Nghị Định 254/2026/NĐ-CP Về Hóa Đơn Điện Tử, Chứng Từ Điện Tử: Toàn Bộ Điểm Mới Cần Biết

Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, hiệu lực từ 01/07/2026, thay thế Nghị định 123/2020. Nghị định chuẩn hóa nghiệp vụ hóa đơn, tuy nhiên doanh nghiệp cần rà soát để chuyển tiếp đúng hạn.

Ngày 30/6/2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Đây là văn bản pháp lý nền tảng cho toàn bộ hoạt động lập, quản lý và sử dụng hóa đơn tại Việt Nam kể từ nửa cuối năm 2026. Bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh tổng hợp đầy đủ các quy định trọng yếu, kèm phân tích tác động thực tế đến doanh nghiệp và hộ kinh doanh.

1. Nghị định 254/2026/NĐ-CP là gì và có hiệu lực từ khi nào?

Nghị định 254/2026/NĐ-CP là văn bản của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 về hóa đơn, chứng từ điện tử, có hiệu lực từ 01/07/2026. Nghị định thống nhất quy định hóa đơn, tuy nhiên chỉ áp dụng cho giao dịch phát sinh từ thời điểm hiệu lực.

Nghị định gồm 5 chương, 45 điều và một Phụ lục về nội dung hóa đơn, điều chỉnh hai nhóm đối tượng lớn: hóa đơn điện tử (Chương II) và chứng từ điện tử (Chương III). Căn cứ ban hành là Luật Tổ chức Chính phủ số 63/2025/QH15 và Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.

Phạm vi điều chỉnh bao trùm loại hóa đơn, đối tượng sử dụng, nội dung, thời điểm lập, xử lý sự cố, bảo quản lưu trữ, chuyển đổi, tra cứu thông tin và trách nhiệm của các bên tham gia. Nghị định cũng bổ sung cơ chế khen thưởng người tiêu dùng tố giác người bán không lập và giao hóa đơn điện tử.

2. Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế những văn bản nào?

Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế toàn bộ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP kể từ 01/07/2026. Các văn bản cũ hết hiệu lực đồng thời, tuy nhiên một số trường hợp vẫn theo cơ chế chuyển tiếp riêng.

Cụ thể, ba văn bản sau hết hiệu lực thi hành từ ngày Nghị định 254 có hiệu lực:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ.
• Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP ngày 20/6/2022 sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020.
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020.

Doanh nghiệp đang tham chiếu các văn bản trên trong quy trình nội bộ, phần mềm kế toán và hợp đồng cần cập nhật lại căn cứ pháp lý sang Nghị định 254/2026/NĐ-CP để bảo đảm tính hợp pháp của hóa đơn.

3. Đối tượng nào phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 254?

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử gồm tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và các trường hợp rủi ro cao về thuế, theo Điều 6 Nghị định 254. Mỗi nhóm áp dụng loại hóa đơn khác nhau, tuy nhiên tất cả đều phải đăng ký trước khi sử dụng.

Nghị định phân nhóm đối tượng theo phương thức sử dụng hóa đơn như sau:

• Nhóm dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và trường hợp rủi ro cao về thuế, trừ nhóm được phép dùng hóa đơn không mã.
• Nhóm được dùng hóa đơn điện tử không có mã: Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính, viễn thông, nước sạch, tài chính ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy — với điều kiện đáp ứng hạ tầng công nghệ thông tin, có phần mềm kế toán và lập hóa đơn đạt chuẩn, bảo đảm truyền dữ liệu đến người mua và cơ quan thuế.
• Nhóm dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi giải trí, chiếu phim và dịch vụ phục vụ cá nhân khác.
• Ngưỡng doanh thu 1 tỷ đồng với hộ kinh doanh: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Đây là quy định có tác động lớn nhất đến khối hộ kinh doanh trong năm 2026.

4. Có những loại hóa đơn điện tử nào theo quy định mới?

Các loại hóa đơn điện tử theo Nghị định 254 gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia. Danh mục mở rộng so với trước, tuy nhiên mỗi loại gắn với đối tượng và phương pháp tính thuế riêng.

Điều 8 Nghị định 254 liệt kê các loại hóa đơn sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Dành cho tổ chức kinh tế khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, áp dụng cho bán hàng nội địa, vận tải quốc tế, xuất vào khu phi thuế quan, xuất khẩu hàng hóa và hoạt động thương mại điện tử của nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.
• Hóa đơn bán hàng: Dành cho tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, và tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan.
  Hóa đơn thương mại điện tử: Loại hóa đơn mới, áp dụng cho người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử bán tài sản công: Sử dụng khi bán, chuyển nhượng tài sản công theo pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công.
  Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia: Sử dụng khi cơ quan thuộc hệ thống dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia.
• Các loại khác: Tem, vé, thẻ theo định dạng chuẩn dữ liệu; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng.

Ngoài ra, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

5. Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định như thế nào?

Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nguyên tắc này thống nhất cho mọi giao dịch, tuy nhiên nhiều lĩnh vực đặc thù có mốc riêng.

Điều 9 Nghị định 254 quy định thời điểm lập theo từng nhóm hoạt động:

• Bán hàng hóa: Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng.
• Cung cấp dịch vụ: Thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì lập tại thời điểm thu tiền (không tính khoản đặt cọc theo Bộ luật Dân sự).
• Xuất khẩu hàng hóa: Người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
• Xây dựng, lắp đặt: Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục, khối lượng hoàn thành.
• Kinh doanh bất động sản: Nếu chưa chuyển giao quyền sở hữu mà thu tiền theo tiến độ thì lập hóa đơn theo ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán.
• Bán xăng dầu bán lẻ: Thời điểm kết thúc mỗi lần bán.
• Cơ sở khám chữa bệnh: Cuối ngày tổng hợp lập hóa đơn cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày nếu khách hàng không lấy hóa đơn từng lần.
• Kinh doanh vận tải hành khách bằng taxi có phần mềm tính tiền: Lập hóa đơn tại thời điểm kết thúc chuyến đi và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.

Với các giao dịch số lượng lớn, phát sinh thường xuyên cần đối soát (viễn thông, điện, dịch vụ hàng không, ngân hàng…), thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành đối soát nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau hoặc 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.

 

6. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử gồm những gì?

Nội dung hóa đơn điện tử bắt buộc gồm tên và ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, thông tin người bán và người mua, chi tiết hàng hóa dịch vụ, thuế suất, tiền thuế và tổng thanh toán. Hóa đơn phải theo định dạng chuẩn dữ liệu, tuy nhiên một số trường hợp không nhất thiết đủ toàn bộ tiêu thức.

Theo Điều 10 và Phụ lục Nghị định 254, hóa đơn phải thể hiện:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn; số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của người mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền chưa thuế, thuế suất GTGT, tổng tiền thuế theo từng loại thuế suất, tổng tiền thanh toán đã có thuế.
• Chữ ký của người bán; hóa đơn điện tử không nhất thiết có chữ ký số của người mua, trừ khi hai bên có thỏa thuận.
• Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã.

Nghị định cho phép viết ngắn gọn một số danh từ khi tên, địa chỉ người mua quá dài, ví dụ "Phường" thành "P", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN", nhưng phải bảo đảm xác định chính xác tên và địa chỉ phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.

7. Trường hợp nào không phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử gồm một số hoạt động của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, giao dịch tài chính và điều chuyển tài sản nội bộ, theo Điều 7 Nghị định 254. Danh mục có giới hạn, tuy nhiên vẫn phải theo dõi và kê khai đúng quy định.

Các trường hợp tiêu biểu không phải lập hóa đơn điện tử:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo pháp luật thuế TNDN, trừ khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp đã được doanh nghiệp khấu trừ thuế.
• Các khoản phí, thu khác từ hoạt động tái bảo hiểm, nhận tiền gửi, phát hành chứng chỉ tiền gửi, bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh.
• Góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh vào tổ chức kinh tế.
• Tài sản điều chuyển từ công ty mẹ đến đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc và ngược lại; tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
• Hàng hóa, dịch vụ dùng để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh trong nội bộ một cơ sở; các khoản thu về bồi thường bằng tiền, tiền thưởng, thu hộ, chi hộ.

Xử lý sự cố hóa đơn điện tử theo Nghị định 254 ra sao?

Xử lý sự cố hóa đơn điện tử yêu cầu người bán liên hệ cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ, theo Điều 14 Nghị định 254. Cơ chế phân định rõ trách nhiệm từng bên, tuy nhiên thời hạn khắc phục và chuyển dữ liệu phải tuân thủ nghiêm ngặt.

Nghị định quy định các tình huống sự cố:

• Sự cố từ phía người bán dùng hóa đơn có mã: Liên hệ cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ; trong thời gian xử lý, nếu cần hóa đơn thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn có mã.
• Sự cố hệ thống cấp mã của cơ quan thuế: Cục Thuế kích hoạt hệ thống dự phòng, thông báo công khai phạm vi ảnh hưởng và thời gian khắc phục.
• Sự cố hạ tầng của tổ chức cung cấp dịch vụ: Tổ chức cung cấp dịch vụ thông báo cho người bán, phối hợp Cục Thuế khắc phục nhanh nhất.
• Hệ thống quản lý thuế lỗi chưa nhận được dữ liệu hóa đơn không mã: Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi hệ thống hoạt động trở lại, tổ chức chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
• Bất khả kháng (chiến tranh, bạo loạn, đình công…): Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi sự cố được khắc phục, người bán lập và gửi hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế.

8. Ai được miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử?

Miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh tại địa bàn kinh tế - xã hội khó khăn, theo Điều 11 Nghị định 254. Thời gian miễn phí là 12 tháng, tuy nhiên chỉ áp dụng đúng đối tượng và địa bàn theo danh mục.

Đối tượng được miễn phí dịch vụ trong 12 tháng kể từ khi sử dụng hóa đơn điện tử gồm doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn theo Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư. Cục Thuế thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ để cung cấp hóa đơn điện tử miễn phí cho nhóm này.

Với chứng từ điện tử, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng dưới 10 người lao động và không thuộc trường hợp dùng hóa đơn điện tử cũng được sử dụng chứng từ điện tử miễn phí dịch vụ.

Chứng từ điện tử được quy định thế nào trong Nghị định 254?

Chứng từ điện tử theo Nghị định 254 gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và biên lai thu thuế, phí, lệ phí, quy định tại Chương III. Nội dung và thời điểm lập được chuẩn hóa, tuy nhiên phải bảo đảm định dạng chuẩn dữ liệu và chữ ký số.

Điều 22 đến Điều 30 quy định hai loại chứng từ chính:

• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức chi trả thu nhập; tên, mã số thuế hoặc số định danh của cá nhân nhận thu nhập; khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc và số thuế đã khấu trừ. Chứng từ điện tử sử dụng chữ ký số.
• Biên lai thu thuế, phí, lệ phí: Số biên lai ghi bằng chữ số Ả-rập tối đa 8 chữ số; biên lai điện tử bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. Biên lai thể hiện bằng tiếng Việt, có chữ ký số của tổ chức thu.

Về thời điểm lập, cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên chỉ lập một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức khấu trừ không phải lập chứng từ khấu trừ.

9. Xử lý chuyển tiếp hóa đơn, biên lai giấy như thế nào?

Xử lý chuyển tiếp cho phép biên lai giấy chưa sử dụng hết được dùng đến hết 31/12/2026, theo Điều 44 Nghị định 254. Cơ chế chuyển tiếp bảo đảm liên tục cho doanh nghiệp, tuy nhiên hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị ngay từ 01/07/2026.

Các mốc chuyển tiếp cần lưu ý:

• Biên lai giấy (tự in, đặt in) theo Nghị định 123/2020: Được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/12/2026. Từ 01/01/2027, toàn bộ biên lai giấy chưa sử dụng phải tiêu hủy; tổ chức phải chuyển sang biên lai điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu.
• Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế: Hết giá trị sử dụng kể từ ngày Nghị định 254 có hiệu lực (01/07/2026). Cơ quan thuế, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh còn tồn hóa đơn đặt in chưa sử dụng phải thực hiện tiêu hủy theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.
• Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia (hóa đơn giấy): Tiếp tục thực hiện theo pháp luật về bán hàng dự trữ quốc gia cho đến khi có thông báo chuyển đổi.

10. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì trước 01/07/2026?

Chuẩn bị áp dụng Nghị định 254 đòi hỏi doanh nghiệp rà soát phần mềm hóa đơn, cập nhật căn cứ pháp lý và đăng ký lại phương thức phù hợp. Công tác chuẩn bị nên hoàn tất trước ngày hiệu lực, tuy nhiên cần ưu tiên nhóm hộ kinh doanh vượt ngưỡng 1 tỷ đồng.

Danh sách công việc gợi ý theo trình tự:

• Xác định lại nhóm đối tượng: Đối chiếu ngành nghề và doanh thu để xác định dùng hóa đơn có mã, không mã hay từ máy tính tiền.
• Cập nhật phần mềm và định dạng chuẩn dữ liệu: Rà soát phần mềm lập hóa đơn, chứng từ đáp ứng định dạng do Bộ Tài chính quy định.
• Rà soát mốc thời điểm lập hóa đơn: Cập nhật quy trình theo đặc thù ngành, đặc biệt các lĩnh vực đối soát dữ liệu định kỳ.
• Xử lý hóa đơn, biên lai tồn: Lập kế hoạch tiêu hủy hóa đơn đặt in và chuyển đổi biên lai giấy đúng mốc chuyển tiếp.
• Cập nhật căn cứ pháp lý: Thay thế viện dẫn Nghị định 123/2020, 70/2025, 41/2022 bằng Nghị định 254/2026/NĐ-CP trong hợp đồng, quy chế và tài liệu nội bộ.
• Đào tạo nhân sự kế toán: Cập nhật kiến thức về loại hóa đơn mới, nội dung bắt buộc và quy trình xử lý sự cố.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP đánh dấu bước chuẩn hóa toàn diện hoạt động hóa đơn, chứng từ điện tử theo Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15. Với hiệu lực từ 01/07/2026, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần chủ động rà soát đối tượng, cập nhật phần mềm, xử lý hóa đơn tồn và điều chỉnh căn cứ pháp lý để bảo đảm tuân thủ. Nhóm hộ kinh doanh vượt ngưỡng doanh thu 1 tỷ đồng và các đơn vị còn dùng biên lai, hóa đơn giấy là hai nhóm cần ưu tiên chuyển đổi sớm nhất.