Xử Lý Sai Sót Hóa Đơn Điện Tử Không Có Mã Của Cơ Quan Thuế

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã trở thành lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp nhằm rút ngắn thời gian phát hành hóa đơn và tối ưu quy trình bán hàng. Tuy nhiên, trong quá trình lập hóa đơn, các sai sót như sai tên khách hàng, sai mã số thuế, sai thuế suất hoặc sai tiền hàng… vẫn thường xuyên xảy ra.

Theo quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, mỗi loại sai sót sẽ có cách xử lý khác nhau: chỉ cần thông báo, lập hóa đơn điều chỉnh, hay phải lập hóa đơn thay thế. Kế toán cần nắm rõ để xử lý đúng – kịp thời – hợp lệ, tránh bị cơ quan thuế xuất toán hoặc xử phạt.

Bài viết dưới đây, giảng viên lớp học kế toán tổng hợp tại Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn đầy đủ và chính xác cách xử lý sai sót hóa đơn điện tử không có mã theo quy định hiện hành, kèm ví dụ thực tế để kế toán dễ áp dụng.

Xử lý sai sót hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế

Xem thêm: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

1. Căn cứ pháp lý mới nhất về xử lý sai sót hóa đơn điện tử không có mã

Hiện nay, quy định về hóa đơn điện tử KHÔNG còn áp dụng Nghị định 119/2018/NĐ-CP nữa, mà đã được thay thế bởi hệ thống văn bản sau:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC (và các văn bản sửa đổi, bổ sung nếu có của Bộ Tài chính) hướng dẫn Nghị định 123 về hóa đơn điện tử.

Các hướng dẫn xử lý sai sót hóa đơn điện tử (có mã và không có mã) hiện nay đều căn cứ vào Nghị định 123 và Thông tư 78, không còn áp dụng mẫu biểu tại Nghị định 119 hay Thông tư 68 nữa.

2. Nguyên tắc chung khi xử lý sai sót hóa đơn điện tử không có mã

Khi hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập và gửi cho người mua nhưng phát hiện sai (thông tin người mua, hàng hóa, thuế suất, tiền thuế…), doanh nghiệp cần:

Xác định loại sai sót:

• Sai nội dung nhưng không làm thay đổi nghĩa vụ thuế?
• Sai mã số thuế, tên người mua, tiền hàng, tiền thuế… làm thay đổi nghĩa vụ thuế?

Xác định thời điểm phát hiện sai:

• Phát hiện trước thời điểm kê khai thuế?
• Phát hiện sau khi đã kê khai thuế?

Lựa chọn cách xử lý phù hợp theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Điều chỉnh hóa đơn
• Hoặc hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới thay thế

(Chi tiết từng trường hợp bạn có thể triển khai trong các mục 3, 4, 5 của bài.)

3. Trường hợp người bán/người mua tự phát hiện sai sót

Khi người bán hoặc người mua phát hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót:

3.1. Trường hợp phải lập hóa đơn điều chỉnh

Áp dụng khi:

• Sai thông tin làm tăng/giảm tiền hàng, tiền thuế, thuế suất, hoặc
• Sai thông tin hàng hóa, số lượng, đơn giá… và hai bên muốn giữ nguyên hóa đơn ban đầu, chỉ điều chỉnh thêm.

Cách làm:

• Hai bên lập văn bản thỏa thuận về sai sót (có thể bằng biên bản điện tử).
• Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh:
  • Ghi rõ: “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…”
  • Điều chỉnh đúng phần tiền, thuế… theo thỏa thuận.
• Kế toán hạch toán bổ sung tăng/giảm doanh thu, thuế GTGT đầu ra/đầu vào theo hóa đơn điều chỉnh.
• Thực hiện kê khai bổ sung nếu đã kê khai thuế và sai sót ảnh hưởng đến số thuế phải nộp/khấu trừ.

3.2. Trường hợp hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới thay thế

Áp dụng khi:

• Sai nặng, mang tính bản chất, hoặc
• Sai thông tin không thể sửa bằng điều chỉnh (ví dụ: sai mã số thuế người mua, sai cơ sở kinh doanh…),
• Hai bên thống nhất hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới.

Cách làm:

• Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ lý do hủy.
• Người bán hủy hóa đơn điện tử sai theo quy định trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử.
• Lập hóa đơn điện tử mới thay thế: Ghi rõ: “Thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…”.
• Kê khai, hạch toán theo số liệu trên hóa đơn mới.

4. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo

Khi cơ quan thuế kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử và phát hiện sai sót, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán (theo mẫu tương ứng hướng dẫn tại Nghị định 123).

Người bán cần:

• Kiểm tra lại dữ liệu hóa đơn theo nội dung thông báo.
• Trong thời hạn quy định (thông thường là 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo), người bán:
  • Lập thông báo sai sót,
  • Hủy hoặc điều chỉnh hóa đơn theo yêu cầu,
  • Lập hóa đơn mới thay thế (nếu cần) và gửi lại cho người mua.

5. Một số lưu ý kế toán khi xử lý sai sót hóa đơn điện tử không có mã

Luôn lưu trữ đầy đủ: văn bản thỏa thuận, biên bản sai sót, thông báo với cơ quan thuế, hóa đơn điều chỉnh/thay thế… để phục vụ thanh tra, kiểm tra.

Phân biệt rõ:

• Hóa đơn điều chỉnh → không xóa hóa đơn cũ, chỉ bổ sung.
• Hóa đơn thay thế → hóa đơn cũ bị hủy, chỉ còn hóa đơn mới có hiệu lực.

Đối chiếu giữa: Hệ thống hóa đơn điện tử – sổ sách kế toán – tờ khai thuế để tránh lệch dữ liệu.

Khi sai sót ảnh hưởng đến số thuế phải nộp hoặc được khấu trừ, cần thực hiện: Kê khai bổ sung theo đúng quy định Luật Quản lý thuế và Nghị định xử phạt (hiện hành là NĐ 125/2020/NĐ-CP và NĐ sửa đổi nếu có).