Hướng dẫn cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ khoa học

Sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán khoa học là việc làm rất quan trọng. Việc sắp xếp chứng từ kế toán khoa học sẽ giúp công tác tổ chức kế toán hiệu quả hơn. Bài viết dưới đây, Kế toán Lê Ánh sẽ Kế toán Lê Ánh sẽ chia sẻ với các bạn cách tổ chức, sắp xếp chứng từ kế toán khoa học, của các kế toán trưởng hiện đang giảng dạy tại lớp học kế toán thực hành Lê Ánh.

1. Cách sắp xếp chứng từ gốc khoa học.

Chứng từ gốc được sắp xếp theo thứ tự trong bảng kê thuế đầu vào đầu ra hàng kỳ (Tháng, Qúy). Các hóa đơn đầu vào và đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng kỳ đã nộp cho cơ quan Thuế.

Các chứng từ đính kèm của chứng từ gốc:

  • Hóa đơn bán ra kẹp cùng chứng từ thanh toán (phiếu thu, giấy báo có …), ngoài ra kẹp thêm phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế và thanh lý hợp đồng (nếu có).
  • Hóa đơn mua vào kẹp cùng chứng từ thanh toán ( phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ…) và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
  • Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có. ,...

Kế toán ghi nhớ:

- Các chứng từ cần có đầy đủ chữ ký theo chức danh.

- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.

2. Cách sắp xếp báo cáo nộp cho cơ quan thuế khoa học

Các báo cáo thường kỳ nộp cho cơ quan Thuế sắp xếp, phân loại theo năm.  Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Cụ thể, Kế toán làm như sau:

  • Mở folder lưu tờ khai thuế cho từng năm
  • Sau đó, chia các file bằng các ngăn chia file lưu theo từng loại thuế
  • Tách riêng một file lưu các văn bản liên quan cơ quan thuế

3. Cách lưu trữ hợp đồng và sắp xếp các chứng từ đính kèm

- Tất cả các hợp đồng gốc có dấu đỏ được tập hợp lại và lưu trữ tại phòng kế toán của DN. Trong trường hợp có từ 2 bản gốc của hợp đồng trở lên thì Phòng Kế toán sẽ giữ 1 bản, bản còn lại có thể lưu tại các bộ phận khác theo yêu cầu. 

- Hợp đồng được tập hợp và phân loại theo từng dự án, Kế toán cần tạo Folder lưu trữ riêng và dán tên dự án ở gáy để dễ tổ chức, theo dõi.

- Kế toán không nên cho các bộ phận khác mang hợp đồng gốc ra ngoài để tránh tình trạng mất chứng từ gốc.

- Kế toán lưu hợp đồng kinh tế đồng bộ cùng các tài liệu sau:

  • Tờ trình, kế hoạch (nếu cho riêng hơp đồng này thì là bản gốc, nếu cho tổng thể nhiều hợp đồng thì là bản photo)
  • Các bộ hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt ký hợp đồng như hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu, báo giá....
  • Hợp đồng gốc Học kế toán thực hành ở đâu tốt nhất tại TP HCM và Hà Nội
  • Các phụ lục ký thêm
  • Các phiếu chi, UNC photo từng lần thanh toán
  • Biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý
  • Các chứng từ nộp thuế (nếu có)
  • Các hoá đơn đỏ, phiếu nhập xuất kho photo
  • Bảng tính lãi vay thanh toán nếu vay cá nhân, bảng tính lãi vay nếu vay NH
  • Các biên bản thoả thuân khác nếu có
  • Các hồ sơ chứng từ khác có liên quan

4. Cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ lương

Kế toán theo dõi, sắp xếp chứng từ lương như sau:
- Hàng năm, kế toán tạo một folder lương cho từng năm để lưu bảng lương theo từng tháng trong năm
- Để dễ theo dỗi, Kế toán dùng các chia file để lưu các bảng thanh toán lương theo từng tháng và một file riêng về các quyết định hoặc chứng từ có liên quan đến lương trong năm đó.
- Chứng từ lương lưu hàng tháng cần lưu bao gồm: Bảng thanh toán lương có ký duyệt, bảng lương chuyển ngân hàng và UNC photo (nếu thanh toán qua ngân hàng), các bảng ký nhận lương bằng tiền mặt của người lao động. Ngoài ra là các chứng từ khác có phát sinh tăng hoặc giảm lương của người lao động.

5. Cách sắp xếp, lưu trữ phiếu Nhập, Xuất kho

Các phiếu xuất kho, Kế toán lưu cùng:

  • Đề nghị xuất kho có phê duyệt
  • Bản dự toán nguyên vật liệu đã được phê duyệt tổng thể (bản photo)
  • Biên bản giao nhận hàng hoá của mỗi lần xuất kho.

