Quy Định Mới Về Hóa Đơn Điện Tử 2025 Doanh Nghiệp Cần Biết
Quy định về hóa đơn điện tử đang là một trong những nội dung được cộng đồng doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Với nhiều điểm thay đổi quan trọng liên quan đến quy trình phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn, quy định mới không chỉ ảnh hưởng đến nghĩa vụ kê khai thuế mà còn tác động trực tiếp đến hiệu quả vận hành và mức độ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây của Kế toán Lê Ánh sẽ giúp bạn nắm rõ những Quy Định Mới Về Hóa Đơn Điện Tử 2025 Doanh Nghiệp Cần Biết, từ đó chủ động áp dụng để tránh rủi ro và tối ưu hoạt động kinh doanh.
I. Quy Định Mới Về Hóa Đơn Doanh Nghiệp Cần Biết
Nghị định 70 đã tạo ra một cuộc cách mạng trong quy trình xử lý hóa đơn sai sót bằng việc bãi bỏ hoàn toàn khái niệm "hủy hóa đơn". Đây là một trong những thay đổi nền tảng, có ảnh hưởng sâu sắc đến công tác kế toán và quản trị rủi ro của mọi doanh nghiệp.
Từ ngày 01/06/2025, khi một hóa đơn điện tử đã được lập và phát hiện có sai sót, doanh nghiệp không còn được phép hủy bỏ hóa đơn đó như trước đây. Thay vào đó, mọi sai sót phải được xử lý thông qua hai hình thức duy nhất là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.
Sự thay đổi này phản ánh triết lý quản lý mới về “tính toàn vẹn tuyệt đối của dữ liệu”. Trước đây, việc cho phép “hủy” hóa đơn tạo ra kẽ hở, khiến giao dịch có thể biến mất khỏi hồ sơ. Dù có thể dùng để sửa lỗi chính đáng, cơ chế này dễ bị lợi dụng cho gian lận. Nay, với việc thay thế bằng “điều chỉnh” và “thay thế”, mọi hóa đơn gốc đều được lưu vĩnh viễn, mọi sửa đổi đều ghi nhận rõ ràng và liên kết với hóa đơn ban đầu, tạo dấu vết kiểm toán minh bạch, không thể xóa bỏ. Quy định mới này buộc kế toán phải cẩn trọng hơn trong khâu lập hóa đơn, vì mọi sai sót sẽ để lại dấu vết rõ ràng.
II. Hướng Dẫn Xử Lý Từng Tình Huống Cụ Thể Liên Quan Đến Hóa Đơn
1. Trường hợp 1: Sai Tên, Địa chỉ người mua (nhưng Mã số thuế đúng, các nội dung khác đúng)
Quy trình xử lý được đơn giản hóa tối đa để giảm gánh nặng thủ tục cho doanh nghiệp :
Thông báo cho người mua: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ.
Thông báo cho Cơ quan Thuế: Người bán lập và gửi Thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
Không lập lại hóa đơn: Người bán không phải lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế. Hóa đơn gốc vẫn có giá trị sử dụng, kèm theo thông báo đã gửi cho cơ quan thuế.
2. Trường hợp 2: Sai Mã số thuế, Số tiền, Thuế suất, Hàng hóa
Doanh nghiệp có hai lựa chọn :
Lựa chọn A: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh
Phương án này phù hợp khi sai sót chỉ liên quan đến giá trị (ví dụ: sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất) và cần thể hiện rõ phần chênh lệch tăng/giảm.
Cách lập: Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".
Nội dung hóa đơn sẽ ghi rõ nội dung điều chỉnh. Đối với giá trị, điều chỉnh tăng ghi dấu dương (+), điều chỉnh giảm ghi dấu âm (-) đúng với thực tế.
Lựa chọn B: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế
Phương án này phù hợp khi sai sót phức tạp, sai nhiều nội dung, hoặc sai các thông tin cốt lõi không thể điều chỉnh từng phần (ví dụ: sai mã số thuế của người mua, sai hoàn toàn dòng hàng hóa).
