Xử Lý Sai Sót Hóa Đơn Điện Tử Có Mã Cơ Quan Thuế

Sai sót khi lập hóa đơn điện tử vẫn xảy ra khá phổ biến, nhất là ở doanh nghiệp mới chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Nhiều kế toán lúng túng vì không biết xử lý hóa đơn điện tử viết sai như thế nào cho hợp lệ theo quy định mới.

Trong nội dung dưới đây, Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn cách xử lý sai sót hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP – văn bản đang có hiệu lực.

I. Xử lý sai sót hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

(Căn cứ: Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

1. Sai sót nhưng hóa đơn chưa gửi cho người mua

Người bán được hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn mới thay thế.

Không phải làm Mẫu 04/SS-HĐĐT vì dữ liệu chưa gửi lên cơ quan thuế.

2. Sai sót và hóa đơn đã gửi cho người mua

a) Sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế

→ Người bán chỉ cần thông báo cho người mua và không phải lập hóa đơn mới.

→ Không phải điều chỉnh thuế.

→ Không phải lập Mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế.

b) Sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất, sai tiền thuế, sai loại hàng hóa

→ Người bán và người mua lập biên bản xác nhận sai sót.

→ Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai.

→ Gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo sai sót đến cơ quan thuế.

Lưu ý:

Hóa đơn mới phải ghi rõ: "Thay thế cho hóa đơn mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…/…/…"

II. Xử lý hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế viết sai

(Căn cứ: Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

1. Sai sót nhưng chưa gửi cho người mua

Xử lý tương tự hóa đơn có mã:

• Nếu chỉ sai tên, địa chỉ → thông báo cho người mua, không lập lại hóa đơn.
• Nếu sai mã số thuế, số tiền, thuế suất… → lập hóa đơn thay thế.

2. Sai sót khi hóa đơn đã gửi cho người mua

a) Sai tên hoặc địa chỉ (đúng MST)

→ Thông báo cho người mua, không lập lại hóa đơn.

b) Sai mã số thuế, giá trị, thuế suất, tiền thuế, sai thông tin hàng hóa

→ Lập biên bản ghi nhận sai sót.

→ Lập hóa đơn thay thế và gửi người mua.

→ Đồng thời gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT lên cơ quan thuế.

 

III. Một số lưu ý quan trọng theo Nghị định 123 (hiện hành)

• Từ 01/7/2022, mọi xử lý sai sót hóa đơn phải theo NĐ 123, không áp dụng Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC nữa.
• Mẫu sử dụng để thông báo sai sót là Mẫu 04/SS-HĐĐT trong Phụ lục IB của Nghị định 123.
• Không còn khái niệm “hủy hóa đơn” như Nghị định 119 — thay vào đó là hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh.
• Nếu sai sót làm thay đổi nghĩa vụ thuế → phải khai bổ sung tờ khai thuế theo quy định.

IV. Kết luận

Kế toán doanh nghiệp cần cập nhật đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để xử lý sai sót kịp thời, tránh bị xử phạt từ Nghị định 125/2020/NĐ-CP (và mức phạt mới theo NĐ 310/2025/NĐ-CP).

Việc nắm rõ quy trình sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tránh kê khai sai và đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ.