Hướng Dẫn Xuất Hóa Đơn Cho Hộ Kinh Doanh Theo Luật Mới

Việc lập và xuất hóa đơn là một trong những nghĩa vụ quan trọng đối với cá nhân kinh doanh, đặc biệt khi pháp luật đã có nhiều thay đổi trong thời gian gần đây. Không ít hộ kinh doanh băn khoăn về quy trình, loại hóa đơn cần sử dụng và cách tuân thủ quy định mới. Bài viết này Kế toán Lê Ánh sẽ cung cấp Hướng Dẫn Xuất Hóa Đơn Cho Hộ Kinh Doanh Theo Luật Mới, giúp bạn nắm rõ đối tượng phải xuất hóa đơn, cách lập hóa đơn điện tử đúng chuẩn, cũng như những lưu ý quan trọng để tránh sai sót và rủi ro pháp lý

I. Hộ kinh doanh nào phải xuất hóa đơn?

Theo Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn mới nhất (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP), không phải mọi hộ kinh doanh đều bắt buộc phải xuất hóa đơn. Tuy nhiên, từ năm 2025 trở đi, phạm vi áp dụng hóa đơn điện tử ngày càng mở rộng, đặc biệt với nhóm hộ kinh doanh có quy mô vừa và lớn. Cụ thể:

1. Hộ kinh doanh có doanh thu trên ngưỡng miễn thuế

Đến hết năm 2025: hộ/cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm bắt buộc phải kê khai và nộp thuế, đồng thời khi phát sinh giao dịch phải xuất hóa đơn theo quy định.

Từ ngày 01/01/2026, ngưỡng miễn thuế nâng lên 200 triệu đồng/năm, đồng nghĩa hộ kinh doanh có doanh thu cao hơn mức này sẽ thuộc diện phải xuất hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

2. Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai

Đây là nhóm hộ kinh doanh có quy mô lớn, thường xuyên phát sinh giao dịch. Theo luật mới, nhóm này bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, tùy điều kiện). Các hóa đơn phải được lập đầy đủ, đúng thời điểm để làm căn cứ kê khai thuế GTGT và TNCN.

3. Trường hợp khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn

Dù hộ kinh doanh thuộc diện khoán thuế hay quy mô nhỏ, khi khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức, hoặc cá nhân có nhu cầu lấy hóa đơn để hạch toán chi phí thì hộ kinh doanh vẫn phải xuất hóa đơn.

Trường hợp này, nếu hộ chưa phát hành hóa đơn điện tử, có thể liên hệ cơ quan thuế để được cấp hóa đơn lẻ theo từng lần phát sinh.

4. Hộ kinh doanh online

Kinh doanh qua sàn thương mại điện tử, mạng xã hội (Facebook, Zalo, TikTok, Shopee, Lazada, Tiki, v.v.) cũng thuộc đối tượng phải kê khai thuế và xuất hóa đơn điện tử khi phát sinh giao dịch.

Đây là điểm mới đáng chú ý, bởi trước đây nhiều hộ kinh doanh online thường chỉ nộp thuế khoán mà chưa quan tâm đến nghĩa vụ xuất hóa đơn.

Khi khách hàng yêu cầu hoặc doanh thu vượt ngưỡng miễn thuế, hộ kinh doanh online phải xuất hóa đơn điện tử như các hộ kinh doanh truyền thống.

>>> Xem thêm: Thủ Tục Chuyển Hộ Kinh Doanh Lên Doanh Nghiệp Chi Tiết

II. Các loại hóa đơn áp dụng cho hộ kinh doanh theo luật mới

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn mới nhất, từ năm 2025 trở đi, toàn bộ hộ kinh doanh có nghĩa vụ xuất hóa đơn phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tùy vào quy mô và đặc thù hoạt động, hộ kinh doanh có thể sử dụng 1 trong 3 loại hóa đơn sau:

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Là loại hóa đơn điện tử được lập trên phần mềm, sau đó gửi đến hệ thống của cơ quan thuế để lấy mã xác thực trước khi phát hành cho khách hàng.

Đối tượng áp dụng: Hầu hết các hộ kinh doanh thuộc diện kê khai thuế, hoặc có doanh thu lớn và các hộ mới bắt đầu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chưa đủ điều kiện để sử dụng hóa đơn không có mã.

Ưu điểm:

• An toàn, minh bạch, được cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Hạn chế tối đa rủi ro làm giả, làm sai hóa đơn.
• Phù hợp với hộ kinh doanh quy mô vừa và nhỏ, chưa có hệ thống quản trị phức tạp.

Nhược điểm: Cần kết nối internet thường xuyên để lấy mã và thời gian phát hành có thể chậm hơn so với hóa đơn không có mã (do phải chờ cơ quan thuế cấp mã).

2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Là loại hóa đơn điện tử do hộ kinh doanh lập và phát hành trực tiếp cho khách hàng, không cần gửi cơ quan thuế để cấp mã xác thực trước khi sử dụng.

Đối tượng áp dụng:

• Chỉ áp dụng với hộ kinh doanh, doanh nghiệp có hệ thống CNTT đáp ứng điều kiện lưu trữ và bảo mật.
• Phải được cơ quan thuế chấp thuận bằng văn bản.

Ưu điểm: Nhanh chóng, không mất thời gian chờ cấp mã và tiện lợi cho hộ kinh doanh có tần suất xuất hóa đơn nhiều lần trong ngày.

Nhược điểm: Rủi ro cao hơn về gian lận hóa đơn nếu không quản lý chặt chẽ và chỉ áp dụng cho nhóm có năng lực kỹ thuật và uy tín với cơ quan thuế.

3. Hóa đơn lẻ (hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh)

Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh giao dịch, thường gọi là hóa đơn lẻ.

Đối tượng áp dụng:

• Hộ kinh doanh nhỏ, kinh doanh không thường xuyên, chưa đăng ký phát hành hóa đơn điện tử.
• Các hộ nộp thuế khoán, nhưng có khách hàng yêu cầu hóa đơn để hạch toán chi phí.

Ưu điểm: Thủ tục đơn giản, không cần đăng ký hệ thống hóa đơn điện tử và phù hợp với hộ có giao dịch ít, không liên tục.

Nhược điểm: Mỗi lần phát sinh đều phải đến cơ quan thuế xin cấp và mất thời gian, không linh hoạt, khó đáp ứng nhanh yêu cầu của khách hàng.

4. So sánh ưu – nhược điểm từng loại hóa đơn

III. Quy trình đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử (chi tiết từng bước)

Để hộ kinh doanh được phép phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp, cần thực hiện tuần tự các bước sau:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế

Truy cập website chính thức: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Điền đầy đủ thông tin trong tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKT-HĐĐT), bao gồm:

• Tên, mã số thuế, địa chỉ hộ kinh doanh.
• Loại hóa đơn dự kiến sử dụng (có mã hay không có mã).
• Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn (trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ).

Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ gửi thông báo tiếp nhận và kết quả xử lý qua email hoặc cổng thông tin.

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Các nhà cung cấp phổ biến, được Tổng cục Thuế cấp phép: VNPT, Viettel, MISA, FPT, BKAV… Khi lựa chọn, hộ kinh doanh nên cân nhắc:

• Chi phí dịch vụ: gói theo số lượng hóa đơn/năm.
• Tính năng: kết nối với phần mềm kế toán, bán hàng, hỗ trợ quản lý hóa đơn.
• Hỗ trợ kỹ thuật: tư vấn cài đặt, hỗ trợ xử lý lỗi 24/7.

Đây là bước quan trọng vì phần mềm sẽ đồng hành lâu dài trong việc quản lý hóa đơn điện tử.

Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử kèm mẫu hóa đơn dự kiến

Sau khi chọn nhà cung cấp, hộ kinh doanh cần:

1. Thiết kế mẫu hóa đơn điện tử theo quy định (thể hiện đầy đủ thông tin bắt buộc: tên, mã số thuế, hàng hóa/dịch vụ, chữ ký số…).
2. Lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/PH-HĐĐT).
3. Gửi thông báo kèm mẫu hóa đơn qua phần mềm dịch vụ hoặc Cổng thông tin thuế.

Bước 4: Ký số và gửi cơ quan thuế phê duyệt

Sử dụng chữ ký số (token USB hoặc chữ ký số cloud) để ký điện tử trên thông báo phát hành và nộp hồ sơ cho cơ quan thuế qua hệ thống điện tử.

Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ phản hồi chấp thuận hoặc yêu cầu bổ sung.

Bước 5: Kích hoạt và sử dụng chính thức

Sau khi được phê duyệt, hộ kinh doanh tiến hành:

• Kích hoạt tài khoản hóa đơn điện tử trên phần mềm.
• Lập và phát hành hóa đơn cho khách hàng theo đúng quy định.

Từ thời điểm này, tất cả giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.

Lưu ý: Các lỗi thường gặp khi đăng ký và cách xử lý

- Sai mã số thuế hoặc thông tin hộ kinh doanh → Kiểm tra lại giấy đăng ký kinh doanh, nhập đúng dữ liệu.

- Không chọn đúng loại hóa đơn (có mã/không mã) → Nếu không chắc chắn, nên chọn hóa đơn có mã để đảm bảo an toàn.

- Chưa có chữ ký số → Cần đăng ký mua chữ ký số từ các đơn vị cung cấp dịch vụ (VNPT-CA, Viettel-CA…).

- Mẫu hóa đơn thiếu thông tin bắt buộc → Đối chiếu với Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để bổ sung đầy đủ.

- Không nộp thông báo phát hành mà tự xuất hóa đơn → Hóa đơn bị coi là không hợp pháp, có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

IV. Cách lập và xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Sau khi hoàn tất đăng ký phát hành, hộ kinh doanh cần nắm rõ cách lập và xuất hóa đơn điện tử theo quy định để hóa đơn được công nhận hợp pháp.

1. Các thông tin bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một hóa đơn điện tử hợp lệ phải có đầy đủ các nội dung sau:

• Thông tin người bán: tên hộ kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
• Thông tin hàng hóa/dịch vụ: tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
• Giá trị giao dịch: thành tiền trước thuế, thuế suất, số tiền thuế GTGT (nếu áp dụng).
• Tổng số tiền thanh toán: bằng số và bằng chữ.
• Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
• Chữ ký số của người bán (và của người mua nếu có thỏa thuận).

Lưu ý: Các chỉ tiêu này không được bỏ trống. Thiếu bất kỳ nội dung nào, hóa đơn có thể bị coi là không hợp pháp.

2. Cách ghi thuế GTGT trên hóa đơn

- Trường hợp áp dụng phương pháp khấu trừ: Trên hóa đơn cần tách riêng dòng thuế suất GTGT và số tiền thuế GTGT.

Ví dụ: Giá trị hàng hóa 10.000.000 đồng, thuế suất GTGT 10% → Tiền thuế = 1.000.000 đồng.

- Trường hợp áp dụng phương pháp trực tiếp hoặc hộ khoán: Trên hóa đơn không ghi riêng thuế GTGT, mà giá bán là giá đã bao gồm thuế.

Ví dụ: Nếu đơn giá bán lẻ là 11.000 đồng, đây đã là mức giá bao gồm thuế GTGT.

3. Thuế TNCN trên hóa đơn

Thuế TNCN không được ghi trực tiếp trên hóa đơn điện tử. Thay vào đó, hộ kinh doanh phải kê khai và nộp theo tỷ lệ % trên doanh thu khi quyết toán thuế.

Do đó, khi lập hóa đơn, chỉ cần ghi giá thanh toán cho khách hàng, không cộng thêm thuế TNCN.

4. Cách xuất hóa đơn cho từng loại khách hàng

a) Khách lẻ (không lấy hóa đơn)

Hộ kinh doanh vẫn phải lập hóa đơn điện tử, ghi rõ tại chỉ tiêu người mua: “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “Bán lẻ không lấy hóa đơn”.

Hóa đơn này vẫn được lưu trữ để kê khai thuế, nhưng không nhất thiết gửi cho khách hàng.

b) Khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp

Bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử đầy đủ thông tin, đặc biệt là:

• Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ.
• Các thông tin về hàng hóa/dịch vụ chính xác theo hợp đồng.

Đây là cơ sở để doanh nghiệp hạch toán chi phí hợp lệ và khấu trừ thuế GTGT.

5. Xử lý hóa đơn điện tử khi sai sót

Trong quá trình sử dụng, hộ kinh doanh có thể gặp sai sót (ghi nhầm thông tin khách hàng, sai số tiền, sai thuế suất…).

Cách xử lý theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Trường hợp hóa đơn chưa gửi cho người mua: Có thể hủy hóa đơn điện tử và lập lại hóa đơn mới, ký số và gửi lại.

Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng phát hiện sai sót:

• Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
• Hóa đơn điều chỉnh: ghi rõ nội dung sai, nội dung đúng và điều chỉnh chênh lệch.
• Hóa đơn thay thế: hủy hóa đơn cũ, lập hóa đơn mới thay thế, ghi chú “Thay thế hóa đơn số… ngày…”.

Trường hợp sai sót về mã số thuế, tên đơn vị người mua: Có thể dùng hóa đơn điều chỉnh hoặc thỏa thuận với khách hàng để lập hóa đơn thay thế.

>>> Tham khảo: Cách Tra Cứu Mã Số Thuế Hộ Kinh Doanh Online

V. Những lỗi thường gặp và mức phạt khi sai phạm

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều hộ kinh doanh do chưa quen quy trình hoặc thiếu cẩn trọng dễ mắc phải các lỗi vi phạm. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi này có thể bị xử phạt từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng.

1. Không xuất hóa đơn khi có giao dịch

Thực tế một số hộ kinh doanh chỉ viết phiếu thu hoặc thỏa thuận miệng với khách hàng mà không lập hóa đơn điện tử.

Theo quy định: Mọi trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (có doanh thu thuộc diện phải nộp thuế) đều phải lập hóa đơn điện tử.

Mức phạt từ 10 – 20 triệu đồng nếu không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên. Trường hợp cố tình trốn thuế có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự.

2. Xuất hóa đơn chậm thời điểm quy định

Thực tế nhiều hộ kinh doanh lập hóa đơn chậm vài ngày so với thời điểm giao hàng hoặc thu tiền.

Theo quy định: Hóa đơn phải được lập ngay khi phát sinh giao dịch, cụ thể là khi giao hàng hoặc khi hoàn thành cung ứng dịch vụ.

Mức phạt là 4 – 8 triệu đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm. Ngoài ra, nếu chậm quá lâu, cơ quan thuế có thể ấn định lại nghĩa vụ thuế kèm tiền chậm nộp.

3. Xuất sai thông tin người mua hoặc hàng hóa/dịch vụ

Sai thông tin người mua: ghi sai mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ.

Sai thông tin hàng hóa/dịch vụ: ghi nhầm tên hàng, sai đơn giá, số lượng hoặc thuế suất GTGT.

Cách xử lý là có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Mức phạt là 2 – 4 triệu đồng nếu ghi sai thông tin nhưng không làm thay đổi nghĩa vụ thuế và 5 – 10 triệu đồng nếu sai sót làm thay đổi số thuế phải nộp.

Nắm vững hướng dẫn xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh theo luật mới là điều cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch, tuân thủ quy định và tránh rủi ro về thuế. Việc áp dụng đúng loại hóa đơn, lập và quản lý hóa đơn điện tử theo chuẩn không chỉ giúp hộ kinh doanh tránh bị xử phạt mà còn tạo uy tín với khách hàng và đối tác. Do đó, các chủ hộ nên thường xuyên cập nhật quy định mới, đồng thời có thể tham khảo ý kiến chuyên gia thuế – kế toán để thực hiện đúng ngay từ đầu, đảm bảo kinh doanh bền vững và an toàn pháp lý.

>>> Tham khảo: KHÓA HỌC KẾ TOÁN HỘ KINH DOANH CÁ THỂ