Mức Xử Phạt Doanh Nghiệp Không Xuất Hóa Đơn Đúng Quy Định?

Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn không chỉ là chứng từ ghi nhận giao dịch mà còn là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp kê khai và nộp thuế. Tuy nhiên, thực tế vẫn còn nhiều trường hợp doanh nghiệp chậm xuất, không xuất hoặc lập hóa đơn sai quy định. Những hành vi này có thể dẫn đến mức phạt khá nặng theo quy định của pháp luật hiện hành. Bài viết dưới đây của Kế toán Lê Ánh sẽ giúp bạn nắm rõ các quy định và mức xử phạt cụ thể để tránh rủi ro cho doanh nghiệp.

1. Căn cứ pháp lý về xử phạt hóa đơn

Các quy định xử phạt hành vi vi phạm liên quan đến việc không xuất hóa đơn, chậm xuất hoặc lập sai hóa đơn hiện nay được căn cứ vào:

• Luật Quản lý thuế 2019 – quy định nguyên tắc chung về nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và trách nhiệm sử dụng hóa đơn chứng từ.
• Nghị định 125/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP) – quy định chi tiết mức phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ – quy định cụ thể về thời điểm lập hóa đơn, nội dung bắt buộc và trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc phát hành hóa đơn.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC – hướng dẫn về hóa đơn điện tử, bắt buộc doanh nghiệp áp dụng từ 01/7/2022.
• Các công văn hướng dẫn của Tổng cục Thuế và Cục Thuế địa phương – cập nhật chi tiết tình huống phát sinh trong thực tế.

Đây là hệ thống căn cứ pháp lý quan trọng mà kế toán và doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh rủi ro pháp lý và tài chính khi sử dụng hóa đơn.

Bảng tóm tắt căn cứ pháp lý về xử phạt hóa đơn

2. Các hành vi vi phạm về xuất hóa đơn thường gặp

Trong thực tế, doanh nghiệp có thể vô tình hoặc cố ý vi phạm quy định về hóa đơn. Một số hành vi phổ biến nhất bao gồm:

3.1. Không xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

• Doanh nghiệp phát sinh giao dịch nhưng không lập hóa đơn theo quy định.

Ví dụ: Nhà hàng phục vụ tiệc cưới trị giá 80 triệu đồng nhưng không xuất hóa đơn cho khách, nhằm tránh nộp thuế GTGT và TNDN.

3.2. Xuất hóa đơn chậm so với thời điểm quy định

• Thời điểm lập hóa đơn được quy định rõ tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Ví dụ: Công ty ký hợp đồng dịch vụ ngày 05/8, nhận đủ tiền nhưng đến 20/8 mới xuất hóa đơn → hành vi này bị coi là lập hóa đơn chậm.

3.3. Lập hóa đơn sai nội dung

• Sai tên, mã số thuế, đơn giá, số lượng, ngày tháng…

Ví dụ: Công ty X xuất hóa đơn cho khách hàng, nhưng điền sai mã số thuế của khách → phải điều chỉnh hoặc hủy, đồng thời có nguy cơ bị xử phạt.

3.4. Xuất hóa đơn khống, hóa đơn không đúng thực tế

• Lập hóa đơn cho giao dịch không phát sinh, hoặc ghi giá trị khác thực tế.

Ví dụ: Doanh nghiệp A và B thông đồng xuất hóa đơn khống giá trị 500 triệu đồng để nâng khống chi phí đầu vào. Đây là hành vi gian lận nghiêm trọng, bị xử phạt nặng, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự.

Các hành vi trên đều có mức xử phạt cụ thể theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP và văn bản sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp cần nắm rõ để phòng tránh rủi ro.

3. Mức xử phạt chi tiết theo từng hành vi

Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP), các hành vi vi phạm về hóa đơn sẽ bị xử phạt cụ thể như sau:

Hành vi vi phạm
Mức xử phạt tiền
Căn cứ pháp lý
Ví dụ thực tế
Không xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ
10 – 20 triệu đồng
Điều 24 NĐ 125/2020
Nhà hàng tổ chức tiệc cưới 80 triệu nhưng không lập hóa đơn cho khách.
Xuất hóa đơn chậm so với thời điểm quy định
4 – 8 triệu đồng (tùy số ngày chậm)
Điều 24 NĐ 125/2020
Doanh nghiệp thu tiền ngày 05/8 nhưng đến 20/8 mới xuất hóa đơn.
Lập hóa đơn sai nội dung (tên, MST, số tiền...)
3 – 5 triệu đồng
Điều 24 NĐ 125/2020
Xuất hóa đơn sai mã số thuế khách hàng, phải hủy và lập lại.
Xuất hóa đơn khống, hóa đơn không đúng thực tế
20 – 50 triệu đồng; có thể bị truy cứu hình sự nếu gian lận nghiêm trọng
Điều 28 NĐ 125/2020 & Bộ luật Hình sự
Công ty xuất hóa đơn khống 500 triệu để nâng chi phí.
Hủy, xóa bỏ hóa đơn sai quy định
4 – 8 triệu đồng
Điều 27 NĐ 125/2020
Doanh nghiệp tự ý xóa bỏ hóa đơn trên phần mềm mà không lập biên bản hủy.

👉 Có thể thấy, mức xử phạt không hề nhỏ, đặc biệt là hành vi không xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn khống có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và tài chính của doanh nghiệp.

4. Ảnh hưởng của việc vi phạm đến doanh nghiệp

Việc không xuất hóa đơn đúng quy định không chỉ khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính, mà còn kéo theo nhiều rủi ro khác:
5.1. Thiệt hại tài chính trực tiếp
Doanh nghiệp phải nộp tiền phạt theo mức quy định (từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng).

Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị truy thu thuế và tiền chậm nộp cho các giao dịch không xuất hóa đơn.

5.2. Chi phí hợp lệ bị loại khi tính thuế TNDN
Các chi phí liên quan đến hóa đơn sai, hóa đơn không hợp lệ sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Điều này làm tăng số thuế TNDN mà doanh nghiệp phải nộp.

5.3. Rủi ro về uy tín và quan hệ với đối tác
Việc không xuất hóa đơn cho khách hàng có thể khiến doanh nghiệp mất uy tín, khách hàng nghi ngờ tính minh bạch.

Đối tác, nhà đầu tư hoặc ngân hàng sẽ e ngại khi hợp tác, vì hồ sơ tài chính thiếu minh bạch.

5.4. Nguy cơ bị thanh tra, kiểm tra thuế
Một vi phạm nhỏ có thể dẫn đến kiểm tra toàn diện hoạt động kế toán – thuế.

Nếu phát hiện sai phạm lặp lại hoặc cố ý, doanh nghiệp có thể bị xử lý ở mức nghiêm trọng hơn, thậm chí bị chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra.

👉 Như vậy, việc tuân thủ quy định về hóa đơn không chỉ để tránh phạt, mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch, bền vững và tạo niềm tin với đối tác.
6. Cách khắc phục & phòng tránh vi phạm hóa đơn
Để tránh bị xử phạt và hạn chế rủi ro về hóa đơn, doanh nghiệp cần chủ động xây dựng quy trình quản lý chặt chẽ. Một số giải pháp quan trọng bao gồm:
6.1. Rà soát và cập nhật kịp thời quy định pháp luật
Thường xuyên theo dõi các Nghị định, Thông tư, Công văn của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế.

Đào tạo định kỳ cho kế toán về các điểm mới trong quản lý hóa đơn điện tử.

6.2. Tuân thủ thời điểm lập hóa đơn
Lập hóa đơn ngay khi phát sinh giao dịch theo đúng Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hạn chế việc “xuất gối đầu” hay “xuất dồn cuối tháng”, dễ dẫn đến vi phạm.

6.3. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín
Chọn nhà cung cấp được Tổng cục Thuế chấp thuận.

Đảm bảo tính năng lập, ký số, tra cứu, lưu trữ rõ ràng, tránh sai sót.

6.4. Kiểm soát nội bộ trước khi phát hành hóa đơn
Có bước kiểm tra chéo: kế toán lập → kế toán trưởng/giám đốc duyệt → mới phát hành.

Lập biên bản hủy/điều chỉnh hóa đơn khi có sai sót để hợp thức hóa đúng quy định.

6.5. Lưu trữ và đối chiếu định kỳ
Lưu hóa đơn điện tử đúng quy chuẩn, tránh mất mát dữ liệu.

Đối chiếu doanh thu – hóa đơn – hợp đồng hàng tháng để phát hiện sớm sai lệch.

✅ Checklist nhanh cho kế toán
Cập nhật đầy đủ quy định mới về hóa đơn.

Kiểm tra thời điểm xuất hóa đơn với từng giao dịch.

Dùng phần mềm hóa đơn điện tử chuẩn.

Lập & ký số hóa đơn có bước duyệt trước khi phát hành.

Lưu trữ hóa đơn điện tử và đối chiếu định kỳ với doanh thu.

👉 Với checklist trên, kế toán có thể chủ động kiểm soát hóa đơn hàng ngày, tránh những sai sót dẫn đến vi phạm và bị xử phạt.
Việc không xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn sai quy định có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng, đồng thời còn làm mất chi phí hợp lệ, ảnh hưởng uy tín và gây rủi ro pháp lý lâu dài. Do đó, nắm vững quy định và quy trình quản lý hóa đơn là yêu cầu bắt buộc đối với mọi kế toán và chủ doanh nghiệp.
👉 Nếu bạn muốn trang bị kiến thức vững chắc, bạn có thể tham khảo các khóa học tại Kế toán Lê Ánh:
Khóa Thuế Cơ bản: Giúp bạn nắm vững các loại thuế, quy trình kê khai – nộp thuế, xử lý các tình huống thực tế.

Khóa Kế toán Tổng hợp: Trang bị toàn diện kỹ năng hạch toán, lập báo cáo tài chính, sử dụng phần mềm kế toán và xử lý thuế cho doanh nghiệp.

📌 Tìm hiểu chi tiết tại: