tin chi tiết.
