Hộ Kinh Doanh Cần Chuẩn Bị Gì Khi Chuyển Từ Hộ Khoán Sang Kê Khai?

Chuyển từ phương pháp tính thuế theo hộ khoán sang kê khai là bước chuyển đổi quan trọng với nhiều hộ kinh doanh đang muốn phát triển bài bản và minh bạch hơn trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, không ít hộ còn lúng túng khi bắt đầu quá trình này. Vậy Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì khi chuyển từ hộ khoán sang kê khai để tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật? Bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh sẽ giúp bạn nắm rõ các bước chuẩn bị cần thiết, từ hồ sơ pháp lý, hệ thống kế toán đến cách quản lý thuế trong mô hình mới.

I. Các Bước Chuẩn Bị Khi Chuyển Từ Hộ Khoán Sang Kê Khai

Khi chuyển từ mô hình hộ khoán sang kê khai thuế, hộ kinh doanh cần thực hiện một loạt các bước chuẩn bị để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và tuân thủ đúng các quy định pháp lý. Dưới đây là chi tiết các bước cần thực hiện:

1. Đăng ký lại mã số thuế

Khi chuyển từ hộ khoán sang kê khai thuế, hộ kinh doanh sẽ cần phải đăng ký lại mã số thuế tại cơ quan thuế quản lý. Quá trình này yêu cầu hộ kinh doanh cung cấp các thông tin chính thức như tên doanh nghiệp, ngành nghề, địa chỉ kinh doanh và thông tin tài chính. Các bước này sẽ giúp cơ quan thuế cập nhật lại dữ liệu và áp dụng các phương thức kê khai phù hợp.

Những lưu ý về hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị:

Hồ sơ đăng ký lại mã số thuế cần có:

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu có).

Chứng minh thư nhân dân/căn cước công dân của chủ hộ kinh doanh.

Mẫu tờ khai thuế phù hợp với hình thức kê khai thuế (theo tháng hoặc theo quý).

Các giấy tờ chứng minh nguồn thu nhập và chi phí kinh doanh trong quá khứ để làm cơ sở kê khai.

2. Chuyển đổi phương thức hạch toán

Việc chuyển sang kê khai thuế đòi hỏi hộ kinh doanh phải thay đổi phương thức hạch toán từ hình thức khoán sang kê khai thuế chính xác. Cụ thể, hộ kinh doanh phải lập và theo dõi sổ sách kế toán chi tiết hơn, ghi nhận chính xác doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Đồng thời, cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế theo quy định.

Cách thức điều chỉnh sổ sách kế toán phù hợp với mô hình kê khai thuế:

Hệ thống kế toán phải đảm bảo ghi nhận đầy đủ các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.

Hàng tháng hoặc hàng quý, hộ kinh doanh phải kê khai đầy đủ các báo cáo thuế (bao gồm thuế GTGT, thuế TNDN, thuế thu nhập cá nhân, v.v.).

Điều chỉnh sổ sách kế toán sao cho phù hợp với các khoản chi phí có thể khấu trừ và đảm bảo tính chính xác trong việc xác định giá trị hàng tồn kho và chi phí sản xuất.

3. Cập nhật thông tin với cơ quan thuế

Sau khi hoàn tất việc đăng ký lại mã số thuế và chuyển đổi phương thức hạch toán, hộ kinh doanh cần thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi mô hình kinh doanh. Thủ tục này yêu cầu điền vào mẫu tờ khai thay đổi thông tin doanh nghiệp và nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Các mẫu tờ khai và biểu mẫu cần điền:

Tờ khai thay đổi thông tin hộ kinh doanh.

Mẫu đăng ký thuế theo phương thức kê khai.

Các mẫu báo cáo thuế cần thiết để bắt đầu kê khai thuế theo tháng hoặc theo quý.

Cập nhật các thông tin về tài khoản ngân hàng, nơi làm việc của người lao động, và các thay đổi khác (nếu có).

4. Đánh giá lại các chi phí và doanh thu

Khi chuyển sang kê khai thuế, hộ kinh doanh cần phải phân loại các chi phí và doanh thu theo đúng quy định của pháp luật. Các khoản chi phí hợp lý được phép khấu trừ sẽ bao gồm:

Chi phí mua hàng hóa, nguyên vật liệu.

Chi phí vận chuyển, lưu kho.

Chi phí thuê nhân công và các chi phí hợp pháp khác.

Cách tính doanh thu cần dựa trên số tiền thu được từ hoạt động kinh doanh thực tế, không bao gồm các khoản tiền không hợp pháp hoặc thu không có hóa đơn chứng từ.

Các chi phí có thể được khấu trừ khi kê khai thuế:

Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa: Những chi phí này có thể được khấu trừ khi tính thuế GTGT nếu có chứng từ hợp lệ.

Chi phí thuê nhân công: Nếu hộ kinh doanh có thuê nhân viên và có hợp đồng lao động hợp lệ, chi phí này có thể khấu trừ.

Chi phí vận chuyển, bảo trì tài sản: Những chi phí liên quan đến hoạt động vận hành của hộ kinh doanh như phí vận chuyển, bảo trì thiết bị, công cụ sản xuất có thể khấu trừ.

Các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh khác: Bao gồm chi phí quảng cáo, marketing, và các chi phí hợp lệ khác.

5. Các bước chuẩn bị quan trọng khác

Trước khi bắt đầu kê khai thuế, việc kiểm kê tài sản, hàng hóa, và các công cụ thiết bị trong kho là rất cần thiết. Điều này giúp hộ kinh doanh có số liệu chính xác để theo dõi chi phí và giá vốn sau này.

Quản lý hóa đơn đầu vào – đầu ra:

Từ 01/06/2025, để xuất hóa đơn bán hàng, hộ kinh doanh phải có hóa đơn chứng từ mua hàng tương ứng. Việc đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch mua bán là rất quan trọng trong quá trình kê khai thuế.

Chọn phần mềm hỗ trợ:

Sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý hóa đơn điện tử, phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán là giải pháp tối ưu giúp hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác trong quá trình kê khai thuế.

Tham gia BHXH bắt buộc:

Từ 01/07/2025, chủ hộ kinh doanh và người lao động làm việc theo hợp đồng từ 1 tháng trở lên phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Đây là điều kiện cần thiết khi chuyển sang mô hình kê khai thuế.

Lên lịch lập tờ khai thuế:

Hộ kinh doanh cần lựa chọn phương thức khai thuế theo tháng hoặc theo quý, và tuân thủ đúng các hạn mức thời gian nộp tờ khai thuế để tránh bị phạt.

II. Những Thách Thức Khi Chuyển Đổi

Khi hộ kinh doanh chuyển từ mô hình hộ khoán sang kê khai thuế, họ có thể gặp phải một số thách thức lớn trong quá trình chuyển đổi. Những khó khăn này có thể ảnh hưởng đến việc quản lý thuế, tài chính và hoạt động kinh doanh của hộ. Dưới đây là những khó khăn thường gặp và cách giải quyết các vấn đề này.

1. Khó khăn trong việc thay đổi phương thức hạch toán và kê khai thuế

Khi chuyển từ hộ khoán sang kê khai thuế, hộ kinh doanh cần thay đổi hoàn toàn phương thức hạch toán và kê khai thuế. Trái ngược với phương thức hộ khoán, kê khai thuế đòi hỏi phải có sự ghi chép chi tiết hơn về các giao dịch kinh doanh, đặc biệt là các khoản thu nhập và chi phí. Việc này không chỉ đòi hỏi sự chính xác trong số liệu mà còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định thuế, điều này có thể gây khó khăn cho những hộ kinh doanh chưa quen với việc ghi sổ kế toán chính thức.

Để giải quyết khó khăn này, hộ kinh doanh cần:

Đào tạo nhân viên hoặc thuê kế toán chuyên nghiệp để hỗ trợ việc chuyển đổi và lập sổ sách kế toán.

Sử dụng phần mềm kế toán giúp tự động hóa các quy trình ghi chép và kê khai thuế, đảm bảo tính chính xác và dễ dàng theo dõi.

Tham gia các khóa học về kế toán và thuế để hiểu rõ hơn về quy trình kê khai thuế và các quy định pháp lý hiện hành.

2. Vấn đề với quản lý hóa đơn và chứng từ

Một trong những yêu cầu quan trọng khi chuyển sang kê khai thuế là việc phải có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ cho các giao dịch mua bán. Tuy nhiên, nhiều hộ kinh doanh trong mô hình hộ khoán thường không chú trọng việc xuất hóa đơn hoặc không giữ chứng từ mua hàng đầy đủ. Điều này khiến họ gặp khó khăn trong việc cung cấp chứng từ hợp lệ khi kê khai thuế.

Đảm bảo xuất hóa đơn hợp lệ: Từ 01/06/2025, việc xuất hóa đơn phải có chứng từ mua hàng đầu vào hợp lệ. Hộ kinh doanh cần trang bị hệ thống hóa đơn điện tử để theo dõi chính xác các giao dịch bán hàng và mua hàng.

Kiểm soát và lưu trữ hóa đơn: Hộ kinh doanh cần xây dựng quy trình lưu trữ hóa đơn một cách khoa học và dễ dàng tra cứu khi cần thiết. Đảm bảo rằng tất cả các giao dịch đều có hóa đơn chứng từ đầy đủ.

Áp dụng phần mềm hóa đơn điện tử: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử không chỉ giúp quản lý hóa đơn tốt hơn mà còn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình kê khai thuế.
3. Khó khăn trong việc tính toán và phân loại chi phí hợp lệ
Việc chuyển sang kê khai thuế yêu cầu hộ kinh doanh phải phân loại chi phí hợp lệ và không hợp lệ để tính toán đúng mức thuế phải nộp. Điều này có thể gặp khó khăn với những hộ kinh doanh không có kinh nghiệm trong việc phân loại chi phí hoặc chưa hiểu rõ các quy định về chi phí được khấu trừ thuế.

Nắm rõ quy định thuế: Hộ kinh doanh cần tìm hiểu các quy định về chi phí hợp lệ, ví dụ như chi phí mua nguyên vật liệu, chi phí lao động, chi phí vận hành, v.v. Những chi phí này phải có chứng từ hợp lệ và được ghi nhận chính xác.

Hướng dẫn chi tiết từ kế toán viên: Nếu chưa có kinh nghiệm trong việc phân loại chi phí, hộ kinh doanh nên tham khảo ý kiến của kế toán viên hoặc chuyên gia thuế để đảm bảo phân loại chi phí đúng cách.

Sử dụng phần mềm kế toán: Các phần mềm kế toán hiện nay có chức năng giúp phân loại chi phí tự động, giúp giảm thiểu rủi ro sai sót và đảm bảo tuân thủ các quy định thuế.

4. Khó khăn trong việc đáp ứng các yêu cầu về bảo hiểm xã hội và lao động

Một trong những yêu cầu quan trọng khi chuyển sang mô hình kê khai thuế là phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho chủ hộ và người lao động. Tuy nhiên, không phải tất cả các hộ kinh doanh đều chuẩn bị sẵn sàng cho việc này. Chưa kể, việc quản lý các hợp đồng lao động và tính toán đóng bảo hiểm xã hội có thể là một công việc khá phức tạp đối với những hộ kinh doanh chưa quen với các quy định này.

Tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc: Hộ kinh doanh cần phải đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc từ 01/07/2025 cho chủ hộ và nhân viên làm việc theo hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên. Cần làm thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội tại cơ quan bảo hiểm xã hội địa phương.

Quản lý hợp đồng lao động: Hộ kinh doanh cần lập hợp đồng lao động cho nhân viên và tuân thủ các quy định về bảo hiểm xã hội. Hợp đồng phải đầy đủ thông tin về quyền lợi, nghĩa vụ và các điều khoản liên quan đến bảo hiểm.

Hướng dẫn từ chuyên gia: Nếu không có kinh nghiệm trong việc quản lý bảo hiểm xã hội, hộ kinh doanh có thể nhờ sự tư vấn từ chuyên gia hoặc công ty dịch vụ bảo hiểm để đảm bảo quy trình thực hiện chính xác.

5. Khó khăn trong việc lập và nộp tờ khai thuế đúng hạn

Hộ kinh doanh cần phải lập tờ khai thuế định kỳ theo tháng hoặc theo quý và nộp đúng hạn để tránh bị phạt. Tuy nhiên, nếu không quen với việc kê khai thuế định kỳ, hộ kinh doanh có thể gặp khó khăn trong việc xác định thời gian và các khoản thuế phải nộp.

Lập lịch trình nộp thuế: Hộ kinh doanh cần lập lịch trình nộp tờ khai thuế hàng tháng hoặc hàng quý và cam kết thực hiện đúng hạn. Có thể sử dụng phần mềm kế toán để theo dõi các hạn nộp thuế và gửi thông báo nhắc nhở.

Tham gia khóa học thuế: Để hiểu rõ hơn về quy trình kê khai và nộp thuế, hộ kinh doanh có thể tham gia các khóa học thuế để nắm vững quy trình và các quy định liên quan.

Tìm sự hỗ trợ từ kế toán: Nếu hộ kinh doanh không thể tự kê khai, họ có thể thuê kế toán hoặc dịch vụ thuế chuyên nghiệp để giúp lập và nộp tờ khai đúng hạn.

III. Lợi Ích Của Việc Chuyển Sang Kê Khai Thuế

Việc chuyển từ mô hình hộ khoán sang kê khai thuế không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong việc quản lý tài chính, tối ưu hóa các chính sách thuế và nâng cao uy tín của doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà hộ kinh doanh có thể nhận được khi thực hiện chuyển đổi này.

1. Tăng cường khả năng quản lý tài chính và thuế cho Hộ kinh doanh

Việc chuyển sang kê khai thuế giúp hộ kinh doanh có cái nhìn rõ ràng hơn về tình hình tài chính của mình. Kê khai thuế đòi hỏi phải có sự ghi chép chi tiết về doanh thu, chi phí, các khoản thuế phải nộp và các khoản khấu trừ thuế hợp lệ.

Quá trình này không chỉ giúp hộ kinh doanh kiểm soát tốt hơn dòng tiền mà còn cung cấp một hệ thống báo cáo tài chính minh bạch, dễ dàng kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết.

Hộ kinh doanh sẽ dễ dàng nhận biết được các chi phí hợp lý, các khoản thu nhập và chi phí phát sinh, qua đó có thể đưa ra các quyết định tài chính chính xác hơn.

Các báo cáo thuế, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giúp hộ kinh doanh theo dõi và phân tích tình hình tài chính một cách toàn diện.

Khi việc hạch toán rõ ràng và chính xác hơn, hộ kinh doanh có thể dễ dàng lập kế hoạch tài chính dài hạn. Việc theo dõi các dòng tiền vào và ra sẽ giúp chủ hộ kinh doanh dự đoán được nhu cầu tài chính trong tương lai, từ đó đưa ra các quyết định đầu tư và chi tiêu hợp lý hơn.

2. Tiếp cận các chương trình hỗ trợ thuế và chính sách ưu đãi cho doanh nghiệp nhỏ

Một trong những lợi ích quan trọng khi chuyển sang kê khai thuế là việc hộ kinh doanh có thể tiếp cận các chính sách hỗ trợ thuế ưu đãi dành cho doanh nghiệp nhỏ. Các chính sách này có thể bao gồm:

Giảm thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Các doanh nghiệp nhỏ thường được áp dụng mức thuế suất thấp hơn hoặc các chính sách miễn thuế trong một số năm đầu hoạt động.

Khấu trừ thuế GTGT: Hộ kinh doanh có thể khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với các chi phí hợp lý phát sinh trong quá trình kinh doanh, giúp giảm gánh nặng thuế phải nộp.

Chính sách miễn thuế đối với một số khoản thu nhập: Một số khoản thu nhập nhất định có thể được miễn thuế hoặc được giảm thuế theo các quy định của Nhà nước.

Chuyển sang kê khai thuế giúp hộ kinh doanh dễ dàng hơn trong việc chứng minh tính minh bạch tài chính khi tham gia các chương trình vay vốn ngân hàng hoặc nhận hỗ trợ tài chính từ các tổ chức chính phủ và phi chính phủ. Hệ thống kê khai thuế chính thức giúp tạo dựng lòng tin đối với các tổ chức tài chính, từ đó dễ dàng tiếp cận các gói tín dụng ưu đãi, hỗ trợ vay vốn với lãi suất thấp.

Các ngân hàng và tổ chức tài chính thường yêu cầu hồ sơ thuế rõ ràng và minh bạch để xét duyệt các khoản vay, điều này giúp hộ kinh doanh nâng cao khả năng tiếp cận nguồn vốn.

Các chính sách của Nhà nước và các tổ chức khởi nghiệp thường hỗ trợ cho các hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp chính thức với các gói hỗ trợ về thuế, tài chính và đào tạo. Việc kê khai thuế đầy đủ giúp hộ kinh doanh tham gia vào các chương trình này và tận dụng những cơ hội học hỏi và phát triển.

3. Cải thiện uy tín và khả năng hợp tác với các đối tác lớn

Khi hộ kinh doanh chuyển sang kê khai thuế, họ có thể chứng minh sự minh bạch và hợp pháp trong các hoạt động tài chính và thuế của mình. Điều này không chỉ giúp tạo dựng niềm tin đối với các đối tác làm ăn mà còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

Các đối tác lớn, đặc biệt là các công ty, doanh nghiệp có yêu cầu hợp tác với các đơn vị có hồ sơ thuế rõ ràng và đúng quy định pháp luật. Việc kê khai thuế giúp hộ kinh doanh dễ dàng tham gia vào các hợp đồng với các đối tác lớn, bảo vệ quyền lợi và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Việc chuyển sang kê khai thuế tạo cơ hội để hộ kinh doanh hợp tác với các doanh nghiệp khác, không chỉ trong nước mà còn quốc tế. Nhiều đối tác nước ngoài yêu cầu các đối tác trong nước phải có hệ thống kê khai thuế đầy đủ và rõ ràng khi hợp tác, vì vậy việc tuân thủ các quy định thuế sẽ giúp hộ kinh doanh dễ dàng ký kết các hợp đồng hợp tác lớn.

Các dự án lớn, đặc biệt là những dự án liên quan đến hợp đồng công, yêu cầu các nhà thầu phải có hồ sơ thuế hợp lệ và minh bạch. Việc kê khai thuế giúp hộ kinh doanh tham gia các cuộc đấu thầu công khai, từ đó mở rộng cơ hội tiếp cận với các dự án quy mô lớn.

Việc chuyển từ mô hình hộ khoán sang kê khai thuế là một bước đi quan trọng, giúp hộ kinh doanh tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật và tận dụng các lợi ích từ việc kê khai thuế chính xác. Việc hiểu rõ các bước này không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn tạo ra cơ hội phát triển lâu dài cho hộ kinh doanh. Chắc chắn rằng, khi tuân thủ đúng quy trình và chuẩn bị đầy đủ, hộ kinh doanh sẽ có thể chuyển đổi thành công và đạt được hiệu quả cao trong công tác quản lý thuế.