Ủy Nhiệm Lập Hóa Đơn Điện Tử Cho Sàn Thương Mại Điện Tử Từ 01/07/2026: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Hộ Kinh Doanh Và Kế Toán

Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cho sàn thương mại điện tử từ 01/07/2026 có gì mới? Phân tích Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC và lưu ý kế toán.

Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cho sàn thương mại điện tử là gì?

Từ ngày 01/07/2026, pháp luật về hóa đơn điện tử cho phép người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba đủ điều kiện lập hóa đơn điện tử thay cho mình. Quy định này tạo cơ sở pháp lý cho các sàn thương mại điện tử, nền tảng số hoặc tổ chức kinh tế hỗ trợ người bán trong quá trình phát hành hóa đơn khi giao dịch phát sinh.

Cơ chế này được quy định tại khoản 5 Điều 4 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và hướng dẫn chi tiết tại Điều 9 Thông tư số 91/2026/TT-BTC. Theo đó, việc ủy nhiệm lập hóa đơn giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh giảm bớt áp lực xử lý số lượng giao dịch lớn trên nền tảng số, nhưng không làm thay đổi bản chất người bán, doanh thu phát sinh và trách nhiệm thuế của chủ thể kinh doanh.

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang bán hàng trên Shopee, TikTok Shop, Lazada hoặc các nền tảng thương mại điện tử khác, đây là một thay đổi quan trọng cần được hiểu đúng. Bởi lẽ, hóa đơn điện tử chỉ là một phần trong toàn bộ quy trình kế toán thương mại điện tử. Doanh nghiệp vẫn cần kiểm soát doanh thu, chi phí, dòng tiền, hàng tồn kho, chứng từ và nghĩa vụ thuế phát sinh từ hoạt động kinh doanh.

1. Bối cảnh ra đời của quy định ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cho sàn thương mại điện tử

Sự phát triển nhanh chóng của thương mại điện tử đang tạo ra sự thay đổi lớn trong cách thức vận hành của doanh nghiệp và hộ kinh doanh.

Nếu với mô hình kinh doanh truyền thống, một cửa hàng có thể kiểm soát số lượng giao dịch phát sinh tương đối ổn định thì hoạt động bán hàng trên nền tảng số lại có đặc điểm hoàn toàn khác. Một shop trực tuyến có thể phát sinh hàng trăm đơn hàng mỗi ngày, trải rộng trên nhiều nền tảng khác nhau, với nhiều hình thức thanh toán, hoàn trả và chương trình khuyến mại.

Điều này đặt ra nhiều thách thức cho công tác kế toán:

• Làm thế nào để xác định chính xác doanh thu thực tế?
• Thời điểm nào cần lập hóa đơn?
• Xử lý thế nào với đơn hàng hoàn, hủy?
• Hạch toán ra sao đối với phí hoa hồng, phí quảng cáo, phí vận chuyển của sàn?
• Đối chiếu thế nào giữa dữ liệu đơn hàng, dữ liệu thanh toán và dữ liệu hóa đơn?

Trước đây, nhiều hộ kinh doanh bán hàng online gặp khó khăn khi phải tự xử lý toàn bộ quá trình lập hóa đơn cho từng giao dịch. Khi số lượng đơn hàng tăng lên, phương pháp thủ công dễ phát sinh sai sót, gây áp lực lớn cho người bán và bộ phận kế toán.

Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó, cơ chế ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được bổ sung nhằm tạo sự linh hoạt trong việc tổ chức phát hành hóa đơn, đặc biệt phù hợp với môi trường kinh doanh trên nền tảng số.

Theo quy định mới, người bán có thể giao cho bên thứ ba đủ điều kiện thực hiện việc lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của mình.

Tuy nhiên, điểm quan trọng nhất mà kế toán và chủ kinh doanh cần ghi nhớ là: Ủy nhiệm lập hóa đơn chỉ là ủy quyền thực hiện nghiệp vụ lập hóa đơn, không phải là việc chuyển giao toàn bộ trách nhiệm về doanh thu và nghĩa vụ thuế sang cho sàn thương mại điện tử.

2. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cho sàn thương mại điện tử là gì?

Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là việc người bán giao cho một bên thứ ba đủ điều kiện lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng của chính mình.

Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 5, điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể nội dung này.”

Theo điều 9, thông tư 91/2026/TT-BTC:

“Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Người bán và bên nhận ủy nhiệm không thuộc trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 8 Thông tư này để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;”

Như vậy:

Về bản chất, ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là việc người bán giao cho một bên thứ ba đủ điều kiện thực hiện việc lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh từ hoạt động kinh doanh của mình.

Nói một cách dễ hiểu, thay vì người bán tự đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử, nhập thông tin từng giao dịch và phát hành hóa đơn, họ có thể thỏa thuận để một tổ chức khác thực hiện công việc này thay mình.

Trong mô hình thương mại điện tử, bên nhận ủy nhiệm có thể là sàn thương mại điện tử hoặc tổ chức kinh tế đáp ứng điều kiện theo quy định.

Ví dụ: Một hộ kinh doanh A bán quần áo trên Shopee. Mỗi ngày hộ kinh doanh này phát sinh vài trăm đơn hàng. Nếu tự lập hóa đơn thủ công cho từng đơn, khối lượng công việc sẽ rất lớn.

Khi áp dụng cơ chế ủy nhiệm:

• Hộ kinh doanh A vẫn là người bán hàng.
• Doanh thu bán hàng vẫn thuộc hộ kinh doanh A.
• Shopee hoặc tổ chức được ủy nhiệm thực hiện thao tác lập hóa đơn.
• Hóa đơn phải thể hiện thông tin của cả bên bán và bên nhận ủy nhiệm.
• Hộ kinh doanh vẫn chịu trách nhiệm về tính chính xác của giao dịch phát sinh.

Theo Điều 9 Thông tư số 91/2026/TT-BTC, người bán được ủy nhiệm cho bên thứ ba là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử để lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Đồng thời, cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm đều phải đáp ứng điều kiện không thuộc trường hợp bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

3. Phân biệt bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm trong hóa đơn điện tử sàn thương mại điện tử

Đây là nội dung rất quan trọng bởi thực tế nhiều người đang nhầm lẫn vai trò của sàn thương mại điện tử sau khi được ủy nhiệm lập hóa đơn.

Phân biệt bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm trong hóa đơn điện tử sàn thương mại điện tử

Bên ủy nhiệm là ai?

Bên ủy nhiệm chính là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Đây là chủ thể:

• Phát sinh doanh thu.
• Quyết định hoạt động kinh doanh.
• Chịu trách nhiệm về hàng hóa, dịch vụ cung cấp.
• Thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định.

Ví dụ: Một cá nhân kinh doanh mỹ phẩm trên TikTok Shop thì cá nhân đó vẫn là người bán, dù TikTok Shop được giao nhiệm vụ lập hóa đơn.

Bên nhận ủy nhiệm là ai?

Bên nhận ủy nhiệm là tổ chức hoặc đơn vị đủ điều kiện được người bán giao thực hiện việc lập hóa đơn.

Vai trò của bên nhận ủy nhiệm bao gồm:

• Lập hóa đơn điện tử.
• Ký số trên hóa đơn theo quy định.
• Chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
• Thực hiện đúng nội dung đã thỏa thuận.

Tuy nhiên, bên nhận ủy nhiệm không trở thành chủ thể phát sinh doanh thu trên hóa đơn.

Nói cách khác, sàn thương mại điện tử chỉ thay người bán thực hiện nghiệp vụ hóa đơn, chứ không trở thành người bán hàng.

4. Ý nghĩa của quy định mới đối với kế toán thương mại điện tử

Từ góc nhìn thực tế nghề nghiệp, quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là một bước tiến quan trọng trong quá trình số hóa kế toán.

Tuy nhiên, nhiều người vẫn đang nhìn nhận kế toán thương mại điện tử đơn giản là “theo dõi hóa đơn bán hàng”. Đây là cách hiểu chưa đầy đủ.

Một kế toán phụ trách hoạt động bán hàng qua sàn hiện nay phải kiểm soát cả một hệ thống dữ liệu:

• Đơn hàng phát sinh trên nền tảng.
• Doanh thu trước và sau khi trừ phí.
• Khoản sàn thu hộ, chi hộ.
• Phí hoa hồng.
• Phí quảng cáo.
• Chi phí vận chuyển.
• Hàng hoàn trả.
• Hóa đơn điện tử.
• Nghĩa vụ kê khai thuế.

Vì vậy, kế toán thương mại điện tử là sự kết hợp giữa kiến thức kế toán truyền thống và khả năng xử lý dữ liệu kinh doanh trên nền tảng số.

Đối với doanh nghiệp đang mở rộng bán hàng online, việc xây dựng một quy trình kế toán phù hợp ngay từ đầu sẽ giúp giảm đáng kể rủi ro về thuế, đặc biệt khi cơ quan quản lý ngày càng tăng cường kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử với hoạt động kinh doanh thực tế.

5. Căn cứ pháp lý về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cho sàn thương mại điện tử từ ngày 01/07/2026

Để triển khai đúng quy định, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và kế toán cần nghiên cứu đồng thời hai văn bản quan trọng là Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và Thông tư số 91/2026/TT-BTC.

Căn cứ pháp lý ủy nhiệm lập hoa đơn điện tử

Hai văn bản này được ban hành ngày 30/06/2026 và cùng có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Đây là bộ khung pháp lý mới điều chỉnh toàn diện về hóa đơn, chứng từ, thay thế các quy định trước đây về hóa đơn điện tử.

Trong đó:

• Nghị định số 254/2026/NĐ-CP đặt ra nguyên tắc chung, ghi nhận quyền của người bán được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử.
• Thông tư số 91/2026/TT-BTC hướng dẫn chi tiết điều kiện, hồ sơ, thủ tục đăng ký và trách nhiệm của các bên khi thực hiện ủy nhiệm.

Có thể hiểu đơn giản:

Nghị định trả lời câu hỏi: “Có được phép ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử hay không?”

Còn Thông tư hướng dẫn: “Ủy nhiệm như thế nào để đúng quy định và được cơ quan thuế chấp nhận?”

Theo khoản 5 Điều 4 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được phép ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Bộ trưởng Bộ Tài chính có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể nội dung này.

6. Điều kiện để thực hiện ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Không phải mọi trường hợp người bán đều có thể giao cho một đơn vị khác lập hóa đơn thay mình. Theo Điều 9 Thông tư số 91/2026/TT-BTC, việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử chỉ được thực hiện khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.

Điều kiện để thực hiện ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC

6.1. Bên nhận ủy nhiệm phải đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Đây là điều kiện đầu tiên và quan trọng nhất.

Bên nhận ủy nhiệm phải là tổ chức, đơn vị thuộc đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện việc lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Đồng thời, không chỉ bên nhận ủy nhiệm mà cả bên ủy nhiệm cũng phải đáp ứng điều kiện duy trì hoạt động hóa đơn.

Cụ thể:

• Người bán không thuộc trường hợp bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
• Bên nhận ủy nhiệm cũng không thuộc trường hợp bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Quy định này nhằm đảm bảo rằng việc ủy nhiệm chỉ được thực hiện giữa các chủ thể đang hoạt động hợp pháp trong hệ thống hóa đơn điện tử.

6.2. Bắt buộc phải có hợp đồng hoặc thỏa thuận ủy nhiệm bằng văn bản

Một trong những sai sót nhiều doanh nghiệp dễ gặp là chỉ thực hiện tích hợp kỹ thuật giữa hệ thống bán hàng và hệ thống hóa đơn nhưng không hoàn thiện hồ sơ pháp lý.

Theo quy định, việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản dưới hình thức:

• Hợp đồng ủy nhiệm; hoặc
• Thỏa thuận ủy nhiệm.

Ngoại lệ chỉ áp dụng đối với trường hợp bán tài sản thi hành án của cơ quan thi hành án.

Văn bản ủy nhiệm không nên chỉ ghi nhận việc “cho phép lập hóa đơn”, mà cần thể hiện đầy đủ các nội dung liên quan đến trách nhiệm giữa hai bên.

Theo điểm a khoản 2 Điều 9 Thông tư số 91/2026/TT-BTC, hợp đồng hoặc thỏa thuận ủy nhiệm phải có các nhóm thông tin chính:

• Thông tin của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
• Thông tin về hóa đơn điện tử được ủy nhiệm.
• Mục đích thực hiện ủy nhiệm.
• Thời hạn ủy nhiệm.
• Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm, trong đó phải xác định rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn.

Đây là điểm đặc biệt quan trọng với mô hình thương mại điện tử, bởi dòng tiền thường không đi trực tiếp từ người mua sang người bán mà có thể thông qua nền tảng trung gian.

Nếu hợp đồng không quy định rõ trách nhiệm thanh toán, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi đối chiếu:

• Giá trị đơn hàng.
• Số tiền sàn thanh toán.
• Phí nền tảng khấu trừ.
• Doanh thu ghi nhận kế toán.

7. Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập phải thể hiện những thông tin gì?

Một trong những câu hỏi được nhiều kế toán quan tâm là:

Khi sàn thương mại điện tử lập hóa đơn thay người bán thì trên hóa đơn sẽ ghi tên ai?

Câu trả lời là: hóa đơn không chỉ thể hiện thông tin của sàn mà phải thể hiện thông tin của cả hai bên.

Theo điểm d khoản 1 Điều 9 Thông tư số 91/2026/TT-BTC:

Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập phải thể hiện:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm.

Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch.Người mua có thể nhận biết:

• Ai là người bán thực tế.
• Đơn vị nào thực hiện việc lập hóa đơn.
• Mối quan hệ ủy nhiệm giữa các bên.

Đồng thời, cơ quan thuế có cơ sở đối chiếu dữ liệu giữa:

• Người bán.
• Nền tảng thương mại điện tử.
• Dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Doanh thu khai báo.

8. Thủ tục thông báo với cơ quan thuế khi ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Một điểm kế toán cần đặc biệt lưu ý:Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử không phải chỉ là thỏa thuận nội bộ giữa hai bên.

Theo quy định, việc ủy nhiệm được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế.Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục III Thông tư số 91/2026/TT-BTC để thông báo về việc:

Mẫu tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

• Bắt đầu ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử.
• Thay đổi thông tin ủy nhiệm.
• Chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm.

Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ủy nhiệm cho tổ chức kinh tế

Đây là tình huống phổ biến trong thương mại điện tử.

Ví dụ:

• Hộ kinh doanh bán hàng trên nền tảng.
• Nền tảng hoặc tổ chức vận hành hệ thống nhận thực hiện lập hóa đơn.

Khi đó, hộ kinh doanh có trách nhiệm cung cấp cho bên nhận ủy nhiệm các thông tin:

• Tên.
• Địa chỉ.
• Mã số thuế.
• Thông tin xác định thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử.

Sau đó, tổ chức kinh tế nhận ủy nhiệm thực hiện thông báo danh sách hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ủy nhiệm với cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Điểm cần hiểu đúng ở đây là:

Việc tổ chức nhận ủy nhiệm thực hiện thông báo với cơ quan thuế không có nghĩa hộ kinh doanh được miễn trách nhiệm quản lý kế toán.

Người bán vẫn cần:

• Theo dõi doanh thu.
• Kiểm soát chứng từ.
• Đối chiếu dữ liệu bán hàng.
• Quản lý hàng hóa.
• Lưu hồ sơ phục vụ kiểm tra thuế.

9. Góc nhìn thực tế: Vì sao doanh nghiệp bán hàng online cần kế toán chuyên sâu về thương mại điện tử?

Sự thay đổi về hóa đơn điện tử cho thấy một thực tế: Kế toán thương mại điện tử đang trở thành một lĩnh vực nghiệp vụ riêng, không thể áp dụng hoàn toàn cách làm của kế toán thương mại truyền thống.

Một kế toán phụ trách bán hàng trên sàn cần hiểu:

• Cách vận hành của các nền tảng thương mại điện tử.
• Cơ chế thu hộ, chi hộ.
• Cách xử lý phí sàn.
• Cách phân bổ chi phí quảng cáo.
• Cách đối chiếu đơn hàng và hóa đơn.
• Cách kiểm soát doanh thu chịu thuế.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay gặp khó khăn không phải vì thiếu hóa đơn, mà vì chưa xây dựng được quy trình kết nối giữa dữ liệu bán hàng – kế toán – thuế.

Khóa học Kế toán sàn thương mại điện tử thực hành tại Kế toán Lê Ánh tập trung vào việc giúp học viên hiểu bản chất vận hành kế toán của mô hình bán hàng trên nền tảng số, từ kiểm soát dữ liệu đơn hàng, xử lý hóa đơn điện tử, hạch toán doanh thu – chi phí đến tổ chức hồ sơ phục vụ công tác thuế.

10. Quy trình triển khai ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cho sàn thương mại điện tử

Về mặt nghiệp vụ, ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử không nên được hiểu đơn thuần là một thao tác kết nối kỹ thuật giữa hệ thống bán hàng và hệ thống hóa đơn.

Để đảm bảo đúng quy định, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình thực hiện đầy đủ từ bước kiểm tra điều kiện, ký kết thỏa thuận, thông báo với cơ quan thuế đến kiểm soát vận hành sau khi triển khai.

Dưới đây là quy trình thực tế kế toán có thể tham khảo: 

Quy trình 7 bước ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cho sàn thương mại điện tử

Bước 1: Kiểm tra điều kiện của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệmTrước khi thực hiện ủy nhiệm, hai bên cần rà soát điều kiện pháp lý.

Người bán cần xác định:

• Có thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử hay không.
• Tình trạng sử dụng hóa đơn điện tử hiện tại.
• Có thuộc trường hợp bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn hay không.

Bên nhận ủy nhiệm cũng phải đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Đây là bước quan trọng bởi nếu một trong hai bên không đáp ứng điều kiện, việc lập hóa đơn ủy nhiệm có thể phát sinh rủi ro về tính hợp pháp của hóa đơn.

Theo điểm a khoản 1 Điều 9 Thông tư số 91/2026/TT-BTC, cả người bán và bên nhận ủy nhiệm đều phải không thuộc trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 2: Ký hợp đồng hoặc thỏa thuận ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Sau khi xác định đủ điều kiện, hai bên cần lập văn bản ủy nhiệm.

Đây không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là căn cứ để xác định trách nhiệm giữa các bên khi xảy ra sai sót.

Đặc biệt với mô hình thương mại điện tử, hợp đồng nên quy định rõ:

• Ai chịu trách nhiệm cung cấp dữ liệu đơn hàng.
• Ai kiểm tra thông tin trước khi lập hóa đơn.
• Cách xử lý đơn hàng hoàn, hủy.
• Cách phối hợp khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
• Trách nhiệm lưu trữ dữ liệu giao dịch.

Theo quy định, hai bên có trách nhiệm lưu trữ văn bản ủy nhiệm và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Bước 3: Thông báo việc ủy nhiệm với cơ quan thuế

Một sai sót phổ biến hiện nay là doanh nghiệp cho rằng chỉ cần ký hợp đồng với sàn là có thể bắt đầu xuất hóa đơn.

Thực tế, việc ủy nhiệm phải được thông báo với cơ quan thuế.

Theo Thông tư số 91/2026/TT-BTC, việc ủy nhiệm được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện thông qua Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Sau khi hoàn thành thủ tục, doanh nghiệp cần lưu giữ:

• Hồ sơ ủy nhiệm.
• Thông tin đăng ký.
• Thông báo của cơ quan thuế.
• Hồ sơ liên quan đến quá trình triển khai.

Bước 4: Thiết lập hệ thống dữ liệu giữa người bán và nền tảng

Đây là bước có ý nghĩa đặc biệt quan trọng với thương mại điện tử.Khác với bán hàng truyền thống, dữ liệu phát sinh không chỉ nằm ở phần mềm kế toán mà còn đến từ nhiều nguồn:

• Hệ thống quản lý đơn hàng.
• Nền tảng thương mại điện tử.
• Đơn vị vận chuyển.
• Cổng thanh toán.
• Hệ thống hóa đơn điện tử.

Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng nguyên tắc đối chiếu:

Đơn hàng hoàn tất → Doanh thu ghi nhận → Hóa đơn lập → Tiền thực nhận

Nếu một mắt xích không khớp, kế toán cần xác định nguyên nhân:

• Đơn bị hủy.
• Khách trả hàng.
• Sàn giữ tiền.
• Phí nền tảng khấu trừ.
• Sai thông tin hóa đơn.