Các phiếu nhập kho, Kế toán lưu cùng:

  • Hoá đơn mua vào
  • Biên bản giao hàng
  • Hợp đồng mua
  • Đề nghị mua hàng

6. Cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ thanh toán

Các phiếu chi, UNC lưu cùng:

  • Các đề nghị thanh toán, đề nghi tạm ứng có ký duyệt của Giám đốc.
  • Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều lần chi tiền cho một kế hoạch tổng thể đã được phê duyệt thì cần kèm theo bản photo của kế hoạch đó ở mỗi lần chi và có bản ký xác nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thế.
  • Các khoản chi có định mức như xăng xe thì phải được kèm theo các bản theo dõi km có xác nhận của đội xe, phòng hành chính hoặc bộ phận chức năng trong doanh nghiệp.
  • Các khoản chi theo quyết định của Ban giám đốc sẽ phải ghi rõ theo quyết định nào và photo quyết định đó kèm theo
  • Xác nhận trả nợ gốc và lãi của NH nếu là các khoản vay

Các phiếu thu, giấy báo có lưu cùng:

7. Cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ của Tiền và các khoản tương đương tiền

Kế toán tạo một folder chia các file để lưu các tài liệu như sau:

  • Các biên bản đối chiếu, kiểm kê quỹ tiền mặt
  • Các biên bản xác nhận số dư tại các ngân hàng
  • Các tờ khai mở tài khoản ở các ngân hàng
  • Các hợp đồng gửi tiết kiệm và thanh lý hợp đồng gửi tiết kiệm từng lần
  • Các quyết định liên quan đến việc xử lý hao hụt quỹ tiền mặt...

8. Cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ tài sản của doanh nghiệp

Kế toán nên lưu chứng từ tài sản của công ty theo riêng một folder và chia ra các file (ứng với mỗi tài sản một file). Mỗi tài sản cần có các chứng từ đính kèm sau:

  • Tờ trình được phê duyệt mua TS
  • Các QĐ phê duyệt thầu, chỉ định thầu, báo giá theo yêu cầu của DN
  • Hợp đồng mua tài sản ký kết với người bán
  • Tài liệu kỹ thuật về tiêu hao nhiên liệu của tài sản
  • Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán tài sản
  • Biên bản giao nhận TS giữa bên bán và DN
  • Biên bản bàn giao đưa vào sử dụng có ký nhận của người sử dụng hoặc phụ trách
  • Quyết định khấu hao gồm có số năm khấu hao, thời điểm khấu hao do Giám đốc, Kế toán trưởng phê duyệt
  • Mã tài sản theo sổ sách kế toán
  • Biên bản kiểm kê tài sản từng kỳ
  • Thẻ theo dõi tài sản cố định
  • Bộ hồ sơ thanh lý tài sản:  Tờ trình thanh lý, phê duyệt thanh lý, hội đồng thanh lý, quyết định thanh lý, biên bản thanh lý, quyết định ngừng khấu hao, hoá đơn thanh lý photo
  • QĐ luân chuyển tài sản công ty từ bộ phận này sang bộ phận khác
  • Các chứng từ khác liên quan.

9. Cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ công nợ

Kế toán lưu trữ hồ sơ công nợ theo một folder riêng và chia thành các file như sau:

  • Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, quý năm
  • Các biên bản thoả thuân đối trừ công nợ
  • Các quyết định xử lý công nợ
  • Các công văn đòi nợ từng lần của các món nợ 

10. Cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ pháp lý

Kế toán sắp xếp chứng từ pháp lý theo 1 folder riêng để lưu trữ. Đồng thời chia folder đó thành các file như sau:

  • Các biên bản họp, các nghị quyết, quyết định của Hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị liên quan đến tài chính
  • Đăng ký KD có công chứng của từng lần thay đổi
  • Các Uỷ quyền có liên quan đến Tài chính - Kế toán Các đăng ký KD của các đơn vị đối tác khi ký hợp đồng nếu có
  • Các quy chế, điều lệ của công ty
  • Các tờ trình tổng thể được phê duyệt một lần

Bài viết liên quan:

- Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT theo thông tư mới nhất

- Cách xử lý khi viết sai hóa đơn GTGT

KẾ TOÁN LÊ ÁNH

  Chuyên đào tạo các khóa học kế toán thực hành và làm dịch vụ kế toán thuế trọn gói tốt nhất thị trường

 (Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)

Hướng dẫn cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ khoa học