Cách lập: Người bán lập một hóa đơn điện tử mới với toàn bộ nội dung đúng. Trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm". Hóa đơn thay thế sẽ vô hiệu hóa hóa đơn bị thay thế.
3. Trường hợp 3: Các trường hợp đặc thù cần lập hóa đơn điều chỉnh
Nghị định 70 đã bổ sung và làm rõ một số trường hợp đặc thù mà sau khi đã lập hóa đơn vẫn phát sinh các nghiệp vụ làm thay đổi giá trị giao dịch, yêu cầu phải lập hóa đơn điều chỉnh :
Chiết khấu thương mại: Khi chiết khấu được áp dụng sau khi đã xuất hóa đơn.
Trả lại hàng hóa, dịch vụ: Khi người mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa.
Hoàn phí, giảm phí bảo hiểm.
Hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ: Khi đã thu tiền và xuất hóa đơn trước.
Thay đổi giá trị, khối lượng sau quyết toán.
Đối với việc kê khai thuế, quy định cũng được làm rõ: hóa đơn điều chỉnh/thay thế thông thường (trường hợp 2) thì người bán và người mua kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn gốc. Trong khi đó, hóa đơn điều chỉnh cho các trường hợp đặc thù (trường hợp 3) thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
Ngoài ra, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho các sai sót trọng yếu, người bán và người mua (nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh) bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót.
Văn bản này không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là bằng chứng pháp lý quan trọng, xác nhận sự đồng thuận của hai bên về sai sót và phương án xử lý. Nó sẽ là cơ sở để giải trình với cơ quan thuế khi có thanh tra, kiểm tra. Doanh nghiệp cần xây dựng mẫu "Biên bản điều chỉnh/thay thế hóa đơn" chuẩn và đưa vào quy trình bắt buộc của bộ phận kế toán.
4. Tối ưu hóa quy trình với Hóa đơn Gộp
Để giảm bớt gánh nặng hành chính cho doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn, Nghị định 70 mang đến một quy định rất thực tế: cho phép người bán lập một (01) hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai trong cùng một tháng cho cùng một người mua. Khi lập hóa đơn gộp này, người bán phải đính kèm
Bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT. Đây là một cải tiến đáng kể, giúp doanh nghiệp xử lý sai sót hàng loạt một cách hiệu quả và gọn gàng hơn.
III. Cập Nhật Quan Trọng Về Thời Điểm Lập và Nội Dung Hóa Đơn
Nghị định 70 đã chuẩn hóa và chi tiết hóa nhiều quy định về thời điểm lập cũng như nội dung bắt buộc của hóa đơn, hướng tới việc phản ánh chính xác bản chất giao dịch và tăng cường khả năng định danh, truy vết.
1. Thời điểm lập hóa đơn
Nguyên tắc chung về thời điểm lập hóa đơn vẫn được giữ vững: là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, hoặc thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Tuy nhiên, Nghị định 70 đã làm rõ và bổ sung quy định cho rất nhiều ngành nghề đặc thù, giải quyết các vướng mắc trước đây:
Xuất khẩu hàng hóa (bao gồm gia công xuất khẩu): Thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
Cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài: Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, áp dụng như dịch vụ trong nước.
Xây dựng, lắp đặt: Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành.
Dịch vụ cần thời gian đối soát dữ liệu (viễn thông, điện, nước, ngân hàng...): Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng có giới hạn thời gian cụ thể (ví dụ: chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau).
Các ngành đặc thù khác: Quy định chi tiết thời điểm lập hóa đơn cho kinh doanh bảo hiểm (thời điểm ghi nhận doanh thu), casino (01 ngày sau ngày xác định doanh thu), xổ số (trước khi mở thưởng kỳ tiếp theo), cho vay (theo kỳ hạn thu lãi)...
Ngoài ra, Nghị định 70 cũng làm rõ trường hợp thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số khác nhau. Theo đó, thời điểm ký số và gửi dữ liệu cho cơ quan thuế phải được thực hiện chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn. Về kê khai thuế, người bán sẽ kê khai theo thời điểm lập hóa đơn, trong khi người mua kê khai theo thời điểm nhận được hóa đơn hợp lệ.
2. Nội dung hóa đơn
Nghị định 70 đặt ra các yêu cầu mới về nội dung hóa đơn, trong đó đáng chú ý nhất là việc bắt buộc phải có thông tin định danh của người mua :
Bắt buộc bổ sung "Số định danh cá nhân" đối với người mua là cá nhân.
Bắt buộc bổ sung "Mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách" đối với các đơn vị tương ứng.
Bên cạnh đó, một số nội dung đặc thù khác cũng được yêu cầu bổ sung :
Dịch vụ vận tải: Hóa đơn phải thể hiện biển kiểm soát phương tiện và hành trình (điểm đi - điểm đến).
Dịch vụ ăn uống: Trên hóa đơn phải thể hiện cụ thể mặt hàng ăn, uống.
IV. Các Thay Đổi Đáng Chú Ý Khác Về Hóa Đơn Điện Tử 2025
Ngoài các thay đổi trọng tâm kể trên, Nghị định 70 còn mang đến nhiều quy định mới nhằm tạo thuận lợi cho một số đối tượng và đồng thời siết chặt quản lý đối với các trường hợp rủi ro.
1. Các loại hóa đơn mới
Nghị định 70 đã giới thiệu và định nghĩa rõ hơn về các loại hóa đơn mới để phù hợp với các mô hình kinh doanh hiện đại:
- Hóa đơn thương mại điện tử: Là loại hóa đơn đặc thù áp dụng cho các tổ chức, cá nhân có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài và đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.
- Hóa đơn GTGT cho nhà cung cấp nước ngoài: Bổ sung loại hóa đơn GTGT dành cho các nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số tại Việt Nam.
2. Các trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn
Để tăng cường kỷ cương và ngăn chặn các hành vi gian lận, Nghị định 70 đã bổ sung một loạt các trường hợp mà người nộp thuế sẽ bị cơ quan thuế ra thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Các trường hợp đáng chú ý bao gồm:
Người nộp thuế thuộc diện rủi ro rất cao về thuế theo phân loại của cơ quan thuế.
Người nộp thuế có hành vi trốn thuế, hoặc bị xác định được thành lập để mua bán, sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
Có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ và bị cơ quan chức năng khởi tố.
Cơ quan công an, viện kiểm sát, tòa án có văn bản đề nghị cơ quan thuế ngừng sử dụng hóa đơn.
Điều này làm thay đổi cán cân quyền lực, buộc doanh nghiệp phải chủ động quản lý hồ sơ rủi ro thuế của mình để tránh bị đưa vào "danh sách đen".
3. Hành vi liên quan đến hóa đơn điện tử bị cấm
Nghị định 70 bổ sung hai hành vi bị cấm, nâng cao đáng kể mức độ rủi ro pháp lý cho các doanh nghiệp không tuân thủ:
- Hành vi không chuyển dữ liệu điện tử về cơ quan thuế theo quy định: Điều này khẳng định việc truyền dữ liệu không chỉ là một nghĩa vụ thủ tục mà là một yêu cầu pháp lý bắt buộc. Bất kỳ sự chậm trễ hay không thực hiện nào đều có thể bị coi là hành vi vi phạm.
- Hành vi làm giả hóa đơn, chứng từ: Làm rõ và nhấn mạnh tính chất nghiêm trọng của việc tạo ra các hóa đơn, chứng từ không có thật.
Những thay đổi này buộc doanh nghiệp phải xem xét lại toàn bộ quy trình quản lý hóa đơn, không chỉ để đảm bảo tính chính xác mà còn phải đảm bảo tính kịp thời và toàn vẹn của dữ liệu truyền đến cơ quan thuế.
Có thể thấy, Quy Định Mới Về Hóa Đơn Điện Tử 2025 Doanh Nghiệp Cần Biết không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là cơ hội để doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, nâng cao tính minh bạch và quản lý tài chính hiệu quả hơn. Việc cập nhật và áp dụng đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro xử phạt, đồng thời tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.
>>> Tham khảo: KHÓA HỌC KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỰC HÀNH
