11 Việc cần làm trước khi quyết toán thuế

Có rất nhiều việc cần làm trước khi quyết toán Thuế. Bài viết này, Kế toán Lê Ánh hướng dẫn 11 việc phải làm trước khi quyết toán Thuế mà Kế toán cần lưu ý như sau.

>>>Xem thêm: Doanh nghiệp được ký hợp đồng thời vụ bao nhiêu lần

I. HẠCH TOÁN HÓA ĐƠN TRƯỚC KHI QUYẾT TOÁN THUẾ 

Hóa đơn đầu ra, đầu vào:

• Đối chiếu bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra với hóa đơn thực tế xem hóa đơn có đủ hay không, có hóa đơn nào chưa được kê khai hay không? Nếu phát hiện ra các hóa đơn chưa kê khai, kế toán cần tiến hành kê khai bổ sung trước thời điểm cơ quan Thuế có quyết định quyết toán doanh nghiệp.
• Các hóa đơn đầu vào tháng (quý) nào nên kẹp ngay sau tờ khai thuế GTGT của tháng(quý) đó để kiểm soát dễ dàng. Khi cơ quan thuế vào kiểm tra cũng nhanh hơn.
• Kiểm tra tính hợp lý của hóa đơn, xem hóa đơn có đầy đủ tiêu thức hay không? Các chỉ tiêu trên hóa đơn có bị tẩy xóa hay không?

- Có đủ ngày, tháng. Ngày, tháng trên hóa đơn có phù hợp với ký hiệu hóa đơn hay không? Ví dụ hóa đơn ký hiệu là TB/17P thì ngày hóa đơn không thể là của năm 2015,  2016 được, vì hóa đơn này được phát hành vào năm 2017.

- Hóa đơn đó đã được thông báo phát hành với cơ quan Thuế chưa?

- Tên đơn vị, địa chỉ, mst đơn vị trên hóa đơn phải viết đúng. Nếu chưa viết đúng thì nên xin biên bản điều chỉnh hóa đơn kẹp vào cùng hóa đơn. Tránh bị bóc thuế oan. Lưu ý 1 số trường hợp được viết tắt nhưng việc viết tắt đó không khiến người đọc hiểu sai về tên, địa chỉ của công ty.

- Có phản ánh đúng thuế suất phù hợp với từng mặt hàng hay không? Ví dụ mặt hàng phần mềm hoặc nông sản chưa qua chế biến không thể là 10% được, mà phải là 0%. Vì vấn đề này còn ảnh hưởng tới việc được khấu trừ bao nhiêu thuế GTGT đầu vào (theo quy định thì chỉ được khấu trừ theo số đúng, trường hợp này là 0%)

- Số tiền bằng chữ, bằng số có đúng không (phải thể hiện cùng 1 số)

- Hóa đơn có bị rách, bị gạch, tẩy xóa hay không

- Có đóng dấu treo của người bán hàng hay không. Trừ trường hợp một số đơn vị được phép không đóng dấu lên hóa đơn. Những trường hợp này thường rơi vào hóa đơn tiền điện, viễn thông và 1 số đơn vị khác được cơ quan thuế chấp nhận bằng văn bản (để chuẩn thì nên xin bản scan công văn đó của người bán)

- Kiểm tra tính hợp lý của các hóa đơn mua vào, xem có hóa đơn nào có nội dung không phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị hay không? Nội dung hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn phải phù hợp với hợp đồng, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao. Trong trường hợp số lượng hàng hóa, dịch vụ thể hiện quá 10 dòng thì phải làm bảng kê kèm theo. Các dịch vụ như ăn uống thì phải có danh sách món ăn kèm theo.

- Đối với hóa đơn đầu ra. Nếu là bán hàng hóa thì phải có biên bản giao nhận hàng hóa đi kèm (ngày trên biên bản giao nhận hàng trùng với ngày trên hóa đơn); đối với cung cấp dịch vụ thì phải có biên bản nghiệm thu hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, vận tải (ngày trên biên bản cũng phải trùng ngày trên hóa đơn trừ trường hợp đơn vị có thu tiền trước thì ngày hóa đơn phải là ngày thu tiền trước)

Khi quyết toán thuế doanh nghiệp cần lưu ý về nguồn gốc hóa đơn đầu vào, đầu ra hợp lý 

Lưu ý trường hợp xuất mã hàng khác nhau giữa đầu vào và đầu ra

Một số doanh nghiệp mua hàng hóa theo hóa đơn GTGT ghi một mặt hàng, nhưng thực chất là một mặt hàng có nhiều hơn một chủng loại, quy cách của mặt hàng đó. Khi DN xuất hóa đơn bán ra khách hàng lại yêu cầu xuất đúng chủng loại quy cách của mặt hàng đó theo số lượng tương ứng. Lúc đó sẽ có sự khác nhau giữa tên hàng mua vào và bán ra nếu không chứng minh được hàng hóa bán ra là chi tiết từ hàng hóa mua vào thì sẽ không- được chấp nhận đầu vào và phải nộp thuế TNDN trên doanh số bán ra này. Kế toán lúc nhận hóa đơn cần phải chú ý.

1. Khoản mục về tiền và những giá trị tương đương tiền 
2. Xem có biên bản kiểm kê quỹ cuối năm hay không,
3. Kiểm tra xem số tiền trên biên bản kiểm kê quỹ có khớp với số dư trên sổ quỹ, trên bảng CĐPS hay không?
4. Kiểm tra sổ quỹ tiền mặt xem có thời điểm nào quỹ bị âm hay không? Nếu có hiện tượng âm quỹ, cần điều chỉnh lại hoặc làm giấy vay, mượn tiền bổ sung vốn lưu động của doanh nghiệp.
5. Kiểm tra số phát sinh bên có tk 111 đối ứng với nợ tk chi phí, xem có khoản chi nào vượt quá 20trđ hay không? kiểm tra xem những khoản đó là chi cho hóa đơn hay chi tiền từ các chứng từ khác.

Nếu chi tiền cho hóa đơn => Thuế GTGT không được khấu trừ + CP bị loại ra khỏi quyết toán thuế TNDN.

5. Kiểm tra toàn bộ các phiếu thu, chi xem có hợp lý, hợp lệ không? Có đủ chứng từ đi kèm phiếu thu, chi không?
6. Kiểm tra số dư tiền mặt trên sổ quỹ tại thời điểm có phát sinh những khoản vay xem có lớn hay không? Vì nếu số dư tiền mặt quá lớn mà vẫn đi vay, cơ quan thuế có thể sẽ loại chi phí lãi vay của lần nhận nợ đó. Vì họ sẽ đặt câu hỏi :" vì sao tiền mặt còn nhiều như vậy mà vẫn đi vay". Cái này có thể sẽ có những doanh nghiệp cần phải tích trữ 1 lượng tiền để phục vụ cho việc chi trả những khoản chi trong kế hoạch ngắn hạn trước mắt. Đơn vị có đủ hồ sơ chứng minh được lý do đó thì chi phí lãi tiền vay vẫn ok.
7. Kiểm tra số dư các tài khoản ngân hàng với Tờ sao kê tháng 12 (biên bản xác nhận số dư tài khoản tại thời điểm 31/12) có khớp hay không? Số dư tại sổ tài khoản ngân hang phải khớp với số dư trên sổ phụ. Kế toán cũng cần tập hợp riêng các giấy báo có, báo nợ, ủy nhiệm chi cho hoạt động thanh toán qua ngân hang.
8. Đối với các khoản tiền gửi có kỳ hạn, kiểm tra lại từng khoản tiền gửi, số tiền gửi và lãi suất tiền gửi.
9. Kiểm tra mẫu 08 xem công ty đã đăng ký hết những tài khoản ngân hàng đã có giao dịch trong năm với cơ quan thuế hay chưa. Theo quy định thì mẫu 08 phải được nộp cho cơ quan thuế chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày mở tài khoản. Nếu tài khoản ngân hàng thanh toán (đặc biệt là thanh toán cho những hóa đơn có giá thanh toán từ 20trđ trở lên) chưa được thông báo cho CQT thì sẽ không được chấp nhận là thanh toán qua ngân hàng. Như vậy sẽ ảnh hưởng tới việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào và chi phí thuế TNDN được trừ.

II. PHẢI THU KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN 

1. Kiểm tra xem các khách hàng, NCC có đủ hợp đồng hay chưa?
2. Kiểm tra xem đã có đối chiếu công nợ cuối năm hay chưa? Chưa có xin bổ sung ngay.
3. Kiểm tra điều khoản thanh toán với nhà cung cấp trên hợp đồng với thời gian thanh toán thực tế đối với những trường hợp trả chậm, trả góp để xử lý việc có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tại thời điểm quyết toán hay không?
4. Đối với những khoản công nợ có trích lập dự phòng, có đầy đủ hồ sơ để chứng minh việc trích lập đúng quy định tại TT 228 hay chưa?
5. TẠM ỨNG
6. Xem số dư tk tạm ứng cuối năm của từng nhân viên xem đã có biên bản xác nhận tạm ứng cuối năm không?
7. Đơn vị có quy định về hoàn ứng không?
8. Xem xét thời gian hoàn ứng với quy định về hoàn ứng có phù hợp hay không?
9. HÀNG TỒN KHO
10. Kiểm tra đã có biên bản kiểm kê HTK cuối năm hay chưa? Biên bản kiểm kê có khớp với số liệu trên bảng tổng hợp N-X-T hay không? Nếu lệch giải trình được nguyên nhân.
11. Kiểm tra số liệu trên bảng NXT có khớp với trên bảng CĐPS hay không?
12. Kiểm tra xem các mặt hàng tồn kho đã có thẻ kho chưa?
13. Kiểm tra toàn bộ phiếu nhập, xuất kho đã có đầy đủ chữ ký, đóng dấu hay chưa?
14. TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ TRÍCH KHẤU HAO TSCĐ
15. Kiểm tra hồ sơ TSCĐ hình thành từ mua sắm đã đủ chưa, bao gồm:

- Hóa đơn đầu vào của TSCĐ + các hóa đơn chi phí lắp đặt chạy thử.

- Hợp đồng mua bán

- Biên bản bàn giao TSCĐ, biên bản nghiệm thu bàn giao TSCĐ,

- Thẻ TSCĐ,

- Kiểm tra, đối chiếu bảng trích khấu hao TSCĐ: về nguyên giá, khấu hao lũy kế, giá trị còn lại với bảng CĐPS xem có khớp hay không?

- Báo giá (nếu có)

- Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có)

- Kiểm tra xem đơn vị đã có đăng ký phương pháp trích khấu hao với cơ quan thuế hay chưa? Việc trích khấu hao có được áp dụng đúng bản đăng ký đó không? Khung trích khấu hao có được thực hiện đúng theo thông tư quy định của thuế TT45/2013 hay không?

- Kiểm tra số dư trên bảng trích khấu hao TSCĐ tháng 12 với số dư trên tài khoản 214, 211 có khớp nhau không?

Các hình thức tăng, giảm TSCĐ khác sẽ được chia sẻ ở 1 chủ đề sâu hơn.

Hoàn thiện về khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán là nghiệp vụ phải làm khi quyết toán thuế 

III.  HƯỚNG DẪN VỀ THUẾ

Tờ khai thuế GTGT:

Sắp xếp 12 tháng/năm & đối chiếu sổ 1331 của năm đó với số liệu trên tờ khai thuế. Chênh lệch ở đâu thì lập file word giải trình sẵn. Lúc Thuế xuống làm việc đ. Kiểm tra các hóa đơn trên 20 triệu đã có đầy đủ điều kiện để đc khấu trừ thuế GTGT chưa? như UNC chuyển khoản? Biên Bản đối chiếu, bù trừ công nợ? Hợp Đồng Kinh Tế/Mua Bán- quy định rõ điều khoản trả chậm.(Làm file mềm excel kiểm tra.)

Tờ khai thuế TNDN:

Kiểm tra Doanh Thu/Chi Phí trên Tờ Khai Thuế đã ổn với sổ sách chưa? Chênh lệch giữa LN kế toán với LN Thuế ở đâu cũng phải tự giải trình sẵn trên file word.

Có thời gian thì soát xét lại các khoản chi phí, tự khoanh vùng xem những chi phí nào có khả năng bị loại, rủi ro lớn nhất (là những khoản chi phí ko theo Luật Thuế, ko được chấp nhận theo Luật Thuế...)

Tờ khai thuế TNCN:

 Kiểm tra xem số liệu trên bảng lương đã khớp với số liệu trên TK Thuế TNCN chưa (Phần Thu Nhập Chịu Thuế)? Danh sách, tên tuổi đã khớp giữa bảng lương với tên tuổi trên tờ khai QT Thuế TNCN chưa? Quan trọng nữa : Kiểm tra hợp đồng lao động xe đã đầy đủ chưa? Và các khoản thu nhập + phụ cấp trên bảng lương đã quy định cụ thể trong HDLD chưa? Nếu chưa phải làm phụ lục HDLD đưa hết vào trong HDLD các khoản lương, thưởng & phụ cấp rõ ràng nhé. Lương bao nhiêu đ/tháng? phụ cấp A bn đ/tháng? phụ cấp b đồng/tháng...phải cụ thể số tiền & cụ thể khoản phụ cấp, trợ cấp. Hoặc các khoản phụ cấp phải được quy định trong thỏa ước LD, QĐ của HDQT, HĐTV / Các khoản phụ cấp miễn thuế TNCN, các khoản khoán chi cho NLĐ...

Thuế  GTGT hang nhập khẩu(nếu có) : Kiểm tra hồ sơ NK, Tờ Khai Hải Quan, Lệnh Chuyển Tiền & Chứng từ nộp thuế GTGT NK, kê khai thuế GTGT = Biên Lai, Chứng từ nộp thuế GTGT NK (KO khai = TKHQ, nếu khai bằng TK HQ thì làm thay thế bC Thuế nộp lại trước khi Thuế xuống làm việc )

Nghĩa vụ nộp Ngân sách nhà nước:

Đối chiếu sổ chi tiết 333 với chứng từ nộp thuế mà doanh nghiệp đang lưu giữ. Kế toán nên làm file excel tổng hợp các khoản thuế đã nộp theo chứng từ. Bởi khi QT Thuế, trên BB làm việc CQ Thuế sẽ tổng hợp quan hệ Nghĩa Vụ NSNN của Doanh Nghiệp trên BBQT (Thuế lấy theo số họ lưu trên hệ thống QLT, nếu có sai lệch bạn y/c Thuế điều chỉnh với đk bạn phải xuất trình được chứng từ nộp thuế đầy đủ do DN đang lưu.)

IV. HẠCH TOÁN KHOẢN VAY

1. Kiểm tra các khoản vay xem có đầy đủ hợp đồng, có đủ giấy nhận nợ hay không?
2. Đối chiếu số dư tk tiền vay với khế ước, hợp đồng tín dụng xem có khớp hay không?
3. Các khoản lãi vay cho các hợp đồng trả lãi cuối kỳ có được trích trước chi phí lãi vay vào chi phí trong kỳ chưa? Các khoản lãi vay được ghi nhận đúng theo số tiền vay + lãi suất vay không?
4. Khoản vay cá nhân đã có đủ đối chiếu nợ vay cuối năm hay không?
5. CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC NGẮN HẠN, DÀI HẠN
6. Kiểm tra xem có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hay không?
7. Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa bảng phân bổ chi phí với bảng cđps về giá trị còn lại xem có khớp hay không? Hai số liệu này phải khớp nhau.
8. Thời gian phân bổ đối với các CCDC không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ đã thực hiện phân bổ đúng thời gian quy định (dưới 3 năm ) không? Theo TT 78/2014 quy định thì thời gian phân bổ tối đa là 3 năm.
9. LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
10. Kiểm tra hồ sơ lao động xem đã đủ hay chưa: HĐLĐ, bảng lương, bảng công và các hồ sơ đi kèm: CMND, sơ yếu lý lịch...
11. Các khoản thưởng cho người lao động phải được thể hiện rõ trong HĐLĐ, quy chế tài chính hoặc thỏa ước lao động tập thể.
12. Kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ lương: Có đầy đủ chữ kí của NLĐ, người SDLĐ.
13. Kiểm tra bảng quyết toán thuế TNCN với tổng lương trên bảng thanh toán lương của từng cá nhân xem khớp chưa?
14. Kiểm tra các khoản trích theo lương có được thể hiện trên hợp đồng LĐ, bảng thanh toán lương hay không?
15. Về sổ sách kế toán :

Lấy bảng cân đối phát sinh tài khoản từng năm căn cứ vào đó kiểm tra sổ sách xem đã in đủ sổ sách theo BCDPSTK chưa?

Với những sổ có chi tiết đối tượng thì phải in chi tiết, ngoài in sổ cái.

• Sổ chi tiết TK 112 : Nếu có nhiều TK ngân hàng mở nhiều NH khác nhau.
• Sổ chi tiết TK 131 / 331 : Chi tiết từng đối tượng phải thu / phải trả
• Sổ chi tiết 138 / 338 : Chi tiết từng đối tượng phải thu / phải trả khác (nếu có)
• Sổ chi tiết 141 : Chi tiết từng đối tượng ứng cá nhân
• Sổ chi tiết 154 : 1541/1542/1543... (nếu có)
• Sổ chi tiết 333 : 33311 / 3334/3335/3338..

Trên đây là những công việc Kế toán cần phải làm trước khi quyết toán thuế. Bài viết được các kế toán trưởng giảng dạy tại lớp học kế toán tổng hợp thực hành  tổng hợp và biên soạn. Kế toán Lê Ánh chúc các bạn có kỳ quyết toán thành công.

Bài viết tham khảo thêm: Quy trình lưu trữ sổ sách kế toán khoa học

Để hiểu rõ hơn về quy trình quyết toán thuế các bạn có thể tham khảo khóa học kế toán thuế tại Hà Nội để được kế toán trưởng hướng dẫn và giải đáp các thắc mắc.

Ngoài chương trình đào tạo kế toán, Trung tâm Lê Ánh tổ chức các khóa học xuất nhập khẩu được giảng dạy bởi các chuyên gia hàng đầu trong ngành xuất nhập khẩu, để biết thêm thông tin về khóa học này, bạn vui lòng  đọc thêm bài viết: Khóa học xuất nhập khẩu thực tế

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!