Nội Dung Bắt Buộc Trên Hóa Đơn Điện Tử Theo Nghị Định 254/2026/NĐ-CP

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP gồm các thông tin chính về hóa đơn, người bán, người mua, hàng hóa hoặc dịch vụ, tiền thuế, chữ ký số, thời điểm lập, thời điểm ký số và mã của cơ quan thuế. Các tiêu thức cần được thể hiện đầy đủ, chính xác theo từng trường hợp áp dụng để bảo đảm tính hợp lệ của hóa đơn.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng các văn bản sửa đổi theo Điều 43. Kể từ thời điểm này, hóa đơn điện tử được lập theo quy định mới tại Điều 10.

Bài viết sau, Kế toán Lê Ánh sẽ phân tích cụ thể từng tiêu thức phải thể hiện trên hóa đơn, cách ghi nhận theo từng trường hợp và những thông tin doanh nghiệp được phép bổ sung để kế toán thuận tiện đối chiếu khi lập, nhận và kiểm tra hóa đơn.

1. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử gồm những gì?

Khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn phải có mười nhóm nội dung, đánh dấu từ điểm a đến điểm k. Đây là khung tiêu thức tối thiểu áp dụng cho hầu hết hóa đơn điện tử, làm căn cứ để cơ quan thuế và người mua xác định hóa đơn hợp lệ.

Mười nhóm tiêu thức bắt buộc bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn (điểm a). Ví dụ tên hóa đơn ghi rõ "HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG" hay "HÓA ĐƠN BÁN HÀNG" tùy loại đang sử dụng.
• Số hóa đơn (điểm b), là số thứ tự do người bán lập theo trình tự liên tục.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán (điểm c), khớp đúng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký hộ kinh doanh.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua (điểm d).
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất, tổng tiền thuế theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế và tổng tiền thanh toán đã có thuế (điểm đ).
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua (điểm e); hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ khi hai bên có thỏa thuận.
• Thời điểm lập hóa đơn (điểm g), hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm dương lịch.
  Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử (điểm h).
• Mã của cơ quan thuế áp dụng cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (điểm i).
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại nếu có và các nội dung liên quan khác nếu có (điểm k).

Kế toán nên hiểu đây là danh mục kiểm tra trước khi phát hành. Thiếu một trong các tiêu thức trên, hóa đơn có nguy cơ bị xem là lập sai và phải xử lý điều chỉnh hoặc thay thế theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

2. Chi tiết từng tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Phụ lục "Nội dung của hóa đơn" kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn cụ thể cách ghi từng tiêu thức. Nắm rõ phần chi tiết này là cách kế toán tránh những lỗi hình thức thường bị cơ quan thuế nhắc khi kiểm tra.

Tên, ký hiệu và ký hiệu mẫu số hóa đơn

Tên hóa đơn là tên của từng loại theo Điều 8, chẳng hạn "HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG", "HÓA ĐƠN BÁN HÀNG", "TEM, VÉ, THẺ". Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn ghi theo quy định của Bộ Tài chính tại Phụ lục I Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Ký hiệu hóa đơn là nhóm sáu ký tự; ký tự đầu là chữ C hoặc K, chữ C thể hiện hóa đơn có mã của cơ quan thuế, chữ K thể hiện hóa đơn không có mã, hai ký tự tiếp theo là hai số cuối của năm lập.

Số hóa đơn

Số hóa đơn ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm, tối đa đến 99.999.999. Ví dụ một doanh nghiệp bắt đầu dùng dải hóa đơn mới từ ngày 01/01/2026 thì hóa đơn đầu tiên mang số 1, các hóa đơn sau tăng liên tục theo thứ tự.

Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán

Ba thông tin này ghi khớp đúng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh hoặc đăng ký thuế. Hộ kinh doanh dùng chung một mã số thuế cho nhiều cửa hàng phải thể hiện rõ tên, mã và địa chỉ của từng địa điểm kinh doanh trên hóa đơn. Doanh nghiệp xăng dầu phải ghi rõ mã và địa chỉ từng địa điểm kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Thông tin người mua

• Người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế theo đúng giấy chứng nhận đăng ký.
• Người bán được viết tắt một số danh từ thông dụng khi tên hoặc địa chỉ quá dài, chẳng hạn "Cổ phần" thành "CP", "Trách nhiệm hữu hạn" thành "TNHH", "Thành phố" thành "TP", nhưng phải đủ số nhà, tên đường, phường, xã, tỉnh để xác định chính xác.
• Khách hàng là người tiêu dùng cung cấp thông tin thì ghi tên, địa chỉ, số định danh cá nhân; khách không cung cấp thì hóa đơn ghi rõ "Bán cho người tiêu dùng".
• Cần lưu ý: hóa đơn không có thông tin người mua hoặc ghi "Bán cho người tiêu dùng" không có giá trị để hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế.

Ví dụ, một doanh nghiệp mua văn phòng phẩm nhưng nhận hóa đơn ghi "Bán cho người tiêu dùng" thì khoản chi này không đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Hàng hóa, dịch vụ và tiền thuế

Hóa đơn ghi tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá của từng mặt hàng, tiếp đến là thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất, tổng tiền thuế theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế và tổng tiền thanh toán đã có thuế.

Trường hợp một hóa đơn có nhiều thuế suất khác nhau, kế toán phải tách tổng tiền thuế theo từng mức thuế suất chứ không gộp chung.

3. Quy định về chữ viết, chữ số và đồng tiền trên hóa đơn điện tử

Điểm 8 Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chữ viết trên hóa đơn là tiếng Việt, chữ số là chữ số Ả-rập, đồng tiền là đồng Việt Nam ký hiệu quốc gia "đ". Đây là nhóm quy tắc hình thức nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của hóa đơn.

Kế toán cần nắm ba nguyên tắc sau:

• Chữ viết là tiếng Việt. Khi cần ghi thêm tiếng nước ngoài, phần tiếng nước ngoài đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt, cỡ chữ nhỏ hơn. Hóa đơn dùng tiếng Việt không dấu phải bảo đảm không dẫn tới cách hiểu sai lệch.
• Chữ số là chữ số Ả-rập. Người bán được chọn cách đặt dấu phân cách: dùng dấu chấm sau hàng nghìn và dấu phẩy trước phần thập phân, hoặc ngược lại theo thông lệ ghi chứng từ kế toán.
• Đồng tiền là đồng Việt Nam. Nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định về ngoại hối thì đơn giá, thành tiền, tiền thuế và tổng thanh toán ghi bằng ngoại tệ, đồng thời thể hiện tỷ giá ngoại tệ quy đổi ra đồng Việt Nam. Ví dụ một hóa đơn xuất khẩu dịch vụ ghi 13.800,25 USD sẽ kèm tỷ giá tại thời điểm lập; khi hàng hóa được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng thanh toán để nguyên ngoại tệ, không quy đổi.

4. Chữ ký số và thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

Điểm 6 và điểm 7 Phụ lục phân định rõ chữ ký số và thời điểm ký số. Hai tiêu thức này thường bị nhầm lẫn nhưng lại là điểm cơ quan thuế đối chiếu đầu tiên khi xác định hóa đơn đã chuyển dữ liệu đúng hạn hay chưa.

Về chữ ký số

Người bán là doanh nghiệp hoặc tổ chức thì dùng chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; người bán là cá nhân thì dùng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền; nhà cung cấp ở nước ngoài dùng chữ ký điện tử theo pháp luật giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, kể cả khi bán cho khách hàng ở nước ngoài. Chỉ khi người mua là cơ sở kinh doanh và hai bên thỏa thuận đáp ứng điều kiện kỹ thuật, hóa đơn mới có chữ ký số của cả người bán và người mua.

Về thời điểm ký số

Đây là thời điểm người bán, người mua dùng chữ ký số để ký trên hóa đơn, hiển thị theo ngày, tháng, năm dương lịch. Khi thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn, thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã hoặc chuyển dữ liệu chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập. Người bán kê khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn.

Ví dụ, người bán lập hóa đơn vào chiều thứ Sáu nhưng ký số và chuyển dữ liệu vào sáng thứ Hai tuần kế tiếp thì vẫn đúng hạn, do thứ Bảy và Chủ nhật không phải ngày làm việc.

5. Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Khoản 4 Điều 10 quy định hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu tới cơ quan thuế được ghi theo nhóm nội dung rút gọn hơn hóa đơn thông thường, phù hợp đặc thù bán lẻ nhanh tại quầy.

Hóa đơn loại này phải có:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
• Thông tin người mua gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại theo quy định, nếu người mua yêu cầu.
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Tổ chức kinh tế nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế suất, tiền thuế và tổng thanh toán đã có thuế.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn có mã, hoặc dữ liệu điện tử để người mua tra cứu, kê khai thông tin hóa đơn từ máy tính tiền.

Người bán gửi hóa đơn cho người mua bằng tin nhắn, thư điện tử hoặc cung cấp đường dẫn, mã QR để tra cứu, tải hóa đơn. Ví dụ một cửa hàng tiện lợi hay quán ăn dùng máy tính tiền có thể in hóa đơn kèm mã QR để khách quét và tải bản điện tử, thay cho thao tác nhập đầy đủ thông tin người mua.

6. Các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ nội dung bắt buộc

Điểm 9 Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép một nhóm giao dịch đặc thù được lược bớt một số tiêu thức. Kế toán cần đọc kỹ phần này để không nhầm giữa hóa đơn được lược tiêu thức hợp pháp và hóa đơn lập thiếu nội dung.

Các trường hợp phổ biến:

• Chữ ký số người mua. Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, kể cả khi bán cho khách nước ngoài.
• Hóa đơn cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua.
• Bán lẻ tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim cho khách cá nhân không cung cấp thông tin thì hóa đơn không nhất thiết có tên, địa chỉ, số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua.
• Bán xăng dầu cho khách cá nhân không cung cấp thông tin thì lược các chỉ tiêu tên, địa chỉ, số định danh và chữ ký số của người mua.
• Tem, vé, thẻ không nhất thiết có chữ ký số của người bán (trừ tem, vé, thẻ do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua, tiền thuế và thuế suất. Tem, vé, thẻ đã có sẵn mệnh giá thì lược tiếp đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
• Dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử theo thông lệ quốc tế cho cá nhân không kinh doanh thì lược ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự, thuế suất, mã số thuế, địa chỉ người mua và chữ ký số của người bán.
• Hoạt động xây dựng, lắp đặt và xây nhà để bán thu tiền theo tiến độ thì hóa đơn không nhất thiết có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thể hiện các thông tin đặc thù về lệnh điều động, người nhận, người xuất, kho xuất, kho nhận, phương tiện vận chuyển thay cho các tiêu thức thanh toán.

Ví dụ, một siêu thị bán hàng cho khách lẻ không lấy hóa đơn ghi thông tin cá nhân thì hóa đơn để trống phần người mua và ghi "Bán cho người tiêu dùng", đây là cách xử lý đúng quy định chứ không phải lập thiếu.

7. Nội dung khác được phép thể hiện thêm trên hóa đơn

Khoản 5 Điều 10 cho phép người bán tạo thêm một số thông tin ngoài tiêu thức bắt buộc, phục vụ nhận diện thương hiệu và quản lý nội bộ, miễn là không che khuất nội dung bắt buộc.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có thể bổ sung:

• Thông tin nhóm ngành nghề tương ứng hàng hóa, dịch vụ trên dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng XML gửi cơ quan thuế, khuyến khích áp dụng cho hóa đơn bán hàng của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
• Biểu trưng, logo, nhãn hiệu, hình ảnh đại diện của người bán.
• Thông tin quản lý giao dịch như số hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác theo yêu cầu quản lý.

Ranh giới cần nhớ: các thông tin tạo thêm mang tính hỗ trợ, không được thay thế hay làm mờ tiêu thức bắt buộc tại khoản 1. Ví dụ, doanh nghiệp đưa logo lên góc hóa đơn là hợp lệ, nhưng logo không được che phần mã số thuế hay tổng tiền thanh toán.

8. Nội dung một số loại hóa đơn đặc thù

Ngoài hóa đơn thông thường, Điều 10 còn dẫn chiếu nội dung cho một số loại hóa đơn riêng. Kế toán phụ trách các lĩnh vực đặc thù cần đối chiếu đúng mẫu và văn bản áp dụng để tránh dùng sai biểu mẫu.

Ba nhóm cần lưu ý:

• Hóa đơn bán tài sản công thực hiện theo Mẫu số 07/TSC-HĐ ban hành kèm Nghị định 186/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công (khoản 6 Điều 10).
• Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế bảo đảm nội dung tại Điều 10 và theo quy định của Bộ Tài chính (khoản 7 Điều 10).
• Hóa đơn điện tử tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí phải có đủ nội dung của cả hóa đơn điện tử và biên lai điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu, khi tổ chức thu thuế, phí và người cung cấp dịch vụ cùng thu tiền của một khách hàng.

Điểm chung của cả ba nhóm là vẫn phải bảo đảm khung nội dung tại Điều 10, phần đặc thù chỉ bổ sung thêm chứ không thay thế tiêu thức bắt buộc.

9. Định dạng và hiển thị nội dung hóa đơn điện tử

Điều 3 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định hóa đơn điện tử sử dụng định dạng dữ liệu XML, gồm thành phần dữ liệu nghiệp vụ và thành phần dữ liệu chữ ký số. Định dạng chuẩn là cơ sở để hóa đơn truyền, nhận, lưu trữ và hiển thị thống nhất giữa các hệ thống.

Yêu cầu về hiển thị đặt ra hai nội dung kế toán cần bảo đảm.

• Thứ nhất, hóa đơn điện tử phải hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung, không dẫn tới cách hiểu sai lệch, để người mua đọc được bằng phương tiện điện tử.
• Thứ hai, bản thể hiện của hóa đơn phản ánh đúng dữ liệu gốc; các thông tin tạo thêm như logo hay nhóm ngành nghề hiển thị kèm nhưng không làm sai lệch tiêu thức bắt buộc.

Cục Thuế công bố thành phần dữ liệu nghiệp vụ và cung cấp công cụ hiển thị nội dung hóa đơn theo Thông tư này.

10. Lỗi thường gặp về nội dung hóa đơn và cách xử lý

Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai, tách thành hai nhóm theo mức độ sai sót. Phân biệt đúng hai nhóm này là cách kế toán chọn phương án xử lý phù hợp, tránh lập thừa hóa đơn điều chỉnh không cần thiết.

Nhóm thứ nhất là sai sót không phải lập lại hóa đơn.

Khi sai về tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hay tên hàng hóa, người bán thông báo cho người mua và gửi thông báo tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, không phải lập lại hóa đơn.

Nhóm thứ hai là sai sót phải điều chỉnh hoặc thay thế.

Khi sai mã số thuế, tên hàng hóa không đúng quy cách chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác, người bán lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế. Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm"; hóa đơn thay thế phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".

Ví dụ, hóa đơn ghi sai mã số thuế người mua thuộc nhóm phải điều chỉnh hoặc thay thế, còn hóa đơn chỉ ghi nhầm một ký tự trong địa chỉ mà không sai mã số thuế thì thuộc nhóm chỉ cần thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT. 

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP xoay quanh mười tiêu thức tại khoản 1 Điều 10 và phần hướng dẫn chi tiết ở Phụ lục. Kế toán chỉ được lược bớt tiêu thức khi giao dịch thuộc đúng nhóm nêu tại điểm 9 Phụ lục, ngoài phạm vi đó, thiếu tiêu thức nào thì hóa đơn phải điều chỉnh hoặc thay thế. Rà soát hóa đơn theo danh mục tiêu thức trước khi phát hành là cách phòng ngừa rủi ro bị loại chi phí và bị xử lý hóa đơn lập sai.

Nắm được các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử là bước đầu, nhưng khi làm kế toán thuế thực tế, người làm kế toán còn phải biết kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, xác định đúng thời điểm lập hóa đơn, xử lý hóa đơn sai sót, kê khai thuế và hoàn thiện hồ sơ chứng từ cho từng nghiệp vụ phát sinh.

Nếu bạn muốn hệ thống lại kiến thức và thực hành trực tiếp các nghiệp vụ này trên chứng từ, tình huống thực tế, có thể tham khảo Khóa học kế toán thuế thực hành tại Kế toán Lê Ánh. Chương trình phù hợp với người muốn nâng cao kỹ năng xử lý công việc kế toán thuế, từ hóa đơn – chứng từ, kê khai các sắc thuế đến rà soát và xử lý những tình huống thường gặp tại doanh nghiệp.