Bước 5: Kiểm tra nội dung hóa đơn trước khi vận hành chính thức

Một trong những điểm dễ xảy ra sai sót là loại hóa đơn được lập không phù hợp với phương pháp tính thuế của người bán.

Theo quy định, hóa đơn do bên nhận ủy nhiệm lập phải phù hợp với phương pháp tính thuế giá trị gia tăng của bên ủy nhiệm.

Ví dụ: Một hộ kinh doanh áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp nhưng hệ thống lại thiết lập xuất hóa đơn giá trị gia tăng có dòng thuế GTGT.

Trường hợp này cần rà soát lại cấu hình trước khi phát sinh số lượng lớn hóa đơn.

Xem thêm: Xử lý sai sót hóa đơn điện tử

Bước 6: Lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm

Bước 7: Lưu trữ, đối chiếu và giám sát định kỳ

11. Những sai sót kế toán thường gặp khi triển khai hóa đơn ủy nhiệm sàn TMĐT

Qua thực tế triển khai kế toán cho các mô hình kinh doanh online, một số lỗi thường gặp không nằm ở thao tác lập hóa đơn mà nằm ở khâu kiểm soát dữ liệu.

Không đối chiếu doanh thu giữa sàn và kế toánNhiều doanh nghiệp chỉ lấy số tiền sàn chuyển về tài khoản để ghi nhận doanh thu.

Tuy nhiên: Tiền nhận được ≠ Doanh thu bán hàng.

Bởi số tiền thực nhận có thể đã trừ:

• Phí hoa hồng.
• Phí quảng cáo.
• Phí vận chuyển.
• Các khoản điều chỉnh khác.

Không theo dõi phí nền tảng

Phí sàn là khoản chi phí phổ biến nhưng nhiều doanh nghiệp chưa xử lý đúng về chứng từ.

Kế toán cần xác định:

• Khoản phí nào được tính vào chi phí.
• Hồ sơ chứng minh.
• Cách hạch toán phù hợp.

Cho rằng sàn xuất hóa đơn là đã hoàn thành nghĩa vụ kế toán

Đây là sai lầm lớn nhất.

Hóa đơn chỉ phản ánh một phần giao dịch.

Doanh nghiệp vẫn cần quản lý:

• Doanh thu.
• Chi phí.
• Hàng tồn kho.
• Công nợ.
• Dòng tiền.

12. Học kế toán sàn thương mại điện tử ở đâu để xử lý đúng nghiệp vụ?

Sự phát triển của thương mại điện tử đang tạo ra nhu cầu lớn về nhân sự kế toán có khả năng xử lý mô hình kinh doanh trên nền tảng số.

Một kế toán phụ trách sàn thương mại điện tử cần nhiều hơn kiến thức kế toán cơ bản.

Họ cần hiểu:

• Quy trình bán hàng trên sàn thương mại điện tử như Shopee, TikTok Shop, Lazada.
• Cách đọc dữ liệu đơn hàng.
• Cách kiểm soát doanh thu.
• Cách xử lý phí sàn.
• Cách đối chiếu dòng tiền.
• Cách xử lý hóa đơn điện tử.
• Cách chuẩn bị hồ sơ thuế.

Đây chính là nội dung trọng tâm trong chương trình Kế toán sàn thương mại điện tử thực hành tại Kế toán Lê Ánh.

Chương trình được xây dựng theo hướng ứng dụng thực tế, giúp học viên hiểu cách tổ chức công việc kế toán cho mô hình bán hàng online thay vì chỉ học lý thuyết về chứng từ và tài khoản kế toán.

Đối tượng phù hợp gồm:

• Kế toán muốn chuyển sang phụ trách doanh nghiệp kinh doanh online.
• Nhân sự đang làm vận hành sàn muốn bổ sung kiến thức kế toán.
• Chủ shop muốn hiểu cách kiểm soát tài chính và thuế cho hoạt động bán hàng.
• Người làm dịch vụ kế toán muốn mở rộng nhóm khách hàng thương mại điện tử.

Xem thêm: Khóa Học Kế Toán Sàn Thương Mại Điện Tử

13. Dịch vụ kế toán thương mại điện tử: Giải pháp cho doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán chuyên sâu

Không phải doanh nghiệp bán hàng online nào cũng đủ nguồn lực xây dựng một phòng kế toán riêng am hiểu về thương mại điện tử.

Đặc biệt với các shop có:

• Nhiều gian hàng.
• Nhiều nền tảng bán hàng.
• Số lượng đơn lớn.
• Nhiều chương trình khuyến mại.
• Chi phí quảng cáo thường xuyên.

Việc kiểm soát kế toán trở nên phức tạp hơn đáng kể.

Dịch vụ kế toán thương mại điện tử cần đáp ứng được yêu cầu đặc thù:

• Thu thập và xử lý dữ liệu bán hàng.
• Kiểm tra doanh thu từ nền tảng.
• Theo dõi phí sàn.
• Kiểm soát hóa đơn điện tử.
• Hạch toán doanh thu, chi phí.
• Lập báo cáo thuế.
• Tư vấn xử lý rủi ro kế toán.

Với kinh nghiệm đào tạo kế toán thực hành và tư vấn nghiệp vụ doanh nghiệp, Kế toán Lê Ánh cung cấp dịch vụ kế toán thương mại điện tử nhằm hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống kế toán phù hợp với mô hình kinh doanh trên nền tảng số, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hạn chế rủi ro thuế.

Xem thêm: Dịch vụ kế toán thương mại điện tử  

Checklist kiểm soát kế toán khi triển khai bán hàng trên sàn thương mại điện tử

Để hạn chế rủi ro, kế toán nên xây dựng bảng kiểm soát định kỳ:

Hồ sơ pháp lý

✓ Hợp đồng/thỏa thuận ủy nhiệm lập hóa đơn.

✓ Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

✓ Thông báo với cơ quan thuế.

✓ Hồ sơ chứng minh quan hệ giữa người bán và nền tảng.

Kiểm soát doanh thu

✓ Đối chiếu doanh thu trên sàn.

✓ Đối chiếu tiền thực nhận.

✓ Kiểm tra đơn hoàn, hủy.

✓ Kiểm soát chương trình giảm giá.

Kiểm soát hóa đơn

✓ Kiểm tra thông tin người bán.

✓ Kiểm tra loại hóa đơn.

✓ Đối chiếu hóa đơn với đơn hàng.

✓ Theo dõi hóa đơn điều chỉnh, thay thế.

Kiểm soát chi phí

✓ Phí hoa hồng sàn.

✓ Chi phí quảng cáo.

✓ Phí vận chuyển.

✓ Các khoản phí dịch vụ nền tảng.

Kết luận: Kế toán thương mại điện tử cần thay đổi tư duy quản trị dữ liệu

Cơ chế ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2026 là bước thay đổi quan trọng trong quản lý hoạt động kinh doanh trên nền tảng số.

Tuy nhiên, giá trị lớn nhất của quy định này không nằm ở việc “ai là người bấm nút xuất hóa đơn”, mà nằm ở khả năng kết nối dữ liệu giữa:

Giao dịch bán hàng – Hóa đơn điện tử – Kế toán – Thuế – Dòng tiền.

Doanh nghiệp bán hàng trên sàn cần nhìn nhận kế toán thương mại điện tử như một hệ thống quản trị, thay vì chỉ là công việc nhập liệu sau bán hàng.

Người làm kế toán trong giai đoạn mới cần trang bị thêm kiến thức về nền tảng số, dữ liệu bán hàng và đặc thù vận hành của thương mại điện tử.

Với định hướng đào tạo kế toán thực hành nhiều năm, Kế toán Lê Ánh xây dựng chương trình Kế toán sàn thương mại điện tử nhằm giúp học viên tiếp cận nghiệp vụ theo tình huống thực tế, từ xử lý hóa đơn điện tử, kiểm soát doanh thu, hạch toán chi phí đến tổ chức hồ sơ phục vụ công tác thuế.

Bên cạnh đào tạo, dịch vụ kế toán thương mại điện tử của Kế toán Lê Ánh là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp đang kinh doanh online xây dựng quy trình kế toán phù hợp, kiểm soát tốt dữ liệu bán hàng và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành.